Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Land van Cuijk 2022

Geldend van 22-03-2022 t/m heden

Intitulé

Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Land van Cuijk 2022

Het College van burgemeester en wethouders van Land van Cuijk;

gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;

Besluit vast te stellen het:

Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Land van Cuijk 2022.

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

  • 1. Het college regelt de verdeling van de werkzaamheden.

  • 2. Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders.

  • 3. Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering.

  • 4. Een lid van het college dat verhinderd is zijn/haar activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

  • 1. Het college vergadert als regel op dinsdag van 09.00 uur tot 12.00 uur en voorts zo dikwijls de burgemeester of een wethouder het nodig acht.

  • 2. De dinsdagmiddag wordt van 13.00 tot 17.00 uur gereserveerd voor collegeactiviteiten zoals themabesprekingen, presentaties en bedrijfsbezoeken.

  • 3. Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij/zij onder opgave van redenen aan de voorzitter, deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

  • 4. De vergaderingen worden als regel in de collegekamer van het gemeentehuis gehouden.

  • 5. Het college kan bepalen dat anderen, w.o. ambtenaren aan (een deel van) de beraadslaging als adviseur deelnemen dan wel deze als toehoorder bijwonen.

  • 6. De burgemeester, of degene die hem vervangt, zit de vergadering voor.

  • 7. De secretaris houdt de presentielijst bij.

  • 8. De voorzitter stelt de te bespreken agendapunten aan de orde. In principe wordt daarbij de volgorde van de agenda aangehouden; op voorstel van de voorzitter kan daarvan echter door het college worden afgeweken.

  • 9. De secretaris notuleert tijdens de vergadering de besluiten van het college.

Artikel 3 Verhindering, vergader- en besluitquorum

  • 1. Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.

  • 2. Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.

  • 3. In de vergadering van het college kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden vertegenwoordigd is.

  • 4. Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de voorzitter opnieuw een vergadering.

Artikel 4 Mandatering en machtiging

  • 1. Indien het quorum volgens artikel 3 er niet is én een collegebesluit wegens spoedeisendheid geen uitstel duldt, onverminderd het bepaalde in artikel 56 Gemeentewet, is een lid bevoegd in mandaat ter zake een besluit te nemen. Dit besluit is zoveel mogelijk passend in het bestaande beleid.

  • 2. De burgemeester/voorzitter verleent hierbij, conform artikel 171 van de Gemeentewet, het desbetreffende lid of leden van het college volmacht om de noodzakelijke (privaatrechtelijke) bevoegdheden uit te oefenen om het besluit te kunnen nemen.

  • 3. In de eerstvolgende vergadering dat het college weer voltallig is, wordt van de uitoefening van het mandaat, machtiging of volmacht mededeling gedaan en worden alle leden in de gelegenheid gesteld hun opvatting hierover te geven.

Artikel 5 Agenda

  • 1. Als regel worden tot uiterlijk donderdag 12.00 uur voorafgaande aan de vergadering, onderwerpen met bijbehorende stukken voor de agenda via de afgesproken processen digitaal ingediend, waarna de gemeentesecretaris of het bestuurssecretariaat namens deze de voorstellen aan de leden van het college met de door het college gewenste bijlagen toezendt.

  • 2. Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolgde van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk een dag voor de vergadering, dat wil zeggen voor 17.00 uur, via een digitale spoedprocedure worden aangemeld. De gemeentesecretaris dient daarvan op de hoogte worden gesteld.

  • 3. Een verslagenbundel, waarin alle verslagen van portefeuilleoverleggen worden opgenomen, is een vast onderdeel van de agenda.

  • 4. Uitnodigingen voor openingen, bijeenkomsten en andere officiële handelingen worden ter besluitvorming opgenomen als een vast onderdeel van de agenda van de collegevergadering.

Artikel 6 Gang van zaken tijdens collegevergaderingen

  • 1. Bij elk inhoudelijk agendapunt geeft de burgemeester/voorzitter eerst het woord aan de verantwoordelijke portefeuillehouder. Deze kan het voorstel nader toelichten. Vervolgens vinden, eventueel in meerdere ronden, discussie en eventueel stemming over een voorstel plaats.

  • 2. De eerstverantwoordelijke portefeuillehouder wordt geacht het voorstel inhoudelijk in het college te verdedigen. De portefeuillehouder kan, gehoord de discussie in het college, besluiten het voorstel terug te nemen.

  • 3. De burgemeester/voorzitter is belast met het bewaken van het proces van besluitvorming in de collegevergadering en ziet erop toe dat besluiten na afweging van alle invalshoeken en gehoord alle standpunten worden genomen.

  • 4. Het college kan:

    • a.

      instemmen met het voorgestelde besluit, al dan niet geamendeerd;

    • b.

      het voorstel voor nadere toelichtingen en/of in formatie terugverwijzen naar de ambtelijke organisatie en van de agenda afvoeren;

    • c.

      het voorgestelde besluit afwijzen.

  • 5. Het college kan overeenkomen dat de burgemeester, in zaken van bijzonder belang die verschillende portefeuilles raken, als woordvoerder, onderhandelaar c.a. namens het college optreedt.

  • 6. Aanwezige portefeuillehouders nemen aan de stemming deel en kunnen:

    • a.

      instemmen met het voorstel;

    • b.

      instemmen met het voorstel met aantekening, in welk geval de aantekening expliciet in de notulen wordt vastgelegd;

    • c.

      tegen het voorstel stemmen;

    • d.

      tegen het voorstel met aantekening stemmen, in welk geval de aantekening expliciet in de notulen wordt vastgelegd;

    • e.

      zich van stemming onthouden bij zaken waar zij een persoonlijk belang bij hebben.

Artikel 7 Integriteit

  • 1. De burgemeester bevordert de bestuurlijke integriteit van de gemeente, ingevolge artikel 170, lid 2 van de Gemeentewet.

  • 2. Indien de leden van het college geconfronteerd worden met dilemma’s op het gebied van integriteit stellen zij dit aan de orde in de collegevergadering.

  • 3. Leidend bij de weging van de in het vorige lid benoemde dilemma’s is de Gedragscode integriteit burgemeester en wethouders, als vastgesteld op 3 januari 2022.

  • 4. Het onderwerp integriteit wordt tijdens de collegevergadering besproken in de vorm van een training of casus wanneer daar aanleiding toe is.

  • 5. De leden van het college respecteren de vertrouwelijkheid van hetgeen zij met elkaar bespreken.

Artikel 8 Stemmingen

  • 1. Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

  • 2. Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.

  • 3. Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

  • 4. Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot.

  • 5. Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

Artikel 9 Geheimhouding

  • 1. Ingevolge artikel 55 Gemeentewet kan het college op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de (inhoud van de) stukken, die aan het college worden voorgelegd, geheimhouding opleggen.

  • 2. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd.

  • 3. De geheimhouding wordt door hen, die bij de behandeling aanwezig waren en allen, die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen tot het college haar opheft.

  • 4. Voor het verslag en de besluitenlijst over het geheime gedeelte van de agenda geldt dat altijd geheimhouding ex artikel 55 Gemeentewet is opgelegd, tenzij anders wordt besloten.

Artikel 10 Besluitenlijst

  • 1. De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van de besluitenlijst van de vergadering.

  • 2. De besluitenlijst bevat tenminste:

    • a.

      namen van de aanwezige en afwezige leden;

    • b.

      namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

    • c.

      een formulering van de door het college genomen besluiten.

  • 3. Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

  • 4. De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

  • 5. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vaststelling op de in de gemeente gebruikelijke wijze openbaar gemaakt en voor de raadsleden beschikbaar gesteld.

  • 6. Na de collegevergadering worden, indien de agenda daartoe aanleiding geeft, persberichten uitgebracht.

Artikel 11 Besluiten buiten de vergadering

  • 1. Een besluit dat – schriftelijk of digitaal – buiten de vergadering om wordt genomen, wordt geacht te zijn genomen op de datum waarop het laatste lid van het college het besluit heeft geaccordeerd.

  • 2. Besluiten als bedoeld in dit artikel worden separaat verstuurd en in de eerstvolgende collegevergadering opgenomen in de besluitenlijst.

  • 3. Besluiten als bedoeld in dit artikel worden toegezonden en vastgesteld op de wijze zoals omschreven onder artikel 10.

Artikel 12 Openbare vergadering

  • 1. Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.

  • 2. De burgemeester maakt dag, plaats en tijdstip bekend.

  • 3. De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 13 Eenheid van het college

  • 1. Het college treedt buiten en binnen het gemeentehuis als eenheid op. Alle beleidsrelevante informatie wordt door de portefeuillehouders gedeeld. Van relevante besprekingen wordt door de portefeuillehouders in het college verslag gedaan.

  • 2. Portefeuillehouders verdedigen het collegebeleid. Alleen in die gevallen waarin een portefeuillehouder expliciet heeft laten vastleggen tegen een besluit te zijn (de zogenaamde aantekening) is er ruimte om met verschil in zienswijze naar buiten te treden. Hiervan wordt melding gemaakt in het college.

  • 3. Portefeuillehouders doen geen toezeggingen zonder dat zij daar in het college mandaat voor hebben gekregen.

  • 4. Van alle besprekingen met derden wordt een verslag gemaakt door een ambtenaar en in het dossier opgenomen.

Artikel 14 Nadere regelingen

  • 1. Het college kan gemotiveerd afwijken van dit reglement. Het besluit om af te wijken van dit reglement wordt opgenomen in het verslag zoals bedoeld in artikel 10, eerste lid.

  • 2. Het college kan, voor zover wettelijke voorschriften dit niet verhinderen, voorzieningen treffen ten aanzien van onderwerpen, welke in dit reglement niet, of naar zijn oordeel niet voldoende, zijn geregeld.

  • 3. Het college beslist over de geschillen die omtrent de uitlegging en de toepassing van dit reglement rijzen.

Artikel 15 Inwerkingtreding en citeertitel

  • 1. Het reglement treedt in werking met ingang van de dag, volgend op die van haar bekendmaking.

  • Op dat moment vervallen de eerder vastgestelde Reglementen van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de voormalige gemeenten.

  • 2. Dit besluit kan worden aangehaald als “Reglement van orde van het college van burgemeester en wethouders van Land van Cuijk van 2022”.

Ondertekening

Ondertekening

Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders op 8 maart 2022

Het college van burgemeester en wethouders voornoemd

Drs. J. Postma

Gemeentesecretaris/Algemeen Directeur

Mr. W.A.G. Hillenaar

Wnd. Burgemeester

Toelichting op het Reglement van Orde van het college van burgemeester en wethouders van Land van Cuijk van 2022

Algemeen

Ingevolge artikel 52 van de Gemeentewet stelt het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder werkzaamheden wordt blijkens de memorie van toelichting bij de nieuwe Gemeentewet (1994) onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten. Ook bijvoorbeeld de onderlinge vervanging tussen de wethouders behoort daartoe. De Wet dualisering gemeentebestuur (2002) geeft weinig wijzigingen die van invloed zijn op het reglement van orde en andere werkzaamheden van het college. Waar nodig wordt in de toelichting hieronder aandacht besteed aan de werking van bepaalde artikelen.

Artikel 1 Verdeling van de werkzaamheden en onderlinge vervanging

In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt erop gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruik maken van de mogelijkheid die in artikel 168 van de Gemeentewet geboden wordt (mandaat aan individuele leden van het college). Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld. Door de Wet dualisering gemeentebestuur is het niet meer mogelijk een raadslid aan te wijzen als vervanger van de wethouder. De vervanging zal onderling geregeld moeten worden of, indien mogelijk gezien het aantal wethouders (artikel 36 van de Gemeentewet), door het (tijdelijk) aanstellen van een extra wethouder. Met het derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 van de Gemeentewet. Ter wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering. Het vierde lid is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, eerste lid van de Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een algemeen flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. Uit het tweede deel van het eerste lid volgt dat ook de burgemeester als voorzitter van het college (zie artikel 34 van de Gemeentewet), maar ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering voor het bepaalde in het derde lid houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het eerste lid staat daaraan in de weg.

Het derde lid geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer.

Artikel 3 Verhindering- vergader- en besluitquorum

Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt (artikel 56 van de Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.

Artikel 4 Mandatering en machtiging

In dit artikel is bepaald dat de uitoefening van de beslisbevoegdheid van het college door één of meer dienstdoende leden van het college kan geschieden voor zover dit op enig moment vanwege spoedeisendheid noodzakelijk is. Het mandaat geldt alleen indien, tijdens de door het college vastgestelde vakantieperiode, een beslissing naar het oordeel van het/de dienstdoende collegelid of collegeleden, geen uitstel duldt wegens financiële, juridische of gezichtsbepalende gevolgen. Artikel 169 van de Gemeentewet biedt de mogelijkheid één of meer collegeleden te machtigen tot uitoefening van één of meer bevoegdheden van het college.

Artikel 5 Agenda

De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 tot en met 105 van de Gemeentewet aangegeven. Een nadere uitwerking van de taken van de secretaris vindt plaats in dit reglement. In dit artikel wordt aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda aan de collegeleden. Uiteraard kan ten aanzien van de hier geregelde onderwerpen voor een volstrekt andere uitwerking worden gekozen. Die is sterk afhankelijk van de lokale structuur en gebruiken. Te denken valt aan het opnemen van bepalingen over de wijze van vaststellen van de agenda, het toezenden of ter inzage leggen van een en ander aan/voor de leden van de raad et cetera. Tevens is kort aangegeven hoe zaken van spoedeisend belang worden geagendeerd. De secretaris zal al naar gelang de omstandigheden dienen af te wegen of ten aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de collegeleden of dat dit in de vergadering gebeurt.

Artikel 6 Gang van zaken collegevergaderingen

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting

Artikel 7 Integriteit

Dit artikel regelt een directe doorwerking van bepalingen met betrekking tot integriteit, als benoemd in de Gedragscode integriteit burgemeester en wethouders zoals vastgesteld in de raad op 3 januari 2022.

Artikel 8 Stemmingen

In de eerste plaats moet hier worden gewezen op artikel 56 van de Gemeentewet, dat een regeling bevat met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum ten aanzien van de vergaderingen van het college.

Dit artikel geeft een regeling over het stemmen over voorstellen tijdens de collegevergadering. Als geen van de collegeleden dit vraagt en dus kan instemmen met het voorstel, hoeft er geen stemming plaats te vinden (zgn. hamerstuk). Als er wel een stemming plaatsvindt, is het uitgangspunt dat dit mondeling gebeurt. In geval van een stemming over benoeming, voordracht of aanbeveling van personen kan een van de collegeleden vragen om een schriftelijke stemming. Als er geen meerderheid van stemmen uit de stemming naar voren komt, vindt een tweede stemronde plaats tussen de twee kandidaten die in de eerste ronde de meeste stemmen hebben verkregen. In het geval in de eerste stemronde de stemmen over méér personen zijn verdeeld en er dus geen sprake is van twee personen met de meeste stemmen, vindt een tussenstemming plaats, zodat de collegeleden de gelegenheid hebben om een andere stem uit te brengen. Daarna kan mogelijk wel een tweede stemming plaatsvinden tussen de twee kandidaten met de meeste stemmen. Als bij de tussenstemming echter wederom geen duidelijke meerderheid blijkt, beslist het lot.

Ten aanzien van het stemmen wordt opgemerkt, dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd. In verband hiermee en gelet op de uitgebreide regeling in de Gemeentewet ten aanzien van het stemmen (artikelen 28 tot en met 30, 38, 58 en 59) is in het reglement alleen het strikt noodzakelijke over stemmen geregeld.

Artikel 9 Geheimhouding

Het onderhavige artikel regelt het opleggen van een verplichting tot geheimhouding voor het college ingevolge artikel 55 van de Gemeentewet op overeenkomstige wijze als zulks voor de raad in artikel 25 van de Gemeentewet is bepaald. De mogelijkheid om, ten aanzien van hetgeen in beslotenheid is behandeld, ook geheimhouding op te leggen is een noodzakelijk complement daarvan.

Artikel 10 Besluitenlijst

Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de secretaris voor wat betreft de besluitenlijst en de wijze waarop de besluitenlijst wordt vastgesteld. Als op grond van artikel 55 van de Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijke notitie/besluitenlijst moeten worden gemaakt. Dit zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven. De Wet dualisering gemeentebestuur introduceert het begrip “besluitenlijst”. Hierdoor is de bepaling over de verslaglegging aangepast. Op grond van artikel 60 van de Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college de raad op de hoogte gesteld wil worden. In het vijfde lid is aangegeven, dat de openbaarmaking geschiedt op de in de gemeente gebruikelijke wijze.

Artikel 11 Besluiten buiten de vergadering

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.

Artikel 12 Openbare vergadering

Ingevolge artikel 54 van de Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt het tweede lid van artikel 53 van de Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.

Artikel 13 Eenheid van het college

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting

Artikel 14 Nadere regelingen

Wanneer er over artikelen onduidelijkheden ontstaan of wanneer een artikel op meerdere manieren kan worden uitgelegd, beslist het college op voorstel van de voorzitter.

Artikel 15 Inwerkingtreding en citeertitel

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.