Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2021-2025

Geldend van 22-04-2022 t/m heden

Intitulé

Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2021-2025

1. INLEIDING

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt vastgesteld door het Algemeen Bestuur en is van toepassing op de verwerving door de gemeenschappelijke regeling van alle goederen, diensten en werken ten behoeve van Regio Rivierenland. Daarnaast is het inkoop- en aanbestedingsbeleid het uitgangspunt bij gezamenlijke aanbestedingen die de gemeenschappelijke regeling uitvoert voor haar deelnemers. Het beleid is openbaar en wordt gepubliceerd op de website (www.regiorivierenland.nl). De uitvoering van het beleid wordt operationeel ondersteund door een inkoophandboek. Het inkoophandboek wordt vastgesteld door het Dagelijks Bestuur en is niet openbaar om reden dat dit de interne beschrijving is hoe Regio Rivierenland de externe markt benadert.

Regio Rivierenland onderschrijft binnen het totaalproces van de bedrijfsvoering het belang van een professioneel ingericht en uitgevoerd inkoop- en aanbestedingsbeleid. De uitstraling van professioneel ingerichte inkoopprocessen naar de eigen organisatie, het bedrijfsleven en de burgers speelt een essentiële rol in het ontwikkelen en vasthouden van vertrouwen in de wijze waarop gemeenschapsgeld wordt besteed. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid draagt hiermee bij aan een integere uitvoering van uit te besteden overheidstaken.

Regio Rivierenland is aan haar gemeenten, alsmede inwonende burgers, maar ook aan zichzelf, verplicht de besteding van gemeenschapsgelden zo transparant, objectief, efficiënt en effectief mogelijk uit te voeren. De inkoop- en aanbestedingsprocessen zullen professioneel uitgevoerd moeten worden om aan deze verplichting te voldoen. De mogelijke financiële voordelen zijn echter niet de enige reden dat de inkoopprocessen professioneel worden ingericht, maar zeer zeker ook de kwalitatieve aspecten van de inkoop. De kwaliteit van de inkoop vertaalt zich uiteraard in de kwaliteit van de producten, diensten en werken zelf, maar ook in de beheersing van doorloop- en levertijden, het voorkomen van onverwachte budgetoverschrijdingen, het voorkomen van toekomstige problemen, de integriteit van de organisatie met haar betrokken functionarissen, de directe milieuzorg en het sociaal ondernemen welke samenhangen met de inkoop.

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is van toepassing op:

  • -

    Alle inkopen en aanbestedingen van leveringen, diensten en werken ten behoeve van de organisatie Regio Rivierenland;

  • -

    Alle inkopen en aanbestedingen van leveringen, diensten en werken welke door derden, in opdracht en ten behoeve van Regio Rivierenland, worden uitgevoerd.

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid dient als uitgangspunt bij:

  • -

    Alle inkopen en aanbestedingen van leveringen, diensten en werken die Regio Rivierenland uitvoert in opdracht en ten behoeve van haar deelnemers.

Naast het eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid is Regio Rivierenland boven het bedrag van de Europese drempel gehouden de Europese wetgeving op het gebied van inkopen en aanbesteden na te leven.

Het huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid dateert van 2014. Anno 2021 dient het beleid opnieuw geactualiseerd te worden waarbij, indien mogelijk/gewenst, rekening is gehouden met:

  • -

    Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van deelnemende gemeenten aan de gemeenschappelijke regeling Regio Rivierenland;

  • -

    De Aanbestedingswet 2012;

  • -

    De, op 10 december 2014 door meerdere gemeenten ondertekende, samenwerkingsovereenkomst inkoop- en aanbestedingsbeleid Rivierenland.

2. DOELSTELLING

De doelstelling van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is het vastleggen van kaders voor het professioneel en verantwoord verwerven van bedrijfsmatig benodigde producten, diensten en werken op een gewenst kwaliteitsniveau tegen de laagst mogelijke integrale kosten.

Professioneel betekent dat de resultaten van de inkoopprocessen worden getoetst aan (jaarlijks) vastgestelde meetbare doelen inzake doelmatigheid, rechtmatigheid, duurzaamheid, sociaal inkopen en lokaal/regionaal inkopen.

Verantwoord impliceert dat de inkoopprocessen planmatig worden uitgevoerd binnen de uitgangspunten op het gebied van ethiek, integriteit, (regionale) samenwerking met derden en risicomanagement.

Het gewenste kwaliteitsniveau wordt bepaald door de functionele behoefte, het (strategisch) belang voor de bedrijfsvoering en de (on)mogelijkheden van de inkoopmarkt. Bij kwaliteit gaat het niet alleen om de kwaliteit van het product, dienst of werk, maar ook om de kwaliteit van direct daarmee samenhangende zaken, zoals milieuzorg, service, logistiek, informatie, garantie, voorwaarden, duurzaamheid, maatschappelijk verantwoord ondernemen.

De laagst mogelijke integrale kosten houdt in dat alle kosten over de gehele levenscyclus die verband houden met de keuze voor een product, dienst of werk worden meegenomen in de financiële afweging. Laagst mogelijk impliceert dat het effectieve resultaat van individuele inkoop en aanbestedingsactiviteiten mede wordt bepaald door de mate waarin invulling wordt gegeven aan bedrijfsmatige randvoorwaarden op het gebied van personeel, systemen, werkwijzen en procedures.

3. BEGRIPSOMSCHRIJVING

Onder het inkoop- en aanbestedingsbeleid vallen in beginsel alle handelingen waar een externe factuur uit voortkomt. Regio Rivierenland ontvangt facturen indien een externe partij, uitsluitend na schriftelijke opdrachtverstrekking (het aangaan van een verplichting), een prestatie heeft verricht. Zo’n prestatie kan betrekking hebben op de levering van goederen, het verrichten van diensten of het uitvoeren van werken. De begrippen “inkoop” en “aanbesteding” kunnen door elkaar worden gebruikt.

Alle handelingen waar een interne factuur uit voorkomt vallen niet onder het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Regio Rivierenland ontvangt dergelijke facturen ingeval er sprake is van (quasi)-inbesteding. Van inbesteding is sprake als Regio Rivierenland een opdracht plaatst bij een eigen dienstonderdeel. Van quasi-inbesteding is sprake als Regio Rivierenland een opdracht plaatst bij een organisatie waarmee Regio Rivierenland nauw is gelieerd, zoals gemeenten die deelnemer zijn van de gemeenschappelijke regeling Regio Rivierenland.

Het onderscheid in leveringen, diensten en werken is essentieel in de uitvoering van het beleid, zowel onder als boven het Europese drempelbedrag. Voor leveringen, diensten en werken worden de volgende definities gehanteerd:

Leveringen:

een overeenkomst onder bezwarende titel voor aankoop, leasing, huur of huurkoop van een product.

De bezwarende titel wil zeggen dat de opdrachtnemer en opdrachtgever over en weer een prestatie leveren (respectievelijk de feitelijke prestatie en de betaling).

Producten worden gedefinieerd als alle roerende zaken, waar de opdrachtgever eigendom over verwerft. Bijkomende werkzaamheden bij afleveren, aanbrengen, installeren of keuring van de producten worden als onderdeel van het product beschouwd.

Diensten:

een overeenkomst onder bezwarende titel voor het verrichten van diensten.

Onder diensten worden alle prestaties begrepen die niet onder leveringen of werken vallen.

Werken:

het realiseren van producten van bouw- dan wel wegenbouwkundige werken, die er toe bestemd zijn een economische of technische functie te vervullen.

Onder werken wordt verstaan de aanleg, het groot onderhoud en het wijzigen van civiel-, groen-, cultuurtechnische en (wegen)bouwkundige voorzieningen in de openbare ruimte. Regulier terugkerend onderhoud aan groenvoorzieningen en kleine reparaties aan (wegen)bouwkundige werken vallen niet onder de definitie van werken maar onder diensten.

Teneinde misvattingen van de begrippen te voorkomen bevat de wet- en regelgeving een gedetailleerde opsomming van de inhoud van de begrippen.

4. WETTELIJK KADER

Het naleven van wet- en regelgeving is een verplichting en geen keuze. Het naleven van de regels is expliciet als kader opgenomen om uitdrukking te geven aan de verplichting op het naleven van de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Specifiek zijn de volgende kaders van belang:

1. Naleven van wet- en regelgeving

Door de Europese Unie is een richtlijn vastgesteld (EG-Richtlijn 2014/24) voor de verstrekking van overheidsopdrachten. Deze richtlijn is opgenomen in de gewijzigde Aanbestedingwet 2012, welke met ingang van 1 juli 2016 van toepassing is. De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 bevat procedureregels voor het uitvoeren van aanbestedingen. De wet is niet vrijblijvend maar moeten worden toegepast door Regio Rivierenland bij opdrachten voor “Werken”, “Leveringen” en “Diensten” als de waarde van de opdracht het Europese drempelbedrag overschrijdt.

2. Naleven van transparantie, objectiviteit, non-discriminatie, proportionaliteit en zorgvuldigheid

De basisprincipes van de Europese wetgeving zijn ook van toepassing op de verstrekking van overheidsopdrachten met een opdrachtwaarde beneden het Europese drempelbedrag.

Transparantie betekent dat het proces van inkopen en aanbesteden voor alle betrokkenen helder en eenduidig moeten zijn (doch niet altijd openbaar) en derhalve verantwoord moeten kunnen worden.

Objectiviteit wil zeggen dat het proces van inkopen en aanbesteden gebaseerd is op verifieerbare feiten en het gebruik van onafhankelijke (beoordelings)methodieken.

Non-discriminatie betekent dat alle betrokkenen beschikken over gelijke informatie en dat er gelijke kansen moeten worden geboden aan alle betrokkenen.

Proportionaliteit betekent dat voorwaarden en eisen welke door Regio Rivierenland worden gesteld in een redelijke verhouding moeten staan met de aard en omvang van de, in te kopen, leveringen, diensten en werken.

De zorgvuldigheid in de uitvoering van inkoop en aanbestedingsactiviteiten dient maximaal te worden geborgd teneinde (juridische) conflicten te voorkomen. Zorgvuldigheid vereist dat het opleggen van de algemene inkoopvoorwaarden onderdeel vormt van de offerte aanvraag en de overeenkomst, dat opdrachten uitsluitend schriftelijk worden verstrekt en dat de uitvoering van een overeenkomst pas kan aanvangen nadat hiertoe schriftelijk opdracht is verstrekt.

Zorgvuldigheid in bedrijfsvoering impliceert dat bij iedere inkoop en ieder aanbestedings-traject bewust moet worden overwogen of de ondertekening van een geheimhoudingsverklaring door de potentiële opdrachtnemer voorwaardelijk is voor de gunning van de opdracht.

5. UITGANGSPUNTEN

Beleidsuitgangspunten leggen een relatie tussen de normen en waarden die Regio Rivierenland wil uitdragen en de economische uitgangspunten enerzijds en het inkoop- en aanbestedingsbeleid anderzijds. Het normen- en waardepatroon van Regio Rivierenland is gebonden aan de beginselen van behoorlijk bestuur. Economische uitgangspunten zijn gebaseerd op gemaakte keuzes van Regio Rivierenland. Specifiek voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn een aantal algemene beleidsuitgangspunten van belang deze staan hieronder weergegeven.

Bij gezamenlijke aanbestedingen zal rekening worden gehouden met de beleidsuitgangspunten uit het inkoopbeleid van de deelnemende gemeenten. Op basis hiervan wordt het proces ingericht.

1. Nastreven van begrotingkaders

De begroting van Regio Rivierenland is financieel kaderstellend voor alle inkopen en aanbestedingen. Het is niet toegestaan een inkoopprocedure te starten zonder de beschikbaarheid van een goedgekeurd budget en/of het budget te gebruiken voor een ander doel. Leidend voor de start van een inkoopprocedure is niet de beschikbaarheid van een budget, maar de bedrijfsmatige noodzaak tot uitvoering van een levering, dienst of werk. In alle gevallen dienen de voorschriften uit de geldende budgethoudersregeling te worden gevolgd in de uitvoering van het beleid.

2. Verlichting administratieve lasten

Het verminderen van de administratieve lasten binnen de inkoop- en aanbestedingstrajecten betekent dat in iedere fase van het proces alleen die informatie moet worden gevraagd welke benodigd is voor de voortgang en/of besluitvorming. De vragen moeten betrekking hebben op de inhoudelijke kern van de aanbesteding, niet op de randverschijnselen.

Het nastreven van vermindering van de administratieve lasten impliceert tevens dat uitsluitend offertes worden aangevraagd bij partijen welke een gelijke kans hebben de opdracht daadwerkelijk te verkrijgen. Het aanvragen van offertes met als uitsluitend doel te voldoen aan de interne procedures brengt de integriteit van Regio Rivierenland in diskrediet en is niet toegestaan.

Het nastreven van vermindering van administratieve lasten betekent ook dat, in samenwerking/overleg met de betrokken eigen diensten, actief moet worden gezocht naar mogelijkheden de inkoopadministratie bij zowel de opdrachtnemers als Regio Rivierenland te optimaliseren (reductie van het aantal opdrachten, leveranciers, facturen etc.).

Regio Rivierenland wil deze administratieve lasten tevens zo veel als mogelijk verlichten door, bij aanbestedingsprocedures die zich hiervoor lenen:

  • -

    gebruik te maken van eenduidige aanbestedingsdocumenten;

  • -

    indien uitsluitingsgronden en/of geschiktheidseisen worden toegepast de ‘Uniform Europees Aanbestedingsdocument” toe te passen;

  • -

    te streven naar meer periodieke facturering door middel van verzamelfacturen.

3. Balans in beoordeling van prijs en kwaliteit

Regio Rivierenland streeft naar een optimale afweging van de prijs/kwaliteit verhouding bij de beoordeling van inschrijvingen waarbij de afweging past in de inkoopstrategie. Een optimale afweging impliceert dat de kwalitatieve criteria doorslaggevend kunnen zijn in de selectie van de marktpartij. Op marktsegmenten waar de kwaliteit geen onderscheidende factor tussen marktpartijen is, is de beoogde kwaliteit onderdeel van het programma van eisen, en kan gekozen worden voor de laagste prijs als enige onderscheidende factor. Dit dient wel in de aanbestedingsdocumenten beargumenteerd te worden.

4. Risicobeheersing

Regio Rivierenland streeft als opdrachtgever naar een zo maximaal mogelijke beperking van het financiële inkooprisico. Vermindering van het risico richt zich op situaties waarin Regio Rivierenland de rol van voorfinancier speelt, op situaties waarin Regio Rivierenland aansprakelijk kan worden gesteld voor de juiste en volledige betaling van belastingen en premies door de opdrachtnemer, op situaties van dreigende surseance van betaling of faillissement.

5. Nastreven van regionale inkoopsamenwerking

Regio Rivierenland streeft op regionaal niveau naar inkoopsamenwerking met haar deelnemende gemeenten alsmede andere publiekrechtelijke instanties, indien de samenwerking voor Regio Rivierenland op enige wijze kwalitatieve en/of financiële voordelen brengt en past binnen de geldende kaders.

6. Nastreven van integriteit

Het integriteitbeleid van Regio Rivierenland is van toepassing op alle betrokken medewerkers. Kernpunt is dat medewerkers een puur zakelijke relatie onderhouden met (potentiële) leveranciers, dienstverleners en aannemers. Functiescheiding in het inkoopproces is daarom geborgd in de toewijzing van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden aan functionarissen binnen het inkoopproces (budgethouders, adviseurs, inkoopbureau, medewerkers).

Opdrachtnemers dienen integer en betrouwbaar te zijn en zich niet bezig te houden met criminele activiteiten. Binnen inkoop- en aanbestedingstrajecten met een opdrachtwaarde waarbij de meervoudige aanbestedingsprocedure, de openbare- of de Europese aanbestedingsprocedure wordt gevolgd, worden potentiële opdrachtnemers gevraagd eigen verklaringen hieromtrent te ondertekenen.

Bij gunning zal worden gevraagd om nadere bewijsstukken aan te leveren. Regio Rivierenland zal bij ernstige twijfel over de integriteit en/of betrouwbaarheid van een opdrachtnemer een BIBOB onderzoek laten uitvoeren.

7. Privacy

De omgang met persoonsgegevens brengt een grote verantwoordelijkheid met zich mee. Het veld rond privacy wordt steeds complexer. Dit komt onder andere door de decentralisatie van overheidstaken naar gemeenten, de gegevensuitwisseling met (keten)partners, de technische mogelijkheden, het gebruik van big en open data voor dienstverlening en veranderende privacy wetgeving. Privacy raakt daarmee de gehele organisatie.

Beheer en opslag van persoonsgegevens zijn gebonden aan wettelijke verplichtingen. Hetzelfde geldt voor het uitwisselen van gegevens met (keten)partners en opdrachtnemers. Het bespreken van elkaars verantwoordelijkheid en het vastleggen van afspraken hierover is cruciaal.1

Bovenstaande houdt in dat bij het sluiten van overeenkomsten waarbij óók persoonsgegevens worden verwerkt, hier gedurende het aanbestedingsproces voldoende rekening mee wordt gehouden.

8. Nastreven van bestuurlijke beleidsdoelen met betrekking tot lokaal/regionaal inkopen

Regio Rivierenland wil de kansen van lokale en/of regionale ondernemers op het verwerven van opdrachten maximaliseren binnen de wettelijk toegestane kaders. Regio Rivierenland zal hiertoe in Europese en nationale aanbestedingsprocedures overwogen rekening houden met de mogelijkheden van de lokale en/of regionale markt.

Regio Rivierenland zal in onderhandse procedures, daar waar de markt hiertoe de mogelijkheid biedt, één of meerdere lokale en/of regionale ondernemer(s) direct uitnodigen tot deelname aan de procedure.

9. Social return

Regio Rivierenland onderschrijft het belang van social return (SROI) bij inkopen en aanbesteden als instrument om het bedrijfsleven te stimuleren in de bedrijfsvoering actief mee te werken aan het creëren van arbeidsplaatsen, leerwerkplekken en stageplekken voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

Bij de invulling van SROI wordt gestreefd naar maatwerk. Dit maatwerk heeft betrekking op:

  • o

    de manier waarop er invulling wordt gegeven aan SROI (de vorm);

  • o

    de match tussen SROI kandidaten en de opdracht/opdrachtgever;

  • o

    de zwaarte van de SROI eisen ten opzichte van de omvang en aard van de opdracht.

Regio Rivierenland zal in onderhandse procedures, daar waar de markt hiertoe de mogelijkheid biedt, één of meerdere ondernemer(s) die aantoonbaar invulling geven aan “sociaal maatschappelijk ondernemen” direct uitnodigen tot deelname aan de procedure.

Bedrijven zullen worden uitgenodigd én ondersteund om creatief/innovatief invulling te geven aan SROI.

Social return wordt - daar waar mogelijk/wenselijk – bij inkoop en aanbestedingstrajecten als uitvoeringsvoorwaarde toegepast.

10. Duurzaamheid

Regio Rivierenland streeft, binnen de financiële begrotingskaders, naar het realiseren van duurzaamheiddoelen om daarmee de markt voor duurzame producten en methodieken te stimuleren.

Regio Rivierenland volgt hierbij de definitie van het begrip duurzaamheid zoals vastgesteld door RVO.nl in opdracht van de rijksoverheid.

Voor opdrachten met een geraamde opdrachtwaarde boven € 100.000,-:

  • o

    worden alle duurzaamheideisen (van Pianoo.nl), indien mogelijk, opgenomen in het bestek;

  • o

    wordt duurzaamheid - daar waar mogelijk/wenselijk - opgenomen in de gunningscriteria bij inkoop- en aanbestedingstrajecten.

De hieronder onder 10. en 11. genoemde uitgangspunten vallen in principe ook onder de noemer duurzaamheid, maar worden in dit inkoopbeleid separaat behandeld.

11. Circulair inkopen

Circulair inkopen houdt in het zo lang mogelijk in de kringloop houden van grondstoffen. Regio Rivierenland streeft erna een bijdrage te leveren aan de circulaire economie. Dit wil Regio Rivierenland bereiken door reductie van afvalstromen, optimale benutting van grondstoffen zoals hergebruik en versterking van biodiversiteit en ecologische waarde.

12. Toegang voor het MKB tot inkooptrajecten

Regio Rivierenland wenst de mogelijkheden voor het MKB in het oog te houden waarbij alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen op het verkrijgen van regionale opdrachten.

De hiertoe geldende beleidsrichtlijnen luiden:

  • o

    bij aanbestedingen de opdrachten conform artikel 1.5 lid 1 van de Aanbestedingswet niet onnodig samen te voegen;

  • o

    daar waar samenvoeging toch van toepassing is, conform artikel 1.5 lid 3 van de Aanbestedingswet in beginsel gebruik maken van percelen;

  • o

    gebruik maken van platformen, zoals een Dynamisch Aankoop Systeem, waar ook het MKB en ZZP’ers kunnen inschrijven.

13. Stimulering lokale en regionale economie

De prioriteit van het stimuleren van lokale en regionale economie ligt bij de gemeenten. Regio Rivierenland heeft via het Regionaal Economisch Ambitiedocument de regie hierover.

14. Innovatiebevordering

Regio Rivierenland wenst bij ondernemers een innovatie-impuls te creëren om de concurrentiepositie te verbeteren.

Regio Rivierenland wil deze innovatie-impuls creëren door, bij aanbestedingsprocedures die zich hiervoor lenen:

  • o

    functioneel te specificeren;

  • o

    gebruik te maken van de expertise van ondernemers, door het Total Cost of Ownership en/of Best Value Procurement-principe toe te passen;

  • o

    innovatie stimulerende aanbestedingsvormen zoals concurrentiegerichte dialoog en/of prijsvragen te hanteren;

  • o

    contractvormen te hanteren die de markt uitdagen om de beste of meest innovatieve oplossingen te bieden;

  • o

    samenwerking met marktpartijen in een zo vroeg mogelijk stadium, mede door gebruik te maken van marktontmoetingen, -verkenningen en –consultaties.

6. PROCEDURE VOORSCHRIFT

Het proces van inkopen en aanbestedingen wordt uitgevoerd conform voorgeschreven procedures.

Regio Rivierenland hanteert − met inachtneming van de Gids Proportionaliteit − bij de onderstaande bedragen de volgende procedures, tenzij Regio Rivierenland gemotiveerd aangeeft waarom zij hiervan wenst af te wijken.

De keuze van de procedure is niet vrij maar wordt bepaald aan de hand van de volgende criteria:

  • Omvang van de opdracht (inclusief mogelijke verlengingen);

  • Transactiekosten voor de aanbestedende dienst en de inschrijvers;

  • Aantal potentiële inschrijvers;

  • Gewenst eindresultaat;

  • Complexiteit van de opdracht;

  • Type van de opdracht en het karakter van de markt.

De volgende tabellen geven aan welke procedure in beginsel voorgeschreven wordt, aan de hand van de raming van de opdrachtwaarde en de categorie waarbinnen de opdracht valt (leveringen, diensten of werken):

Leveringen en Diensten

Bedrag raming opdracht

(excl. BTW)

Procedure

Minimum aantal offertes

Maximum aantal offertes

€ 0 - € 50.000

Enkelvoudig onderhands*

1

1

€ 50.000 – Europese drempel

Meervoudig onderhands

3

5

> Europese drempel**

Europees

Bij inschrijving

n.v.t.

Werken

Bedrag raming opdracht

(excl. BTW)

Procedure

Minimum aantal offertes

Maximum aantal offertes

€ 0 - € 100.000

Enkelvoudig onderhands*

1

1

€ 100.000 – € 1.500.000

Meervoudig onderhands

3

5

€ 1.500.000 - Europese drempel**

Openbaar

Bij inschrijving

n.v.t.

> Europese drempel**

Europees

Bij inschrijving

n.v.t.

  • *

    Tenzij uit een gedegen overweging van de markt en de opdracht of uit signalen van de markt/marktpartijen blijkt dat een meervoudig onderhandse procedure gezien de opdracht en transactiekosten passender is.

  • **

    De Europese drempelbedragen worden tweejaarlijks aangepast. Wijzigingen in de drempelbedragen worden zonder voorafgaande goedkeuring in dit document doorgevoerd. De actuele drempelbedragen zijn vastgelegd in bijlage A.

De hoogte van de drempelbedragen voor onderhandse of openbare procedures is gebaseerd op de regelgeving uit de Gids Proportionaliteit. Het gebruik van een afwijkende procedure onder de Europese drempel kan uitsluitend als dit kan worden gemotiveerd op objectieve gronden. De motivatie moet worden opgenomen in het aanbestedingsdocument.

Het bedrag van de raming dient vakkundig en op realistische en actuele gronden bepaald te worden. De raming betreft de totale looptijd van de opdracht en omvat alle kosten gerelateerd aan de uitvoering van de opdracht. De rechtmatige keuze van de procedure wordt bepaald door het werkelijke bedrag van de overeenkomst.

Bij grensgevallen in de keuze van de categorie wordt geadviseerd de procedure van de hogere categorie te volgen. Ingeval van twijfel over het bedrag van de raming en/of de keuze van de procedure en/of de haalbaarheid van het minimum aantal offertes, dient advies te worden gevraagd bij de inkoopadviseur.

De voorgeschreven procedures onderscheiden zich door de manier waarop de marktpartijen worden gevraagd deel te nemen aan een inkoop- of aanbestedingstraject:

Enkelvoudig onderhands:

procedure waarin Regio Rivierenland 1 marktpartij uitnodigt om een offerte uit te brengen.

Meervoudig onderhands :

procedure waarin Regio Rivierenland meerdere marktpartijen uitnodigt om een offerte uit te brengen.

Openbare procedure:

procedure waarin de aanbesteding nationaal wordt aangekondigd en marktpartijen de vrijheid hebben een inschrijving in te dienen.

Europese procedure:

procedure waarin de aanbesteding Europees wordt aangekondigd en marktpartijen de vrijheid hebben een inschrijving in te dienen.

Zowel de nationaal openbare als de Europese procedure kennen een tweetal varianten, de openbare variant (iedereen mag inschrijven) en de niet-openbare variant (selectie van aanbieders voor de inschrijvingsfase). Beide varianten worden openbaar gepubliceerd.

De voorgeschreven procedures zijn de meest gangbare procedures. In uitzonderingsgevallen kan worden uitgeweken naar minder gangbare, maar volgens de wettelijke richtlijnen geaccepteerde, procedures (bijvoorbeeld prijsvraag, concurrentiegerichte dialoog, prestatie-inkoop en de onderhandelingsprocedure).

Voor sociale en andere specifieke diensten (vermeld in Bijlage XIV van de Richtlijn) geldt een verlicht regime. Voor opdrachten met een waarde onder de € 750.000,-- kan derhalve een eigen invulling gegeven worden aan de te volgen procedure. Bij het bepalen van de procedure wordt in ieder geval rekening houden met de opdrachtwaarde en het aantal potentiële inschrijvers.

Voor opdrachten met een waarde van € 750.000,-- of meer geldt een Europese aanbestedingsplicht, waarbij er wel een verlicht regime kan worden toegepast. De regels omtrent communicatie en informatie-uitwisseling, vooraankondiging, aankondiging, technische specificatie, Uniform Europees Aanbestedingsdocument, verslaglegging en bekendmaking zijn van toepassing.

De motivering voor de keuze van de procedure dient in alle gevallen toegevoegd te worden aan het aanbestedingsdossier (zie addendum richtlijnen).

7. RISICOVERDELING

Aanbestedingsreglementen zijn primair bedoeld ter praktische ondersteuning van inkopen en aanbesteden voor zowel Regio Rivierenland als externe partijen. De aanbesteding van alle werken, ongeacht de voorgeschreven procedure, vindt plaats volgens het Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016) of een nieuwere versie hiervan. De aanbesteding van leveringen en diensten volgens de Europese procedure vindt plaats volgens de regelgeving uit de gewijzigde Aanbestedingswet 2012. In beginsel worden, daar waar niets vooraf geregeld is, de VNG Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten gehanteerd.

Inkoopvoorwaarden zijn primair bedoeld om de verantwoordelijkheden van Regio Rivierenland en de externe partijen te reguleren. Het toepassen van de algemene inkoopvoorwaarden van de VNG is verplicht voor alle inkopen en aanbestedingen, ongeacht de voorgeschreven procedure. Daar waar algemene voorwaarden bestaan die paritair zijn opgesteld, worden deze in beginsel toegepast.

8. VERBINTENISSEN

Regio Rivierenland gaat uitsluitend schriftelijke inkoopverbintenissen aan waarop de inkoopvoorwaarden van de VNG van toepassing zijn. De inkoopverbintenis kent 2 varianten, de opdrachtbrief en de overeenkomst. De opdrachtbrief is voorgeschreven in enkelvoudige of meervoudige onderhandse procedures. De overeenkomst is voorgeschreven in openbare en Europese procedures. De opdrachtbrief wordt eenzijdig door Regio Rivierenland ondertekend. De overeenkomst wordt door alle partijen ondertekend. Ondertekening van opdrachtbrieven en overeenkomsten kan uitsluitend plaatsvinden door daartoe, volgens de geldende mandaatregeling(en) en volmachtbesluiten, bevoegde functionarissen.

Verwerkersovereenkomst

Indien (aannemelijk is dat) de wederpartij ter uitvoering van de overeenkomst persoonsgegevens verwerkt die door Regio Rivierenland ter beschikking zijn gesteld, zal aan deze overeenkomst worden toegevoegd: de bepalingen en bijlagen uit het meest recente ‘model verwerkersovereenkomst zoals gepubliceerd door de IBD (Informatie BeveiligingsDienst). Alleen het Dagelijks Bestuur is bevoegd om gemotiveerd van het model af te wijken. Afwijkingen om reden(en) dat de wederpartij de vereisten op grond van de AVG niet kan of wil naleven of de daarmee verbonden risico’s niet kan of wil dragen worden niet toegestaan.

Indien een wederpartij zelf verantwoordelijk is als het gaat verwerking van persoonsgegevens zal geen verwerkersovereenkomst worden gesloten (want dan is de wederpartij immers geen verwerker). In die gevallen dienen afspraken te worden gemaakt over verwerking van persoonsgegevens in een verwerkings-verantwoordelijkenovereenkomst.

9. BELEIDSAFWIJKINGEN

Afwijkingen van het beleid moeten vooraf beargumenteerd ter goedkeuring worden voorgelegd aan het MT van het betreffende dienstonderdeel van Regio Rivierenland. De argumenten kunnen betrekking hebben op markttechnische, beleidsmatige, procedurele en/of bedrijfseconomische aspecten. Voor het verkrijgen van de goedkeuring geldt als richtlijn dat er procesmatig voldoende tijd en budget gereserveerd dient te worden voor de uitvoering van de juiste inkoop- of aanbestedingsprocedure. Tijd- en/of budgetgebrek is derhalve in het algemeen geen reden om af te wijken van het beleid.

Het MT is bevoegd afwijkingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid goed te keuren mits de afwijking niet strijdig is met wettelijke kaders. Een besluit tot afwijking kan enkel genomen worden na een schriftelijk advies van Team Inkoop.

Indien Regio Rivierenland deelneemt aan een aanbesteding waarbij een andere partij penvoerder is dan wordt het beleid van die partij gevolgd, tenzij dit strijdig is met de wet- en regelgeving waar Regio Rivierenland aan gebonden is. Hiertoe is geen besluit tot afwijken van het eigen beleid nodig.

10. KLACHTENREGELING

Regio Rivierenland spant zich in om alle aanbestedingsprocedures op een zorgvuldige wijze te laten verlopen. Regio Rivierenland stelt daarom op korte termijn een klachtenregeling in, zoals aanbevolen in de Gids Proportionaliteit en de Aanbestedingswet. De klachtenregeling bevat een procedure hoe Regio Rivierenland omgaat met de behandeling van klachten die tijdens een aanbestedingsprocedure worden ingediend. De klacht dient betrekking te hebben op aspecten van een aanbesteding die binnen de werking van de Aanbestedingswet vallen. De klachtenregeling zal na vaststelling als bijlage aan dit inkoop- en aanbestedingsbeleid worden toegevoegd.

11. INFORMATIE EN EVALUATIE

Het functioneren van het inkoop- en aanbestedingsbeleid, proces, procedures, werkwijzen en (administratieve) organisatie wordt gevolgd aan de hand van overeenkomsten, rechtmatigheidsonderzoeken, budgetbewaking, evaluaties van inkopen en aanbestedingen volgens de Europese en openbare procedure, en eventuele inkoop- en aanbestedingsrapportages. De managementinformatie in deze stelt de verantwoordelijken in staat correctieve maatregelen te nemen.

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt regulier eenmaal per 4 jaar geëvalueerd. Door organisatorische, regionale en/of landelijke ontwikkelingen en/of door ontwikkelingen in de marktsituaties kan het noodzakelijk zijn het beleid tussentijds te actualiseren. In die gevallen zal het beleid met toelichting op de wijziging ter vaststelling worden voorgelegd aan het algemeen bestuur.

12. TOELICHTING, VRAGEN EN/OF ADVIES

Voor toelichting, vragen en/of advies op het inkoop- en aanbestedingsbeleid, aanbestedingswet, procedurele inkoop- en aanbestedingsvragen, etc. kan er contact worden opgenomen met het Team Inkoop.

Bijlagen:

  • A.

    Drempelbedragen Europees aanbesteden

Ondertekening

Vastgesteld door het Algemeen Bestuur Regio Rivierenland op 13 oktober 2021.

Bijlage A Drempelbedragen Europees aanbesteden

Voor de periode 01.01.2020 – 31.12.2021 gelden de navolgende drempelbedragen:

 

Drempelbedrag in Euro excl. BTW

Leveringen

€ 214.000,-

Diensten

€ 214.000,-

Sociale en andere specifieke diensten (Bijlage XIV bij Europese Richtlijn 2014/24)

€ 750.000,-

Werken

€ 5.350.000,-