Nota activabeleid Gemeente Dijk en Waard 2022

Voor u ligt de nota activabeleid 2022. In deze beleidsnota worden de uitgangspunten van het activabeleid in de gemeente Dijk en Waard gepresenteerd. De activa zijn de bezittingen van de gemeente. Het gaat om alle zaken die in geld zijn of kunnen worden uitgedrukt zoals waardepapieren en investeringen. Het opnemen op de balans van bezittingen/vermogensobjecten wordt activeren genoemd. Aan de hand van deze nota kan zowel voor het bestuur als de ambtelijke organisatie een transparant en adequaat activabeleid worden uitgevoerd. Afwijkingen zijn alleen toegestaan indien er expliciete besluitvorming van de gemeenteraad aan ten grondslag ligt.

1.1 Aanleiding

In artikel 9 van de “Financiële verordening gemeente Dijk en Waard 2022” is opgenomen:

• 1.

  Immateriële en materiële vaste activa worden afgeschreven en gewaardeerd volgens de methodiek en de termijnen zoals vermeld in de nota activabeleid;

• 2.

  Deze nota activabeleid wordt door de gemeenteraad vastgesteld.

Voorliggende nota sluit aan bij het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de Financiële verordening 2022 van de gemeente Dijk en Waard.

1.2 Doelstelling

De doelstellingen van deze nota zijn het formuleren van beleid en vastlegging van uniforme kaders voor het activeren, waarderen, afschrijven en de rentetoerekening.

1.3 Wettelijk kader

De nota activabeleid is bedoeld als instrument voor de kaderstellende rol van de raad. Deze nota vormt daarvoor het formele kader waarbinnen het college en de ambtelijke organisatie met investeringen en afschrijvingen dienen om te gaan. Het wettelijk kader bestaat uit de Gemeentewet (artikel 212) en het BBV. Een substantieel deel van het investeringsbeleid is vastgelegd in deze wet- en regelgeving. Echter op bepaalde punten is sprake van beleidsvrijheid voor gemeenten. Indien hiervan sprake is dan zijn in deze nota aanvullende spelregels/afspraken opgenomen.

1.4 Leeswijzer

Na deze inleiding worden in de hoofdstukken 2 t/m 5 respectievelijk het activeren, waarderen, afschrijven en rentetoerekening beschreven in de gemeente Dijk en Waard.

Hoofdstuk 6 heeft betrekking op de slotbepalingen. In bijlage I is een afschrijvingstabel met afschrijvingstermijnen weergegeven en in bijlage II is een begrippenlijst vermeld.

Het BBV onderscheidt de volgende soorten vaste activa:

• 1.

  de immateriële vaste activa;

• 2.

  de materiële vaste activa;

• 3.

  de financiële vaste activa.

2.1 Immateriële vaste activa

Immateriële vaste activa zijn vaste activa die niet tastbaar zijn en dus investeringen waar geen bezittingen tegenover staan (artikel 34 BBV). Dit kunnen zijn:

• –

  kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio (vergoeding) en disagio (kosten);

• –

  kosten van onderzoek en ontwikkeling van een bepaald actief;

• –

  bijdragen aan activa in eigendom van derden.

Geldleningen en het saldo van agio en disagio

De kosten van het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio kunnen worden geactiveerd tot maximaal de looptijd van de lening. Het BBV biedt hier de mogelijkheid voor.

Onderzoek en ontwikkeling

Het BBV biedt de mogelijkheid om kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief te activeren. Om deze kosten te activeren moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan (artikel 60 BBV):

• –

  het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen;

• –

  de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien staat vast;

• –

  het actief zal in de toekomst economisch of maatschappelijk nut genereren;

• –

  de uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen kunnen betrouwbaar worden vastgesteld.

Indien aan de voorwaarden van artikel 60 BBV wordt voldaan, worden de kosten voor onderzoek en ontwikkeling geactiveerd.

Bijdragen aan activa in eigendom van derden

Over de bijdragen aan activa in eigendom van derden heeft het BBV nadere voorwaarden opgesteld om deze bijdragen te kunnen activeren (artikel 61 BBV).

Bijdragen aan activa in eigen¬dom van derden kunnen worden geactiveerd, indien:

• –

  er sprake is van een investering door een derde;

• –

  de investering bijdraagt aan de publieke taak;

• –

  de derde zich heeft verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen;

• –

  de bijdrage kan worden teruggevorderd, indien de derde in gebreke blijft of de gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering.

Indien aan de voorwaarden van artikel 61 BBV wordt voldaan, worden de kosten voor activa in eigendom van derden geactiveerd.

2.2 Materiële vaste activa

Onder materiële vaste activa worden investeringen verstaan waartegenover een actief staat waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt. Deze activa zijn, conform artikel 35 lid 1 BBV, onder te verdelen in:

• –

  investeringen met een economisch nut;

• –

  investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven;

• –

  investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut.

Alle investeringen worden geactiveerd (artikel 59 lid 1 BBV). Een uitzondering hierop vormen, conform artikel 59 lid 2 BBV, de kunstvoorwerpen met een cultuur-historische waarde. Deze worden niet geactiveerd.

Artikel 62, eerste lid, van het BBV bepaalt dat alle vaste activa moeten worden geactiveerd voor het bedrag van de investering.

Ten behoeve van het activeren van materiële vaste activa gelden de volgende minimumeisen:

• –

  Er dient sprake te zijn van een meerjarig nut;

• –

  Activa met een aanschafwaarde van minder dan € 15.000,- worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

2.3 Financiële vaste activa

In de balans worden onder financiële vaste activa afzonderlijk opgenomen (artikel 36 BBV):

• a.

  kapitaalverstrekkingen aan:

  • 1.

    deelnemingen;

  • 2.

    gemeenschappelijke regelingen;

  • 3.

    overige verbonden partijen;

• b.

  leningen aan:

  • 1.

    openbare lichamen als bedoel in artikel 1, onderdeel a, van de Wet financiering decentrale overheden;

  • 2.

    woningbouwcorporaties;

  • 3.

    deelnemingen;

  • 4.

    overige verbonden partijen;

• c.

  overige langlopende leningen;

• d.

  uitzettingen in ’s Rijks schatkist met een rentetypische looptijd van één jaar of langer;

• e.

  uitzettingen in de vorm van Nederlands schuldpapier met een rentetypische looptijd van één jaar of langer;

• f.

  overige uitzettingen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer.

2.4 Onderhoud

Met de Notitie verkrijging/vervaardiging en onderhoud van kapitaalgoederen van de commissie BBV, is het begrip ‘onderhoud’ nader omschreven. Onderhoud is ‘het uitvoeren van preventieve dan wel correctieve maatregelen om een object in goede staat te houden of te brengen’ (op een vooraf door de raad vastgesteld kwaliteitsniveau). Onderhoud kan worden onderscheiden in klein onderhoud en groot onderhoud. Daarnaast kan sprake zijn van levensduur verlengende investeringen.

Klein onderhoud

Bij klein onderhoud gaat het om dagelijkse reparaties die noodzakelijk zijn om het object in goede werkende en veilige staat te houden tegen een van te voren vastgesteld kwaliteitsniveau. Klein onderhoud is het onderhoud dat vanaf het eerste of het lopende planjaar op een klein gedeelte van het object wordt uitgevoerd. Dekking van deze kosten vindt plaats uit de jaarlijkse budgetten die daarvoor in de begroting zijnopgenomen.

Groot onderhoud

Lasten van groot onderhoud ontstaan na een langere periode van gebruik van een object als gevolg van slijtage. Groot onderhoud is in de regel gepland onderhoud van veelal ingrijpende aard als gevolg van slijtage, dat op een substantieel deel van het object wordt uitgevoerd en na een langere periode van gebruik wordt verricht.

Groot onderhoud is onderhoud dat één keer in de x aantal jaar moet gebeuren, bijvoorbeeld het (buiten)schilderwerk van een gebouw. Groot onderhoud vindt plaats op basis van een geactualiseerd onderhoudsplan. Dekking van deze lasten vindt plaats uit de hiervoor gevormde onderhoudsvoorzieningen.

Zowel klein als groot onderhoud houdt of brengt een object in goede, oorspronkelijke staat en is dus niet van invloed op de vooraf bepaalde gebruiksduur (afschrijvingstermijn) van het object. Kosten van onderhoud mogen conform BBV daarom niet geactiveerd worden.

Levensduurverlengende investeringen

Hiervoor geldt expliciet dat ze bijdragen aan een verlenging van de levensduur van het betreffende actief, zoals het renoveren van een gebouw, een nieuw dak, milieu-investeringen of uitbreiding. Deze investeringen kunnen worden geactiveerd.

Investeringen die een significante kwaliteitsverbetering of aanpassingen om te voldoen aan wet- en regelgeving (bijvoorbeeld veiligheidsvoorschriften of duurzaamheidsmaatregelen) worden geactiveerd.

2.5 Activeringsgrens

Uit praktische overwegingen wordt een ondergrens gehanteerd van € 15.000 voor het activeren van investeringen. Investeringen die niet worden geactiveerd worden in één keer ten laste genomen van de exploitatie in het desbetreffende jaar. Als gelijksoortige activa in één keer aangeschaft worden en hiermee de ondergrens wordt overschreden dan wordt de investering geactiveerd. Een uitzondering op de ondergrens vormen investeringen in gronden en terreinen. Deze worden, conform het BBV, altijd geactiveerd.

3.1 Waarderingsgrondslagen

De waardering van activa is van belang, omdat het de basis vormt voor de berekening van de afschrijving. Activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingprijs (artikel 63 BBV).

De definities van de verkrijging- en vervaardigingprijs zijn volgens het BBV:

• –

  De verkrijgingprijs bestaat uit de inkoopprijs en de bijkomende kosten (artikel 63 lid 2 BBV);

• –

  De vervaardigingprijs bestaat uit de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingprijs kunnen ook worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten en de (bouw)rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van dat actief kan worden toegerekend (artikel 63 lid 3 BBV).

Er zijn een aantal uitzonderingen op de hoofdregel:

• –

  voor in erfpacht uitgegeven gronden geldt de uitgifteprijs van eerste uitgifte als verkrijgingsprijs (artikel 63 lid 4 BBV);

• –

  gronden in eeuwigdurende erfpacht worden gewaardeerd tegen registratiewaarde (artikel 63 lid 4);

• –

  van activa waarvan de bestemming verandert, wordt de actuele waarde van de nieuwe bestemming in de toelichting op de balans opgenomen (artikel 63 lid 5);

• –

  bijdragen van derden die in directe relatie staan met het actief worden op de waardering daarvan in mindering gebracht (artikel 62 lid 2);

• –

  voorraden en deelnemingen worden tegen de marktwaarde gewaardeerd indien de marktwaarde lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs (artikel 65 lid 2).

3.2 Afwaarderen activa

Het derde lid van artikel 65 BBV bepaalt dat een actief dat buiten gebruik wordt gesteld wordt afgewaardeerd als de restwaarde lager is dan de boekwaarde.

Bij een volledige buitengebruikstelling wordt het actief afgewaardeerd tot nul dan wel tot de restwaarde als deze redelijkerwijs verwacht kan worden. Wanneer een actief gedeeltelijk buiten gebruik wordt gesteld, dan wordt de afwaardering proportioneel toegepast. Waardeverminderingen van activa worden op het actief zelf in mindering gebracht. Duurzame waardevermindering van vaste activa is onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar.

3.3 Desinvesteren

Op het moment dat een desinvestering (verkoop van het actief) plaatsvindt wordt de boekwinst of het boekverlies incidenteel ten gunste of ten laste van het resultaat van het betreffende jaar gebracht. De mogelijke boekwinst mag, conform de notitie verkrijging/vervaardiging en onderhoud van kapitaalgoederen van de commissie BBV, niet in mindering gebracht worden op een nieuwe investering.

4.1 Inleiding

De lasten van de investeringen die geactiveerd worden bestaan uit afschrijvingen en rente. Die lasten worden kapitaallasten genoemd.

Het kenmerk van vaste activa is dat die gedurende langere tijd kunnen worden gebruikt. De levensduur van vaste activa is echter niet oneindig. Door technische slijtage of economische veroudering neemt de gebruikswaarde af en daarmee de waarde in het economisch verkeer. Het zichtbaar maken van deze waardevermindering van activa wordt afschrijven genoemd.

In artikel 64 lid 1 van het BBV wordt bepaald dat afschrijving onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar geschiedt en dat de jaarlijkse afschrijving wordt bepaald op basis van de verwachte toekomstige gebruiksduur van het actief (artikel 64 lid 3).

In het artikel 64 BBV staan ook de kaders waaraan afschrijvingen moeten voldoen. Een gemeente kan verder zijn eigen invulling geven aan de wijze waarop de afschrijvingen worden bepaald. Zo kan rekening gehouden worden met de restwaarde van de activa aan het einde van de economische looptijd.

Bij het bepalen van de afschrijvingen zijn de volgende twee aspecten van belang:

• –

  de gebruiksduur, die van belang is voor het bepalen van de afschrijvingstermijn;

• –

  afschrijvingsmethode.

4.2 Afschrijvingstermijn

De gebruiks- (of levens)duur van vaste activa wordt bepaald door technische slijtage en economische veroudering. Tussen deze twee soorten levensduur zit verschil, te weten:

• –

  de technische levensduur is de periode waarin het technisch mogelijk is het actief te gebruiken;

• –

  de economische levensduur is de periode waarin het actief naar schatting ook economisch kan worden gebruikt, dat wil zeggen dat de voordelen opwegen tegen de kosten.

Voor het bepalen van de afschrijvingstermijn is voorgeschreven dat het stelsel is afgestemd op de toekomstige gebruiksduur.

Die gebruiksduur is gebaseerd op een schatting; daarom moeten daarvoor richtlijnen worden opgesteld. Die zijn op enkele onderdelen gebonden aan wettelijk voorgeschreven termijnen. Dit betreft voor de immateriële vaste activa:

• –

  het activeren van (dis)agio: de maximale afschrijvingstermijn hiervan is gelijk aan de looptijd van de lening (artikel 64 lid 4);

• –

  de kosten van onderzoek en ontwikkeling: de maximale afschrijvingstermijn hiervan is vijf jaar (artikel 64 lid 5);

• –

  Voor bijdragen aan de activa in eigendom van derden is de afschrijvingsduur maximaal gelijk aan die van de activa waarvoor de bijdrage aan derden wordt verstrekt (artikel 64 lid 6).

De meest effectieve en eenvoudige manier om tot deze richtlijnen te komen is het opstellen van een overzicht waarin per activasoort de gebruiksduur wordt weergegeven. Die gebruiksduur is dan gelijk aan de termijn waarover de activa wordt afgeschreven.

In bijlage 1 bij deze nota is de afschrijvingstabel bijgevoegd, voor de vaste activa worden de afschrijvingstermijnen gehanteerd zoals opgenomen is in deze tabel.

4.3 Afschrijvingsmethode

Per 1 januari 2022 worden alle investeringen afgeschreven volgens de lineaire afschrijvingsmethode, omdat bij lineair afschrijven de kapitaallasten op de lange termijn lager zijn (de jaarlijkse afschrijvingslast is gelijk over de gehele looptijd, terwijl de jaarlijkse rentelast daalt).

4.4 Startmoment van afschrijven

Het is van belang om vast te leggen vanaf welk moment wordt begonnen met het afschrijven op een actief. Het is ongewenst om daarmee te beginnen vanaf het moment dat een krediet is gevoteerd door de gemeenteraad. Het kan immers nog enige tijd duren voordat de desbetreffende investering is gerealiseerd. Daarom start de afschrijving op 1 januari na realisering of aanschaf van het actief. Voorbeeld: actief gerealiseerd op 7 juni 2021, start afschrijving 1 januari 2022.

4.5 Restwaarde

Aan het einde van de afschrijfperiode kan hooguit een boekwaarde overblijven ter grootte van de geschatte restwaarde op basis van het prijspeil op het moment van ingebruikneming. Aangezien activa worden gebruikt en gedurende de afschrijfperiode technisch en economisch verouderen en slijten zal de praktijk meestal zijn dat naar een boekwaarde van nul moet worden afgeschreven. Dit veronderstelt dat het voornemen bestaat om het actief tot het einde van de mogelijke gebruiksduur dus conform de verwachte economische levensduur te benutten.

Activa worden afgeschreven in de periode van de economische levensduur, hetgeen betekent dat er wordt afgeschreven naar een boekwaarde nul.

4.6 Boekwinst en -verlies

De commissie BBV heeft de stellige uitspraak gedaan dat boekwinsten die worden gerealiseerd bij het afstoten van kapitaalgoederen als een incidentele baat in de exploitatie moeten worden verwerkt. Boekwinsten mogen dus niet worden verrekend met de boekwaarde van een actief dat ter vervanging wordt aangeschaft. Hetzelfde geldt voor eventuele boekverliezen die worden gerealiseerd bij het afstoten van activa.

4.7 Het beginsel van toerekening

Op basis van het zogenaamde toerekeningsbeginsel worden afschrijvingen ten laste van de exploitatie gebracht. Dit beginsel betekent dat wordt gezocht naar het juiste moment om kosten te verantwoorden in de exploitatie. In het verlengde van het stelsel van lasten en baten betekent dit dat lasten worden toegerekend aan de periode waarop die betrekking hebben. Dat heeft tot gevolg dat de hele investeringslast niet in één jaar tot uitdrukking wordt gebracht; die lasten worden gespreid over de hele periode dat de activa worden gebruikt. Via afschrijving over die jaren wordt aan dit beginsel tegemoet gekomen. Hoewel in het BBV geen bepaling over dit beginsel is opgenomen moet het wel worden toegepast.

De afschrijvingen worden gebaseerd op de werkelijke boekwaarde per 1 januari van het boekjaar na in gebruik name van het actief.

4.8 Componentenbenadering

Deze benadering houdt in dat verschillende samenstellende delen van één actief afzonderlijk worden gewaardeerd en afgeschreven op basis van het individuele waarde verloop van die delen. Dit omdat de gebruiksduur per deel kan verschillen. Het bedrag van de totale investering moet minimaal € 15.000,- bedragen. Bij toepassen van deze benadering kunnen afzonderlijke vervangingen opnieuw worden geactiveerd.

De toepassing van de componentenbenadering kan worden geïllustreerd aan de hand van het verkrijgen van een gebouw:

• –

  Grond -> niet afschrijven;

• –

  Gebouw -> afschrijving in 40 jaar;

• –

  Installaties (bijvoorbeeld verwarming) -> afschrijving in 15 jaar;

• –

  Inventaris -> afschrijving in 10 jaar.

De componentenbenadering wordt bijvoorbeeld voor investeringen in de riolering toegepast, als onderdeel van het Gemeentelijke Rioleringsplan (GRP).

Bij riolering wordt de volgende indeling gehanteerd:

• –

  Rioolgemaal - bouwkundig: afschrijving 40 jaar;

• –

  Drukrioleringspompen: afschrijving 15 jaar;

• –

  Vrijverval riolering: afschrijving 60 jaar.

Aan alle geactiveerde kapitaaluitgaven wordt rente toegerekend. Dit zijn de lasten die voortkomen uit de financiering van de investering. In de notitie Rente 2017 van de commissie BBV is ingegaan op de verwerking van de rentelasten en –baten in de begroting en jaarstukken. Tevens is opgenomen dat de rentekosten moeten worden toegerekend met behulp van een (rente)omslagpercentage. De basis hiervoor is de boekwaarde per 1 januari van de vaste activa. Het is niet toegestaan om per investering of taakveld te differentiëren in het toe te rekenen rentepercentage. Indien voor een investering projectfinanciering wordt afgesloten vindt toerekening van rente plaats op basis van het rentepercentage behorend bij de financiering.

6.1 Citeertitel

Deze nota wordt aangehaald als de Nota activabeleid gemeente Dijk en Waard 2022.

6.2 Wijziging van de nota

Indien wet- en regelgeving of andere omstandigheden dit vereisen wordt deze nota opnieuw beoordeeld op toepasbaarheid en actualiteit, en waar nodig aangepast.

Intrekken oude verordening en overgangsrecht

6.3 Intrekken oude verordening en overgangsrecht

• –

  De nota activabeleid 2018 van de gemeente Langedijk wordt per 1 januari 2022 ingetrokken;

• –

  De nota vaste activa 2017 van de gemeente Heerhugowaard wordt per 1 januari 2022 ingetrokken.

6.4 Inwerkingtreding

De nota activabeleid gemeente Dijk en Waard 2022 treedt (met terugwerkende kracht) in werking op 1 januari 2022.