Beleidsregels van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Edam-Volendam over de vervanging van de te bewaren en de te vernietigen archiefbescheiden (Handboek vervanging Edam-Volendam)

1. Inleiding

1.1 Aanleiding

De gemeente Edam-Volendam is per 1 januari 2016 gefuseerd met de gemeente Zeevang. De nieuwe naam na de fusie blijft Edam-Volendam.

De ambitie van Edam-Volendam is om volledig digitaal te gaan werken. Op dit moment worden archiefbescheiden analoog en/of digitaal opgeslagen, vindt hybride archivering plaats en worden digitale archiefbescheiden, zoals e-mails en interne documenten afgedrukt om hybride dossiervorming tegen te gaan. Het beheer van een analoog en digitaal archief vergt extra investeringen. Het project substitutie archief omvat alle maatregelen die nodig zijn om tot een vervangingsbesluit te komen. Het is de bedoeling dat er één manier van werken en archiveren komt, namelijk digitaal archiveren, zodat een compleet betrouwbaar digitaal archief ontstaat dat, ongeacht tijd en plaats, beschikbaar is. Daarmee worden dubbele beheerskosten voorkomen en draagt vervanging bij aan een efficiënte en doelmatige manier van werken.

Bij het schrijven van dit Handboek is gebruik gemaakt van de expertise van Doxis en van andere gemeenten, die deze stap al genomen hebben. Uiteraard is ook het advies van de gemeentearchivaris van het Waterlands Archief meegenomen en verwerkt in dit Handboek.

1.2 Doelstelling

Het doel van het Handboek Vervanging is het vastleggen van de beleidsmatige, procesmatige en technische inrichting van de vervanging van de te bewaren en de te vernietigen archiefbescheiden. Het Handboek Vervanging voorziet in de beschrijving als bedoeld in de regelgeving en dient als richtlijn voor de uitvoering van het vervangingsproces. Daarmee vormt het handboek de inhoudelijke grondslag voor het te nemen vervangingsbesluit. Om het proces zo eenduidig mogelijk in te richten geldt het vervangingsproces voor zowel te bewaren als te vernietigen archiefbescheiden. De in het handboek opgenomen kwaliteitsprocedures zijn onderdeel van het kwaliteitssysteem voor de gehele (digitale) informatievoorziening.

Dit handboek beschrijft de eisen die in de Archiefregeling aan vervanging van permanent te bewaren archiefbescheiden worden gesteld, waarbij de gemeente Edam-Volendam deze eisen ook toepast op de, op termijn vernietigbare archiefbescheiden. De aspecten genoemd in de Archiefregeling worden in de hoofdstukken 2 t/m 10 beschreven. In deze hoofdstukken zijn de aspecten op hoofdlijnen beschreven. In de bijlagen zijn uitwerkingen opgenomen. Tevens is rekening gehouden met het gestelde in het Archiefbesluit. De landelijke handreiking vervanging archiefbescheiden versie 1.0 is gebruikt bij de voorbereiding van het vervangingstraject.

1.3 Kaders

1.3.1 Landelijke kaders

• -

  Archiefwet 1995, art. 7

• -

  Archiefbesluit 1995, art. 6 en 8

• -

  Archiefregeling 2009 (inclusief alle wijzigen die op deze besluitvorming wettelijk is vastgesteld) art. 25 en 26b

• -

  Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN)

• -

  Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP)

• -

  Wet op de Datalekken

• -

  Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

1.3.2 Interne kaders

• -

  Archiefverordening van de gemeente Edam-Volendam, vastgesteld door de raad op 15 september 2016

• -

  Besluit informatiebeheer van de gemeente Edam-Volendam, vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders op 28 juni 2016.

• -

  Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG strategisch en tactisch kader)

• -

  Baselinetoets

• -

  Risicomanagement

• -

  Incidentenmanagement

• -

  Privacy Impact Analyse (PIA)

1.3.3 Uitwerking kaders

Archiefwet, Archiefbesluit en Archiefregeling

Vanaf 1 januari 2013 heeft de zorgdrager, het college van Burgemeester en Wethouders, op grond van artikel 7 van de Archiefwet 1995 de bevoegdheid om een besluit tot vervanging te nemen. Voor permanent te bewaren archiefbescheiden is naast de Archiefwet en het Archiefbesluit ook artikel 26b van de Archiefregeling van toepassing. Artikel 6 van het Archiefbesluit 1995 stelt als voorwaarde dat vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de gegevens in de te vervangen archiefbescheiden. Daarnaast dient de zorgdrager volgens artikel 2, eerste lid, aan te geven op welke wijze rekening wordt gehouden met:

• a.

  De taak van het desbetreffend overheidsorgaan

• b.

  De verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen

• c.

  De waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed

• d.

  Het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht-of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.

Artikel 8 van het Archiefbesluit eist dat de zorgdrager van de vervanging een verklaring opmaakt, die tenminste een specificatie van de vervangen archiefbescheiden bevat, evenals op grond waarvan de vervanging is geschied. Deze verklaring wordt bewaard door het overheidsorgaan waaronder de archiefbescheiden berusten. Op grond van artikel 26b van de Archiefregeling dient de zorgdrager voor zover het archiefbescheiden betreft die volgens de selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, inzicht te geven in ten minste de volgende aspecten:

• a.

  De reikwijdte van het vervangingsproces, waartoe in elk geval worden gerekend een opgave van de werkprocessen en categorieën archiefbescheiden waarvoor het vervangingsproces geldt

• b.

  De inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur

• c.

  Voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen

• d.

  De criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwart-wit

• e.

  De wijze waarop de productie tot stand komt, waartoe in elk geval wordt gerekend de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter zake van reproductie per batch of per stuk

• f.

  De inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten

• g.

  Het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden

• h.

  De kwaliteitsprocedures.

Privacy en Informatiebeveiliging (P&IB)

De gemeente Edam-Volendam heeft de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG) omarmd. Het informatiebeveiligingsbeleid is voor de lange termijn vastgesteld. Hiernaast heeft er een Nulmeting IB plaatsgevonden. De uitkomst van de Gap/impact-analyse is verwerkt in het Informatiebeveiligingsplan 2014-2017.

Hiernaast zijn de Baselinetoets, het (gerelateerde) Risicomanagement IB, het Incidentenmanagement IB en de Privacy Impact Analyse (PIA) eveneens door B&W vastgesteld. Bij een nieuwe ontwikkeling, proces, activiteit of systeem (OPAS) moet worden onderzocht of deze aan de BIG voldoet. Dit kan met de baselinetoets. Er wordt een waarde aan de OPAS gegeven, de zogenaamde Beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid (BIV) waarde. Als blijkt dat de OPAS de BIG overstijgt moet er een risicoanalyse en PIA worden uitgevoerd. Daarna wordt duidelijk welke maatregelen er genomen moeten worden. Hiermee wordt de informatieveiligheid geborgd, maar 100% veiligheid bestaat niet. Daarom is het van groot belang te weten hoe gehandeld moet worden bij incidenten. Dit is geregeld in het Incidentenmanagement, waarmee een adequate basis is gelegd voor wat betreft Informatiebeveiliging.

Tevens zijn in het licht van de privacy het Privacybeleid, -protocol en –reglement vastgesteld, waardoor een basis qua privacy is gelegd. Wettelijke regelgeving geeft aan hoe een organisatie zorgvuldig met persoons- en gevoelige gegevens om moet gaan. Het aanstellen van een functionaris Persoonsgegevens is ook een uitvoeringsmaatregel waaraan de gemeente Edam-Volendam voldoet.

2. Verantwoordelijkheden en reikwijdte

In dit hoofdstuk wordt beschreven wat de reikwijdte van het vervangingsproces is en welke verantwoordlijkheden gelden in de verschillende fasen van het vervangingsproces.

2.1 Verantwoordelijkheden

Vanaf 1 januari 2013 is de Archiefregeling gewijzigd en kan het College van Burgemeester en Wethouders zelf het vervangingsbesluit vaststellen, na advisering van de gemeentearchivaris. Dit geldt voor zowel te bewaren als te vernietigen archiefbescheiden op grond van de vigerende Selectielijst.

De verantwoordelijkheid voor de zorg en het beheer van het archief is vastgelegd in de archiefbeheerregels. Burgemeester en Wethouders dragen op grond van artikel 30 van de Archiefwet zorg voor archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. De wijze waarop uitvoering wordt gegeven aan het zorgdragerschap is vastgelegd in de Archiefverordening 2016. Op basis van het Besluit Informatiebeheer 2016 is geregeld dat de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer is belegd bij de gemeentesecretaris. Ook is in dit Besluit de verdeling van het beheer op hoofdlijnen beschreven. De coördinator van de sectie ID/iv is proceseigenaar van het vervangingsproces en namens het college verantwoordelijk.

De gemeentearchivaris is verantwoordelijk voor het toezicht op de nog niet overgebrachte archiefbescheiden. Hiervoor wordt om het jaar een inspectie gehouden en gerapporteerd aan het college van Burgemeester en Wethouders. Ook zal de sectie ID/iv m.i.v. 1-1-2017 jaarlijks een interne audit houden, waarin het vastgestelde handboek wordt getoetst op basis van de vastgelegde procedures en protocollen. De concerncontroller van de gemeente Edam-Volendam zal deze interne audit (laten) uitvoeren.

De opdrachtgever voor het nemen van het vervangingsbesluit is het college van burgemeester en wethouders. De opdrachtnemer voor het opstellen van handboek is de coördinator van de sectie ID/iv. Verantwoordelijk voor de uitvoering zijn de medewerkers van de sectie ID/iv voor zover in onderstaand schema is beschreven.

In bijlage 3 is een organogram van de organisatie opgenomen.

2.1.1 Verantwoordelijkheden van de proceseigenaren

De proceseigenaar van een zaak is verantwoordelijk voor de intern opgemaakte en uitgaande archiefbescheiden en voor de opname daarvan in het Document Management Systeem (DMS) Decos / Join. Indien een ambtenaar uit hoofde van zijn functie rechtstreeks ingekomen documenten, hetzij op papier, hetzij digitaal, ter hand gesteld krijgt, is de ambtenaar verantwoordelijk voor een juiste opname en/of registratie, van deze archiefbescheiden binnen een zaak. De ambtenaar kan zelf e-mails koppelen aan een zaak of deze laten registreren bij de sectie ID/iv. Papieren archiefstukken dienen centraal gescand te worden volgens het scan-en registratieprotocol (zie bijlage 1). De ambtenaar is verantwoordelijk voor de compleetheid van de opbouw van het dossier.

2.1.2 Verantwoordelijkheden van de sectie ID/iv

Medewerkers van de sectie ID/iv zijn verantwoordelijk voor de taken rond het vervangingsbesluit en de digitale beheeromgeving. De rollen en taken zijn in onderstaande tabel beschreven:

2.2 Reikwijdte en uitzonderingen

De vervanging betreft alle papieren inkomende, interne en uitgaande archiefbescheiden die vanaf de inwerkingtreding van het vervangingsbesluit door of namens de gemeente Edam-Volendam zijn ontvangen, opgemaakt of verzonden uit hoofde van de taken van de gemeente, behoudens de in dit handboek beschreven uitzonderingen. De vervanging betreft vooral ingekomen papieren archiefbescheiden. De interne en uitgaande documenten komen alleen in aanmerking als een natte paraaf of handtekening is vereist of relevante aantekeningen zijn aangebracht. De digitaal opgemaakte of ontvangen documenten worden direct digitaal opgeslagen, geregistreerd en gearchiveerd in Decos /Join en vallen niet onder vervanging. Het gaat om te bewaren en te vernietigen archiefbescheiden conform de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996, die zijn gerelateerd aan het takenpakket van de gemeente

De ingangsdatum van het vervangingsbesluit is 1 januari 2016, met uitzondering van de processen die zijn benoemd in bijlage 5.

2.3 Uitzonderingen

De analoge archiefbescheiden worden vervangen met uitzondering van de archiefbescheiden die aan onderstaande criteria voldoen. Voor zover mogelijk wordt ter ondersteuning van het werkproces en/of raadpleging wel een digitale kopie gemaakt van de archiefbescheiden die als uitzondering zijn benoemd. Zie voor de wijze van archivering van de uitzonderingen paragraaf 2.4. De uitzonderingen betreffende intrinsieke waarde zijn gebaseerd op het advies van de Raad van Cultuur. Deze uitzonderingen zullen in het kader van routinematige vervanging weinig (meer) voorkomen.

2.3.1 Opsomming uitzonderingen

• 1.

  Documenten die wettelijk verplicht op papier bewaard moeten worden (aantonen door proceseigenaar en op te nemen in het Documentair Structuur Plan (DSP), zoals de akten van de burgerlijke stand;

• 2.

  Documenten die technisch niet te scannen zijn vanwege het afwijkende formaat > A0;

• 3.

  Documenten die speciaal ingebonden, te kwetsbaar of van te slechte kwaliteit zijn;

• 4.

  Documenten met intrinsieke c.q. cultuurhistorische waarde. Deze documenten voldoen aan de volgende kenmerken:

  • •

    De uiterlijke vorm van het bestanddeel is van belang voor de kennis van de technologische ontwikkeling (bijvoorbeeld glasnegatief)

  • •

    De uiterlijke vorm van het bestanddeel heeft esthetische of artistieke waarde

  • •

    Het bestanddeel heeft unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken (zegels en watermerken en dergelijke)

  • •

    Het stuk is zo oud dat het daaraan zeldzaamheidswaarde ontleent

  • •

    Het stuk heeft aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject

  • •

    Er bestaat twijfel over authenticiteit van het bestanddeel, waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel kan geven

  • •

    Het bestanddeel is van aanzienlijk belang, vanwege de directe relatie met beroemde of historische personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen

• 5.

  Documenten met financiële waarde, bijvoorbeeld bankgaranties.

2.3.2 Gemeenschappelijke regelingen / samenwerkingsverbanden

De gemeente Edam-Volendam heeft te maken met archiefbescheiden die vallen onder gemeenschappelijke regelingen en andere samenwerkingspartijen. Voor alle gemeenschappelijke regelingen geldt dat het archiefbeheer en de archiefzorg bij de gemeenschappelijke regelingen ligt; daarom vallen documenten vanuit deze regelingen niet onder het vervangingsbesluit..

De meeste regelingen zullen binnenkort worden herzien; sectie Informatievoorziening zal adviseren omtrent de op te nemen archiefparagraaf.

Momenteel is in voorbereiding de nieuwe gemeenschappelijke regeling met de Omgevingsdienst IJmond, welke het zgn. basispakket op het gebied van milieutaken voor de gemeente Edam-Volendam uitvoert.

Hiervoor zal apart een archiefbeheerovereenkomst en mandaatbesluit opgesteld worden.

Verder is er een onderzoek gestart naar de neerslag van archiefbescheiden in het Sociale Domein waarvan veel taken worden uitgevoerd door externe partijen. De afspraken hierover zullen worden vastgelegd in bewerkersovereenkomsten, of mogelijk als aanvulling op de reeds aangegane raamwerkovereenkomsten.

De uitwerking van deze ontwikkelingen zullen wij apart vastleggen in een digitale zaak in ons DMS en koppelen aan de digitale zaak waarin het Handboek Vervanging in wordt beheerd

2.4 Archivering van de uitzonderingen

De ID/iv medewerkers beoordelen tijdens en na de registratie of een document tot de vastgestelde lijst met uitzonderingen behoort. Behoort een document tot de uitzondering dan wordt dit aangegeven in het uitklapveld notities van de documentregistratie en wordt in de registratie het bewaarblok 2016-2019 gevuld. Op het papieren origineel wordt het zaak-en documentnummer overgenomen waaronder de eventuele digitale kopie in Decos / Join is geregistreerd.

Beschreven wordt in het uitklapveld notities wat voor uitzondering het betreft en waar het wordt gearchiveerd. In de te bewaren serie 2016-2019 is een apart nummer gereserveerd voor deze stukken. Dit nummer is gekoppeld aan een archiefdoos welke in de archiefkluis staat. Binnen dit unieke nummer krijgen de stukken weer een onderverdeling, een uniek serienummer. In het uitklapveld wordt duidelijk aangegeven:

• -

  De bestandsnaam

• -

  Het unieke nummer (is het post-in registratienummer)

• -

  Het serienummer

3. Inrichting digitale beheeromgeving

In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de systemen die gebruikt worden in relatie tot het vervangingsbesluit.

3.1 Document Management Systeem Decos /Join

De gemeente Edam-Volendam gebruikt het DMS Decos / JOIN als digitaal archief van de gemeente. Voor de in gebruik zijnde softwareversie van Decos/JOIN wordt verwezen naar het programma TOPdesk.

Het DMS van Decos/JOIN wordt op verschillende manieren ingezet:

• -

  als DMS voor registratie, ordening en beheer van documenten en de zaakdossiers waaraan deze gekoppeld zijn

• -

  als workflow systeem voor primaire en secundaire processen, denk bijvoorbeeld aan het proces het verlenen van een subsidie, maar ook aan het proces bestuurlijke besluitvorming

• -

  Als duurzaam archiveringsprogramma. In de toekomst zullen de documenten overgebracht worden naar een goedgekeurd e-depot. Nu geldt Decos / JOIN voor duurzame opslag van de documenten.

3.2. Autorisaties in Decos/Join

Algemeen:

De autorisaties/rechten zijn binnen Decos/Join vastgelegd op rol en/of medewerker. In het DSP staan de werkprocessen beschreven: de proceseigenaar, de vertrouwelijkheid, de documenttypen, de wetgeving etc. De Zaak Type Catalogus wordt gevuld vanuit het DSP. Bij het aanmaken van een nieuwe zaak wordt er een zaaktype gekoppeld. Het gekozen zaaktype bepaalt dus de vertrouwelijkheid. Dit is zichtbaar in het veld “alleen zichtbaar voor”. De sectie ID/iv is altijd aan dit veld toegevoegd. Degene die registreert, kan altijd personen toevoegen. Het veld “alleen zichtbaar voor” regelt de openbaarheid / strikt geheim op naam van persoon of op rol. Bij het aanmaken van een nieuwe zaak start op basis van de proceseigenaar de bijbehorende workflow.

Het vigerende autorisatieschema voor Decos / Join staat vermeld in het DMS onder zaaknummer D - 1604494

Externe autorisaties:

Er is één extern account aangemaakt in Decos /Join, nl. voor de taxateur die in opdracht van de gemeente de WOZ-bezwaarschriften afhandelt. De taxateur heeft dezelfde gebruikersrechten als de medewerker belastingen.

Applicaties gekoppeld aan Decos /Join:

Via de gemeentelijke “servicebus” zijn er systemen gekoppeld aan Decos/Join, zoals bijvoorbeeld de vakapplicaties Squit XO; Civision Samenlevingszaken en I-Samenleving. Deze applicaties worden gebruikt als voortgangsapplicatie, de brieven/adviezen worden hierin gecreëerd en genereren soms ook managementinformatie. Dit zijn echter geen NEN 2082 gecertificeerde systemen. De brieven / adviezen die ontstaan in de vak applicatie worden gearchiveerd in Decos /Join, als een nieuwe documentregistratie, en gekoppeld aan het digitaal dossier. Aan het document wordt automatisch een workflow gekoppeld voor een digitale handtekening of bestuurlijke besluitvorming. Na afloop van de workflow wordt het Word document omgezet in PDF/A-2a formaat. Zie voor de nadere uitleg paragraaf 3.5.

3.3 Documentair structuurplan (DSP)

De informatiestructuur van Edam-Volendam is vastgelegd in het Documentair Structuurplan (DSP) van VHIC/SDU.

Wat is een DSP: een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij de gemeente berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van dat archief daarvoor geldend ordeningsstructuur.

Daarnaast worden de processen met hun vastgestelde metadata, de beheeractiviteiten en programmatuur in het DSP vermeld.

Via de i-navigator zijn deze gegevens een aantal jaar geleden uit het DSP in het DMS geïntegreerd. Door deze integratie kan bij het registreren van documenten het betreffende werkproces worden gekozen, waardoor alle bijbehorende metadata direct aan de registratie (document) worden gekoppeld.

Met ingang van 2017 zal er een nieuwe selectielijst Vernietiging geïmplementeerd worden; deze lijst wordt verwerkt in een update van het DSP en deze update zullen wij ook installeren. Het is de bedoeling dat wij dan ook alle werkprocessen hebben geactualiseerd.

3.4 Metadata

De inrichting van het DMS, met de daarin opgenomen metadata over zaakdossiers en documenten is gebaseerd op een zaakgerichte ordening en maakt daarvoor gebruik van het eerder genoemde DSP.

Het metadata schema wordt vastgesteld door het Directie Management Overleg (DMO) en is vastgelegd in zaaknummer D – 1600432 binnen het DMS Decos / Join. Op deze manier is er altijd een overzicht van het meest actuele schema. Er is gekozen voor het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO).

Doordat de metadata zijn vastgelegd, is dit een hulpmiddel voor standaardisering bij:

• -

  Uniforme naamgeving en het juist vastleggen van metadata

  • -

    basis voor verbetering van de terugvindbaarheid

  • -

    basis voor het maken van rapportages

• -

  Het bewaken van de kwaliteit door een uniforme werkwijze

  • -

    zaken worden op de juiste wijze gevuld

  • -

    handvat voor het opschonen van zaken

  • -

    checklist controle op volledigheid van de zaak

  • -

    objectieve criteria voor het beoordelen van de kwaliteit

  • -

    betere toetsingscriteria voor het overbrengen naar het e-depot

• -

  Transparant maken van processen

  • -

    eenvoudige kennisoverdracht (nieuwe medewerkers, zaakdossierspecialisten onderling)

  • -

    kennisbehoud en daarmee borging van de kwaliteit ook bij vertrek van medewerkers

3.5 Bestandsformaten

De archiefregeling bevat eisen waaraan een bestandsformaat moet voldoen als het gaat om blijvend te bewaren archiefbescheiden. Art 26 van de archiefregeling stelt in het eerste lid: Digitale archiefbescheiden worden, uiterlijk op tijdstip van overbrenging, opgeslagen in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard, tenzij dit redelijkerwijs niet van de zorgdrager kan worden verlangd. Alsdan vindt met de beheerder van de voor overbrenging aangewezen archiefbewaarplaats overleg plaats over een alternatief bestandsformaat.

De gemeente Edam-Volendam gebruikt het bestandsformaat PDF/A-2a voor het inscannen van documenten en voor de “digital born” documenten. Verder conformeert de gemeente Edam-Volendam zich aan de lijst met open standaarden zoals die opgesteld is, en onderhouden wordt door het Forum Standaardisatie.

Het creëren van PDF/A-2a documenten gebeurt binnen Decos/Join op 3 manieren:

• 1.

  automatisch: bij uitgaande brieven en intern opgestelde adviezen: nadat de gemandateerde de brief digitaal heeft ondertekend door het afhandelen van de workflow stap, dan wel het voorstel rijp is verklaard (voor bespreking in de collegevergadering) door de gemeentesecretaris door het afhandelen van de workflow stap;

• 2.

  automatisch: na afhandeling van een registratie door de behandelend ambtenaar; dit kan zowel op document niveau als op dossierniveau;

• 3.

  handmatig: met de functie : “converteer naar pdf”; deze handmatige functie wordt voornamelijk gebruikt door de ID/iv medewerkers bij het archiveren, aangezien msg en xls en xlsx bestanden niet automatisch meegenomen worden bij optie 1.

4. Inrichting van het scanproces

Het scanproces bestaat uit werkzaamheden die er voor zorgen dat er een juiste en volledige vervanging van papieren documenten door digitale exemplaren plaats vindt. Het scanproces is ingericht op basis van de eisen die vanuit de Archiefregeling aan het vervangingsproces worden gesteld. Welke stappen dit zijn en hoe deze worden uitgevoerd staat beschreven in bijlage 1 “protocol scannen en registreren”.

5. Registratie- en opnameprocedure

De registratie en opnameprocedure is beschreven in bijlage 1 “protocol scannen en registreren”.

6. Vernietigingsprocedure vervangingsbesluit

6.1 Vernietigingsprocedure

De medewerkers van de ID/iv zijn belast met het tijdelijk opbergen van de te vervangen documenten. Nadat de documenten zijn gescand, geregistreerd en gecontroleerd worden de papieren documenten gearchiveerd. De documenten worden per dag op zaaknummer geordend en in dag dozen opgeborgen. De dag van opname in het DMS is leidend. Daadwerkelijke vernietiging vindt plaats in blokken per 3 maanden.

Het eerste blok is bijvoorbeeld: januari, februari, maart, dit wordt dan in juli vernietigd (één kwartaal erbij optellen)

Voor de vernietiging wordt een steekproefcontrole gehouden door een senior medewerker ID/iv. De controle gericht op uitzonderingen vindt dan eveneens plaats. Eventuele herstelacties worden uitgevoerd door en onder verantwoordelijkheid van een senior medewerker ID/iv vastgelegd in de kwaliteitsrapportage en teruggekoppeld aan de coördinator ID/iv. De senior medewerker ID/iv stelt elk kwartaal een lijst op conform art. 8 van het Archiefbesluit van de vervangen archiefbescheiden, en vult een verklaring van vernietiging in. De lijst omvat tenminste een omschrijving van de vervangen archiefbescheiden met daarin de begin-en einddatum van de te vernietigen documenten. Het overzicht wordt ter accordering aangeboden aan de coördinator ID/iv. Daarna worden de dozen aangeboden ter vernietiging bij een erkend vernietigingsbedrijf. Dit bedrijf overlegt een bewijs van vernietiging. Na vernietiging van de papieren originelen wordt de vervanging door digitale reproducties geformaliseerd. De verklaring (met bijlagen zoals bewijs van vernietiging) wordt na het doorlopen van het vervangingsproces, blijvend bewaard. De verklaring dient als bewijsstuk in geval van juridische geschillen.

7. Wijzigingsprocedure van het vervangingsproces

Het Handboek Vervanging wordt beheerd en onderhouden door de beleidsmedewerker informatievoorziening i.s.m. met:

• -

  de functioneel applicatiebeheerder van Decos / Join,

• -

  het onderdeel automatisering binnen de sectie Informatievoorziening

• -

  de coördinator van de sectie Informatievoorziening

• -

  de proceseigenaren van de werkprocessen die in Decos / Join hun administratieve neerslag hebben.

Het up to date houden van het Handboek is een continue proces. Allerlei wijzigingen kunnen leiden tot bijstellen of zelfs geheel herzien van het proces: veranderingen in praktische uitvoering, regelgeving, technische mogelijkheden en voorzieningen en in (de perceptie van) het belang van de informatie. Hierbij zijn dezelfde zorgvuldigheidseisen van toepassing als bij de oorspronkelijke eerste vastgestelde versie van het Handboek Vervanging.

7.1 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij het proces van actualiseren handboek:

Artikel 16 van de Archiefregeling schrijft voor dat de zorgdrager ervoor zorgt dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. De gemeente Edam-Volendam heeft inmiddels een concept-kwaliteitssysteem ontwikkeld.

Een van daarin genoemde eisen waaraan voldaan moet worden is het vastleggen van een procedure waarin wordt vastgelegd hoe om te gaan met wijzigingen in het vervangingsproces; de procedure change management.

Deze procedure is opgenomen als bijlage 4 van dit Handboek Vervanging.

8. IT-beheersmaatregelen en technische inrichting

8.1 IT maatregelen

De gemeente Edam-Volendam heeft een ICT infrastructuur ingericht volgens het vastgestelde informatiestrategieplan, het informatiebeveiligingsbeleid en de daarin opgenomen uitvoeringsmaatregelen. De maatregelen zijn mede gebaseerd op de Archiefregeling en RODIN zodat digitale documenten duurzaam kunnen worden opgeslagen en beheerd. Een procedure voor het borgen van de duurzame toegankelijkheid is als bijlage 6 toegevoegd.

De uitwijk en restoreprocedure zijn in het verlengde van de BIG onderdeel van het zogenaamde Secman Noodplan, wat opgesteld en up-to-date gehouden wordt door het onderdeel ICT van de sectie ID/iv. Een vernieuwd Secman Noodplan is 11 oktober 2016 vastgesteld en staat geregistreerd in het Decos / Join onder zaaknummer D – 1604496.

8.2 Hardware

De gemeente Edam-Volendam maakt gebruik van twee scanapparaten voor het scannen van de binnengekomen post. Deze scanners staan bij de sectie Informatievoorziening. Het betreft de Canon DR G100 scanner en de Canon flatbed scanner A3 unit 201.

Alle ingekomen post wordt hier gescand. Zie voor verdere uitleg bijlagen 1 en 2.

8.2.1 Onderhoud scanners

Elke eerste werkdag van de maand worden de scanners schoon gemaakt door medewerk(st)ers van de sectie Informatievoorziening en wordt er gebruik gemaakt van een testkaart om de kleurinstellingen te controleren. Daarnaast zijn voor de scanners onderhoudscontracten afgesloten met Canon. Kwaliteitsafwijkingen worden in eerste instantie opgelost door opnieuw te scannen middels de tool VRS (Virginal Rescan). Blijven deze afwijkingen of zijn er andere technische problemen, dan wordt de Servicedesk ingeschakeld. De storingsmeldingen en de herstelactie(s) worden opgenomen in het pakket “Topdesk”. Daarnaast kan ook de firma Canon worden ingeschakeld. Na reparatie worden de instellingen en kwaliteit van de scanners gecontroleerd en worden de resultaten beoordeeld.

8.2.2 Beeldscherm t.b.v. scancontrole

Het beeldscherm wat door de medewerkers Informatievoorziening wordt gebruikt om de scans van de ingekomen post te controleren heeft een resolutie van 1920x1080, 24 bit kleur (IPS).

8.3 ICT-architectuur

De visualisatie van de ICT architectuur is een bijlage bij het Secman Noodplan.

9. Kwaliteitsborging

De kwaliteitsprocedure voor het vervangingsproces bestaat uit een combinatie van dagelijkse controles, steekproefcontroles, een jaarlijkse interne audit, een audit eenmaal per drie jaar door een externe partij en een wijzigingsprocedure.

ENSIA

In het kader van de IT-audit control wordt het ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Informatie Audit) principe gehanteerd. Het doel van ENSIA is te komen tot een vermindering van de verantwoordings- en auditinspanning bij de gemeente en de controlerend accountant. Daar waar de auditvragen en/of -normen eenmalig gesteld en of gecontroleerd kunnen worden, moet dat eenmalig gedaan worden. Dit houdt in dat in een document niet beschreven dient te worden, hetgeen al in de BIG is beschreven. Een verwijzing naar de BIG voldoet. Een auditor dient hiermee rekening te houden. Door de aanverwante documenten in het Information Security Management System (ISMS) op te nemen, kan worden aangetoond dat de gemeente “accountable” is en blijft.

ISMS

In het ISMS worden de normen/maatregelen/afspraken opgenomen die nageleefd moeten worden, waarmee de organisatie kan aantonen “In Control” te zijn en te blijven. De Plan/Do/Check/Act (PDCA) cyclus wordt hierin geborgd. Naast waarborgen rond rechtmatigheid wordt eveneens het kwaliteitsniveau verhoogd. Tevens worden nieuwe (landelijke) normen in het ISMS bijgehouden en periodiek gecontroleerd of hieraan voldaan wordt. Het onderliggende document is eveneens onderdeel van het ISMS

9.1 Kwaliteitscontrole registraties en scans

De kwaliteit van de scans, de documenten en zaken en bijhorende metadata worden gecontroleerd op in ieder geval de volgende punten:

Juistheid (art. 6 AB 1995)

• -

  Registratie van de juiste documenten

• -

  Koppeling van de documenten aan de juiste zaak

• -

  Koppeling van de zaak aan het juiste werkproces

• -

  Juistheid van de reproductie

Volledigheid (art. 6 AB 1995)

• -

  Controle of alle relevante documenten zijn vervangen

• -

  Controle per document of het document volledig is vervangen

Leesbaarheid

• -

  Controle op leesbaarheid document

Terugvindbaarheid (art. 20 AR)

• -

  Controle op de metadata die aan het document zijn verbonden, inclusief de vertrouwelijkheid

• -

  Controle op de samenhang met een werkproces

De coördinator ID/iv is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de werkzaamheden uitgevoerd door de scan- en registratiemedewerkers.

Tijdens de voorbereiding op het scannen vindt de eerste controle plaats door de medewerkers informatievoorziening. Na het daadwerkelijk scannen worden door diezelfde medewerkers de gescande documenten gecontroleerd op een scherm die gekoppeld is aan de scanner. Er wordt dan gecontroleerd op volledigheid, leesbaarheid, kleur, duidelijkheid en kwaliteit.

Daarna wordt door een andere medewerker informatievoorziening, die het document registreert, de scan gekoppeld aan de registratie en controleert deze medewerker ook de volledigheid, leesbaarheid, kleur, duidelijkheid en kwaliteit. Dit noemen wij de 4-ogen controle.

De senior medewerker informatievoorziening controleert daarnaast dagelijks de registraties op juistheid en terugvindbaarheid; vragen die dan gesteld moeten worden zijn: Zijn de juiste documenten geregistreerd, zijn de documenten aan de juiste zaak gekoppeld, is de zaak aan het juiste werkproces gekoppeld.

In bijlage 1 zijn genoemde controlewerkzaamheden nader omschreven, in bijlage 1.1 wordt dit nog specifieker uitgewerkt en worden de herstelacties benoemd.

Naast de hiervoor genoemde controles wordt de kwaliteit in ieder geval de eerste drie maanden na implementatie van het vervangingsproces voor de helft (50% van de documenten) gecontroleerd door de senior medewerkers ID/iv. Indien uit de controles blijkt dat het kwaliteitsniveau voldoet aan de normen, wordt na drie maanden overgegaan op een steekproefsgewijze controle.

De laatst bedoelde kwaliteitscontroles worden bijgehouden in een kwaliteitsrapportage. Deze is te benaderen op de S-schijf; map Id/Iv/DIV/controle scanprocedure. De rapportages worden ingezet om verbeteringen te realiseren in de uitvoering van het vervangingsproces en worden opgenomen als registratie in Decos / Join.

Indien blijkt dat op één van de punten niet wordt voldaan, wordt het origineel op korte termijn, uiterlijk binnen drie maanden opnieuw in het vervangingsproces gebracht. Hiertoe worden de papieren documenten drie maanden bewaard.

9.2 Kwaliteitscontrole op de vernietiging van de fysieke documenten

Vóór de daadwerkelijke vernietiging wordt een steekproefcontrole gehouden door een senior medewerker ID/iv. Deze controle is ook gericht op de uitzonderingen. Deze uitzonderingen zijn namelijk analoge ingekomen archiefstukken, die ook na scanning niet vernietigd mogen worden. Een eventuele herstelactie wordt vastgelegd in een kwaliteitsrapportage en wordt teruggekoppeld aan de coördinator ID/iv.

9.3 Kwaliteit technische inrichting

De kwaliteit van de technische inrichting t.b.v. het vervangingsproces is geborgd door de jaarlijkse audit. Deze audit is erop gericht om vast te stellen of de technische inrichting – hardware, software, bestandsformaten en instellingen – het vervangingsproces en de duurzame opslag van digitale archiefbescheiden voldoende ondersteunt.

Tijdens de audit wordt vastgesteld of de eisen aan hard- en software toereikend zijn en of hieraan wordt voldaan. De audit wijst uit of de technische maatregelen om de integriteit en duurzaamheid van digitale bescheiden te garanderen zijn beschreven, of de maatregelen zijn geïmplementeerd en of de maatregelen, tot het gewenste resultaat leiden. Het gaat hier om een controle op de scan/ en opslagapparatuur, en op instellingen, bestandsformaten, autorisaties en procedures.

9.4 Kwaliteit algemene beheersmaatregelen

De gemeente Edam-Volendam stelt op basis van de audit vast of het geheel van beheersmaatregelen de duurzame opslag van digitale archiefbescheiden voldoende ondersteunt. Tijdens de audit worden de opzet, het bestaan en de werking gecontroleerd. Daarbij worden in ieder geval de volgende onderdelen betrokken:

• -

  Management en organisatie

  • -

    Is er informatie- en automatiseringsbeleid en wordt dit beleid op het juiste niveau in de organisatie geautoriseerd en nageleefd

  • -

    Beveiligingsbeleid; idem

  • -

    Zijn taken en verantwoordelijkheden ten opzichte van de IT-beheersing geautomatiseerd en belegd?

• -

  Toegang beveiliging

  • -

    Zijn richtlijnen en procedures geformuleerd en zijn deze geïmplementeerd?

  • -

    Is het beheer van bevoegdheden geformuleerd en geïmplementeerd?

• -

  Change management

  • -

    Zijn initiatie- en realisatieprocedures geformuleerd en geïmplementeerd?

  • -

    Is het versiebeheer bepaald en geïmplementeerd?

• -

  Back-up en recovery

  • -

    Hoe vaak worden back-ups gemaakt en verloopt de Recovery adequaat

• -

  Uitwijk

  • -

    Is er een calamiteiten en uitwijkprocedure opgesteld en geïmplementeerd?

• -

  Fysieke bescherming van de netwerkomgeving

• -

  Is de fysieke bescherming adequaat voor een duurzaam digitaal archief?

• -

  Duurzame toegankelijke informatie

9.5 Kwaliteitsborging Changemanagement

De procedure changemanagement (zie ook bijlage 4) is opgesteld om de regie te voeren en te houden op wijzigingen in de vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures voor het vervangingsproces en de digitale beheeromgeving, die aanzienlijke invloed (kunnen) hebben op de kwaliteit en duurzaamheid van de digitale archiefbescheiden.

Voor de uitvoering van deze procedure zijn de volgende kwaliteitscriteria van toepassing: