Instellingsbesluit adviesraad Rotterdam Maritime Board 2022-2025

1. Er is een adviesraad Rotterdam Maritime Board, hierna te noemen RMB.

1. De RMB heeft tot taak: in samenhang met RMB leden en in overleg met het College of leden daarvan te komen tot essenties en signaleren van onderwerpen in belang van en voor de Rotterdamse Maritieme sector en haar verdere ontwikkeling lokaal, regionaal en (inter)nationaal.

2. De RMB is bevoegd vrijblijvend te adviseren, te signaleren en zelf aanvullende vragen te formuleren en deze te onderzoeken en beantwoorden, indien zij dat dienstig acht aan haar opdracht.

1. De RMB bestaat uit een voorzitter, een dagelijks bestuur bestaande en een general assembly ( ook wel algemene vergadering)) van relevante representaties.

2. Het dagelijkse bestuur bestaat uit minimaal 6 en maximaal 10 leden, waaronder de voorzitter.

3. De general assembly bestaat uit maximaal 40 leden, waaronder het dagelijks bestuur.

4. Uitgangspunten in de samenstelling van de board zijn de weerspiegeling van de volle breedte van de maritieme sector en het belang van meer inclusie en diversiteit.

5. De voorzitter en de andere leden hebben zitting op persoonlijke titel en oefenen hun functie uit zonder last of ruggenspraak.

6. De voorzitter wordt door het College benoemd, de andere leden van het dagelijks bestuur worden vanuit RMB leden, op voordracht van de voorzitter door het College benoemd.

7. De benoeming van de voorzitter geschiedt voor de duur van 2 jaar. De benoeming van de leden geschiedt voor de duur van 4 jaar. Leden kunnen eenmalig worden herbenoemd voor een periode van vier jaar.

8. De voorzitter en overige leden kunnen op eigen verzoek of wegens ongeschiktheid, onbekwaamheid of op andere zwaarwegende gronden, worden geschorst en ontslagen door het College.

9. Bij tussentijds ontslag of overlijden van de voorzitter of een lid kan het college en raad een andere voorzitter of een ander lid benoemen.

10. Het lidmaatschap of het voorzitterschap van de adviesraad eindigt op eigen verzoek van het lid of de voorzitter of automatisch door het verstrijken van de benoemingsperiode.

1. Tot de taken van de voorzitter behoren in ieder geval:

• a.

  Het zorgdragen voor het naar behoren functioneren van de RMB;

• b.

  Het vaststellen van de agenda, in overleg met de secretaris;

• c.

  Het leiden van de vergadering;

• d.

  Het desgevraagd toelichten van een/het advies aan het College.

2. Het contact tussen de RMB en de media verloopt via de voorzitter.

1. Het College voorziet in het (ambtelijk) secretariaat van de adviesraad, inclusief een secretaris.

2. De RMB wordt bijgestaan door een secretaris. De secretaris is geen lid van de RMB, maar neemt wel deel aan de vergaderingen.

3. Het secretariaat draagt zorg voor de inhoudelijke ondersteuning van de adviesraad, voor het organiseren en voorbereiden van de vergaderingen en voor de coördinatie van adviesvragen en ondersteuning bij adviesrapportages.

4. De (ambtelijk) secretaris werkt samen met de voorzitter en legt voor de uitvoering van zijn/haar taak verantwoording af aan het dagelijks bestuur van de RMB.

5. Aan het ambtelijk secretariaat kunnen medewerkers (en/of ondersteuning) worden toegevoegd.

6. Ambtenaren, in dienst van de gemeente Rotterdam, die tot secretaris of medewerker van het secretariaat zijn benoemd, zijn tegenover anderen dan de adviesraad verplicht tot geheimhouding van hetgeen hen in het verband van de werkzaamheden van de adviesraad bekend is geworden.

1. De adviesraad stelt haar eigen werkwijze vast. Deze wordt in een reglement van orde beschreven.

2. In ieder geval:

• a.

  zal de RMB ten behoeve van haar taken 4 keer per jaar bijeenkomen waarvan minimaal twee keer met (vertegenwoordigers van) het College.

• b.

  zal de RMB zal tenminste 1 keer per jaar bijeenkomen met de general assembly. De RMB zal op aangeven van het dagelijks bestuur naar specifieke thema’s veelal in wisselende kleinere groepen bijeenkomen

• c.

  verstrekt de RMB desgevraagd aan het College de voor de uitoefening van haar taak benodigde inlichtingen.

• d.

  ondertekent de voorzitter van de adviesraad het reglement van orde namens het dagelijks bestuur.

• f.

  verantwoordt de RMB haar werkwijze in het eindrapport.

• g.

  kan de RMB zich door andere personen doen bijstaan voor zover dat voor de vervulling van haar taak nodig is.

1. De kosten van de adviesraad komen, voor zover op basis van een goedgekeurde raming, voor rekening van het college. Onder kosten worden in ieder geval verstaan:

• a.

  de kosten voor de faciliteiten van vergaderingen en voor secretariële ondersteuning,

• b.

  de kosten voor het inschakelen van overeengekomen externe deskundigheid,

• c.

  de kosten voor oplevering van tussenrapporten en het eindrapport.

2. De RMB biedt zo spoedig mogelijk na haar instelling een raming aan het College.

1. De vergadering van de commissie is niet openbaar.

2. De adviesraad kan slechts besluiten nemen of adviezen vaststellen indien ten minste 2/3 van de leden inclusief de voorzitter, aanwezig zijn.

3. Bij het staken van de stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

4. Een lid neemt geen deel aan de beraadslaging of besluitvorming over een advies waarbij een conflict of interest zou kunnen spelen en/of dat hij/zij persoonlijk is betrokken bij betreffende onderwerp. De adviesraad kan dit lid gedurende betreffende zaak (tijdelijk) laten vervangen.

1. De adviesraad draagt zorg voor de archiefbescheiden van de RMB.

2. De secretaris van RMB is belast met het beheer van de archiefbescheiden.

3. Na beëindiging van de werkzaamheden draagt de secretaris van RMB de informatie over aan de Directie Stadsontwikkeling die daarmee verantwoordelijk wordt voor de tijdige overbrenging naar het Stadsarchief conform de wettelijke termijn. Voor de bewaring van de over te brengen archiefbescheiden van RMB wordt aangewezen de archiefbewaarplaats van de gemeente Rotterdam.

4. Met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van RMB is belast de archivaris van Rotterdam.