Evenementenbeleid Oegstgeest 2022

1. Inleiding

Evenementen dragen op veel manieren bij aan de aantrekkingskracht van ons dorp, net als aan de werkgelegenheid, het leefklimaat en economische vitaliteit. Evenementen verbinden bewoners, omwonenden, ondernemers en bezoekers met elkaar en zorgen voor de georganiseerde ontspanning voor burgers en bezoekers. De gemeente heeft als taak om een belangenafweging te maken bij het al dan niet verlenen van een vergunning. Dit wordt gedaan aan de hand van het evenementenbeleid.

Het huidige evenementenbeleid is grotendeels in 2011 geformuleerd. Sindsdien zijn hierop verschillende aanpassingen geweest.

Inmiddels vraagt het beleid om aanpassingen op basis van nieuwe inzichten en ontwikkelingen. Zo waren grootschalige evenementen in 2011 nauwelijks aan de orde. Ook zijn onder andere de Klinkenbergerplas en park Landskroon nieuwe locaties die voor evenementenorganisaties interessant zijn. Dat vraagt om een afwegingskader (hoeveel, waar, wanneer en wie?). Daarnaast vragen ontwikkelingen in de regio, bijvoorbeeld op het gebied van veiligheid en het evenementenbeleid van de ons omringende gemeenten, om het doorlichten van ons evenementenbeleid. Maar ook de ontwikkelingen en opgaven op het gebied van duurzaamheid vragen om verankering in het evenementenbeleid.

Bij het opstellen van het evenementenbeleid bleek de verwachting uit het plan van aanpak te kloppen. Hoewel er naar een zo groot mogelijk draagvlak is gestreefd, kon er niet tegemoet gekomen worden aan alle wensen en behoeften. De belangen van diverse stakeholders liepen in sommige gevallen te ver uit elkaar. Zo ervaren sommigen overlast van evenementen, terwijl anderen juist meer evenementen willen. Een aantal standpunten bleek onoverbrugbaar. Mede door deze verwachting was het belangrijk om het proces transparant te laten verlopen en hebben we veel aandacht besteed aan de communicatie en participatie. De spelregels waren vooraf opgesteld en helder, waardoor iedereen wist dat het nieuwe evenementenbeleid ook zou betekenen dat er keuzes gemaakt moesten worden.

De basis van het nieuwe evenementenbeleid zijn de door de raad vastgestelde uitgangspunten (zie hoofdstuk 3), het oude beleid, de APV en de huidige wet- en regelgeving. Daarnaast is er een uitvoerig participatietraject opgezet. De uitkomsten hiervan zijn meegenomen bij het opstellen van het evenementenbeleid.

2. Doelstelling

De in de inleiding beschreven ontwikkelingen en de toename van aanvragen voor evenementen vragen om duidelijke kaders en criteria. Deze zijn opgenomen in het evenementenbeleid. Het doel van het evenementenbeleid luidt als volgt:

3. Uitgangspunten

Oegstgeest is een levendig dorp met een sterk verenigingsleven en daar horen evenementen bij. Evenementen zorgen voor binding binnen de samenleving en zijn een onderdeel van het woon- en leefklimaat. Als gemeenschap heeft Oegstgeest daarom belang bij evenementen.

Bij het organiseren van een evenement komen verschillende belangen kijken: organisatoren, omwonenden van een evenemententerrein, ondernemers, de hulpdiensten en de gemeente. Het is daarom belangrijk een kader voor evenementen te hebben waarin wordt beschreven of en hoe een evenement kan worden georganiseerd.

De volgende uitgangspunten staan de komende jaren centraal voor evenementen in Oegstgeest:

• •

  Gevarieerd evenementenaanbod

  We hechten waarde aan de verscheidenheid van evenementen. Voor zover het binnen de bevoegdheid van het bestuur ligt, zal hier bij de vergunningverlening van evenementen op worden gestuurd. Dit betekent dat we ernaar streven evenementen voor diverse doelgroepen te faciliteren.

• •

  Evenementen voor iedereen

  Elk evenement moet toegankelijk zijn voor iedereen en dus ook voor mensen met beperkingen, zoals ouderen en lichamelijk en verstandelijk beperkten. Kleine aanpassingen in de openbare ruimte of aan voorzieningen kunnen al een groot verschil maken.

• •

  Waarborgen van veiligheid

  Een belangrijke ambitie is het redelijkerwijs waarborgen van veiligheid en openbare orde. We vinden het belangrijk dat een evenement veilig verloopt voor deelnemers en bezoekers. Daarnaast moet er ook voor omwonenden geen onacceptabele overlast zijn. Bij de analyse van een evenement wordt rekening gehouden met de Handreiking Evenementenveiligheid (HEV) 2018. De HEV 2018 is een handreiking van het Instituut Fysieke Veiligheid die wordt gebruikt door gemeenten, veiligheidsregio’s en politie.

• •

  Locaties en maximum aantal evenementen

  Voor de locaties en het aantal evenementen is de verdeling in het huidige evenementenbeleid als basis genomen. Voor evenementen geldt dat de gemeente deze indeelt in de categorie A (regulier evenement), B (aandacht evenement) of C (risicovol evenement). Voor een eerste inschatting van risico’s bij een evenement vindt er een analyse plaats door de gemeente.

• •

  Overlast beperken en daarop handhaven.

  Het houden van evenementen kan tot (een zekere mate van) overlast leiden. We proberen een veelzijdig aanbod van evenementen mogelijk te maken, en tegelijkertijd de onvermijdbare overlast voor de omgeving te beperken. We maken daar afspraken over met organisatoren. Toezicht en handhaving tijdens evenementen waarborgt het naleven van de voorschriften in een evenementenvergunning. Waar het nodig is handhaaft de gemeente intensiever. Op deze manier wordt de overlast voor omwonenden verminderd en de veiligheid van deelnemers en bezoekers vergroot.

• •

  Aandacht voor duurzaamheid

  We stimuleren maatschappelijk verantwoord ondernemerschap, ook bij het organiseren van evenementen. Het stimuleren van duurzaamheid op en rondom evenementen is daarom van belang. De gemeente wil voor evenementen in overleg met de organisatie bekijken op welke wijze een evenement duurzamer kan worden georganiseerd en neemt voorwaarden op in de vergunning die duurzaamheid ten goede komen.

4. Rol van de gemeente

De gemeente Oegstgeest vervult een aantal rollen ten aanzien van evenementen in het dorp:

• •

  Opsteller van beleidsmatige kaders;

• •

  Vergunningverlener;

• •

  Handhaver van openbare orde en veiligheid;

• •

  Aanjager van gewenste evenementen, passend bij het profiel van het dorp;

• •

  Coöperatieve en faciliterende rol.

5. Participatie

Het komen tot een evenementenbeleid is bij uitstek een traject waarbij de participatie van diverse partijen van groot belang is. Bij het opstellen van een evenementenbeleid moeten keuzes gemaakt worden. Dit geldt bijvoorbeeld ten aanzien van levendigheid versus leefbaarheid (welke mate van overlast is acceptabel) en ten aanzien van veiligheid versus flexibiliteit (welk ruimte kun je een organisatie van een evenement bieden zonder dat dit ten koste gaat van de veiligheid). Om tot keuzes te komen heeft de gemeente een breed participatietraject opgezet, waarin enerzijds ruimte is voor de hulpdiensten die de veiligheid moeten garanderen en anderzijds voor betrokkenen zoals bewoners, omwonenden, ondernemers, bezoekers en organisatoren.

Omdat evenementen veel verschillende partijen raken en het leeft in het dorp, zijn belanghebbenden van te voren intensief betrokken om een zo groot mogelijk draagvlak te krijgen voor het beleid. Gezien de verscheidenheid in belangen is hier tijdens de participatie nadrukkelijk aandacht aan besteed.

Het participatietraject is opgezet met behulp de ‘Leidraad voor participatie in Oegstgeest’ die de raad op 25 juni 2020 heeft vastgesteld. Met de Leidraad heeft de raad duidelijkheid gegeven over de wijze waarop we invulling moeten geven aan overheidsinitiatieven, namelijk: inwoners en organisaties zoveel mogelijk mee laten denken en praten bij beslissingen die hen direct raken, waarbij de beslissingsbevoegdheid bij de gemeente blijft. Burgers kunnen participeren volgens vooraf opgestelde kaders, die op basis van de Leidraad doordacht zijn. Dit kader is vormgegeven in het plan van aanpak evenementenbeleid en op 29 oktober 2020 in een raadsmededeling aan de gemeenteraad voorgelegd.

De gehanteerde spelregels zijn gebaseerd op de volgende drie democratische waarden:

• •

  Transparantie – is het proces voor iedereen volgbaar en is de informatie gedeeld?

• •

  Legitimiteit – is zowel in formele als informele zin steun voor het gelopen proces?

• •

  Inclusiviteit – hebben alle belanghebbenden aan tafel gezeten?

De volgende belanghebbenden zijn in het participatietraject als volgt betrokken:

Beslissers:

• •

  Gemeenteraad;

• •

  College.

Stakeholders:

• •

  Bewoners (inwoners, omwonenden evenementenlocaties (inclusief bedrijven/organisaties), bezoekers;

• •

  Ondernemerscollectieven (BIZ Kempenaerstraat, Stichting Winkelgebied Lange Voort, PVOO);

• •

  Ervaringsdeskundigen mensen met een beperking en belangenorganisaties;

• •

  Evenementenorganisatoren;

• •

  Diverse interne disciplines van de gemeente (economie, verkeer, beheer & onderhoud, duurzaamheid, vergunningen, ruimtelijke ordening, openbare orde en veiligheid, handhaving, communicatie);

• •

  Externe adviseurs zoals de omgevingsdienst, GGD en veiligheidsdiensten;

• •

  Natuur en milieuorganisaties;

• •

  Dorpsmarketing Oegstgeest.

Van 18 januari tot 10 februari 2021 hebben alle inwoners van Oegstgeest de mogelijkheid gehad om de enquête over het evenementenbeleid in te vullen. De enquête werd 473 keer ingevuld. De inzet van deze enquête is tevens een vorm van participatie, waarbij we de uitkomsten als beeldvormend beschouwen en ter ondersteuning van/aanvullend op de overige input is.

In maart en april 2021 zijn bijenkomsten met alle stakeholders geweest waarin hun wensen en behoeften zijn opgehaald. De uitkomst van deze gespreken vormt, samen met de vastgestelde ambities en de uitkomst van de enquête, de kaders van het evenementenbeleid.

Naar aanleiding van de input zijn de eerste contouren van het evenementenbeleid opgesteld. In juni 2021 zijn de vertegenwoordigers van alle belanghebbende groepen tegelijk uitgenodigd voor een bijeenkomst. Hier werd de uitkomst van de voorgaande sessie in hoofdlijnen gepresenteerd en kregen de discussiepunten die hieruit zijn gekomen de aandacht. Vanwege de coronamaatregelen is er na de plenaire start gewerkt met drie separate sessies waarbij de verschillende groepen evenredig vertegenwoordigd waren. De uitkomst van deze bijeenkomst is verwerkt in het concept evenementenbeleid. Deze versie is aan de interne organisatie en de veiligheidsdiensten voorgelegd om het op haalbaarheid te toetsen. Vervolgens heeft het college het concept evenementenbeleid vastgesteld en vrijgegeven voor inspraak. Het beleidsstuk heeft in de periode van 29 oktober tot en met 9 december ter inzage gelegen voor inspraak. De ontvangen inspraakreacties zijn verwerkt in de inspraaknota, en waar nodig in het concept evenementenbeleid. Tot slot heeft het college de raad de gelegenheid gegeven haar wensen en bedenkingen te uiten. Hierna heeft het college het beleid definitief vastgesteld.

6. Wettelijk kader

De gemeente mag haar eigen zaken regelen. Zij heeft de zogenaamde “autonome verordenende bevoegdheid inzake aangelegenheden die de eigen huishouding betreffen”. De basis voor het verlenen van een evenementenvergunning en voorwaarden ligt in de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) van de gemeente Oegstgeest.

Daarnaast is op evenementen nog een groot aantal andere (wettelijke) regelingen van toepassing, zoals:

• •

  Algemene wet bestuursrecht

• •

  Gemeentewet

• •

  Alcoholwet

• •

  Wet ruimtelijke ordening

• •

  Wet veiligheidsregio’s

• •

  Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen

• •

  Besluit algemene regels voor inrichtingen milieubeheer (Activiteitenbesluit)

• •

  Zondagswet

• •

  Wegenverkeerswet 1994

• •

  Wet algemene bepalingen omgevingswet (Wabo)

Een aanvraag voor een evenementenvergunning wordt getoetst en kan, op grond van de artikelen 1:8 en 2:25 leden 2 en 3, worden geweigerd in het belang van de openbare orde, openbare veiligheid, volksgezondheid en milieu. Er kunnen ook voorschriften en beperkingen aan een vergunning worden verbonden.

7. Evenement

In artikel 2:24 van de APV wordt omschreven wat onder een evenement wordt verstaan.

7.1 Vergunning of melding

In artikel 2:25 APV is onderscheid gemaakt tussen een evenement waarvoor een vergunning nodig is en waarvoor een melding voldoende is.

7.2 Melding

In artikel 2:25 lid 4 van de APV zijn de vereisten voor een klein evenement vastgelegd.

Indien de aanvraag die vereisten voldoet, is het voldoende dat de aanvrager een melding doet via het formulier voor meldingen op de website van de gemeente.

7.3 Vergunningplichtig evenement

Als een evenement niet voldoet aan de voorwaarden zoals gesteld in artikel 2:25 lid 4 van de APV, dan moet een evenementenvergunning worden aangevraagd. Een evenementenvergunning kan worden aangevraagd door middel van een formulier op de website van de gemeente.

8. Publicatie

Een verleende evenementenvergunning treedt in werking als deze bekend is gemaakt.

De bekendmaking geschiedt door toezending of uitreiking van de vergunning aan de aanvrager.

Alle verleende evenementenvergunningen worden gepubliceerd in de Oegstgeester Courant.

Een melding voor een klein evenement is geen vergunningaanvraag. De reactie op de melding is dan ook geen besluit en hoeft daarom niet bekend te worden gemaakt.

9. Termijnen

Een evenementenvergunning kan digitaal worden aangevraagd via een aanvraagformulier op de gemeentewebsite. De termijn van het indienen van een aanvraag verschilt per categorie van een evenement. Dit is geregeld in artikel 2:25 lid 7 en 8 van de APV.

De aanvraag wordt ondertekend en bevat tenminste, conform artikel 4:2 van de Awb, de naam en het adres van de aanvrager, de dagtekening en een aanduiding van de beschikking die wordt aangevraagd. Uiterlijk binnen twee weken wordt beoordeeld of de aanvraag ontvankelijk is.

Het bestuursorgaan beslist conform artikel 2:25 lid 7 van APV na ontvangst van de volledige aanvraag. Voor de meldingsplichtige evenementen geldt dat de organisator uiterlijk tien werkdagen voorafgaand aan het evenement daarvan melding moet hebben gedaan aan de burgemeester, conform artikel 2:25 lid 4 onder g van APV.

10. Overzicht evenementenlocaties en categorieën

Aan de hand van de risicoscan en de lokale expertise wordt een evenement in een risicoklasse/categorie ingedeeld.

Regulier evenement (A-evenement)

Evenement, waarbij het (zeer) onwaarschijnlijk is dat die gebeurtenis leidt tot risico’s voor de openbare orde, veiligheid, de volksgezondheid of het milieu en maatregelen of voorzieningen vergen van het daartoe bevoegd gezag om die dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken.

Aandacht evenement (B-evenement regulier)

Evenement, waarbij het mogelijk is dat die gebeurtenis leidt tot risico’s voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu en maatregelen of voorzieningen vergen van het daartoe bevoegd gezag om die dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken.

Aandacht evenement (B-evenement risico)

De gemeente kiest dan, in overleg met de hulpverleningsdiensten, tussen de reguliere aanpak of de risico-aanpak. Specifieke veiligheidsrisico’s, het incidentele of nieuwe karakter van een evenement, maar ook bestuurlijke risico’s, kunnen reden zijn om bij een B-evenement de risico-aanpak te hanteren.

Risicovol evenement (C-evenement)

Evenement, waarbij het (zeer) waarschijnlijk is dat die gebeurtenis leidt tot risico’s voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu en maatregelen of voorzieningen vergen van het daartoe bevoegd gezag om die dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken.

Aantal en soort (A/B/C-categorieën) evenementen per locatie (waarvoor een vergunning vereist is):

• -

  Oranje-Nassau: maximaal 14, waarvan maximaal 1 categorie B-risico/C evenement;

• -

  Bloemenbuurt/Voscuyl: maximaal 14, waarvan maximaal 10 Irislaan/ Lange Voort/Lijtweg/Ommevoort waarvan maximaal 1 categorie B-risico/C evenement;

• -

  Oudenhof: maximaal 6, maximaal categorie B- regulier;

• -

  Poelgeest: maximaal 4, maximaal categorie B- regulier;

• -

  Haaswijk/Morsebel/Buitengebied – maximaal 8, waarvan maximaal 1 categorie B-risico;

• -

  Klinkenbergerplas – maximaal 3, waarvan maximaal 2 categorie C;

• -

  Rhijngeest/Rijnfront: maximaal 8, waarvan maximaal 1 categorie B-regulier en maximaal 2 x maximaal categorie C uitsluitend in Park Landskroon;

• -

  Buitenlust – maximaal 5, waarvan maximaal 1 categorie B-regulier.

Hierbij wordt een maximum van 5 vergunningen per organisator gehanteerd. Bij schaarse vergunningen (zie hoofdstuk 12) geldt een maximum van 2 vergunningen per organisator per locatie.

Voor Lange Voort/Irislaan/Irispark/Ommevoort, Lijtweg en het winkelgebied De Kempenaer (de Kempenaerstraat, de Geverstraat en de Terweeweg) geldt een maximum aantal van 15 evenementen waarvoor geen vergunning maar een melding volstaat (kleine evenementen).

11. Meerjarenvergunning

Zowel de omgevingsvergunning als de evenementenvergunning voor A en B-regulier evenementen kunnen verleend worden voor 5 jaar. De voorwaarden die hiervoor gelden zijn:

• •

  Het evenement heeft een stabiel karakter en is gelijk aan voorgaande jaren;

• •

  Aanmelden voor het evenement voor de evenementenkalender dient voor 1 oktober in het aan het evenement voorafgaande jaar te gebeuren;

• •

  Ieder jaar moeten de plannen opnieuw ingediend worden;

• •

  Er vindt jaarlijks een vooroverleg plaats;

• •

  Het stellen van nadere voorschriften of beperkingen aan de evenementenvergunning blijft mogelijk;

• •

  Het evenement heeft minimaal 2 keer eerder plaatsgevonden;

• •

  In deze 2 jaar zijn er geen negatieve ervaringen geweest, zowel met het evenement als met de organisator;

• •

  In deze 2 jaar zijn geen bezwaren tegen een eerdere vergunning voor het evenement gegrond verklaard.

Een vergunning kan worden ingetrokken indien er niet wordt voldaan aan de voorschriften.

12. Schaarse vergunningen

Er is sprake van een schaarse vergunning als het aantal voor een bepaalde locatie in de gemeente te verlenen evenementenvergunningen beperkter is dan de vraag om evenementenvergunningen voor die locatie. De gemeente is verplicht om ten behoeve van de vergunningverlening een transparante procedure te volgen.

De afdeling vergunningverlening APV beoordeelt de aanvragen op basis van het volgende afwegingskader:

• •

  Het evenement is mede gericht op de bezoekers van Oegstgeest;

• •

  De organisator is bij voorkeur lokaal of regionaal;

• •

  Er zijn goede ervaringen met de organisator tijdens eerder georganiseerde evenementen in Oegstgeest;

• •

  Het evenement is gericht op diverse doelgroepen;

• •

  Er is balans tussen continuïteit en vernieuwing van het aanbod.

13. Meerdaagse evenementen

Er worden maximaal 8 meerdaagse evenementen per jaar toegestaan. Daarnaast:

• •

  Kermissen - 1 per jaar van maximaal 8 draaidagen. Alleen op de Lijtweg.

• •

  Circussen – 2 per jaar waarvan 1 voor speciale doelgroepen. De maximale duur van een circus is 4 dagen. De locatie van het reguliere circus is de Lijtweg en van het circus voor speciale doelgroepen is bij de Voscuyl.

Categorie B-risico en C evenementen mogen maximaal 2 dagen duren.

De duur van de op- en afbouw van een evenement is maximaal 7 dagen aaneengesloten. Dit betekent dat een locatie in totaal maximaal 9 dagen als evenementenlocatie in gebruik kan worden genomen.

Meldingsplichtige evenementen mogen maximaal 1 dag duren.

14. Incidentele festiviteiten binnen een inrichting

Voor festiviteiten binnen een inrichting gelden de geluidnormen uit het activiteitenbesluit. Worden deze geluidnormen overschreden, dan is het mogelijk om een melding incidentele festiviteit te doen op grond van artikel 4:3 van de APV. Met deze melding gelden voor een dag ruimere geluidnormen van maximaal 70 dB(A) en 82 dB(C). De ruimere geluidnorm is alleen van toepassing op het bebouwde gedeelte van een inrichting (binnen). Om ook buiten/op het terras geluid ten gehore te mogen brengen moet een ontheffing geluid aangevraagd worden op grond van artikel 4:6 van de APV.

Voorwaarden

• •

  Een melding incidentele festiviteiten mag maximaal zes keer per jaar gedaan worden;

• •

  Hieraan gekoppeld mag maximaal zes keer per jaar een ontheffing geluid aangevraagd worden;

• •

  De aanvrager moet maatregelen nemen om de overlast zoveel mogelijk te beperken.

• •

  Muziek wordt uitsluitend binnen de inrichting ten gehore gebracht.

• •

  Tijdens de festiviteit moeten de ramen en deuren zoveel mogelijk gesloten houden worden.

• •

  De festiviteit moet op zondag t/m donderdag uiterlijk om 24:00 uur beëindigd worden en op vrijdag en zaterdagavond uiterlijk om 01:00 uur.

• •

  De aanvrager moet omwonenden binnen een straal van 50 meter uiterlijk 48 uur voor het begin van de festiviteit inlichten via een brief.

• •

  De aanvrager moet instructies van gemeente, politie, brandweer of ambulancepersoneel altijd opvolgen.

• •

  De aanvrager moet de melding minstens twee weken doen voordat de festiviteit plaatsvindt.

• •

  Het gebruik van een omroepinstallatie wordt beperkt tot het aankondigen van de start en het einde van wedstrijd- of feestonderdelen.

De melding incidentele festiviteiten wordt gedaan via het omgevingsloket.

De ontheffing geluid kan worden aangevraagd via de website van de gemeente.

15. Spreiding evenementen per locatie

Voor de locaties park Landskroon en de Klinkenbergerplas geldt dat er 14 dagen tussen af- en opbouw van opeenvolgende evenementen moet zitten. Dit is de minimale tijd die nodig is voor het herstel van de natuur.

16. Evenementenkalender

Organisatoren, gemeenten, hulpverleningsdiensten, inspecties en andere betrokkenen hebben behoefte aan een overzicht van geplande en vooraangekondigde evenementen met betrekking tot locaties en tijdstippen. Zo kan het leveren van de benodigde capaciteit vanuit de betrokken diensten voor een B- of C-evenement in een ander daglicht komen te staan wanneer dit bijvoorbeeld tegelijkertijd plaatsvindt met een of meerdere andere evenementen in de regio

Een evenementenorganisator kan zich jaarlijks tot 1 oktober aanmelden voor de evenementenkalender van het daarop volgende jaar. Voor het doen van een reservering voor de evenementenkalender kunnen nadere regels worden vastgesteld. Daarna volgt een afweging door de afdeling vergunningverlening APV.

De gemeente doet uiterlijk 1 november opgave van de inhoud van de kalender aan de regionale evenementen-coördinatie van de Veiligheidsregio Hollands Midden (VRHM).

Het college stelt voor 1 januari de evenementenkalender vast. Voor 1 februari dient een vergunning aangevraagd te worden door de melder van een evenement, anders vervalt de plek op de kalender.

Na de vaststelling van de evenementenkalender kunnen geen nieuwe aanvragen voor B- risico en C evenementen (waarvoor extra inzet hulpdiensten nodig is) meer ingediend worden.

De evenementenkalender kan eveneens worden gebruikt voor communicatie naar organisatoren en publiek.

17. Leges en kosten

Voor een evenementenvergunning worden leges en precario in rekening gebracht, conform de Legesverordening en Precarioverordening Oegstgeest. Alle non-profit activiteiten zijn vrijgesteld van de leges.

Leges zijn de kosten die de gemeente maakt om de vergunningaanvraag te behandelen. Precario is een gemeentelijke belasting voor het gebruik van grond. De hoogte van de kosten, is afhankelijk van het soort evenement en hoeveel grond er in gebruik genomen wordt waarop voorwerpen worden geplaatst.

18. Gemeentelijke diensten

18.1 Materialen

De evenementen die sinds een jaar en dag traditie zijn in Oegstgeest worden door de gemeente zoveel mogelijk gefaciliteerd. Hierbij gaat het om mensuren, materialen en schoonmaak. In bijlage 4 is een overzicht bijgevoegd van evenementen die gefaciliteerd worden.

Als de organisator hiertoe in staat is, kunnen de materialen zelf worden opgehaald en worden teruggebracht bij de gemeentewerf. Indien dit niet mogelijk is, zal de gemeente voor de levering en het ophalen zorgen.

18.2 Herstel- en opruimwerkzaamheden

De organisator is verantwoordelijk voor het achterlaten van het terrein en de directe omgeving in de oorspronkelijke staat. Als dit niet is gebeurd, verhaalt de gemeente de kosten van de herstelwerkzaamheden op de organisator. Voor en na elk evenement vindt er een schouw plaats om de staat van het terrein te inspecteren.

19. Veiligheid

De organisator van een evenement is te allen tijde verantwoordelijk voor de veiligheid van de bezoekers van het evenement. Om dit zoveel mogelijk te kunnen waarborgen, dienen maatregelen getroffen te worden. In deze paragraaf wordt hier verder op ingegaan.

19.1 Risicoscan

De VRHM, de politie en de burgemeester maakt onderscheid tussen een A-, B-, of een C-evenement. Om te bepalen in welke categorie een evenement valt, wordt gebruik gemaakt van een risicoscan.

De uitkomst van deze risicoscan bepaalt, samen met de inbreng van lokale kennis en de expertise van de hulpdiensten, de behandelaanpak van het evenement. De hulpdiensten, zoals politie, brandweer en de GHOR, zullen zich in principe alleen inzetten bij incidenten en calamiteiten.

Door voorafgaand aan het evenement de mogelijke risico’s in kaart te brengen, kan worden bepaald of deze tot een acceptabel niveau gereduceerd kunnen worden. Dit kan door het treffen van (preventieve) maatregelen en het stellen van voorschriften aan de evenementenvergunning op basis van de APV. Hierbij kan gedacht worden aan het inzetten van beveiliging en verkeersregelaars.

19.2 Veiligheidsplan

De organisator is conform Kader Evenementenbeleid VRHM verplicht om vanaf een B-evenement een veiligheidsplan in te dienen. Een voorbeeld van een veiligheidsplan, conform het format van de VRHM, is opgenomen in bijlage 2 van dit evenementenbeleid.

In het veiligheidsplan moeten de te treffen maatregelen en afspraken voor het evenement beschreven worden. Het is van belang dat dat de rollen, taken, risico’s en verantwoordelijkheden helder en eenduidig worden beschreven. Door middel van het veiligheidsplan wordt inzichtelijk welke (mogelijke) risico’s het evenement met zich brengt en welke maatregelen de organisator daarop treft.

19.3 Bereikbaarheidsplan

Voor de categorie B-risico en C-evenementen is conform Kader Evenementenbeleid VRHM het bereikbaarheidsplan verplicht. In het bereikbaarheidsplan beschrijft de organisator de aspecten die noodzakelijk zijn voor de bereikbaarheid van het evenemententerrein en de omgeving. De gemeente zal in alle gevallen de plannen daarop toetsen.

Vanuit het veiligheidsplan wordt voor de organisator de verplichting gesteld om bij wegafsluitingen of bij B risico en C evenementen verkeers- en parkeerplan in te dienen. Openbaar vervoer kan een onderdeel van het plan uitmaken. In dit plan staat welke maatregelen de organisator treft met betrekking tot alle verkeer (naar het evenement, tijdens het evenement en na afloop van het evenement, evenals regulier verkeer en alle vervoerswijzen). Het dient minimaal uit een plattegrond te bestaan, waarop de diverse verkeersmaatregelen worden aangegeven. Hierbij moet worden gedacht aan tenminste aan verkeersregulering, verkeerscirculatie, parkeergelegenheid, fietsenstallingen, bebording, route openbaar vervoer en aanrijroutes voor de hulpdiensten.

Het organiseren van evenementen wordt echter zo veel mogelijk georganiseerd op locaties waar het verkeer er geen hinder van ondervindt. Wegafsluitingen worden om deze reden slechts beperkt toegestaan. De organisator moet OV- en fietsgebruik promoten en moet naast een parkeerplan ook fietsenstallingen op strategische pekken bij de ingangen plaatsen. ‘

In bijlage 3 is een checklist opgenomen die als hulpmiddel dient voor het maken van een mobiliteitsplan.

19.4 Brandveiligheid

De brandweer van de VRHM geeft bij evenementenaanvragen advies op het gebied van brandveiligheid. Indien noodzakelijk neemt de gemeente hierover voorschriften op in de evenementenvergunning. De organisator is gehouden deze na te leven.

Bij medlingsplichtige evenementen dient een meldingsformulier “Brandveilig gebruik basishulpverlening overige plaatsen” ingediend te worden (bijlage 6).

19.5 Beveiligingsplan

Bij categorie B-risico en C evenementen is de organisator verplicht een beveiligingsplan aan te leveren. Hierin staat beschreven welke taken de beveiliging moet uitvoeren om de veiligheid te kunnen garanderen.

20. Gezondheid en hygiëne

20. 1 Geneeskundige hulpverleningsorganisatie in de regio (GHOR)

De GHOR adviseert de gemeente over de geneeskundige en gezondheidskunde risico’s van publieksevenementen en over de benodigde maatregelen om publieksevenementen vanuit het gezondheidsperspectief goed te laten verlopen. De GHOR beoordeelt samen met de GGD HM en RAV HM of er specifieke geneeskundige- en/of gezondheidskundige risico’s zijn bij een evenement die de reguliere zorgcontinuïteit in gevaar kunnen brengen. Indien noodzakelijk legt de gemeente per evenement voorschriften op die de organisator moet naleven. Deze voorschriften maken onderdeel uit van de verleende evenementenvergunning.

Op het gebied van hygiëne is er een hygiëne-richtlijn (www.rivm.nl/hygienerichtlijn/evenementen) opgesteld door het Landelijk Centrum Hygiëne en Veiligheid (LVHV). Deze richtlijn kunnen de organisatoren gebruiken om de juiste maatregelen te treffen rondom hygiëne op hun evenementen.

20.2 EHBO

De organisator van een evenement is verantwoordelijk voor de geneeskundige inzet. Afhankelijk van de aard en omvang van het evenement wordt bepaald of en zo ja hoeveel EHBO-ers er ingezet moeten worden.

21. Drank- en voedselverstrekking en genotsmiddelen

21.1 Voedselverstrekking

Gedurende een evenement dienen de aangeboden eet- en drinkwaren te voldoen aan de voorschriften die gesteld zijn door de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA).

De NVWA controleert op evenementen of professionele en particuliere verkopers zich houden aan de hygiëneregels bij het aanbieden van eten en drinken. Bij overtreding kan de NVWA handhavend optreden.

21.2 Ontheffing Alcoholwet

Op 1 juli 2021 is de nieuwe Alcoholwet ingegaan (oude naam: Drank- en Horecawet). Belangrijkste verandering voor de koper is de regel met betrekking tot ‘wederverstrekking’: niet langer mag alcoholhoudende drank op voor publiek toegankelijke plaatsen weggegeven worden aan <18 jaar. Als hier sprake van is kan aan de koper een boete worden opgelegd.

Als bij een evenement zwak-alcoholische dranken worden verstrekt (drank minder dan 15 % alcohol), dient een ontheffing op grond van de Alcoholwet te worden aangevraagd.

Deze ontheffing wordt alleen verleend samen met een evenementenvergunning voor maximaal de duur van het evenement of samen met een standplaatsvergunning voor de maximale wettelijke duur van 12 dagen. Aan deze ontheffing zijn diverse voorschriften en beperkingen gekoppeld. Zo mag er tijdens het evenement geen sterke drank worden verstrekt. Alcoholverstrekking vindt plaats onder toeziend oog van de leidinggevende(n), zoals vermeld in de vergunning, die minstens 21 jaar oud is en niet in enig opzicht van slecht levensgedrag is en er mag geen alcohol worden verstrekt aan personen onder de 18 jaar en aan personen die in kennelijke staat van dronkenschap of onder invloed van een psychotrope stoffen verkeren.

21.4 Handreiking Alcohol

Er is een Handreiking Alcohol opgesteld met hierin handelingsperspectieven als vertaling van het Landelijk Preventie Akkoord naar een Regionaal/Lokaal Preventie Akkoord.

Aandachtspunten hierin zijn:

• 1.

  Geen alcoholverkoop aan jongeren onder de 18. De organisator van het evenement moet daar een plan voor indienen.

  • a.

    Verstrekken van bandjes aan 18-plussers (NIET aan 18-minners, want dan kunnen ze het bandje doorknippen) of verschillende kleuren aan 18+ / 18- ;

  • b.

    Goede leeftijdscontrole door middel van id-check (hier zijn ook apparaatjes voor die snel een groen of rood licht geven);

  • c.

    Controle op doorgeven van alcohol aan 18-minners;

  • d.

    Het doorgeven van alcohol aan 18-minners is strafbaar op grond van Alcoholwet;

  • e.

    Sanctionering voor diegene die op verstrekking aan 18-minners wordt betrapt in de vorm van vergunning intrekken of verwijderen van een evenement.

• 2.

  Niet doorschenken aan mensen onder invloed.

• 3.

  Beschikbaarheid water (gratis).

• 4.

  Blaastesten bij entree, steekproeven (onder invloed geen toegang).

• 5.

  Trainen barpersoneel; IVA-training (Instructie Verantwoord Alcoholschenken) en EHDBU (Eerste Hulp bij Drank- en Drugsincidenten in het uitgangscircuit)

• 6.

  Communicatie van de regels met betrekking toto alcohol naar de bezoekers bij de entree en binnen.

22. Drugs

Net zoals bij alcoholgebruik dient een organisator over drugsgebruik te communiceren in de huisregels voor en tijdens het evenement. Bijvoorbeeld al voorafgaand aan een evenement bij kaartverkoop.

Bij het aantreffen van harddrugs tijdens evenementen, geldt in Oegstgeest een ‘zerotolerance’ beleid en moet gehandeld worden volgens het beleid zoals dit door het Openbare Ministerie is vastgesteld. Dit betekent dat indien een geringe hoeveelheid harddrugs bestemd voor eigen gebruik wordt aangetroffen, deze in beslag wordt genomen en ter vernietiging aan de politie wordt overgedragen. Als er sprake is van het in bezit hebben van een grotere hoeveelheid ten behoeven van verkoop dan wel voor eigen gebruik, wordt tevens overgegaan tot aanhouding van de verdachte. Hierover worden voorafgaand aan het evenement duidelijke afspraken gemaakt tussen de politie, de organisatie en de beveiliging.

23. Lachgas

De verkoop en het gebruik van lachgas of het bij zich hebben van lachgaspatronen met als doel om dit als lachgas te gebruiken bij evenementen kan een risico vormen voor de openbare orde en de openbare veiligheid. Het gebruik van lachgas, al dan niet in combinatie met alcohol, kan gevaarlijk zijn en daarom ook een risico vormen voor de openbare orde, de openbare veiligheid en de volksgezondheid.

De verkoop en het gebruik van lachgas op en in de nabijheid van een evenementenlocatie is daarom niet toegestaan. Dit wordt ook als vergunningvoorschrift opgenomen.

24. Eindtijden evenementen

Evenementen dragen bij aan de aantrekkingskracht van het dorp en verbinden inwoners, ondernemers, bezoekers en toeristen met elkaar. Zij mogen echter niet ten koste gaan van de leefbaarheid. Er dient rekening gehouden te worden met de belangen van zowel organisatoren en bezoekers, als met de belangen van omwonenden.

Voor de vergunningplichtige evenementen gelden de volgende tijden:

• •

  Maandag-donderdag tot 22:00 uur;

• •

  Vrijdag en Zaterdag tot 23:00 uur;

• •

  Zondag van 13:00 uur tot 20:00 uur;

• •

  Nationale feestdagen tot 23:00 uur.

Een half uur voor het verstrijken van de eindtijd van het evenement dient de verstrekking van (alcoholische) dranken en eetwaren te worden beëindigd.

Voor een klein evenement (meldingsplichtig) gelden de volgende tijden:

• •

  Maandag tot en met vrijdag tussen 9:00 uur en 23:00 uur;

• •

  Op zaterdag tussen 9:00 uur en 00:00 uur;

• •

  Op zondag tussen 13:00 uur en 23:00 uur.

Tijdens Koningsnacht geldt een maximum eindtijd van 01:00 uur. Tijdens de jaarwisseling (van 31 december tot 1 januari) geldt een maximale eindtijd van 02:00 uur.

Deze eindtijden gelden voor alle activiteiten gedurende het evenement. Een half uur voor het verstrijken van de eindtijd is het voor categorie B en C evenementen niet meer toegestaan om muziek ten gehore te brengen en etenswaren en drank te verstrekken.

25. Geluid

Voor evenementen in de openbare ruimte dient het belang van het organiseren van een evenement te worden afgewogen ten opzichten van het belang van het beperken en voorkomen van geluidoverlast voor de omgeving. Daarnaast dient rekening gehouden te worden met het voorkomen van mogelijke gehoorschade bij de bezoekers.

Op het punt van de geluidoverlast wordt de gemeente geadviseerd door de Omgevingsdienst (zie bijlage 6).

Bij vergunningverlening voor evenementen in de openbare ruimte wordt de onderstaande onderverdeling van geluidnormen bij woningen gehanteerd. De vergunningen van de evenementen (vermeld onder punt 2 en 3 hieronder) vragen om maatwerk (voorschriften) en de omgevingsdienst adviseert daarover.

De onderverdeling van evenementen en geluidnormen bij vergunningverlening is als volgt:

• 1.

  Als onderste drempelwaarde gelden verwachte geluidniveaus bij woningen die lager zijn dan 70 dB(A) en 82 dB(C). Bij deze evenementen zijn, na een enkele controle door de Omgevingsdienst van de uitgangspunten uit de aanvraag geen verdere maatregelen of onderzoeken noodzakelijk/gebruikelijk en is het onderdeel geluid meestal vergunbaar.

• 2.

  De te vergunnen verwachte geluidniveaus bij woningen bedragen ten hoogste 70 à 75 dB(A) en 82 á 87 dB(C). De aanvrager levert hierbij met behulp van haar audiotechnicus een geluidprognose bij woningen en een bijbehorende lijst met normen op praktisch gekozen tussengelegen referentiepunten. Dit kan het beste omschreven worden als het plan/de strategie van de aanvrager op het gebied van de handhaving. Dit dient voor vergunningverlening door de Omgevingsdienst te worden goedgekeurd.

  Indien bij een organisator de knowhow voor het opstellen van een dergelijke geluidprognose niet aanwezig is dan kan zij vóór het indienen van de aanvraag contact opnemen met het cluster geluid van de Omgevingsdienst voor ondersteuning bij het opstellen hiervan.

  Binnen het kader van de handhaving kan in overleg gezamenlijk gebruik worden gemaakt van het meetsysteem voor permanente geluidmonitoring van de Omgevingsdienst. Indien dit systeem niet beschikbaar is, dan kan er, indien voorradig, een reguliere (handbediende) geluidmeter bij de Omgevingsdienst worden geleend.

• 3.

  Aanvragen met verwachte geluidniveaus bij woningen hoger dan 75 dB(A) of 87 dB(C) dienen uitsluitend te worden toegestaan voorzien van een rapport van een akoestisch adviesbureau (geen audiotechnicus) met een gedegen aanvullende motivatie. Naast de indieningsvereisten zoals aangegeven bij evenementen onder punt 2 dienen bij deze evenementen (onder punt 3) in het rapport ook zaken als de optimale opstelling van het podium, (slimme) speakersystemen en andere geluidbeperkende maatregelen (zoals afscherming door containers/doeken etc.) binnen het kader van de toetsing aan ‘Best Beschikbare Technieken’ (BBT) aan bod te komen. Alle genoemde vereiste informatie dient deel uit te maken van de aanvraag en voor vergunningverlening door de Omgevingsdienst te worden goedgekeurd.

Om de geluidhinder vanwege lage frequentie (bassen) zoveel mogelijk te voorkomen dient de geluidemissie in de octaafbanden 63 Hz en lager doelmatig weggefilterd te worden.

Deze geluidnormen hebben betrekking op het invallend geluidniveau (exclusief gevelreflectie) over een meetduur van één minuut in de dag- of avondperiode op een afstand van 2 meter voor de maatgevende gevel van een woning. Zoals gebruikelijk bij de beoordeling van muziekgeluid wordt er geen bedrijfsduurcorrectie op het gemeten geluidniveau toegepast. Aangezien het hier gaat om de toetsing aan normen die zijn opgesteld speciaal voor muziekgeluid, wordt op het gemeten geluidniveau de strafcorrectie voor muziekgeluid (de muziektoeslag) eveneens niet toegepast. De muziektoeslag is namelijk reeds in de norm verwerkt.

In de praktijk worden door de Omgevingsdienst bij een groot deel van de evenementen in Oegstgeest controles (geluidmetingen) verricht. De consequenties van overtreding van de geluidvoorschriften in de vergunning worden door de gemeente vastgesteld in een sanctiebesluit.

Tijdens nationale feestdagen zoals Koningsdag en de 5-meiviering worden er midden in steden evenementen georganiseerd. Hoge geluidniveaus bij woningen zijn in heel het land op dit soort dagen gebruikelijk. Deze evenementen kennen een groot maatschappelijk draagvlak. Op die dagen wordt door omwonenden doorgaans eerder geaccepteerd dat er feesten zijn en accepteert men sneller een hoger geluidniveau (en een hogere geluidnorm). Grote maatschappelijke relevantie is een goede motivatie om een hoger niveau toe te kennen. De evenementen tijdens nationale feestdagen in Oegstgeest worden breed gedragen door de bevolking, kennen een traditioneel karakter en kenmerken zich doordat ze op zeer korte afstand van woningen plaatsvinden. De gemeente stelt dat deze evenementen in Oegstgeest gewenst zijn en vindt het daarom verdedigbaar om op die dagen een ruimere norm te hanteren dan aangegeven in de onderverdeling hierboven. Een dergelijk evenement heeft een ruime norm nodig om zijn doel te bereiken.

Bij vragen over het woon- en leefklimaat tijdens nationale feestdagen, kan de Omgevingsdienst onderzoek doen naar de optredende geluidniveaus in de woning om de mogelijke hinder te beoordelen.

27. Activiteiten in de lucht

27.1 Oplaten ballonnen

Op grond van artikel 4:9a van de APV is het oplaten van ballonnen verboden. Specifiek voor een evenement wordt dit ook als voorschrift in de vergunning opgenomen.

27.2 Vuurwerk bij evenementen

Als vuurwerk wordt afgestoken tijdens een evenement, moet hiervoor een melding gedaan worden bij de provincie Zuid-Holland. Dit kan via de website van de Omgevingsdienst West-Holland. Of de vergunning verleend wordt, is afhankelijk van het soort en de hoeveelheid vuurwerk. Het afsteken hiervan dient sowieso te gebeuren door een erkend en gecertificeerd bedrijf.

Het afsteken van consumentenvuurwerk tijdens een evenement is, met uitzondering van de jaarwisseling, niet toegestaan.

28. Communicatie met omwonenden

De organisator van een evenement dient, direct na ontvangst van de vergunning, omwonenden (bewoners en bedrijven) van de locatie waar het evenement plaatsvindt te informeren over de aard, duur en omvang van de te houden activiteiten door middel van het verspreiden van een brief/flyer. Hierin is onder andere opgenomen met wie omwonenden contact kunnen opnemen met vragen of in geval van overlast.

29. Evenementen voor iedereen

Elk evenement moet toegankelijk zijn voor iedereen en dus ook voor mensen met beperkingen, zoals ouderen en lichamelijk en verstandelijk beperkten. Kleine aanpassingen in de openbare ruimte of aan voorzieningen kunnen al een groot verschil maken. In de bijlage 1 bij deze nota is een checklist toegankelijkheid evenementen opgenomen. Deze checklist dient als een hulpmiddel voor de evenementenorganisatoren om evenementen meer inclusief te maken.

30. Duurzaamheid

De gemeente Oegstgeest stimuleert maatschappelijk verantwoord ondernemerschap, ook bij het organiseren van evenementen. Het stimuleren van duurzaamheid op en rondom evenementen is een speerpunt.

Het gebruik van de duurzame glazen met statiegeld bij evenementen op beheersbare terreinen (op één locatie, zonder loopverkeer) is per 1 januari 2021 verplicht in Oegstgeest. Deze maatregel vermindert de hoeveelheid (zwerf)afval en gaat het gebruik van (wegwerp)plastic en de wegwerpcultuur tegen.

Met ingang van het nieuwe beleid worden alle organisatoren van een evenement verplicht om met duurzame glazen met minimaal € 1,- statiegeld te werken.

Deze maatregel geldt ook voor evenementen met minder dan 200 personen, met uitzondering van straatfeesten/buurtbarbecues en A-evenementen met een niet-commercieel karakter. Deze dienen voor het schenken van dranken te werken met duurzame glazen, maar hoeven hier vanwege het kleinschalige, niet commerciële karakter geen statiegeldsysteem voor in te zetten.

Ook als er geen wateraansluiting/-afvoer aanwezig is, is het werken met duurzame glazen verplicht.

31. Levende dieren

In wetgeving worden beperkingen gesteld aan de mogelijkheden om dieren te gebruiken bij evenementen en wedstrijden. Het laten optreden van wilde dieren in circussen is landelijk verboden. Ook is het verboden om dieren als prijs, beloning of gift uit te reiken, dierengevechten te organiseren of bij een dier pijn of letsel te veroorzaken of zijn gezondheid of welzijn aan te tasten.

32. Toezicht en Handhaving

32.1 Handhaving

Zoals in hoofdstuk 18 beschreven, is de organisator van een evenement te allen tijde verantwoordelijk voor de veiligheid van de bezoekers van het evenement. De organisator moet bij zijn vergunningsaanvraag een veiligheidsplan indienen. Hierin wordt onder andere in opgenomen welke maatregelen de organisator treft om het evenement zowel op het terrein als buiten het terrein met zo min mogelijk overlast en veilig te laten verlopen. Hulpdiensten bepalen, aan de hand van het veiligheidsplan, welke inzet nodig is. Er wordt maatwerk per evenement toegepast.

De gemeente is in algemene zin verantwoordelijk voor de openbare orde. Vanuit die hoedanigheid verbindt de burgemeester voorschriften aan een vergunning. De organisator is verplicht deze na te leven. De gemeente dient als eindverantwoordelijke voor de openbare orde en leefbaarheid te controleren of de vergunninghouder de opgelegde voorschriften naleeft.

Uitgangspunt hierbij is dat handhaving bij evenementen een uitzondering moet zijn. Er wordt vooral een beroep gedaan op eigen verantwoordelijkheid van de organisatoren om het evenement in goede banen te leiden.

Bij overtreding wordt, afhankelijk van het voorschrift dat wordt overtreden, in de meeste gevallen bij een eerste overtreding van een vergunningsvoorschrift de organisator hierop mondeling aangesproken.

Wordt tijdens het evenement dezelfde overtreding opnieuw geconstateerd, dan kan een last onder dwangsom worden opgelegd. Bovendien kan bij het herhaaldelijk overtreden van vergunningsvoorschriften worden overwogen of er negatief wordt beslist op een nieuwe aanvraag van de desbetreffende organisator.

Indien kort voorafgaand aan een evenement alsnog wordt geconstateerd dat de veiligheid van bezoekers en/of deelnemers niet voldoende kan worden gegarandeerd, kan de verplichting worden opgelegd eerst nadere maatregelen te treffen of kan een eventueel reeds verleende vergunning alsnog worden ingetrokken, waardoor het evenement niet door kan gaan.