Besluit van gedeputeerde staten van Utrecht en van de commissaris van de Koning in de provincie Utrecht van 8 maart 2022, nummer 82441759, tot regeling van organisatorische zaken (Organisatiebesluit provincie Utrecht 2022)

1. De secretaris is hoofd van de ambtelijke organisatie en in die hoedanigheid algemeen directeur.

2. Jegens gedeputeerde staten is de secretaris verantwoordelijk voor het functioneren van de ambtelijke organisatie.

1. De algemeen directeur is de leidinggevende van de concernmanagers. De algemeen directeur is tevens de leidinggevende van de chef Kabinet met inachtneming van artikel 10a, vierde lid en de concerncontroller met inachtneming van artikel 13a.

2. De algemeen directeur beslist in overleg met de leden van het concernmanagementteam in hoeverre concernmanagers worden belast met concernbrede aandachtsgebieden en informeert het college hier schriftelijk over.

3. De secretaris/algemeen directeur regelt zelf diens vervanging als algemeen directeur en legt deze vast in het Mandaatbesluit secretaris.

1. De organisatie is verdeeld in domeinen.

2. De domeinen worden aangestuurd door een concernmanager.

3. De concernmanager geeft leiding aan een domein en is integraal verantwoordelijk voor de resultaten in het domein, de integraliteit zowel binnen het domein als in de relatie naar de andere domeinen, opgaveteams en concerncontrol.

4. Een domein kan in voorkomende situaties worden aangestuurd door twee concernmanagers.

5. De algemeen directeur stelt in overleg met het concernmanagementteam de verdeling van taken en verantwoordelijkheden over de domeinen en concernmanagers vast, informeert het college schriftelijk en legt de verdeling vast in het Mandaatbesluit secretaris.

1. Het kabinet commissaris van de Koning (kabinet CvdK) is ondergebracht in het domein Bestuurs- en Directieondersteuning.

2. Het kabinet CvdK bestaat uit één team met gelijkluidende naam, dat wordt aangestuurd door de chef Kabinet.

3. De chef Kabinet wordt voor de toepassing van dit besluit en zijn bevoegdheden beschouwd als teamleider van een expertiseteam.

4. De chef Kabinet is integraal verantwoordelijk voor het functioneren van het kabinet.

• a.

  De chef Kabinet legt voor financiën, personeelsbeleid en overige bedrijfsvoering verantwoording af aan de algemeen directeur.

• b.

  De chef Kabinet stemt zijn werkzaamheden inhoudelijk af met de commissaris van de Koning.

1. De algemeen directeur en de concernmanagers vormen samen het concernmanagementteam (CMT).

2. Het CMT stuurt op de strategische koers van de organisatie, het vaststellen van concernbrede kaders, het programmeren van concernopgaven, het toewijzen van opgaven aan concernmanagers, concernbrede bedrijfsvoering, concerncontrol en andere zaken die de aansturing van het CMT behoeven.

3. De algemeen directeur is de voorzitter van het CMT. De algemeen directeur beslist na raadpleging van de andere leden van het CMT.

4. De concerncontroller kan de vergaderingen van het CMT bijwonen en, als adviseur, deelnemen aan de beraadslagingen.

1. De domeinen zijn verdeeld in expertiseteams en opgaveteams.

2. De algemeen directeur stelt in overleg met de betrokken concernmanagers per domein het aantal teams en de verdeling van taken en verantwoordelijkheden over de teams vast, informeert het college schriftelijk en legt de verdeling vast in het Mandaatbesluit secretaris.

3. De expertiseteams worden aangestuurd door een teamleider. De concernmanager is de leidinggevende van de teamleiders in het domein. Daar waar sprake is van twee concernmanagers voor één domein, wordt de verdeling van de teams over deze concernmanagers gelijktijdig bepaald met de taak- en verantwoordelijkheidsverdeling, bedoeld in het tweede lid van dit artikel.

4. De teamleider geeft leiding aan een expertiseteam en is integraal verantwoordelijk voor de resultaten in het team, de integraliteit zowel binnen het expertiseteam als in de relatie naar de andere expertise- en opgaveteams en concerncontrol.

5. De teamleider is verantwoordelijk voor vakinhoudelijke ontwikkeling op de relevante kennisgebieden, alsmede de professionele ontwikkeling van medewerkers binnen het team.

6. De teamleider is verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen van personele capaciteit aan de opgaveteams, genoemd in artikel 8.

7. Gedeputeerde staten stellen op voorstel van de algemeen directeur een statuut lokaal spoor vast waarin de opzet, inrichting en werkwijze met betrekking tot de taken op grond van de Wet lokaal spoor zijn uitgewerkt.

1. Na overleg met het college worden concernopgaven door het CMT vastgesteld met een naar inhoud, tijd en budget nader bepaalde scope.

2. De secretaris/algemeen directeur of een concernmanager is ambtelijk opdrachtgever van een concernopgave.

3. Een concernopgave wordt uitgevoerd binnen het domein van de concernmanager aan wie de concernopgave is toegewezen, rekening houdend met de programmabegroting.

4. De secretaris/algemeen directeur of de concernmanager kan het ambtelijk opdrachtgeverschap van een concernopgave mandateren aan een opgavemanager.

5. Van het mandaat door een concernmanager mag slechts gebruik worden gemaakt als de secretaris/algemeen directeur daarmee schriftelijk instemt.

6. De realisatie van de concernopgave wordt in een besluit geregistreerd onder vermelding van een lid van gedeputeerde staten in de rol van bestuurlijk opdrachtgever, de algemeen directeur of een concernmanager in de rol van ambtelijk opdrachtgever en voor zover van toepassing een opgavemanager in de rol van gemandateerd ambtelijk opdrachtgever. Voor de inrichting van dit besluit kan de algemeen directeur nadere regels stellen.

7. Het CMT stelt vast welke ambtelijke capaciteit beschikbaar is voor de concernopgave.

8. Het opgaveteam wordt aangestuurd door de ambtelijk opdrachtgever, dan wel de opgavemanager als gemandateerd ambtelijk opdrachtgever.

9. De teamleider PMB is de leidinggevende van alle opgavemanagers, ongeacht in welk domein het opgaveteam is gesitueerd.

10. De ambtelijk opdrachtgever of de opgavemanager als gemandateerd ambtelijk opdrachtgever, rapporteert over de voortgang, de financiën en andere relevante aspecten aan het CMT.

11. De ambtelijk opdrachtnemer stuurt medewerkers in het opgaveteam functioneel-inhoudelijk aan voor zover zij aan het opgaveteam ter beschikking zijn gesteld.

12. De ambtelijk opdrachtnemer bewaakt de integraliteit onder verantwoordelijkheid van de ambtelijk opdrachtgever of van de opgavemanager als gemandateerd ambtelijk opdrachtgever zowel binnen het opgaveteam als in de relatie naar de andere expert- en opgaveteams en concerncontrol.

13. De ambtelijk opdrachtnemer stelt de ambtelijke adviezen en collegevoorstellen op, onder verantwoordelijkheid van de ambtelijk opdrachtgever of van de opgavemanager als gemandateerd ambtelijk opdrachtgever.

14. Ter afsluiting van de concernopgave stelt de ambtelijk opdrachtgever of de opgavemanager als gemandateerd ambtelijk opdrachtgever een verantwoordingsverslag op, op grond waarvan de algemeen directeur, gehoord hebbende het CMT, decharge verleent. Het ondertekende decharge besluit wordt toegestuurd aan team financiën.

1. De organisatie heeft een eenheid Concerncontrol die bestaat uit één team met gelijkluidende naam.

2. De eenheid Concerncontrol wordt aangestuurd door de concerncontroller. Onverminderd het bepaalde in artikel 11, vierde lid, wordt de concerncontroller voor de toepassing van dit besluit en zijn bevoegdheden beschouwd als teamleider van een expertiseteam.

3. De concerncontroller, en de onder hem ressorterende medewerkers, hebben een belangrijke adviserende en betrokken rol ten behoeve van het CMT en gedeputeerde staten. De concerncontroller kan gevraagd en ongevraagd informatie verstrekken.

4. De concerncontroller kan, indien deze dat nodig vindt en met medeweten van de secretaris, rechtstreeks aan gedeputeerde staten informatie en adviezen geven.

5. De concerncontroller heeft toegang tot alle informatie in de organisatie, mits de toegang tot die informatie noodzakelijk is voor de uitoefening van de functie van concerncontroller en met inachtneming van de Algemene verordening gegevensbescherming.

6. De concerncontroller is verantwoordelijk voor:

• a.

  de control op de concernvoorwaarden met betrekking tot de middelenfuncties, alsmede de concernbrede kaders, de strategische koers van de organisatie en de concernopgaven;

• b.

  de control op systeemniveau, waartoe behoren de concernbrede Planning- en Controlcyclus en sturingscycli binnen de expertiseteams en de opgaveteams;

• c.

  het ontwikkelen en implementeren van kwaliteitsmanagement en risicomanagement op concernniveau.

7. Gedeputeerde staten stellen op voorstel van de concerncontroller een controllerstatuut vast waarin de opzet, inrichting en werkwijze van de controlfunctie voor de gehele organisatie zijn uitgewerkt.

1. De functionaris gegevensbescherming is ondergebracht bij de eenheid Concerncontrol.

2. De functionaris gegevensbescherming heeft een belangrijke adviserende en betrokken rol ten behoeve van het CMT en gedeputeerde staten. De functionaris gegevensbescherming kan gevraagd en ongevraagd informatie verstrekken.

3. De functionaris gegevensbescherming kan, indien deze dat nodig vindt en met medeweten van de secretaris, rechtstreeks aan gedeputeerde staten informatie en adviezen geven.

4. Gedeputeerde staten stellen op voorstel van de functionaris gegevensbescherming een statuut gegevensbescherming vast waarin de inrichting en werkwijze met betrekking tot de gegevensbescherming zijn uitgewerkt.

1. De secretaris heeft een algemeen mandaat tot het nemen van alle beslissingen die gedeputeerde staten onderscheidenlijk de commissaris van de Koning kunnen nemen tenzij de aard van de bevoegdheid zich daartegen verzet als bedoeld in artikel 10:3, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht of tenzij bij of krachtens wettelijk voorschrift anders is bepaald; bij of krachtens dit besluit anders is bepaald of gedeputeerde staten of de commissaris van de Koning in het algemeen of voor een bepaald geval anders bepalen of het mandaat intrekken

2. De secretaris heeft geen algemeen mandaat inzake de uitvoering van de taken van de commissaris van de Koning die zijn geregeld in diens ambtsinstructie.

1. Het algemene mandaat van de secretaris geldt niet voor:

• a.

  het vaststellen van nieuw beleid of wijzigen van bestaand beleid;

• b.

  het vaststellen van stukken die van gedeputeerde staten of van de commissaris van de Koning uitgaan en aan provinciale staten of aan een statencommissie zijn gericht;

• c.

  het doen van uitingen, gericht tot andere bestuursorganen, tenzij ter uitvoering van een wettelijke taak en in overeenstemming met bij het betrokken orgaan bekend beleid of met geheel bij de wettelijke regeling of jurisprudentie bepaald beleid;

• d.

  het beslissen op bezwaarschriften;

• e.

  besluiten om namens de provincie, provinciale staten of gedeputeerde staten rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratief beroepsprocedures te gaan voeren;

• f.

  besluiten om met personeelsleden in de functie van concerncontroller of functionaris gegevensbescherming een arbeidsovereenkomst aan te gaan, of hen te schorsen of te ontslaan;

• g.

  vervallen

• h.

  het aangaan van verplichtingen in strijd met de programmabegroting, bedoeld in de Financiële verordening provincie Utrecht;

• i.

  het uitzetten van provinciale tegoeden voor bedragen vanaf € 10 miljoen per uitzetting, voorzover het uitzettingen betreft anders dan uitzettingen bij de Schatkist van het Ministerie van Financiën;

• j.

  het toekennen van structurele pensionkostenvergoedingen aan medewerkers in het kader van woon-werkverkeer.

2. De uitzonderingen, bedoeld in het eerste lid, onder b en c, zijn niet van toepassing indien het uitvoering betreft van een eenduidig besluit van provinciale staten, gedeputeerde staten of de commissaris van de Koning.

1. Gedeputeerde staten respectievelijk de commissaris kunnen besluiten een gemandateerde bevoegdheid zelf uit te oefenen.

2. Onverminderd het bepaalde in het eerste lid, stelt de secretaris het college dan wel de commissaris voor een gemandateerde bevoegdheid zelf uit te oefenen, indien:

• a.

  bekend is of verwacht mag worden dat het bestuursorgaan zich meer dan gebruikelijk bij de te nemen beslissing betrokken zal voelen of er bezwaren tegen zal hebben, of

• b.

  de beslissing de publieke aandacht zal trekken.

3. Indien de secretaris de verplichting bedoeld in het tweede lid niet nakomt, blijft de krachtens het mandaat door hem genomen beslissing van kracht.

1. De secretaris kan ondermandaat verlenen. Hij verleent ondermandaat aan de functionarissen bij de ambtelijke organisatie voor zover dat in overeenstemming is met hun taak en hun werkwijze.

2. Hij kan, in het algemeen of voor een bepaald geval, bepalen dat de ondergemandateerde verder ondermandaat kan verlenen.

3. De secretaris verleent geen algemeen ondermandaat met betrekking tot de treasury aan andere functionarissen dan werkzaam bij een nader in het Mandaatbesluit secretaris te bepalen team.

4. Artikel 16 is van overeenkomstige toepassing.

1. Een krachtens mandaat of ondermandaat genomen besluit, al dan niet als bedoeld in dit besluit, wordt door de gemandateerde dan wel de ondergemandateerde ondertekend, doch uitdrukkelijk namens gedeputeerde staten dan wel de commissaris van de Koning.

2. Bij het verlenen van een mandaat of ondermandaat kan worden bepaald dat de betreffende besluiten door een ander dan de gemandateerde of de ondergemandateerde worden ondertekend.

1. Algemene mandaten en ondermandaten worden geregistreerd.

2. Algemene verdere ondermandaten als bedoeld in artikel 17, tweede lid, worden toegezonden aan de secretaris.

3. De secretaris draagt zorg voor terinzagelegging van de registraties.

1. De provincieambtenaar, belast met de heffing van provinciale belastingen, bedoeld in artikel 227a, tweede lid, onder b, van de Provinciewet, is de concernmanager Bedrijfsvoering. Hij kan in deze functie worden aangeduid als: inspecteur provinciale belastingen.

2. De provincieambtenaar belast met de invordering van provinciale belastingen, bedoeld in artikel 227a, tweede lid, onder c, van de Provinciewet, is de teamleider Financiën 2 van het domein Bedrijfsvoering. Hij kan in deze functie worden aangeduid als: ontvanger provinciale belastingen.

3. De ontvanger is tevens de belastingdeurwaarder, bedoeld in artikel 227a, tweede lid, onder e, van de Provinciewet. Hij kan zijn werkzaamheden in die functie opdragen aan een gediplomeerd deurwaarder.

1. De inspecteur provinciale belastingen en de ontvanger provinciale belastingen kunnen voor de uitvoering van hun taken gebruik maken van de ambtelijke organisatie met inachtneming van de binnen de organisatie geldende taakverdeling.

2. Indien bezwaar wordt gemaakt tegen hun besluiten kunnen zij advies vragen aan de betrokken commissie als bedoeld in het Verordening bezwaarschriften, klachten en administratief beroep provincie Utrecht 2021 met inachtneming van het in die verordening bepaalde.

1. De secretaris draagt zorg dat hem ten minste twee maal per jaar een volledige rapportage wordt gedaan inzake de beleids- en de beheersvoering.

2. Hij bepaalt de data en de te leveren gegevens nader.

3. Binnen vier weken na de nader bepaalde data geeft de secretaris gedeputeerde staten een overzicht van de voor hen van belang zijnde gegevens uit de in het eerste lid bedoelde rapportage. Hij voegt daarbij zijn conclusies en vermeldt de maatregelen die hij op grond daarvan voornemens is te treffen.