Algemene beleidsregels voor subsidies

Reserves en voorzieningen

Bij het ontstaan van specifieke reserves en voorzieningen gaat de accounthouder met de subsidieontvanger het gesprek aan over nut en noodzaak daarvan. De verordening gaat uit van toestemming van de gemeente voor het mogen vormen van een reserve. Deze toestemming is alleen van toepassing voor zover het college weer een nieuw besluit over de subsidie moet nemen. Privaatrechtelijk heeft de gemeente geen invloed op de keuzes van subsidie-ontvangers hoe zij hun vermogen vormen.

Een nieuw besluit is in ieder geval aan de orde als:

• •

  Bij de subsidieverantwoording blijkt dat een reserve is gevormd die grotendeels gevuld lijkt te zijn met de verstrekte subsidie.

• •

  Er is een nieuwe subsidieaanvraag ingediend maar de aanvrager beschikt over ruime middelen in reserves waarvan niet aanstonds duidelijk is met welk doel deze gevormd zijn.

Reserves die worden gevormd met het oog op een specifiek doel van de subsidieontvanger dat noodzakelijk is voor de continuïteit van de activiteiten van de subsidieontvanger op de lange termijn zijn over het algemeen redelijk wanneer zij in verhouding staan tot de te maken kosten die worden verwacht. Dit moet worden aangetoond met een realistische rekenkundige raming of onderbouwing.

Vorming van een algemene reserve

Een subsidieontvanger mag zonder voorafgaande toestemming een algemene reserve vormen die niet groter is dan vier keer de per kalender- of boekjaar ontvangen subsidies van alle subsidiegevers tezamen. Bij het bepalen van de omvang van een algemene reserve worden materiele vaste activa buiten beschouwing gelaten.

Een subsidieaanvraag wordt geweigerd wanneer de algemene reserve groter is dan hierboven is vermeld. Een subsidie kan worden gewijzigd of ingetrokken als blijkt dat de algemene reserve binnen het tijdvak waarvoor of waarin subsidie werd verleend is toegenomen tot een omvang die groter is dan zoals bepaald onder het eerste lid.

De vorming van een algemene of vrije reserve is een eigen bevoegdheid van subsidieontvangers die een rechtspersoon zijn en die hun subsidie per boekjaar of kalenderjaar ontvangen. De gemeente Meppel wil daar als subsidiegever niet in treden maar vindt wel dat er een bovengrens gesteld kan worden voor de hoogte van algemene reserves of reserves waar geen expliciet bestedingsdoel tegenover staat. Als de reserves om omvang krijgen die groter is dan vier maal het bedrag dat als subsidie per jaar wordt ontvangen beschikt de subsidieontvanger in wezen over voldoende middelen om de activiteiten uit te voeren. Subsidieverlening is dan niet meer nodig, Doelstelling van dit artikel is om in deze gevallen subsidieverlening af te wijzen bij nieuwe aanvragen, maar ook om subsidie te weigeren of lager vast te stellen als bij de verantwoording blijkt dat een te grote algemene reserve is gevormd. Vaste activa die een rechtspersoon bezit en die worden ingezet voor de realisatie van de doelen waarvoor zij subsidie krijgt tellen niet mee in de bepaling van de maximaal vrij te laten reserve.

Accountgesprekken

Elke subsidieontvanger heeft een accounthouder binnen de gemeentelijke organisatie. De accounthouder is het aanspreekpunt voor de subsidieontvanger voor:

• •

  Het aanvragen van de verleningsbeschikking voor de subsidie

• •

  Het aanvragen van de vaststellingsbeschikking voor de subsidie (indien van toepassing)

• •

  Het afstemmen van de subsidieactiviteiten op de door de gemeente beoogde maatschappelijke doelen

• •

  Het verkrijgen van andere besluiten van de gemeente die nodig zijn voor de uitvoering van de subsidiabele activiteiten, zoals bijvoorbeeld een vergunning

• •

  Het verkrijgen van praktische medewerking van de gemeente die nodig zijn voor de uitvoering van de subsidiabele activiteiten, zoals bijvoorbeeld het beschikbaar stellen van ruimte of materialen

De accounthouder voert minimaal jaarlijks een accountgesprek met de subsidieontvanger waarin aan de orde komt welke resultaten met de verstrekte subsidie zijn of kunnen worden behaald en in hoeverre deze resultaten een bijdrage leveren aan de door de gemeente in nadere regels of in de programmabegroting vastgestelde maatschappelijke doelen.

Van het accountgesprek wordt door de accounthouder een verslag opgemaakt. Dit verslag wordt toegevoegd aan het dossier en kan door het college worden betrokken bij alle te nemen besluiten over de subsidie. Omdat het verslag deze zware functie heeft wordt het verslag na het opstellen altijd toegezonden aan de subsidie-aanvrager om hem de mogelijkheid te geven reacties of aanvullingen daarop te plaatsen.