Besluit van provinciale staten van Zeeland houdende Mandaatbesluit afhandeling verzoeken Wet open overheid provinciale staten van Zeeland 2022

Geldend van 02-06-2022 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 01-05-2022

Intitulé

Besluit van provinciale staten van Zeeland houdende Mandaatbesluit afhandeling verzoeken Wet open overheid provinciale staten van Zeeland 2022

Besluit van provinciale staten van Zeeland van 20 mei 2022, kenmerk 148966, houdende Mandaatbesluit afhandeling verzoeken Wet open overheid provinciale staten van Zeeland 2022.

De Staten der provincie Zeeland,

  • •

    Gelezen voorstel van het Presidium van 9 mei 2022;

  • •

    Gelet op de inwerkingtreding van de Wet open overheid per 1 mei 2022;

  • •

    Gelet op afdeling 10.1.1 Algemene wet bestuursrecht.

Besluiten:

Vast te stellen het Mandaatbesluit afhandeling verzoeken Wet open overheid provinciale staten van Zeeland 2022:

Artikel 1 Begripsbepalingen

  • a.

    voorzitter: voorzitter van provinciale staten als bedoeld in artikel 9 van de Provinciewet;

  • b.

    Presidium: het Presidium als bedoeld in het Reglement van orde;

  • c.

    statengriffier: de griffier als bedoeld in artikel 97 juncto artikel 104 van de Provinciewet;

  • d.

    griffiemedewerkers: de medewerkers van de Statengriffie, exclusief de Statengriffier.

Artikel 2 Mandaat en machtiging

  • 1.

    De voorzitter en de statengriffier hebben mandaat en machtiging om namens provinciale staten beslissingen te nemen met betrekking tot verzoeken om informatie als bedoeld in de Wet open overheid, inclusief de beslissingen die daarmee samenhangen.

  • 2.

    De voorzitter kan onder-mandaat verlenen aan medewerkers binnen de ambtelijke organisatie van de provincie voor zover dat in overeenstemming is met hun taak en werkwijze.

  • 3.

    De statengriffier kan onder-mandaat verlenen aan griffiemedewerkers voor procedurele en administratieve handelingen, zoals verdaging, doorzending van informatieverzoeken en afstemming met belanghebbenden.

  • 4.

    De statengriffier heeft mandaat om één of meerdere griffiemedewerkers of functionarissen die werkzaam zijn als informatiebeheerder van het ZaakSysteem van provinciale staten, aan te wijzen als contactpersonen voor beantwoording van vragen over de beschikbaarheid van publieke informatie als bedoeld in art. 4.7 van de Wet open overheid, en de contactgegevens van deze functionarissen bekend te maken op de website van Provinciale Staten.

  • 5.

    De bevoegdheid van gemandateerden om beslissingen als bedoeld in dit artikel te nemen, impliceert de bevoegdheid tot ondertekening namens provinciale staten.

Artikel 3

De voorzitter en de statengriffier brengen de beslissingen, waarvan zij moeten aannemen dat kennisneming door provinciale staten van belang is, onverwijld ter kennis van provinciale staten.

Artikel 4

Het besluit ‘Provincie Zeeland - Mandaat en ondermandaat Provinciale Staten afhandeling verzoeken Wet openbaarheid van bestuur’ wordt ingetrokken.

Artikel 5

  • 1.

    Dit besluit treedt in werking de dag na publicatie in het Provinciaal Blad en werkt terug tot 1 mei 2022.

  • 2.

    Dit besluit kan worden aangehaald als ‘Mandaatbesluit Woo-verzoeken provinciale staten Zeeland’.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van provinciale staten van 20 mei 2022.

Drs. J.M.M. Polman, voorzitter

Drs. F.J. van Houwelingen MPA, statengriffier

Toelichting

In de praktijk maakt de frequentie van de vergaderingen van provinciale staten het regelmatig onmogelijk om binnen de wettelijk verplichte termijn op verzoeken om informatie als bedoeld in de Wet open overheid (Woo), te kunnen besluiten. Derhalve wordt aan de voorzitter van provinciale staten en de statengriffier de bevoegdheid gemandateerd om beslissingen te nemen met betrekking tot verzoeken om informatie als bedoeld in de Woo, inclusief de beslissingen die daarmee samenhangen. Deze beslissingen dienen direct verbonden te zijn aan het oorspronkelijke verzoek om informatie als bedoeld in de Woo. Er is voorzien in een ‘dubbelmandaat’, zodat in onderlinge afstemming de afdoening van zogenaamd eenvoudige informatieverzoeken voortvarend kan plaatsvinden.

Verder kan de voorzitter ook onder-mandaat verlenen aan medewerkers binnen de provinciale organisatie. Zodoende kan de voorzitter medewerkers van de provinciale organisatie machtigen om provinciale staten te vertegenwoordigen tijdens eventuele (hoor)zittingen. Ook de statengriffier is bevoegd tot het verlenen van onder-mandaat en wel aan griffiemedewerkers voor procedurele en administratieve zaken, zodat er ruimte is voor een efficiënte werkwijze.

Het aanwijzen van contactpersonen is wettelijk verplicht. De griffier heeft mandaat deze aan te wijzen. Indien deze personen niet werkzaam zijn onder PS dient deze functionaris alsmede degene onder wiens verantwoordelijkheid hij werkt daarmee in te stemmen.

De gemandateerde bevoegdheid behelst niet het nemen van beslissingen op bezwaarschriften voortvloeiend uit de beslissingen met betrekking tot het oorspronkelijke verzoek om informatie als bedoeld in de Woo. Dit is enkel een bevoegdheid van provinciale staten.

Uiteraard zijn de voorzitter en de statengriffier gehouden alle informatie die relevant is voor de staten met betrekking tot de uitoefening van dit mandaat zo snel als mogelijk aan de staten te verstrekken.