Archiefverordening Waterschap Scheldestromen 2019

De algemene vergadering van Waterschap Scheldestromen,

gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van 31 oktober 2018, 2018037278;

gelet op de artikelen 35, eerste lid, 36, 37, tweede lid van de Archiefwet 1995 en de Archiefregeling;

Heeft vastgesteld de volgende:

Verordening betreffende de zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden van de waterschapsorganen, het aanwijzen en het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Hoofdstuk I. Algemene bepalingen

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

• 1.

  de wet: de Archiefwet 1995;

• 2.

  waterschapsorganen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1°, van de wet, voor zover behorende tot het waterschap;

• 3.

  de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 36 van de wet door het algemeen bestuur aangewezen archiefbewaarplaatsen;

• 4.

  de archivaris: de overeenkomstig artikel 37 van de wet door het algemeen bestuur benoemde waterschapsarchivaris;

• 5.

  beheerder: degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de waterschapsorganen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

• 6.

  beheereenheid: een door het dagelijks bestuur als zodanig aan te wijzen organisatie‑onderdeel, zelfstandig belast met de documentaire informatievoorziening;

• 7.

  informatiesysteem: een gegevensverwerkend systeem met als activiteiten het verzamelen, verwerken, bewerken, bewaren, overdragen en verstrekken van informatie;

• 8.

  archiefbescheiden: de overeenkomstig artikel 1 sub c van de wet bedoelde bescheiden en reproducties van waterschap Scheldestromen en zijn rechtsvoorgangers.

Hoofdstuk II. Het aanwijzen van de archiefbewaarplaats

Artikel 2

• 1.

  Als archiefbewaarplaats van het waterschap wordt aangewezen de voor blijvende bewaring van archiefbescheiden aangewezen archiefbewaarplaatsen gevestigd in het gebouw van het Zeeuws Archief aan het Hofplein 16 te Middelburg en de archiefbewaarplaats in het waterschapskantoor van Waterschap Scheldestromen, aan de Kennedylaan 1 te Terneuzen.

Hoofdstuk III. De zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden

Artikel 3

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 4

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder.

Artikel 5

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle waterschapsarchiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.

Artikel 6

• 1.

  Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

• 2.

  Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 7

Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de waterschapsbegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 8

Het dagelijks bestuur stelt voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. In overleg met het Zeeuws Archief worden voorschriften opgesteld voor het beheer van de archiefbewaarplaats Terneuzen.

Artikel 9

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de benoeming van een archivaris.

Artikel 10

Het dagelijks bestuur, gehoord de archivaris, zorgt conform artikel 16 van de Archiefregeling voor het inrichten en in stand houden van een kwaliteitssysteem waarin toetsbare eisen worden gesteld aan het beheer van de archiefbescheiden.

Artikel 11

Het dagelijks bestuur doet eenmaal per jaar aan het algemeen bestuur verslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 35, 36 en 37 van de wet. Het dagelijks bestuur legt daarbij over de verslagen en/of adviezen die door de archivaris aan hem zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Hoofdstuk IV Het beheer van de archiefbewaarplaats

Artikel 12

De archivaris is belast met het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.

Artikel 13

De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.

Artikel 14

De archivaris kan nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de archiefbescheiden en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld.

Artikel 15

De archivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit aan het dagelijks bestuur over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.

Hoofdstuk V Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Artikel 16

De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 17

De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 37, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.

Artikel 18

• 1.

  De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede uitvoering van het toezicht noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

• 2.

  De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.

Artikel 19

De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de secretaris-directeur, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding ziet, aan het dagelijks bestuur. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

Artikel 20

De archivaris doet eenmaal per jaar verslag aan het dagelijks bestuur betreffende de uitoefening van het toezicht.

Hoofdstuk VI Slotbepalingen

Artikel 21

De Archiefverordening waterschap Zeeuwse Eilanden van 5 oktober 2005 en de Archiefverordening waterschap Scheldestromen van 14 november 2013 worden ingetrokken.

Artikel 22

Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2019.

Artikel 23

Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening waterschap Scheldestromen 2019.

Aldus vastgesteld in de vergadering van de algemene vergadering van waterschap Scheldestromen van 12 december 2018.

dr. A.P.M.A. Vonck

secretaris-directeur

mr. drs. A.J.G. Poppelaars

dijkgraaf

Toelichting bij Archiefverordening Waterschap Scheldestromen 2019

Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling, en dient door de algemene vergadering te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.

Zij bestaat in hoofdzaak uit drie gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het dagelijks bestuur draagt voor de archieven van de waterschapsorganen, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Deze verordening is, evenals wet, besluit en regeling, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.

In hoofdstuk II is de aanwijzing van de archiefbewaarplaats geregeld. Conform artikel 36 van de Archiefwet vindt deze plaats door het algemeen bestuur.

Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling.

Hoofdstuk IV regelt het beheer van de archiefbewaarplaats.

Hoofdstuk V is een uitwerking van het toezicht bedoeld in art. 37, tweede lid van de wet en is aangepast aan de op 1 oktober 2012 in werking getreden Wet Revitalisering generiek toezicht en de per die datum gewijzigde Archiefwet.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. Voor zover de wet spreekt over ‘bestuur’ wordt bedoeld de algemene vergadering.

De in art. 1d bedoelde archivaris kan ook een streekarchivaris of directeur-archivaris van een RHC zijn.

Artikel 2

Het aanwijzen van de archiefbewaarplaats kan ook plaatsvinden in een afzonderlijk besluit van de algemene vergadering. Als dat het geval is, vervalt artikel 2.

Artikel 3

De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefruimten moeten voldoen.

Artikel 4

Het aanwijzen van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.

Artikel 6

De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. Het waterschap heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.

Artikel 8

De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.

Artikel 11, artikel 15 en artikel 20

De algemene vergadering/dagelijks bestuur verneemt op die manier jaarlijks wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Een jaarlijkse verslaglegging past bij het nieuwe interbestuurlijk toezicht.

Artikel 12

De wet draagt de archivaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van uit de cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de archivaris.

Artikel 14

Dit artikel bedoelt de juridische basis te zijn voor een bezoekersreglement voor het gebruik van de studiezaal.

Artikel 18

De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De wetgever heeft – binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden – bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.

Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden” kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht.