Beleidsregel van Gedeputeerde Staten van de provincie Utrecht van 2 november 2021 (8232FEDA) houdende regels inzake de wijze de bepaling van de subsidiabele kosten bij exploitatiesubsidies

Geldend van 01-04-2022 t/m 16-12-2022

Intitulé

Beleidsregel van Gedeputeerde Staten van de provincie Utrecht van 2 november 2021 (8232FEDA) houdende regels inzake de wijze de bepaling van de subsidiabele kosten bij exploitatiesubsidies

Paragraaf 1 Bereik en inwerkingtreding

Artikel 1.1 Toepassingsbereik

De beleidsregel is van toepassing op alle exploitatiesubsidies die vallen onder het toepassingsbereik van de Algemene Subsidieverordening Provincie Utrecht en de Beleidsregel leidraad exploitatiesubsidies en in andere gevallen waarin (delen van) deze verordening en leidraad van toepassing zijn verklaard. De beleidsregel is niet van toepassing in zoverre toepassing van de beleidsregel in strijd is met een verordening of andere hogere regelgeving.

Artikel 1.2 Definitie exploitatiesubsidie

Een exploitatiesubsidie wordt verstrekt voor het uitvoeren van de reguliere activiteiten van een aanvrager. (Zie AsvpU artikel 1.1 en paragraaf 3.1 3e lid). Reguliere activiteiten zijn activiteiten die doorlopend en voor onbepaalde tijd worden uitgevoerd.

Artikel 1.3 Inwerkingtreding

De beleidsregel treedt in werking per 1 april 2022, of een dag na publicatie in het Provincieblad indien dit later is.

Paragraaf 2 Subsidiabele kosten exploitatiesubsidies

Artikel 2.1 Inleiding

Voor exploitatiesubsidie komen de redelijk gemaakte kosten door de aanvrager in aanmerking die verbonden zijn met de uitvoering van de subsidiabele activiteit.

Met redelijke kosten worden de kosten bedoeld die in redelijke verhouding staan tot de subsidiabele activiteit.

Met verbonden kosten worden bedoeld de kosten voor goederen, diensten of inzet van eigen personeel die gedurende de exploitatieperiode worden ingezet voor de uitvoering van de subsidiabele activiteiten.

Voor inzet eigen personeel wordt de geldende CAO aangehouden voor lonen en werkbare uren en wanneer niet van toepassing volgens een vergelijkbare CAO.

Bij een aanvraag voor een exploitatiesubsidie mag de integrale kostensystematiek (IKS) worden toegepast. IKS is een manier om directe en indirecte kosten toe te rekenen aan kostendragers, zoals arbeidsuren of machine-uren. De IKS-berekening (inclusief uitgangspunten) wordt vooraf, tezamen met de subsidieaanvraag, voor akkoord aan de provincie voorgelegd. De IKS kan vanaf 1 april 2022 niet tevens meer gehanteerd worden bij het aanvragen van projectsubsidies. Voor deze aanvragen is vanaf 1 april 2022 de beleidsregel subsidiabele kosten projectsubsidies van toepassing. Voor organisaties die de integrale kostensystematiek toepassen en reeds een subsidieverlening hebben ontvangen voor de periode 2021 tot en met 2024 geldt een overgangsperiode. Deze overgangsperiode houdt in dat deze organisaties de IKS-tarieven nog kunnen hanteren bij projectaanvragen waarbij de projectactiviteiten uiterlijk 31 december 2024 afgerond moeten zijn.

Artikel 2.2 Kosten van verbruikte materialen en hulpmiddelen

De kosten van verbruikte materialen en hulpmiddelen worden berekend op basis van aanschafprijzen.

Artikel 2.3 Kosten inhuur

Ten aanzien van inhuur derden geldt een maximale subsidiabele bijdrage in het uurtarief van € 130,- per uur excl. BTW. Jaarlijks wordt door PS in de kadernota besloten over de toepassing van indexeringen voor loon- en prijsontwikkelingen. Het maximale uurtarief van € 130,- zal jaarlijks worden aangepast op de index voor prijsontwikkeling. De opgegeven kosten voor inhuur derden worden tevens op redelijkheid getoetst aan de hand van de thans geldende Prijzen en Tarievengids voor ZZP-ers. In deze gids wordt afhankelijk van de ervaring per functie een bandbreedte aangegeven voor minimale en maximale tarieven.

Paragraaf 3 Niet subsidiabele kosten exploitatiesubsidies

De volgende kosten worden geacht niet noodzakelijk te zijn voor de uitvoering van de subsidiabele activiteiten en zijn derhalve niet subsidiabel (niet limitatief):

  • a.

    Bestuurlijke, fiscale of andere sancties en boetes;

  • b.

    BTW als deze met de fiscus of via het BTW-compensatiefonds kan worden verrekend.

Paragraaf 4 Verantwoording kosten/reserveringen

  • 1.

    De subsidiabele kosten worden berekend op basis van een voor de subsidieontvanger gebruikelijke en controleerbare methode, die is gebaseerd op bedrijfseconomische grondslagen en normen die in het maatschappelijk verkeer als aanvaardbaar worden beschouwd en die de subsidieontvanger stelselmatig toepast.

  • 2.

    Indien sprake is van een meerjarige verlening dient de subsidieontvanger na afloop van elk boekjaar een verzoek in voor een tussentijdse vaststelling waarbij na de vaststelling van het laatste jaar de subsidie voor de gehele periode definitief is. Het verzoek tot tussentijdse vaststelling bestaat uit een inhoudelijk verslag op hoofdlijnen en een financiële verslag. Indien een controleverklaring is vereist dan steunt de provincie in principe op het oordeel van de accountant. In de administratie worden de baten en lasten met betrekking tot de exploitatiesubsidie zoveel mogelijk gescheiden van de andere activiteiten.

  • 3.

    Het is toegestaan dat de subsidieontvangers jaarlijks maximaal 10% van de subsidiejaarschijf reserveren voor het volgende boekjaar, tenzij vanwege bijzondere omstandigheden anders bepaald in de subsidiebeschikking. Deze reservering kan worden gevormd omdat het uitgavenpatroon vaak niet geheel synchroon loopt met de uitvoering van de activiteiten. De reservering die wordt overgeheveld dient uiterlijk in het eerstvolgende boekjaar te worden besteed. Een overschrijding van de maximaal toegestane reservevorming of het deel van de overgehevelde middelen dat in het eerstvolgende boekjaar niet is besteed zal bij de tussentijdse vaststelling worden teruggevorderd. Bij beëindiging van de exploitatiesubsidie dient de opgebouwde reservering ten laste van provinciale subsidie terugbetaald te worden aan de provincie.

Paragraaf 5 Verrekening inkomsten

Bij het bepalen van de maximale hoogte van de subsidie wordt rekening gehouden met de inkomsten uit een subsidiabele activiteit op de volgende wijze:

Bij vaststelling op werkelijke kosten dient een onderbouwd overzicht geleverd te worden van de daadwerkelijk genoten inkomsten in relatie tot de gesubsidieerde activiteit. Voor de berekening van de vast te stellen subsidie dienen deze inkomsten in mindering te worden gebracht op de totale subsidiabele kosten.

Ondertekening