Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2021

Gemeente Hoorn

8 februari 2022

Voorwoord

Op een goede wijze inkopen en aanbesteden is van groot belang voor aanbestedende diensten1. Wij hebben daarom het huidige (regionale) inkoop- en aanbestedingsbeleid geactualiseerd. Het doel van het geactualiseerde beleid is om nog meer uniformiteit tussen onze organisaties in de regio te bevorderen.

Wij hebben in de afgelopen periode hierin al veel stappen gezet. Wij hebben namelijk:

• •

  regionaal opgestelde inkoopvoorwaarden;

• •

  een regionaal opgestelde bedrijfsflyer voor ondernemers over aanbesteden;

• •

  sub-regionaal opgestelde aanbestedingstukken;

• •

  regionale model overeenkomsten.

Het beleid bestaat verder net als voorgaande periode uit twee delen:

• •

  Deel I bevat het gezamenlijk inkoop- en aanbestedingsbeleid van de deelnemende aanbestedende diensten regio Noord-Holland Noord.

• •

  Deel II bevat de voor de aanbestedende dienst specifieke aanvullingen.

_____

1 Aanbestedende diensten zijn onder andere: Gemeenten, Waterschap of Publiekrechtelijke instellingen of samenwerkingsverband van deze overheden of publiekrechtelijke instellingen.

Inhoudsopgave

Deel 1: Regionaal inkoop- en aanbestedingsbeleid

1 Onze doelstellingen

2 Juridische uitgangspunten

2.1 Algemeen juridisch kader

2.2 Algemene beginselen bij Inkopen

2.3 Uniforme documenten

2.4 Mandaat en volmacht

2.5 Klachtenregeling

3 Ideële uitgangspunten

3.1 Integriteit

3.2 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

3.3 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen

4 Economische uitgangspunten

4.1 Product- en marktanalyse

4.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

4.3 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen

4.4 Innovatie

4.5 Samenwerkingsverbanden

Deel 2: Organisatie specifieke aanvullingen

5 Gemeente Hoorn

5.1 Onze doelstellingen

5.2 Inkopen, contractbeheer en -management in de organisatie

5.3 Inkoopstrategie

5.4 Uniforme documenten

5.5 Klachtenregeling

5.6 Integriteit

5.7 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen

5.8 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen

5.9 Samenwerkingsverbanden

Deel 1: Regionaal inkoop- en aanbestedingsbeleid

Ons inkoop- en aanbestedingsbeleid is een handvat en leidraad voor professionele samenwerking bij inkooptrajecten.

Wij zijn een professionele- en maatschappelijk verantwoord opdrachtgever. Een opdrachtgever die integer handelt en rechtmatig en doelmatig inkoopt. Wij spannen ons daarom continu in voor een (verdere) professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk.

In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen inkopen in onze organisaties plaatsvindt. Wij streven daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 1).

Onze organisatiedoelstellingen zijn leidend. Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de aanbestedende diensten.

1 Onze doelstellingen

Wij willen met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:

Doelstelling

2 Juridische uitgangspunten

2.1 Algemeen juridisch kader

Aanbestedende diensten houden zich aan de relevante wet- en regelgeving

Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door ons restrictief worden uitgelegd en toegepast. Dit om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

• •

  Aanbestedingswet;

• •

  Europese wet- en regelgeving;

• •

  Burgerlijk Wetboek;

• •

  Gemeentewet;

• •

  Gids Proportionaliteit;

• •

  Aanbestedingsreglement Werken.

2.2 Algemene beginselen bij Inkopen

Algemene beginselen van het Aanbestedingsrecht

Wij nemen bij onze inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

Wij nemen bij onze inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

2.3 Uniforme documenten

Wij maken zoveel mogelijk gebruik van documenten die in de regio gelijk zijn aan elkaar, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Dit zorgt ervoor dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. Wij passen bij de betreffende Inkopen, mits passend, in ieder geval toe:

• •

  de VNG Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten inclusief addendum regio NHN;

• •

  de regionale model overeenkomsten.

2.4 Mandaat en volmacht

Wij kopen in volgens de van toepassing zijnde mandaat- en volmacht regeling van de aanbestedende dienst. Deze zijn terug te vinden op de website van de desbetreffende aanbestedende dienst. Wij willen enkel gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

2.5 Klachtenregeling

Gestimuleerd wordt dat wij en ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. In de offerteaanvraag nemen wij (indien nodig) op hoe een klacht moet worden ingediend en op welke wijze wij de klacht vervolgens behandelen. Iedere aanbestedende dienst heeft een eigen klachtenmeldpunt voor aanbesteden

3 Ideële uitgangspunten

3.1 Integriteit

Onze bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde omgangsvormen. Zij handelen zakelijk en objectief.

Ondernemers

Wij doen enkel zaken met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkopen (en aanbestedingen) mogelijk, door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. Wij kunnen bij twijfel over de integriteit ook het Bureau Bibob om advies vragen.

3.2 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

Wij bevorderen eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevorderen wij een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). Wij wensen geen ondernemers te betrekken in ons inkoopproces die de mededinging vervalsen.

3.3 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen

Wij hebben als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) betekent dat wij de effecten op mens, milieu en financiën meenemen bij inkopen. De basis voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming deze aspecten te betrekken en door een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de verschillende aspecten.

SROI

Bij SROI worden afspraken gemaakt met leveranciers over het creëren van arbeidsplaatsen, leerwerk- en stageplekken voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Voor de uitgangspunten en toepassingsmogelijkheden van SROI zijn wij aangesloten bij het Regionaal Platform Arbeidsmarktbeleid - Noord Holland Noord (RPA-NHN).

Burgerparticipatie

Wij hebben oog voor de maatschappelijke ontwikkeling om inwoners optioneel te laten participeren in de samenleving. Wij betrekken daar waar mogelijk onze inwoners bij inkoop- en aanbestedingsprocedures.

4 Economische uitgangspunten

4.1 Product- en marktanalyse

Inkoop en aanbesteden vindt plaats op basis van een voorafgaande product-, dienst- en/of marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

4.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

Wij hebben vrijheid in het maken van onze keuzes met betrekking tot inkoop- en aanbestedingsprocedures en leven de aanbestedingswet- en regelgeving na.

4.3 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen

Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen krijgen. Wij houden rekening met het midden- en kleinbedrijf. In voorkomende gevallen waar een onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, wordt rekening gehouden met regionale- en lokale ondernemers.

Sociale ondernemingen.

Bij inkopen kunnen wij opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of gecertificeerde sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Deze organisaties vervullen een essentiële maatschappelijke rol bij de professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

4.4 Innovatie

Wij bevorderen en stimuleren innovatie bij inkoop- en aanbestedingsprocedures. Wij hebben oog voor innovatieve producten, werken en diensten die een belangrijke rol spelen in de efficiëntie en de kwaliteit van overheidsdiensten. Innovatie kan een bijdrage leveren aan een duurzamere ontwikkeling van de organisaties en de kwaliteit van de leefomgeving voor onze inwoners. Ook worden ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie toe te passen voor deze uitdagingen.

4.5 Samenwerkingsverbanden

Wij streven naar samenwerking bij inkoop en aanbesteden zowel binnen de eigen organisatie, als met andere publiek rechterlijke instellingen en aanbestedende diensten.

5 Gemeente Hoorn

5.1 Onze doelstellingen

In aanvulling op hoofdstuk 1:

Wij willen met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid het volgende doel bereiken:

• •

  De gemeente creëert meerwaarde door professioneel en betrouwbaar opdrachtgeverschap.

5.2 Inkopen, contractbeheer en -management in de organisatie

Inkoop is centraal georganiseerd. De interne behoeftesteller is verantwoordelijk voor de functionele omschrijving van de opdracht en de uitvoer van deze opdracht binnen de geldende afspraken. Hierbij adviseren, ondersteunen en begeleiden de inkoop- en contractmanagers van Inkoop- en Contractmanagement (verder het Inkoopteam) de interne behoeftestellers. Het Inkoopteam heeft hierbij een proactieve, adviserende, meedenkende, verbindende en faciliterende rol bij niet alleen het bepalen van de behoefte en het doorlopen van het inkoopproces, maar ook bij contractbeheer en contractmanagement.

• •

  De werkwijze en bevoegdheden zijn vastgelegd in de Inkoopmatrix.

• •

  Jaarlijks stelt het Inkoopteam in samenspraak met de interne behoeftestellers een geactualiseerd inkoopmeerjarenplan op met daarin de geplande inkopen voor het komende jaar en de periode daarna.

• •

  Contracten worden vastgelegd in een contractbeheersysteem.

• •

  Afgeronde inkopen worden geëvalueerd

5.3 Inkoopstrategie

Voorafgaand aan een aanbesteding zijn de volgende onderwerpen van belang:

• •

  De opdracht;

• •

  De bijdrage aan de organisatie- en collegedoelstellingen;

• •

  Maatschappelijk verantwoord inkopen;

• •

  De marktanalyse;

• •

  De planning;

• •

  De financiën;

• •

  De aanbestedingsvorm;

• •

  Het contractbeheer- en management.

Deze onderwerpen vormen samen de inkoopstrategie voor een aanbesteding.

5.4 Uniforme documenten

In aanvulling op paragraaf 2.3:

Wij passen bij de betreffende Inkopen, mits passend, in ieder geval toe:

• •

  Aanbestedingsdocumenten: de opbouw van de aanbestedingsdocumenten is tot stand gekomen in samenwerking met de Westfriese gemeenten.

5.5 Klachtenregeling

In aanvulling op paragraaf 2.5:

In lijn met de publicatie van Beter Aanbesteden hebben wij een klachtenregeling. De klachtenregeling is te raadplegen via de website van de gemeente Hoorn.

5.6 Integriteit

In aanvulling op paragraaf 3.1:

De omgangsvormen zijn vastgelegd in de gedragscode.

5.7 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen

In aanvulling op paragraaf 3.3:

Wij willen in 2040 een klimaatneutrale stad zijn. Dit is een stad die bij haar doen en laten geen negatieve invloed meer uitoefent op het klimaat, bij al haar activiteiten. Het programma Duurzame Stad2 draagt bij aan het behalen van deze ambitie. Het programma Duurzame Stad kent drie hoofdonderwerpen:

• 1.

  Energietransitie3

• 2.

  Circulaire economie4

• 3.

  Klimaatadaptatie5

Wij kopen maatschappelijk verantwoord in en dragen hiermee bij aan het realiseren van een Duurzame Stad.

________

2 Raadsbesluit Programma Duurzame Stad (december 2018)

3 Raadsbesluit Routekaart energieneutraal Hoorn 2040 (september 2018)

4 Raadsbesluit Circulaire Economie – Ambitie en Focus (december 2020)

5 Raadsbesluit Adaptatiestrategie Deltaplan Ruimtelijke Klimaatadaptatie (DPRA) (februari 2021)

Circulaire economie

De gemeente Hoorn wil in 2040 een circulaire stad zijn. Een circulaire stad is een stad die leeft en onderneemt binnen de capaciteit van onze aarde en het welzijn van inwoners laat groeien. Met een houdbaar economisch systeem zonder afval en schadelijke uitstoot naar het milieu en in harmonie met de natuur. Waarin de waarde van grondstoffen, materialen en producten behouden blijft door kringlopen.

Wij zetten bij onze inkopen in op een zo hoog mogelijke ‘R’ op de R-ladder’ (zie bijlage). De R-ladder laat zien hoe kringlopen te maken zijn. Hoe hoger op de R-ladder, hoe hoger de mate van circulariteit.

Opdrachtverlening aan WerkSaam

In aanvulling op paragraaf 3.3:

Namens de Westfriese gemeenten vervult WerkSaam een belangrijke maatschappelijke rol bij de arbeidsintegratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Hierbij is van belang dat er voldoende werkzaamheden zijn om deze mensen daadwerkelijk aan het werk te helpen en te houden. Dit door waar mogelijk (deel)opdrachten uit te laten voeren door WerkSaam.

Sociale voorwaarden

In aanvulling op paragraaf 3.3:

Door toepassing van Sociale voorwaarden bij inkoop- en aanbesteden kunnen ondernemers worden uitgesloten. Dit als opdrachten onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen.

5.8 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen

In aanvulling op paragraaf 4.3:

De gemeente houdt rekening met het midden- en kleinbedrijf, ZZP’ers én de stimulering van de lokale6 en regionale7 economie. Dit kan de gemeente doen door:

• •

  het stellen van proportionele eisen;

• •

  het opdelen van opdrachten in deelopdrachten (percelen) (indien passend);

• •

  het toestaan van combinaties en onderaanneming.

____

6 Ondernemingen die zijn gevestigd in de gemeente Hoorn.

7 Ondernemingen die zijn gevestigd in de regio Noord Holland-Noord (Westfriesland, Alkmaar, Waterland, Kop van Noord-Holland).

Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen wordt indien mogelijk 1 regionale en 1 niet-regionale ondernemer uitgenodigd. Deze afweging wordt meegenomen in de inkoopstrategie.

5.9 Samenwerkingsverbanden

In aanvulling op paragraaf 4.5:

Wij werken samen met de Westfriese gemeenten, WerkSaam en de Omgevingsdienst. Daarnaast werken we ook samen met de gemeenten en organisaties uit de regio Noord Holland-Noord. We delen kennis en ervaringen, stemmen uitgangspunten af, maken gebruik van dezelfde uniforme documenten en hebben grotendeels hetzelfde inkoopbeleid.

De inkoop en het contractmanagement in het sociaal domein met een regionaal karakter is ondergebracht bij de regionale netwerk organisatie Inkoop en contractmanagement sociaal domein.