Uitvoeringsnotitie behorende bij het Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Enschede

Ondertekening

BIJLAGE 1 Uitnodigingsbeleid onderhandse procedure civiel- en cultuurtechnische werken

Inleiding

Deze bijlage beschrijft hoe de gemeente Enschede op basis van objectieve criteria, ondernemingen uitnodigt voor enkelvoudig en meervoudig onderhandse aanbestedingen die betrekking hebben op civiel- en cultuurtechnische werken en van de afdeling Stadsingenieurs en Ontwerp van de gemeente Enschede.

Met de inwerkingtreding van de Aanbestedingswet 2012 (Aw2012) en de daaruit volgende jurisprudentie is een aanbestedende onderneming, zoals de gemeente Enschede, verplicht om op objectieve wijze tot selectie van marktondernemingen te komen. Niet alleen openbare aanbestedingen, maar ook onderhandse aanbestedingen vallen onder de Aanbestedingswet 2012, de Gids Proportionaliteit en het ARW 2016 (voor werken).

De gemeente Enschede hanteert de volgende inkoopprocedures bij werken, gekoppeld aan de hoogte van de opdrachtwaarde:

De Gids Proportionaliteit (voorschrift 3.4B), schrijft voor dat bij een meervoudig onderhandse aanbesteding de aanbestedende dienst tenminste 3 en maximaal 5 ondernemingen uitnodigt voor het uitbrengen van een offerte. Artikel 1.4 Aw stelt dat de aanbestedende dienst de ondernemingen die zij uitnodigt, kiest op basis van objectieve criteria. Bovendien moet de aanbestedende dienst op verzoek van een deelnemende onderneming de motivering van die keuze kunnen verstrekken.

Gehanteerde methode

Gemeente Enschede hanteert als selectiemethode enkele groslijsten in combinatie met een lotingssystematiek.

Doel lotingsystematiek

Met de lotingsystematiek streeft gemeente Enschede naar:

Een transparant en uitlegbaar selectieproces voor onderhandse uitvragen;

• •

  waarbij op een gestructureerde en objectieve wijze geschikte ondernemingen worden uitgenodigd een offerte uit te brengen, en;

• •

  waarbij ondernemingen worden ingezet op opdrachten die bij hun expertise passen, en;

• •

  waarbij de nadruk ligt op het stimuleren van het regionaal midden- en kleinbedrijf, maar alle marktondernemingen een kans hebben om opdrachten voor de gemeente Enschede uit te voeren.

Daarbij geldt dat de gekozen methode simpel, opschaalbaar, onderhoudbaar, meetbaar en transparant is. Er wordt gebruik gemaakt van (standaard) applicaties bij de ondersteuning van de registratie en de loting.

Scope

Deze selectiemethode is alleen van toepassing op de enkelvoudig en meervoudig onderhandse aanbesteding van civiel- en cultuurtechnische werken en aan deze werken gerelateerde diensten en leveringen van de afdeling Stadsingenieurs en Ontwerp van de gemeente Enschede.

In een later stadium kunnen andere afdelingen van gemeente Enschede of andere opdrachtgevers in de nabije omgeving (andere gemeenten, provincie, waterschap) op deze methode aansluiten. De methode zal indien daar aanleiding toe is -maar minstens jaarlijks- worden geëvalueerd.

1.1.Wat zijn groslijsten

Groslijsten zijn lijsten met potentiële leveranciers die mee willen doen op opdrachten die Gemeente Enschede aanbesteedt. Op de groslijsten staan ondernemingen die zich voor de lijst hebben aangemeld. Stadsingenieurs & Ontwerp van de gemeente Enschede hanteert de volgende groslijsten:

• 1.

  Aanleg riolering en persleidingen;

• 2.

  Aanleg, grootschalig onderhoud en herinrichting van asfalt;

• 3.

  Aanleg, grootschalig onderhoud en herinrichting van bestrating.

Doelstellingen Gemeente Enschede

Een onderneming wil in het algemeen gevraagd worden voor werken waar hij goed in is; de gemeente wil graag de geschikte ondernemingen uitnodigen. Daarom moeten ondernemingen bij het aanmelden voor groslijsten hun geschiktheid aantonen door middel van het overleggen van referenties en eventuele vereiste certificaten. Dit kan bij meer gespecialiseerde/specifieke opdrachten worden aangevuld met extra eisen.

1.2.Procedure aanmelden en toelaten tot groslijsten

Algemene bepalingen voor aanmelden

• •

  Ondernemingen kunnen zich doorlopend op ieder gewenst moment aanmelden voor de groslijsten.

• •

  Voor de geschiktheidseisen en uitsluitingsgronden per groslijst, zie 1.4.

• •

  Wanneer de gemeente Enschede vaststelt dat een onderneming niet aan de vastgestelde eisen voor deelname voldoet, doet de gemeente daarvan mededeling. De afwijzing wordt gemotiveerd en de onderneming heeft de mogelijkheid om de tekortkoming te herstellen danwel zich later opnieuw aan te melden met de juiste gevraagde documenten (referenties, certificaten, etc.).

• •

  Een onderneming die niet aan de eisen voldoet, wordt niet toegevoegd aan de groslijst. De onderneming krijgt daardoor geen uitnodiging tot inschrijving.

• •

  Door zicht aan te melden voor een groslijst verklaart de onderneming zich akkoord met de voorwaarden die verbonden zijn aan deze procedure.

• •

  Alle geplande opdrachten worden gepubliceerd op de website van gemeente Enschede. Niet op de groslijst vermelde bedrijven die interesse hebben in de opdracht krijgen daarmee de gelegenheid om zich alsnog aan te melden voor de groslijst via de website van de gemeente Enschede.

Voorwaarden

Door zich aan te melden verklaart de onderneming zich akkoord met de volgende voorwaarden:

• •

  Als een onderneming onderdeel is van een concern en er een andere onderneming van het betreffende concern op de groslijst staat of geplaatst wil worden, dan wordt deze onderneming pas toegelaten op de groslijst(en) als de ondernemingen op verzoek van de gemeente kunnen aantonen dat alle ondernemingen uit dit concern onafhankelijk van elkaar kunnen inschrijven op werken. De bewijslast hiervoor ligt bij de inschrijver.

Uitsluitingsgronden voor deelname

Bij constatering van onderstaande gevallen worden ondernemingen verwijderd van de groslijst:

• •

  Ondernemingen op wie één of meer van de uitsluitingsgronden van toepassing zijn.

• •

  Ondernemingen die bij de uitoefening van hun beroep een ernstige fout hebben begaan, waarvoor de onderneming is veroordeeld. Conform art. 7.7.7.c van het ARW 2016 kan dit zijn wanneer de onderneming gedurende de uitvoering van een opdracht onrechtmatig heeft gehandeld, of zijn contractuele verplichtingen niet is nagekomen.

• •

  Ondernemingen die niet meer aan de gestelde geschiktheidseisen voldoen, bijvoorbeeld doordat een certificaat of referentie is verlopen.

De verwijdering van de groslijst wordt schriftelijk en gemotiveerd kenbaar gemaakt aan de betreffende onderneming. Degene die tegen de beslissing tot het niet toelaten of verwijdering op de groslijsten in rechte wenst op te komen, moet binnen een vervaltermijn van 20 kalenderdagen na verzenddatum van de genoemde mededeling een kort geding bij de bevoegde rechtbank aanhangig maken.

In voorkomend geval een onderneming wordt overgenomen of een onderneming na een faillissement een doorstart maakt, kan deze onderneming zijn plaats op de groslijst behouden door via een “conformiteitsverklaring” aan te geven dat de onderneming nog steeds voldoet aan de hierboven gestelde eisen en voorwaarden.

1.3. Selectiemethode

De gemeente Enschede selecteert als volgt:

• 1.

  Per opdracht bepaalt de gemeente binnen welke groslijst de opdracht valt.

• 2.

  De gemeente toetst de interesse van de bedrijven (binnen die groslijst) voor de specifieke opdracht. Hierbij wordt vermeld om welk project het gaat, wat de geraamde opdrachtwaarde is en welk gunningscriterium wordt gehanteerd.

• 3.

  Alle geïnteresseerden die zich - tijdig en conform de geldende procedure - kenbaar hebben gemaakt, maken kans op een uitnodiging voor de aanbesteding.

• 4.

  Er wordt geselecteerd en/of geloot onder ondernemingen die geschikt en geïnteresseerd zijn Zie onderstaand kopje ‘selectie en loting’ op basis waarvan er geselecteerd/geloot wordt.

• 5.

  Alle ondernemingen ontvangen de uitslag van de selectie/loting.

• 6.

  De ingelote ondernemingen worden uitgenodigd om een inschrijving te doen.

Regionaal of nationaal - Vestigingsplaats van de onderneming

De selectiemethode houdt rekening met de vestigingsplaats van de onderneming. Om te bepalen of een onderneming regionaal of nationaal is, wordt uitgegaan van het feitelijke vestigingsadres van de onderneming. Een regionale onderneming is een onderneming met een feitelijk vestigingsadres in de regio Twente2

Een landelijke onderneming is een onderneming met een feitelijk vestigingsadres in Nederland (dus ook de regionale onderneming).

Bij selectie van 1 onderneming – enkelvoudig onderhands

Bij een enkelvoudig onderhandse procedure wordt handmatig geselecteerd uit de regionaal gevestigde geïnteresseerden. Hierbij wordt, daar waar mogelijk, rekening gehouden met ondernemingen die in het bezit zijn van het Werkpakt keurmerk.

Bij selectie van 3 ondernemingen – meervoudig onderhands

Bij drie uit te nodigen ondernemingen wordt als volgt geloot:

• 1.

  Onderneming 1 wordt handmatig geselecteerd uit de regionaal gevestigde geïnteresseerden;

• 2.

  Onderneming 2 wordt geloot uit de regionaal gevestigde geïnteresseerden;

• 3.

  Onderneming 3 wordt geloot uit alle geïnteresseerden.

Bij selectie van 5 ondernemingen – meervoudig onderhands

Bij vijf uit te nodigen ondernemingen wordt als volgt geloot:

1. Onderneming 1 wordt handmatig geselecteerd uit de regionaal gevestigde geïnteresseerden;

2. Onderneming 2 wordt handmatig geselecteerd uit de regionaal gevestigde geïnteresseerden;

3. Onderneming 3 wordt geloot uit de regionaal gevestigde geïnteresseerden;

4. Onderneming 4 wordt geloot uit alle geïnteresseerden;

5. Onderneming 5 wordt geloot uit alle geïnteresseerden.

Hoe vindt handmatige selectie plaats?

Bij handmatige selectie wordt voor de start van de interessepeiling in overleg met het afdelingshoofd van de afdeling Stadingenieurs en Ontwerp bepaald en vastgesteld welke onderneming handmatig wordt geselecteerd. Bij de handmatige selectie motiveert de gemeente waarom deze onderneming(en) handmatig is/zijn geselecteerd. Hierbij wordt rekening gehouden met de hoeveelheid uitnodigingen die een onderneming het afgelopen kalenderjaar al heeft ontvangen en of een onderneming in het bezit is van het Werkpakt keurmerk.

1.4Uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen

Om op de groslijst opgenomen te worden, moeten de ondernemingen voldoen aan onderstaande geschiktheidseisen en mogen onderstaande uitsluitingsgronden niet op de onderneming van toepassing zijn. Alle ondernemingen die zich aanmelden voor een groslijst en voldoen aan de aanmeldingsvereisten worden toegelaten.