Beleidsnotitie activa

Om een juiste toepassing van het beleid te kunnen waarborgen, is het van belang om te weten wat de betekenis is van de gehanteerde termen in deze beleidsnotitie. Onderstaand wordt een uiteenzetting gegeven van de betekenis van de meest relevante begrippen.

Activa

De in geld uitgedrukte waarde, die het geheel aan bezittingen van Vechtstromen vertegenwoordigt die verantwoord worden op de balans.

Activeren

Uitgaven voor activa worden als investering verantwoord op de balans en niet in één keer ten laste van de exploitatierekening gebracht.

Actuele waarde

Het waarderen van activa op basis van marktwaarde (indien de marktwaarde van voorraden of deelnemingen lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs).

Afschrijven

De kosten voor activa worden gespreid over de periode (meerjarig) dat het actief nut heeft voor waterschap Vechtstromen. Afschrijvingen komen ten laste van de exploitatie.

Boekwaarde

Dit is de aanschafwaarde van een actief verminderd met de cumulatieve afschrijvingen.

Bouwrente

Betreft rente over het vervaardigingstijdvak van de investering.

Canon

Vergoeding die de erfpachter betaalt voor de erfpacht aan de juridische eigenaar/erfverpachter.

Componentenbenadering

De componentenbenadering houdt in dat een investering niet meer als één bedrag wordt geactiveerd en afgeschreven maar in componenten wordt geactiveerd. Van deze afzonderlijke componenten of fasen kan de levensduur en derhalve de afschrijvingstermijn verschillen.

Erfpacht

Erfpacht is een zakelijk recht in de vorm van pacht (verhuur). De (erf)pachter heeft in economische zin een positie die nagenoeg gelijk is aan de positie van de eigenaar (economische eigendom).

Financiële vaste activa

Aan derden beschikbaar gestelde financiële middelen met een oorspronkelijke looptijd van één jaar en langer.

Impairment

Vaststellen of de waarde van een actief nog steeds een getrouw beeld geeft van de werkelijke waarde.

Immateriële vaste activa

Activa die niet stoffelijk zijn en evenmin kunnen worden aangemerkt als financiële activa.

Investering/investeringsproject

Uitgaven met meerjarig nut voor waterschap Vechtstromen.

Kapitaallasten

De som van de afschrijvingslast en rentelast in enig jaar. Deze kosten komen ten laste van de exploitatie.

Kostendrager

Eenheid van producten of diensten waaraan kosten in het raam van kostentoerekening worden toegerekend. Kostendragers zijn hier watersysteem- en zuiveringsbeheer.

Lineaire afschrijvingsmethode

Bij deze afschrijvingsmethode wordt afgeschreven in jaarlijks gelijk blijvende termijnen.

Bij toepassing van deze methode wordt de toegerekende rente jaarlijks lager.

Materiële vaste activa

Uitgaven waartegenover bezittingen staan die niet als financiële activa kunnen worden aangemerkt. Materiële vaste activa zijn altijd stoffelijk van aard.

Onderhanden werk

Reeds gerealiseerde kosten/opbrengsten die op enig moment in de toekomst (wanneer het actief gereed is voor het beoogde gebruik) dienen te worden geactiveerd en waarop vervolgens op basis van de verwachte levensduur dient te worden afgeschreven.

Renteomslag

Methode om de financieringslasten van een organisatie te verdelen over alle investeringen (vaste activa).

Restwaarde

De waarde die een actief aan het eind van de gebruiksduur mogelijk nog vertegenwoordigd.

Subsidie

Een financiële bijdrage van bijvoorbeeld het Rijk of provincie in een investering of project.

Vaste activa

Vaste activa zijn voor langere tijd vastgelegde vermogensbestanddelen die niet op korte termijn in liquide middelen zijn om te zetten.

Verkrijgingsprijs

De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De bijkomende kosten zijn alle kosten die direct kunnen worden toegerekend aan de verwerving van het actief.

Vervaardigingsprijs

De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten (onder meer geactiveerde uren) welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend.

Vlottende activa

Die bezittingen waarin het vermogen voor een periode korter dan een jaar is vastgelegd. Binnen een jaar moet een vlottend activa dus omgezet zijn/om te zetten zijn in geld.

Voorzichtigheidsprincipe

Verliezen worden genomen wanneer ze bekend zijn, winsten op het moment dat voldoende zeker is dat ze zijn behaald.

3.1 Bijdragen aan activa van derden

Conform artikel 4.64 van het Waterschapsbesluit kunnen bijdragen aan activa in eigendom van derden worden geactiveerd indien:

• a.

  sprake is van een investering door een derde;

• b.

  de investering bijdraagt aan de publieke taak;

• c.

  de derde zich heeft verplicht tot het daadwerkelijk investeren op de overeengekomen wijze; en

• d.

  de bijdrage kan worden teruggevorderd, indien de derde in gebreke blijft of het waterschap anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering.

Beleid

Bijdragen in activa in eigendom van derden worden geactiveerd en afgeschreven gedurende ten minste het aantal jaren dat de betreffende activa naar verwachting door de derde zullen worden geëxploiteerd en voor zover de betreffende uitgaven op grond van artikel 4.64 van het Waterschapsbesluit mogen worden geactiveerd. In tegenstelling tot artikel 4.67 waar een afschrijvingstermijn van 5 jaar wordt geadviseerd, zal worden afgeschreven naar de aard van de bijdrage, ofwel de termijn dat het activum voor de derde partij nut genereert.

3.2 Onderzoek en ontwikkeling

Conform artikel 4.63 van het Waterschapsbesluit kunnen kosten van onderzoek en ontwikkeling worden geactiveerd, mits ze voldoen aan de volgende voorwaarden:

• a.

  de investering is naar verwachting technisch uitvoerbaar;

• b.

  de investering zal toekomstig nut genereren, en;

• c.

  de uitgaven die aan de investering zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld.

Beleid

Kosten voor onderzoek en ontwikkeling worden geactiveerd en afgeschreven.

3.3 Afschrijven van uitgaven voor afsluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio

Voor het afschrijven van uitgaven voor het afsluiten van geldleningen geeft de regelgeving aan dat de maximale afschrijvingstermijn gelijk is aan de looptijd van de lening. Agio of disagio treedt op bij aankoop of uitgifte van waardepapieren. Agio is daarbij het gunstige verschil tussen de nominale waarde en de daadwerkelijke waarde en disagio het bedrag dat het waardepapier minder waard is dan het bedrag dat erop aangegeven staat. De financieringswijze waarbij agio of disagio kan optreden wordt bij waterschap Vechtstromen niet toegepast. De problematiek van agio of disagio speelt daarom niet voor waterschap Vechtstromen.

Beleid

De kosten van het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

3.4 Overige immateriële vaste activa

Deze post is in het Waterschapsbesluit niet nader uitgewerkt.

Beleid

De kosten voor onder meer de sanering van waterbodems het HWBP en verkiezingen worden geactiveerd en afgeschreven.

Materiële vaste activa zijn activa waar tegenover bezittingen staan die niet als financiële vaste activa kunnen worden aangemerkt. Materieel houdt in dat het een investering betreft in een fysiek product, waarmee over meerdere jaren nut wordt verkregen. Tot de materiële vaste activa behoren zowel activa die in gebruik zijn, als onderhanden werk. Wanneer financiële leasecontracten door het waterschap worden aangegaan, waarvan het economisch risico of eigendom bij het waterschap ligt, vallen deze ook onder de materiële vaste activa.

4.1 Afbakening onderhoud versus investering

4.2 Componentenbenadering en deelprojecten

Door de componentenbenadering ontstaat een realistisch financieel beleid en is de afschrijvingstermijn in overeenstemming met de werkelijke verschillende levensduur van de betreffende componenten. Daardoor vallen de kapitaallasten vrij op het moment dat er een vervangingsinvestering moet plaatsvinden. De opsplitsing in componenten wordt bepaald aan de hand van economische/technische levensduur naar aard (mechanisch, civiel, elektrotechnisch) en deelproject (bijv. geografisch, haalbaarheidstudie).

Beleid

Daar waar praktisch het onderscheid kan worden gemaakt, wordt de componentenbenadering en worden deelprojecten toegepast.

Door het waterschap aan derden beschikbaar gestelde financiële middelen met een looptijd > 1 jaar behoren tot de financiële vaste activa van een waterschap. Hierbij gaat het onder meer om aan derden verstrekte langlopende geldleningen en langlopende deelnemingen van het waterschap. Op financiële vaste activa wordt in principe niet afgeschreven. Aflossingen worden in mindering gebracht op de waarde van een financieel vast actief. In artikel 4.43 worden de volgende financiële vaste activa onderscheiden:

• •

  Kapitaalverstrekkingen (onder meer deelnemingen en effecten);

• •

  Leningen (onder meer leningen aan ambtenaren);

• •

  Overige uitzettingen met een oorspronkelijke looptijd > 1 jaar. Hieronder vallen de financiële vaste activa die niet onder de noemer kapitaalverstrekkingen of leningen vallen.

Beleid

Door het waterschap aan derden beschikbaar gestelde financiële middelen (bijvoorbeeld deelnemingen in Slibverwerking Noord-Brabant NV, NieuWater BV of Nederlandse Waterschapsbank NV) met een looptijd > 1 jaar worden geactiveerd.

6.1 Waardering

Conform artikel 4.66 van het Waterschapsbesluit dienen activa te worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs, waarbij bijdragen van derden die een directe relatie hebben met het actief, in mindering worden gebracht.

De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten.

De vervaardigingsprijs omvat;

• a.

  de kosten van aanschaf van de gebruikte grond- en hulpstoffen;

• b.

  de directe uren van medewerkers door middel van een sluitende urenregistratie.

Gronden die in erfpacht zijn uitgegeven worden gewaardeerd tegen de uitgifteprijs van de eerste uitgifte. De prijs bij eerste uitgifte van erfpacht is doorgaans gerelateerd aan de waarde van de bijbehorende canon en die canon is veelal gebaseerd op de marktwaarde van de grond bij die eerste uitgifte.

Gronden in eeuwigdurende erfpacht worden gewaardeerd tegen registratiewaarde omdat het economische eigendom in dat geval niet meer bij de erfverpachter berust.

Activa waarvoor financiële leasecontracten zijn aangegaan en waarbij het economisch eigendom bij het waterschap berust, moeten als reguliere activa worden beschouwd. Deze activa worden op basis van de nominale waarde gewaardeerd.

Bij aanschaf van een actief, waarbij sprake is van een inruil, wordt de eventuele boekwinst op de inruil ten gunste gebracht van de exploitatierekening en niet ten gunste van de aanschafwaarde. Dit heeft als gevolg dat er beter inzicht in de werkelijke kosten van een actief is.

De financiële vaste activa worden gewaardeerd tegen kostprijs dan wel duurzaam lagere marktwaarde. Deelnemingen worden tegen de verkrijgingsprijs gewaardeerd. Deelnemingen worden alleen tegen de marktwaarde gewaardeerd indien de marktwaarde lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Reden voor waardering tegen verkrijgingsprijs is dat waterschappen deelnemingen uitsluitend mogen hebben vanwege de publieke taak.

Beleid

Activa wordt, met uitzondering van gronden uitgegeven in erfpacht en financiële lease, gewaardeerd tegen verkrijgings- en/of vervaardigingprijs (eigen kosten organisatie bij project in eigen beheer). Eventuele boekwinst bij inruil wordt niet in mindering gebracht op de aanschafprijs.

6.2 Subsidies

Investeringsuitgaven worden verminderd met ontvangen subsidiebedragen, hetgeen leidt tot de netto investeringswaarde op de balans.

Ontvangen investeringssubsidies worden niet aan een bestemmingsreserve gedoteerd.

Beleid

Subsidiebedragen worden in mindering gebracht op de bruto investeringsuitgaven.

6.3 Ondergrens

Onverkorte toepassing van het principe ‘alle uitgaven voor zaken die langer dan een jaar ten dienste van het waterschap staan worden geactiveerd’ zou betekenen dat ook kleine uitgaven voor zaken die langer dan een jaar worden gebruikt moeten worden geactiveerd. Derhalve is voor het activeren een ondergrens bepaald van € 25.000 per investering. In ex artikel 108 zijn hiervan uitgezonderd aankoop van gronden en uitgaven voor aankopen van vervoermiddelen, deze worden te allen tijde geactiveerd.

Beleid

Voor het activeren van investeringen (met uitzondering van de aankoop van strategische gronden) geldt een ondergrens van € 25.000.

6.4 Actief zonder boekwaarde

Het kan voorkomen dat een actief ‘om niet’ wordt overgenomen, bijvoorbeeld van de provincie of Rijkswaterstaat. Een dergelijk actief is normaal in bedrijf en vertegenwoordigt derhalve een bepaalde waarde. Deze activa worden opgenomen in de activa administratie en vertegenwoordigen geen waarde op de balans. Hiervoor zal in de jaarrekening een toelichting worden opgenomen.

6.5 Tijdstip van activeren

Ten aanzien van het tijdstip van activeren van uitgaven is er administratief tweemaal per jaar sprake van een activeermoment. Dit is 30 juni en 31 december. Activa die in eigendom zijn verkregen worden tot het moment van activeren opgenomen in het onderhanden werk. Op onderhanden werk wordt tijdens de “bouwfase” niet afgeschreven. Het activeren van uitgaven vindt plaats wanneer het activum gereed is voor beoogd gebruik. Na het activeren wordt gestart met het afschrijven van het activum.

Beleid

Op investeringen in de loop van het (half) jaar wordt niet afgeschreven, maar hiermee wordt gestart op 1 juli in het boekjaar of op 1 januari volgend op het jaar waarin de investering gereed is voor het beoogde gebruik.

6.6 Afschrijvingstermijn en methode

Afschrijvingen representeren de waardevermindering van een actief in enig jaar als gevolg van het gebruik van het betreffend actief. Bij afschrijvingen moeten een aantal keuzes worden gemaakt, namelijk met betrekking tot de afschrijvingsmethode en de afschrijvingstermijn.

Wat betreft de afschrijvingstermijnen van de overige materiële vaste activa geldt dat de voorschriften aangeven dat deze moeten worden gebaseerd op de verwachte levensduur van de betreffende activa. Voorts is relevant dat een waterschap zich bij zijn jaarlijkse afschrijvingen niet mag laten leiden door een positief of negatief resultaat van de jaarrekening.

Zogenaamde resultaatafhankelijke extra afschrijvingen (versneld of vertraagd afschrijven louter op basis van financiële argumenten) zijn derhalve niet toegestaan. Verandering van afschrijvingstermijnen is slechts toegestaan als gemotiveerd kan worden dat de betreffende activa langer of korter zullen worden gebruikt dan de oorspronkelijk verwachte periode.

Het is gebruikelijk dat als onderdeel van het activabeleid van een waterschap vooraf de termijnen vastliggen gedurende welke de diverse soorten vaste activa worden afgeschreven. Met in acht name van de wettelijke bepaling die aangeeft dat de afschrijvingstermijn moet worden gebaseerd op de verwachte gebruiksduur is hier beleidsvrijheid.

Beleid

De afschrijving op activa zal lineair plaatsvinden. Afgeschreven wordt over een periode die overeenkomt met de verwachte gebruiksduur.

Voor voorbereidingskosten van een project is het aanvaardbaar als uitgangspunt te kiezen dat deze worden toegerekend aan het project. De afschrijvingstermijn van de voorbereidingskosten is dan gelijk aan die van het project. Vindt het project achteraf geen doorgang, dan wordt voorgesteld om de voorbereidingskosten in één keer af te schrijven ten laste van de exploitatie.

Resultaatafhankelijke extra afschrijvingen zijn niet toegestaan.

Veranderen van afschrijvingstermijnen is alleen toegestaan mits goed gemotiveerd kan worden waarom deze verandering wordt doorgevoerd.

6.7 Afschrijving van grond

Vaste activa met een beperkte gebruiksduur moeten jaarlijks worden afgeschreven en de jaarlijkse afschrijving representeert de waardevermindering in dat jaar. Omdat grond in het algemeen zijn waarde behoudt, wordt daarop in de regel niet afgeschreven.

Een uitzondering kan gelden voor gronden die opgaan in infrastructuur en daardoor in waarde verminderen. Voorbeelden zijn aangekochte landbouwgronden die voor een deel worden gebruikt om waterlopen te verbreden en terreinen die gedeeltelijk opgaan in de ondergronden van infrastructurele werken. Door hier wel af te schrijven wordt de waardevermindering tot uitdrukking gebracht.

Beleid

Gronden en terreinen worden altijd geactiveerd, ook als de verkrijgingsprijs lager is dan de ondergrens van € 25.000 (zie § 6.3).

Op gronden en terreinen wordt niet afgeschreven, met uitzondering van:

• 1.

  Gronden, die opgaan in waterlopen (infrastructurele projecten) kennen feitelijk een marktwaarde van nihil. Deze gronden zouden om die reden dan ineens moeten worden afgeboekt. De BBVW geeft echter aan, dat in dit geval de investering in de gronden wordt beschouwd als onderdeel van de investering in de waterloop (infrastructureel werk), zodat er gedurende de verwachte levensduur op deze gronden wel wordt afgeschreven.

• 2.

  Bij specifieke installaties (zuivering, slib) is opbrengst slechts te realiseren na sloop van de installaties. Het huidige beleid is de opbrengst van de onderliggende gronden te gebruiken voor dekking van de sloopkosten. Op deze gronden wordt daarom afgeschreven.

• 3.

  Economische omstandigheden kunnen aanleiding geven tot een herbeoordeling van de waardering, zogenaamde impairment. Hierbij wordt vastgesteld of waarde in de boekhouding nog steeds een getrouw beeld geeft van de werkelijke waarde. Indien hiertoe aanleiding is zal een taxatie worden uitgevoerd.

7.1 Renteomslag-methode

Voor het toerekenen van rentekosten wordt gebruik gemaakt van de renteomslag-methode. De renteomslag-methode gaat uit van totaalfinanciering. Dit wil zeggen dat er geen verband wordt gelegd tussen individuele activa en de wijze van financiering. Hierbij worden de rentelasten periodiek toegerekend aan de kostendragers op basis van de gemiddelde boekwaarde van reeds geactiveerde investeringen gedurende het boekjaar. De toegerekende rente over reeds geactiveerde investeringen komt ten laste van de exploitatie. Er wordt geen bouwrente toegerekend aan de boekwaarde van het onderhanden werk. Tevens wordt geen bespaarde rente berekend over het eigen vermogen. De rentekosten die worden toegerekend zijn het saldo van de (externe) rentelasten en rentebaten van zowel korte als lange termijn financiering.

Beleid

Rentekosten worden toegerekend op basis van de renteomslag-methode.

7.2 Renteomslag percentage

Alle rentekosten worden direct en sluitend toegerekend aan de reeds geactiveerde activa.

Beleid

Rentekosten worden direct en sluitend toegerekend aan de reeds geactiveerde activa.