Beleidsnotitie reserves en voorzieningen (inclusief risicomanagement / weerstandsvermogen)

In deze beleidsnotitie wordt het beleid van waterschap Vechtstromen, inzake het vormen en aanwenden van reserves en voorzieningen vastgelegd, alsmede het beleid omtrent weerstandsvermogen en risicomanagement. De beleidsnotitie voorziet in een nadere uitwerking van kaders en richtlijnen omtrent de genoemde onderwerpen, zoals deze zijn vastgelegd in de geldende wetgeving en in de (interne en externe) regelgeving.

Op grond van artikel 108 Waterschapswet is het algemeen bestuur gehouden aan het, bij verordening, vaststellen van de uitgangspunten voor het financiële beleid, het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie.

In de Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie (artikel 108) van waterschap Vechtstromen staat het volgende:

Het dagelijks bestuur doet voorstellen aan het algemeen bestuur die zijn gericht op een volledig en actueel beleid van het waterschap ten aanzien van de volgende onderwerpen:

reserves, voorzieningen, weerstandsvermogen en risicomanagement.

Deze beleidsnotitie is hier het uitvloeisel van. De uitvoeringsvereisten zoals opgenomen in deze beleidsnotitie, passen binnen de geldende regelgeving zoals opgenomen in hoofdstuk 4 van het Waterschapsbesluit. De voorschriften uit het Waterschapsbesluit zijn nader uitgewerkt in de Regeling beleidsvoorbereiding en verantwoording waterschappen (RBVW). Samen met de uitspraken van de commissie BBV vormen deze de verslagleggingsvoorschriften van de waterschappen en zijn hiermee een belangrijk kader voor deze beleidsnotitie.

Om een juiste toepassing van het beleid te kunnen waarborgen, is het van belang om te weten wat de betekenis is van de verschillende gehanteerde termen in deze beleidsnotitie. Onderstaand wordt een uiteenzetting gegeven van de betekenis van de meest relevante begrippen:

2.1 Begrippen

2.2. Onderscheid tussen reserves en voorzieningen

In onderstaand overzicht worden kort en schematisch de belangrijkste verschillen weergegeven tussen reserves en voorzieningen.

In dit hoofdstuk worden de bevoegdheden en uitgangspunten weergegeven die waterschap Vechtstromen hanteert bij het vormen van reserves en voorzieningen alsmede de toevoegingen en onttrekkingen hieruit.

3.1 Bevoegdheden

Reserves

De bevoegdheid van het algemeen bestuur strekt zich uit van het instellen en opheffen van, tot aan het toevoegen en onttrekken aan reserves. Dit wordt geëffectueerd via de besluitvorming over de begroting en jaarrekening.

Alle toevoegingen of onttrekkingen aan algemene en bestemmingsreserves dienen plaats te vinden via de resultaatbestemming in de begroting (zie art. 4.24 lid 3 sub f; Waterschapsbesluit) en/of in de jaarrekening (zie art. 4.32 lid 1 sub h; Waterschapsbesluit). Het algemeen bestuur kan ook in de loop van het begrotingsjaar een apart besluit nemen over reservevorming of mutaties daarin (zie art. 4.32 lid 1 sub f; Waterschapsbesluit). Aan alle mutaties in de reserves dient een bestuursbesluit (algemeen bestuur) ten grondslag te liggen (zie toelichting art. 4.53 Waterschapsbesluit).

In de toelichting op de balans (zie. art 4.53; Waterschapsbesluit) dient naast bovenstaande punten een overzicht te worden gegenereerd waaruit blijkt:

• -

  Saldo begin begrotingsjaar;

• -

  Interne vermeerderingen;

• -

  Interne verminderingen;

• -

  Voorstel voor toevoegingen of onttrekkingen resultaatbestemming;

• -

  Saldo eind begrotingsjaar.

Voorzieningen

Uit hoofde van de taak dat het dagelijks bestuur belast is met de dagelijkse aangelegenheden van het waterschap (artikel 84, lid 1, Waterschapswet), volgt dat het dagelijks bestuur bevoegd is tot het instellen en opheffen van voorzieningen, alsmede tot het doen van uitgaven ten laste van voorzieningen. Het algemeen bestuur besluit tot dotaties in de voorzieningen, via de vaststelling van de budgetten voor de programma’s. De uitgaven worden rechtstreeks afgeboekt van een voorziening. De uitvoering van het programma, en daarmee het verloop van de voorziening, wordt door het dagelijks bestuur toegelicht in de begroting en de jaarstukken.

3.2 Algemene reserves

Per taak (watersysteembeheer en zuiveringsbeheer) is een algemene reserve gevormd. Deze algemene reserve fungeert samen met de post onvoorzien als de weerstandscapaciteit van waterschap Vechtstromen.

Het is conform toelichting art. 4.8 Waterschapsbesluit, toegestaan om een eigen invulling te geven aan een te formuleren beleidslijn over de noodzakelijk geachte weerstandscapaciteit in relatie tot de geïnventariseerde risico’s. Hierin kan het algemeen bestuur zelf de afweging maken welk risico er gelopen kan/mag worden.

Weerstandsvermogen

De aanbevolen hoogte van de algemene reserves staat in relatie tot het geïnventariseerde risicoprofiel van het waterschap. De omvang van algemene reserves en de post onvoorzien moet leiden tot een gewenste weerstandsvermogenratio tussen de bandbreedtes van minimaal 1,0 en maximaal 1,4 (zie paragraaf 6.6 weerstandsvermogen). Met andere woorden de hoogte van de weerstandscapaciteit is dan voldoende om tussen de 100% en 140% van de omvang van de geïnventariseerde financiële risico’s af te dekken. Indien de omvang leidt tot een ratio die buiten deze bandbreedtes valt, dient het algemeen bestuur hierover te worden geïnformeerd ten behoeve van besluitvorming over de gewenste handelswijze.

3.3 Bestemmingsreserves voor tariefsegalisatie;

Per taak (watersysteembeheer en zuiveringsbeheer) is een bestemmingsreserve tariefsegalisatie gevormd. De hoogte van deze bestemmingsreserve wordt bepaald aan de hand van de meerjarenbegroting en de tariefsontwikkelingen. Jaarlijks wordt bij het vaststellen van de begroting bepaald of de voorgenomen inzet toereikend is en kan het algemeen bestuur besluiten om middels het inzetten (toevoegen of onttrekken) van deze reserve ongewenste tariefschommelingen af te vlakken.

3.4 Overige bestemmingsreserves

Zie paragraaf 2.1.1

3.5 Voorzieningen

Voorzieningen behoren tot het vreemd vermogen en mogen alleen onder strikte condities worden gevormd. Voorzieningen hebben een kostenkarakter en worden gevormd voor specifieke kostenposten, verplichtingen, verliezen of risico’s die zijn ontstaan in het verleden, waarvan de omvang op voorhand redelijkerwijs in te schatten is.

Er mag alleen aan een voorziening worden onttrokken voor het doel waarvoor het is ingesteld. Jaarlijks wordt bij het opstellen van de jaarrekening beoordeeld of de omvang van de voorziening nog in overeenstemming is met de verwachte kosten. Voorzieningen worden gevoed door toevoegingen die ten laste van de resultaatrekening worden gebracht en beïnvloeden derhalve dus het resultaat. Hierbij moet rekening worden gehouden dat deze toevoegingen aan de juiste kostendrager wordt toegewezen (watersysteembeheer of zuiveringsbeheer).

In de toelichting op de balans worden alle voorzieningen afzonderlijk opgenomen conform onderstaande rubricering (zie art. 4.55 Waterschapsbesluit):

• -

  voorzieningen voor arbeidsgerelateerde verplichtingen

• -

  voorzieningen voor baggeren en saneren van waterlopen

• -

  voorzieningen voor overige onderhoudswerkzaamheden

• -

  voorzieningen sale and lease-backovereenkomsten

• -

  voorzieningen voor claims van ingezetenen en bedrijven

• -

  overige voorzieningen

Per voorziening moet de aard, reden, gewenste omvang alsmede de toevoegingen en onttrekkingen nader worden toegelicht. Voor waterschap Vechtstromen geldt dat er alleen voorzieningen voor arbeidsgerelateerde verplichtingen en overige voorzieningen worden gevormd.

Onvoorzien wordt gevormd voor uitgaven waarvan de aard en omvang nog niet zijn in te schatten. Op grond van artikel 99 lid 2 van de Waterschapswet bevat de begroting mede een bedrag voor onvoorziene uitgaven.

Het staat waterschap Vechtstromen vrij de hoogte van dit bedrag te bepalen voor de begroting. Als criteria wanneer een beroep kan worden gedaan op de post onvoorzien gelden de drie zogeheten O’s: Onuitstelbaar, Onvoorzienbaar en Onvermijdelijk.

5.1 Inleiding

Het weerstandsvermogen is het vermogen van een waterschap om (financiële) tegenvallers op te vangen zonder dat de continuïteit van het waterschap in gevaar komt Voor het weerstandsvermogen dient in de begroting en in het jaarverslag een paragaaf opgenomen te worden. Deze paragraaf bevat tenminste een inventarisatie van de weerstandscapaciteit, een inventarisatie van de risico’s en het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico’s

5.2 Weerstandsvermogen

Het ‘weerstandsvermogen’ bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en alle risico’s waarvoor geen beheersmaatregelen zijn getroffen, of waar na het treffen van maatregelen nog restrisico’s overblijven. Als onvoldoende beheersmaatregelen kunnen worden getroffen, kan dit de financiële positie van het waterschap beïnvloeden. Daartoe is het noodzakelijk om een adequaat, op de risico’s afgestemd, weerstandsvermogen aan te houden..

5.3 Weerstandscapaciteit

De ‘weerstandscapaciteit’ omvat alle middelen en mogelijkheden waarover het waterschap beschikt om substantiële financiële tegenvallers af te dekken, zodra risico’s werkelijkheid worden.

De volgende aspecten van de begroting kunnen tot de weerstandscapaciteit behoren:

• •

  algemene reserves;

• •

  post onvoorzien;

• •

  rente eigen financieringsmiddelen;

• •

  onbenutte belastingcapaciteit;

• •

  stille reserves.

Concreet betreft de weerstandscapaciteit van waterschap Vechtstromen de optelsom van de algemene reserve en de post onvoorzien.

5.4 Risico

Allereerst wordt een korte weergave gegeven van de soorten risico’s en de verschillende soorten beheersmaatregelen. Voor het waterschap is dat naar indeling van de verschillende beheersmaatregelen (zie volgende pagina):

Risico wordt hierbij gedefinieerd als het gevaar voor schade of verlies, waarvoor geen of beperkte maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Binnen de weerstandscapaciteit worden dan de risico’s opgevangen, die niet kunnen worden vermeden, die al dan niet kunnen worden verminderd, of die geaccepteerd worden.

Over het algemeen zijn de risico’s die gedekt worden door een verzekering of voorziening in beeld. De risico’s die gedekt moeten worden door de weerstandscapaciteit worden periodiek geïnventariseerd en zijn daarmee ook in beeld.

5.5 Methodiek

Om een kwalitatieve en kwantitatieve weging te geven aan de niet door verzekeringen of voorzieningen afgedekte risico’s gelden de volgende regels:

• a.

  periodiek (minimaal 2x per bestuursperiode) vindt een risico-inventarisatie binnen de organisatie plaats;

• b.

  daarbij worden de geïnventariseerde risico’s gekwantificeerd en onderbouwd;

• c.

  de ‘budgethouder’ geeft daarbij per risico aan welke beheersmaatregelen zijn genomen.

5.6 Beoordeling

Met behulp van de bepaalde weerstandscapaciteit en de uitkomsten van de risico-inventarisatie kan het weerstandsvermogen worden beoordeeld. Het weerstandsvermogen is een kengetal waarbij de weerstandscapaciteit wordt gedeeld door het totaal van de gewogen financiële risico’s. Voor de beoordeling van de uitkomst van dit kengetal wordt veelal gebruik gemaakt van de volgende waarderingstabel. Ontwikkeld in een samenwerking tussen het Nederlands Adviesbureau voor Risicomanagement (N.A.R.) en de Universiteit Twente (U.T.)

De aanbevolen weerstandsvermogenratio ligt tussen de bandbreedtes 1,0 en 1,4. Voor deze norm is gekozen omdat bij een lagere norm onvoldoende capaciteit aanwezig kan zijn en forse tariefstijgingen nodig zijn bij zich voordoende risico’s. Bij een hogere norm kan de aan te houden omvang van reserves aan de (te) ruime kant zijn.

Het algemeen bestuur wordt middels de begroting en de jaarrekening geïnformeerd over de standen en mutaties van de reserves en voorzieningen. Dit gebeurt ondermeer door een paragraaf weerstandsvermogen en de toelichtingen bij begroting en jaarrekening. Hierin worden tevens de wettelijk verplichte bijlagen opgenomen.

Tevens worden deze rapportages gebruikt om het algemeen bestuur besluiten te laten nemen ten aanzien van mutaties in de voorzieningen en reserves, waaronder de bestemming van het rekening resultaat. Ook buiten de rapportages om kunnen door het algemeen bestuur besluiten worden genomen. Uiteindelijk neem het algemeen bestuur pas bij behandeling van de jaarrekening een definitief besluit ter dekking of bestemming van het resultaat van de jaarrekening.