Instellingsbesluit Strategisch Informatieoverleg gemeente Dijk en Waard 2022

Geldend van 18-05-2022 t/m heden

Intitulé

Instellingsbesluit Strategisch Informatieoverleg gemeente Dijk en Waard 2022

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Dijk en Waard;

gelet op de artikelen 3 en 3a van het Archiefbesluit 1995;

gelet op artikel 4 van de Beheerregeling informatiebeheer gemeente Dijk en Waard 2022;

b e s l u i t:

vast te stellen de navolgende regeling:

Instellingsbesluit Strategisch Informatieoverleg gemeente Dijk en Waard 2022

Artikel 1. Begripsbepalingen

In dit instellingsbesluit wordt verstaan onder:

  • a.

    SIO: het Strategisch Informatieoverleg waar dit besluit betrekking op heeft;

  • b.

    Archiefbescheiden: bescheiden, ongeacht hun vorm, welke zijn ontvangen of opgemaakt door de organisatie, en naar hun aard bestemd zijn daaronder te berusten.

Artikel 2 Organisatie

  • 1. Er is een Strategisch Informatieoverleg gemeente Dijk en Waard 2022 (verder genaamd: SIO).

  • 2. De taak van het SIO wordt als volgt omschreven: het uitbrengen van advies aan het college inzake vraagstukken over het functioneren en de kwaliteit van de informatie-huishouding.

Artikel 3 Bevoegdheden

  • 1. Het SIO is bevoegd gevraagd en ongevraagd advies uit te brengen aan burgemeester en wethouders van de gemeente Dijk en Waard inzake vraagstukken over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding.

  • 2. Aan het SIO worden ter verplichte advisering voorgelegd:

    • a.

      situaties van vervreemding van archiefbescheiden;

    • b.

      situaties van uitzonderingen op de bewaartermijn die zijn voorgeschreven in de geldende selectielijst gemeentelijke archiefbescheiden als bedoeld in artikel 5, eerste lid, onder e. van het Archiefbesluit en overige waarderingsvraagstukken.

  • 3. Het SIO kan inhoudelijk deskundigen van alle gemeentelijke werkgebieden en het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar uitnodigen bij het overleg.

Artikel 4 Samenstelling SIO

  • 1. In het SIO hebben zitting:

    • a.

      Het afdelingshoofd Informatisering & Automatisering (voorzitter)

    • b.

      De archivaris van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar

    • c.

      De archiefinspecteur van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar

    • d.

      Strategisch Adviseur Informatisering en Automatisering

    • e.

      Senior medewerker(s) Informatisering (secretaris)

    • f.

      De Functionaris Gegevensbescherming

  • 2.

    Op verzoek van één of meer van de in het eerste lid genoemde personen, kan aanvullend een andere inhoudelijk deskundige worden uitgenodigd om deel te nemen aan een overleg, afhankelijk van het onderwerp.

Artikel 5 Intrekking oude regeling

Het Instellingsbesluit Strategisch Informatieoverleg Werkorganisatie Langedijk en Heerhugo-waard uit 2020 wordt ingetrokken.

Artikel 6 Inwerkingtreding en citeertitel

  • 1. Dit instellingsbesluit treedt in werking op de eerste dag na de datum van bekendmaking.

  • 2. Deze regeling wordt aangehaald als: Instellingsbesluit Strategisch Informatieoverleg gemeente Dijk en Waard 2022.

Ondertekening

Dijk en Waard, 19 april 2022

Burgemeester en wethouders van Dijk en Waard,

A. Doesburg

gemeentesecretaris/directeur

J.P. Rehwinkel

wnd. burgemeester

Toelichting

Dit betreft het instellen van een Strategisch informatieoverleg (SIO). Het begrip SIO is

geïntroduceerd in de toelichting op het in 2012 gewijzigde Archiefbesluit 1995 (hierna: Archiefbesluit). Met het SIO wordt in elk overheidsorgaan een structureel overleg gecreëerd. In dit overleg worden vraagstukken belegd over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding. In het SIO vindt de ketengerichte belangenafweging in de informatiehuishouding plaats. Hierdoor wordt in samenhang het beheer van informatie georganiseerd. Daarnaast heeft een SIO bij besluiten omtrent vervreemding en selectielijsten een wettelijk verplichte functie.

In artikel 2, eerste lid, van het Archiefbesluit wordt voorgeschreven dat de belangen van het bestuur en de burger alsmede historische en culturele belangen bij vervanging, selectielijsten en vervreemding moeten worden afgewogen. De verantwoordelijke voor de informatiehuishouding vertegenwoordigt het belang van het bestuur; de archivaris historie en cultuur.