Regeling vervallen per 01-05-2010

Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning stadsdeel Slotervaart 2009

Geldend van 01-01-2009 t/m 30-04-2010

verordening

Paragraaf 1: Ambtelijke bijstand

Artikel 1

  • 1. Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:

    • a.

      feitelijke informatie van geringe omvang;

    • b.

      inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.

    • c.

      bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

  • 2. De informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, wordt door de griffier, of op verzoek van de griffier door een ambtenaar gegeven.

  • 3. Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de stadsdeelsecretaris daarvan in kennis. De stadsdeelsecretaris beslist.

  • 4. De bijstand, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, wordt verleend door de griffier. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier kan worden verleend, kan de griffier de stadsdeelsecretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 2

  • 1. Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de stadsdeelsecretaris ambtelijke bijstand tenzij:

    • a.

      het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

    • b.

      dit het belang van het stadsdeel kan schaden;

    • c.

      het bijstand, bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel c, betreft en het raadslid reeds volledig gebruik heeft gemaakt van het hem op grond van artikel 5, eerste lid, beschikbaar gestelde aantal uren ambtelijke bijstand.

  • 2. De stadsdeelsecretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

  • 3. Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd, deelt de stadsdeelsecretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

Artikel 3

  • Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de stadsdeelsecretaris wordt geweigerd, kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.

Artikel 4

  • 1. Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de stadsdeelsecretaris.

  • 2. Indien overleg met de stadsdeelsecretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

Artikel 5

  • 1. Elk raadslid heeft per jaar recht op 30 uur ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel c.

  • 2. De stadsdeelsecretaris houdt in een register bij hoeveel uren per jaar een raadslid gebruik maakt van ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel c.

Artikel 6

  • De stadsdeelsecretaris verstrekt (een lid van) het dagelijks bestuur desgewenst een afschrift uit het register.

Artikel 7

  • Indien (een lid van) het dagelijks bestuur informatie wenst over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies, wendt hij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Paragraaf 2: Fractieondersteuning

Artikel 8

  • 1. De fracties, zoals bedoeld in artikel 5 lid 1 van het Reglement van orde, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

  • 2. Deze bijdrage bestaat voor het jaar 2009 uit een vast deel van €  825,- voor elke fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag van € 170,- per raadszetel.

  • 3. Deze bedragen worden jaarlijks herzien aan de hand van de consumentenprijsindex geldende voor de maand september van het voorafgaande kalenderjaar.

Artikel 9

  • 1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

  • 2. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

    • a.

      uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

    • b.

      betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

    • c.

      giften;

    • d.

      uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;

    • e.

      opleidingen voor raads- en commissieleden.

Artikel 10

  • 1. De bijdrage voor fractieondersteuning wordt voor 31 januari van een kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt.

  • 2. In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden, wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

  • 3. Het voorschot wordt verrekend met teveel ontvangen voorschotten in jaren waarvoor de raad de bedragen heeft vastgesteld bedoeld in artikel 13, derde lid.

Artikel 11

  • 1. Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage

    • a.

      bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

    • b.

      bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

  • 2. Leden van een fractie die zich afsplitsen van hun fractie en als raadslid aanblijven in de lopende bestuursperiode, hebben recht op het variabele deel van de bijdrage als bedoeld in artikel 8 lid 2.

  • 3. Het af te splitsen variabele deel van de bijdrage gaat over van de oorspronkelijke fractie naar het afgesplitste raadslid in het lopende kalenderjaar van afsplitsing naar rato van het aantal volle maanden dat resteert in dat jaar. De penningmeester van de oorspronkelijke fractie regelt overheveling van bedoelde gelden.

  • 4. Bij splitsing van een raadsfractie wordt de aan de oorspronkelijke fractie verstrekte bijdrage voor het variabele deel bij de eerstvolgende uitkering verrekend naar rato van het aantal raadsleden dat in die fractie resteert; het basisbedrag blijft bij de oorspronkelijke fractie tot aan het eind van de bestuursperiode.

Artikel 12

  • 1. De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage toekomend aan een fractie ter besteding door die fractie in volgende jaren.

  • 2. De reserve is niet groter dan 100% van de bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam ingevolge artikel 8.

  • 3. Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve, komt tot uitdrukking in de afrekening als bedoeld in artikel 13 over dat jaar.

  • 4. De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

  • 5. Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op dat meerdere.

  • 6. Bij splitsing van een fractie, wordt de reserve verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden, voor zover deze reserve niet meer bedraagt dan 100% van de bijdrage die de oorspronkelijke fractie in het voorgaande kalenderjaar ontving.

Artikel 13

  • 1. Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag. Hiertoe wordt het model uit de bijlage bij deze verordening gebruikt.

  • 2. Controle van het verslag vindt plaats door de rekeningencommissie. De rekeningencommissie brengt advies uit aan de raad.

  • 3. De raad stelt na ontvangst van het advies van de rekeningencommissie de bedragen vast van:

    • a.

      de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;

    • b.

      de wijziging van de reserve;

    • c.

      de resterende reserve;

    • d.

      de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten.

Paragraaf 3 Slotbepaling

Artikel 14

  • 1. De Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning Slotervaart/Overtoomse Veld 2003 wordt met ingang van 1 januari 2009 ingetrokken.

  • 2. Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2009.

  • 3. Deze verordening wordt aangehaald als Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning stadsdeel Slotervaart 2009.

toelichting

Algemeen

Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. In de oude Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning Slotervaart/Overtoomse Veld 2003 zijn twee onderdelen opgenomen die aanpassing behoeven.

In de eerste plaats betreft dit artikel 7, lid 1:“Een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies geheim wordt gehouden.” Voor deze bepaling blijkt bij nader inzien geen wettelijke basis te zijn. De modelverordening van de VNG, die als uitgangspunt heeft gediend voor het stadsdeel, is hier op aangepast. De stadsdeelverordening is op dit punt overeenkomstig aangepast.

Het tweede punt betreft de verantwoording van de besteding van fractievergoedingen. De deelraad heeft in de vorige bestuursperiode er expliciet voor gekozen om de verantwoordingsverplichting uit het toen voorliggende concept te schrappen.

Begin juli 2008 heeft de Tweede Kamer ingestemd met een voorstel tot wijziging van de Gemeentewet, onder meer er toe strekkende dat de verordening ten aanzien van de ondersteuning regels over de besteding en de verantwoording bevat. Vooruitlopend op deze wetswijziging is de verordening op dit punt aangepast. Voor de verantwoordingsprocedure is in het VNG model voorzien in controle door de accountant. Gelet op de (geringe) hoogte van de bedragen, is in de thans voorliggende verordening gekozen voor controle door de rekeningencommissie.

Het afleggen van verantwoording over de besteding leidt er tevens toe dat artikel 9 van de verordening (dat bij de raadsbehandeling in 2002 sterk was vereenvoudigd) duidelijker de criteria aangeeft waaraan de bijdrage in ieder geval niet mag worden besteed. De tekst is thans conform de modelverordening.

Bij de aanpassing van de verordening is de hoogte van de fractievergoeding (in 2008 vast per fractie  €  814 en per fractielid € 164) gebracht op het niveau voor 2009.

Artikelgewijze toelichting

Artikel 1

De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid van bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze rechten zijn uitgewerkt in het reglement van orde voor de raad en de verordening op de raadscommissies.

Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het dagelijks bestuur, die bij de dualisering zijn beslag heeft gekregen, leidt ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten wordt. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de stadsdeelsecretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijk tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand.

De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.

In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het dagelijks bestuur staan en wordt dus niet de griffier bedoeld. Dit neemt niet weg dat ook de griffier ambtenaar in de zin van de Ambtenarenwet is.

Op grond van het derde lid is er bij twijfel een rol voor de stadsdeelsecretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.

Artikelen 2 en 3

Beoordeling of één van de in artikel 2 genoemde weigeringsgronden zich voordoet, vindt in eerste instantie plaats door de stadsdeelsecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 4 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan het dagelijks bestuur. Het ligt in de rede dat het dagelijks bestuur hierover overleg voert met de stadsdeelsecretaris en de griffier (en indien nodig ook met het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover het dagelijks bestuur verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 169 Gemeentewet).

Artikel 4

Ook indien – naar de mening van het raadslid – op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven, kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: het dagelijks bestuur is daar de meest aangewezen instantie voor.

Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de stadsdeelsecretaris.

Artikel 5

Door aan ieder raadslid een vaste hoeveelheid uren op ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie toe te kennen, wordt een extra garantie geboden dat dit recht ook geëffectueerd kan worden. Het biedt de ambtelijke organisatie bovendien de mogelijkheid enigszins grip te houden op de omvang van de werkzaamheden. Deze begrenzing geldt niet voor eenvoudige informatieverschaffing als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel a en b. Deze hulp kan onbeperkt verleend worden.

Het register dat door de stadsdeelsecretaris wordt bijgehouden maakt het mogelijk na te gaan hoe vaak er al een beroep is gedaan op de ambtelijke organisatie en kan een belangrijke rol spelen bij het in kaart brengen van de behoefte van deze voorzieningen.

Artikel 6

In dit artikel is aangegeven dat het van belang is dat de betrokken portefeuillehouder op de hoogte is van het feit dat bijstand is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren. Gezien de vergroting van de afstand tussen raad en dagelijks bestuur die met de dualisering is gecreëerd, is het logisch dat desgewenst melding wordt gemaakt van het verschaffen van ambtelijke bijstand. Het dagelijks bestuur en de stadsdeelsecretaris kunnen afspreken in welke gevallen hiervan melding wordt gemaakt.

Artikel 7

Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid is in artikel 7 bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.

De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent, blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.

Artikel 8

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied, is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen.

Artikel 9

De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Opleidingen voor raads- en commissieleden dienen bekostigd te worden uit het daarvoor beschikbare budget, zoals geregeld in de Verordening rechtspositie deelraads- en commissieleden stadsdeel Slotervaart 2007 en dientengevolge ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning.

Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaat, kan deze inhoudelijk niet te zeer gedetailleerd geregeld worden. Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties eventueel ondersteunen.

De fractievergoeding kan gebruikt worden voor doeleinden die het werk van de fractie als geheel en de afzonderlijke leden ten goede komen. Voorbeelden daarvan zijn een vergoeding voor fractiemedewerkers om secretariële, organisatorische of inhoudelijke ondersteuning te geven, het opzetten en in stand houden van een website, het uitgeven van een nieuwsbrief, gebruik van lokale media, het organiseren van bijeenkomsten om voorstellen van het dagelijks bestuur of initiatiefvoorstellen met burgers te bespreken of vergoeding van een externe deskundige voor specifieke onderwerpen.

Artikel 10

De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad. Indien blijkt dat het geld onrechtmatig is besteed, kan dit aan het eind van het jaar verrekend worden.

Artikel 11

Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderde verhoudingen in de raad. De regeling heeft tot gevolg dat fracties die kleiner worden (of geheel verdwijnen) nog over de gehele maand waarin de nieuwe raad voor het eerst vergadert de bijdrage ontvangen. Voor fracties die groter worden (of nieuwe fracties) gaat de bijdrage per diezelfde maand in. Dat betekent dat de totale bijdrage voor fractieondersteuning in een verkiezingsjaar hoger uitvalt dan in andere jaren. Dit is niet te vermijden.

Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verstrekte voorschot direct verrekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren, zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot beschikken en zou het andere deel juist helemaal geen voorschot krijgen. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is billijker de verrekening in deze gevallen direct te laten plaatsvinden.

Artikel 12

De reserve bestaat uit het overschot van voorgaande jaren. Dit bedrag zal niet eindeloos mogen groeien. De reserve is dan ook aan een maximum gebonden, zijnde éénmaal de jaarvergoeding.

Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan met de splitsing van een fractie. De regeling in het zesde lid regelt dat de reserve naar evenredigheid verdeeld wordt over de nieuw ontstane fracties. Indien een splitsing kort na de verkiezingen plaatsvindt, zou een conflict kunnen ontstaan over de verdeling van de reserve. De regeling laat er echter geen twijfel over dat ook in dat geval de reserve verdeeld moet worden.

Artikel 13

Uit de bevindingen van de rekeningencommissie kan naar voren komen dat er een verrekening dient plaats te vinden met het verstrekte voorschot. Indien niet verrekend kan worden, bijvoorbeeld omdat een fractie uit de raad verdwijnt, zal de raad het ten onrechte uitgekeerde voorschot kunnen terugvorderen.

Artikel 14

De nieuwe verordening treedt met ingang van 1 januari 2009 in werking. Met ingang van die datum zal daarom verantwoording over de besteding afgelegd moeten worden.