Verordening op de raadscommissies Leiden

1. De raad stelt raadscommissies in. De namen en taakvelden van de commissies worden bij afzonderlijk raadsbesluit vastgesteld.

2. Indien een onderwerp meerdere commissies aangaat, wordt het onderwerp op voorstel van het Presidium behandeld in de commissie die de meeste raakvlakken heeft met het onderwerp. Deze commissie kan de overige commissies uitnodigen om deel te nemen aan de beraadslaging over het onderwerp.

3. De commissies evalueren minimaal twee maal per raadsperiode het eigen functioneren.

1. De raad kan subcommissies instellen. De raad benoemt de leden van de subcommissie uit het midden van de commissie voor wie de subcommissie werkzaamheden zal gaan verrichten.

2. De subcommissie benoemt uit haar midden een voorzitter. Indien de subcommissie ondersteuning wenst in de vorm van een secretaris, richt zij hiertoe een verzoek aan de griffier. De griffier beslist zo spoedig mogelijk.

3. De subcommissie vergadert zo vaak als zij noodzakelijk acht.

4. Een subcommissie heeft als hoofdtaak het voorbereiden van besluiten of adviezen voor een commissie, alsmede het verrichten van werkzaamheden voor de commissie. De subcommissie rapporteert regelmatig aan de commissie waaruit zij is benoemd, over de stand van zaken.

1. De zittingsduur van een lid en van de voorzitter eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad.

2. Het lidmaatschap van een lid eindigt als niet meer wordt voldaan aan de eisen vermeld in de artikelen genoemd in het eerste lid van artikel 5.

3. De raad kan een lid ontslaan, op voorstel van de fractie op wiens voordracht het lid is benoemd. De raad kan tevens de voorzitter, op diens eigen verzoek of op verzoek van een meerderheid van de raad, ontslaan.

4. Een lid en de voorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Van dat ontslag wordt schriftelijk mededeling gedaan aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.

5. In een vacature wordt zo spoedig mogelijk voorzien met in achtneming van het gestelde in artikel 5.

6. Indien een lid verhinderd is een commissievergadering bij te wonen, kan hij zich laten vervangen door een ander raadslid of duo-lid van zijn fractie. Een vervanging wordt voorafgaand aan de commissievergadering gemeld aan de commissiegriffier.

Indien een lid bij verhindering geen gebruik maakt van de mogelijkheid tot vervanging, kan hij voor of bij de aanvang van de vergadering aan de voorzitter zijn schriftelijke opmerkingen overhandigen, welke bij de behandeling betrokken zullen worden.

7. Als door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.

8. Het lidmaatschap van leden, benoemd op voordracht van een fractie die niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt van rechtswege.

1. Om tot duo-lid te kunnen worden benoemd moet de persoon bij de laatstgehouden gemeenteraadsverkiezingen op de kandidatenlijst van een politieke partij voorkomen, en niet als raadslid zijn benoemd.

2. Een fractie kan een met redenen omkleed verzoek doen een lid van haar partij die bij de laatstgehouden gemeenteraadsverkiezingen niet op de kandidatenlijst van een politieke partij voorkwam, te laten benoemen als duo-lid. Een fractie richt een met redenen omkleed verzoek hiertoe tot de voorzitter van de raad, die zo spoedig mogelijk over de benoembaarheid beslist.

3. Een duo-lid kan alleen op voordracht van de fractie worden benoemd. Voorafgaand aan zijn benoeming, wordt het duo-lid beëdigd ten overstaan van de voorzitter van de raad en de griffier. Hij legt hiertoe in handen van de voorzitter conform artikel 14 Gemeentewet de eed of de belofte af. De artikelen 10 tot en met 13 en artikel 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing, met uitzondering van het gestelde in artikel 10 eerste lid Gemeentewet, inhoudende dat men ook duo-lid kan zijn als men tenminste de leeftijd van 16 jaar heeft bereikt.

4. Ieder duo-lid ontvangt voor zijn benoeming in de commissie, de door de raad vastgestelde gedragscode raadsleden en duo-leden van de gemeente Leiden.

5. De raad kan een duo-lid ontslaan, op voorstel van de fractie op wiens voordracht het lid is benoemd.

6. Een duo-lid kan te allen tijde ontslag nemen. Van dat ontslag wordt schriftelijk mededeling gedaan aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.

7. Een fractie met vijf of minder raadszetels mag maximaal drie duo-leden hebben. Een fractie met zes of meer raadszetels mag maximaal twee duo-leden hebben. Een fractie met twee of minder raadszetels, die tevens een voorzitter van een raadscommissie/lid Presidium levert, kan een extra duo-lid hebben.

1. Ter ondersteuning van iedere raadscommissie fungeert een raadsadviseur, werkzaam op de griffie, als commissiegriffier. De commissiegriffier is bij iedere vergadering aanwezig.

2. Bij zijn verhindering of afwezigheid wordt hij vervangen door een andere raadsadviseur werkzaam op de griffie of door de griffier.

1. De voorzitter kan één of meer leden van het college en de gemeentesecretaris uitnodigen in de vergadering aanwezig te zijn en aan de beraadslagingen deel te nemen. De collegeleden kunnen zich laten bijstaan door één of meer ambtelijke adviseurs.

2. De voorzitter is bevoegd, uit eigen beweging of op verlangen van de commissie, gemeenteambtenaren uit te nodigen de vergadering van de commissie bij te wonen voor het geven van feitelijke informatie, conform de begripsomschrijving in de Verordening Ambtelijke Bijstand. Dit geschiedt bij voorkeur in aanwezigheid van de portefeuillehouder.

3. De commissie kan besluiten personen of groepen van personen, voor zover niet vallend onder het eerste of tweede lid, te horen over zaken, die aan haar oordeel zijn onderworpen.

1. De commissies vergaderen in een cyclus zoals door de raad – op voorstel van het Presidium – vastgesteld in de Regeling van Werkzaamheden.

2. In beginsel vergaderen de commissies in een cyclus van vier weken. In de eerste twee weken vergaderen de commissies, steeds twee commissies per week op hetzelfde tijdstip. In de derde week is er ruimte voor beeldvormende bijeenkomsten. In de vierde week vindt de raadsvergadering plaats. De raad kan een afwijkende cyclus vaststellen.

3. Vergaderingen vinden over het algemeen plaats op donderdagavond. De vergaderingen beginnen om 20.00 uur en eindigen uiterlijk om 23.00 uur. Extra vergaderingen worden in principe op dinsdagavond gehouden.

4. De voorzitter, leden van minimaal drie raadsfracties of het college kunnen het Presidium verzoeken om een extra vergadering te plannen. Zij dienen aan te geven wat de reden is voor de extra vergadering. Het Presidium besluit over dit verzoek in zijn eerstvolgende vergadering.

5. Het Presidium kan de commissie voorafgaand aan de vergadering voorstellen de aanvangstijd te vervroegen voor andere vergaderingen dan die genoemd in het zesde lid. Ook kan de voorzitter van de commissie ter vergadering voorstellen tot na 23.00 uur door te vergaderen. De commissie beslist met meerderheid van stemmen of zij wil doorgaan na 23.00 uur.

6. De commissievergadering waarin de planning- en control stukken worden behandeld, kan vanaf 16.00 uur plaatsvinden.

1. De commissiegriffier zendt ten minste tien dagen vóór een vergadering de leden digitaal een oproep onder vermelding van de dag, tijdstip en plaats van de vergadering.

2. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 87 bedoelde (geheime) stukken, worden tegelijkertijd met de oproeping digitaal aan de leden beschikbaar gesteld. Indien na het verzenden van de oproep stukken op het raadsinformatiesysteem worden toegevoegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden.

3. Informatie van de raadscommissie of aan de raadscommissie verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijft in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier.

4. De openbare aankondiging van de vergadering vindt plaats in de Stadskrant en op de internetsite van de gemeente met de vermelding van de agendapunten die behandeld worden. De agenda en stukken die ter toelichting van de onderwerpen, of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de oproep op de gemeentelijke website ontsloten en zijn digitaal in te zien op het stadhuis. Op verzoek kan op het stadhuis inzage worden gegeven in de papieren versie van deze stukken.

5. In spoedeisende gevallen kan de openbare kennisgeving uitsluitend langs elektronische weg plaatsvinden.

1. Een actualiteitsvraag wordt geagendeerd na het agendapunt Burger aan het Woord. De voorzitter geeft de leden gelegenheid om gedurende totaal dertig minuten actualiteitsvragen als bedoeld in artikel 1 te stellen.

2. Het lid dat een actualiteitsvraag wil stellen aan het college, meldt dit onder vermelding van het onderwerp uiterlijk om 10.00 uur op de dag van de vergadering bij de commissiegriffier via de email. Actualiteitsvragen worden kort en duidelijk geformuleerd. De vragen kunnen van een korte toelichting worden voorzien.

3. De voorzitter kan weigeren een onderwerp tijdens de actualiteit aan de orde te stellen indien:

• •

  het onderwerp niet voldoende nauwkeurig is omschreven;

• •

  het onderwerp is geagendeerd in een commissievergadering;

• •

  het onderwerp reeds staat gepland voor behandeling in een raadscommissie;

• •

  het onderwerp niet behoort tot de invloedssfeer of bevoegdheid van het college van B&W;

• •

  het een onderwerp betreft waarover nog een inspraak- of zienswijzenprocedure aanhangig is;

• •

  het een onderwerp betreft waarover een juridische procedure aanhangig is;

• •

  over het onderwerp reeds schriftelijke vragen zijn gesteld conform artikel 45 van het Reglement van Orde van de gemeenteraad;

• •

  het een onderwerp betreft dat niet behoort tot de onderwerpen die in de commissie worden behandeld.

• •

  het onderwerp naar het oordeel van de voorzitter niet kan worden aangemerkt als actualiteitsvraag.

• •

  de kadernota, de begroting of de jaarrekening in de commissievergadering wordt behandeld.

4. De voorzitter bepaalt de volgorde, waarin aangemelde onderwerpen tijdens de actualiteitsvraag aan de orde worden gesteld.

5. Per onderwerp wordt aan de vragensteller het woord verleend om één of meer vragen aan een collegelid te stellen en een toelichting daarop te geven.

6. Na de beantwoording door het collegelid krijgt de vragensteller desgewenst nog éénmaal het woord om aanvullende vragen te stellen.

7. De vragensteller wordt tijdens het stellen van de actualiteitsvraag niet onderbroken. De voorzitter kan aan andere leden het woord verlenen om hetzij aan de vragensteller, hetzij aan een collegelid vragen te stellen over hetzelfde onderwerp.

1. Een ieder kan tijdens een openbare commissievergadering inspreken over onderwerpen die op de agenda van de commissievergadering staan. Het inspreken vindt plaats op het moment dat met de behandeling van het onderwerp in de commissie wordt gestart. In de vergadering wordt Nederlands gesproken. Inspreken in een andere taal dan Nederlands is alleen mogelijk als de inspreker een Nederlands sprekende tolk meeneemt.

2. Diegenen die willen inspreken melden dit vóór 12.00 uur op de dag voorafgaand aan de dag van de vergadering bij de griffie. De inspreker vermeldt zijn naam en telefoonnummer en het voorstel waarover hij wil inspreken. In bijzondere gevallen of indien veel insprekers worden verwacht kan de tijd waarvoor men zich moet aanmelden vervroegd worden. Insprekers worden hierover door de griffie nader geïnformeerd.

3. De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan hiervan afwijken indien dit in het belang is van de orde van de vergadering.

4. Degene die het woord voert dient zich te wenden tot de commissie en zich te beperken tot die zaken die rechtstreeks verband houden met het geagendeerde onderwerp. Treedt hij buiten de orde, dan kan de voorzitter hem het woord ontnemen.

5. De spreektijd bedraagt maximaal vijf minuten. De voorzitter kan in bijzondere gevallen de maximale inspreektijd inkorten tot minimaal drie minuten.

6. De leden worden in de gelegenheid gesteld vragen te stellen, zonder in discussie te treden met de inspreker. De voorzitter kan het collegelid het woord geven om een feitelijke toelichting te geven naar aanleiding van de inspraakbijdrage.

7. Bij inspraakplichtige voorstellen, zoals bedoeld in de Participatie- en inspraakverordening 2019, vindt de behandeling daarvan plaats in twee commissievergaderingen. In de eerste vergadering wordt na het inspreken de beraadslaging gesloten. Het inhoudelijke debat vindt in de volgende vergadering van de commissie plaats. Bij het inhoudelijk debat kan niet opnieuw worden ingesproken. In bijzondere gevallen kan de commissie besluiten dat hiervan wordt afgeweken. Andere stukken worden in één commissievergadering behandeld. Hiervan kan door de commissie worden afgeweken in bijzondere omstandigheden.

8. Kaderstellende voorstellen komen in twee instanties aan de orde in de commissie - eerst meningsvormend, dan besluitvormend - alvorens die met advies van de commissie naar de raad gaan.

9. Het is niet mogelijk in te spreken over onderwerpen als genoemd in artikel 15 lid 4;

10. Het Presidium kan bij het agenderen van een voorstel bedoeld in artikel 13, eerste lid de commissie voorstellen een afwijkende wijze van inspreken te hanteren. Dit is alleen mogelijk indien over het desbetreffende onderwerp geen inspraakprocedure conform de Inspraakverordening is gevoerd. Indien een afwijkende wijze van inspreken wordt gekozen zijn de bepalingen van dit artikel niet van toepassing.

1. Het Presidium kan de commissie voorstellen voor één of meerdere onderwerpen op de agenda een spreektijdenregeling toe te passen. Leden kunnen de voorzitter van de commissie verzoeken om een spreektijdenregeling voor één of meerdere agendapunten in te voeren.

2. Het Presidium legt de commissie een spreektijd voor fracties en college per onderwerp op de agenda voor of een spreektijd voor alle inhoudelijke onderwerpen op de agenda tezamen.

1. Een lid, de voorzitter en de collegeleden spreken vanaf hun plaats. De leden dienen zich te houden aan de aan hun fractie toebedeelde spreektijd op grond van artikel 18 tweede lid.

2. De voorzitter en elk lid kunnen in de vergadering een voorstel van orde doen. Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.

1. Indien een spreker zich beledigend of onbetamelijk uitdrukt, afwijkt van het onderwerp dat in behandeling is, of een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. De voorzitter kan spreker, als hij hieraan geen gevolg geeft, hem gedurende de vergadering over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.

2. De voorzitter kan ter handhaving van de orde van de vergadering voor een door hem te bepalen tijd de vergadering schorsen en indien noodzakelijk daarna sluiten.

3. De voorzitter kan de commissie voorstellen een lid dat de geregelde gang van zaken verstoort of belemmert het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. De commissie stemt zonder beraadslaging over dit voorstel. Na aanneming ervan verlaat het lid meteen de vergadering.

1. De commissievergadering wordt rechtstreeks via het raadsinformatiesysteem uitgezonden en beschikbaar gehouden.

2. Van hetgeen wordt behandeld in de openbare commissievergadering wordt een besluitenlijst gemaakt. Deze besluitenlijst is uitsluitend digitaal beschikbaar.

3. De besluitenlijst bevat in ieder geval:

• a)

  de namen van de voorzitter, de commissiegriffier, de collegeleden en de ter vergadering aanwezige leden;

• b)

  de namen van de overige personen die in de vergadering het woord gevoerd hebben;

• c)

  bij het desbetreffende agendapunt, de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 10 door de commissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen;

• d)

  een korte opsomming van de zaken die aan de orde zijn geweest;

• e)

  de toezeggingen die door het college zijn gedaan;

• f)

  het advies zoals genoemd in artikel 25, lid 7;

• g)

  de vermelding zoals bedoeld in artikel 25, lid 9 van de amendementen en moties die worden overwogen.

4. De besluitenlijst van een openbare commissievergadering wordt zo spoedig mogelijk voor de leden en aan de bij de vergadering aanwezige collegeleden beschikbaar gesteld.

5. De besluitenlijst is tien dagen voor de volgende commissievergadering in te zien via de website van de gemeente Leiden.

6. De voorzitter, leden en de collegeleden hebben het recht, een voorstel tot verandering te doen indien de besluitenlijst onjuistheden bevat of niet duidelijk is.

7. Een voorstel tot verandering dient uiterlijk om 10.00 uur op de dag van de vergadering waarin de besluitenlijst wordt vastgesteld bij de commissiegriffier te worden ingediend.

1. Van het verhandelde in een besloten commissievergadering wordt een verslag gemaakt.

2. Het conceptverslag van een besloten vergadering wordt niet verspreid, maar uitsluitend voor de commissieleden ter inzage gelegd bij de commissiegriffier.

3. Het verslag van een besloten vergadering wordt in een volgende besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een besluit over het al dan niet opheffen van de geheimhouding op het verslag. Het vastgestelde verslag wordt door de griffier en de voorzitter ondertekend.

4. Het verslag van een besloten vergadering wordt in een volgende besloten vergadering vastgesteld. Tijdens de vergadering waarin het verslag van de besloten vergadering wordt vastgesteld neemt de commissie een beslissing over het al dan niet openbaar maken van het verslag. Het vastgestelde verslag wordt door de voorzitter en de commissiegriffier ondertekend.

5. Aan het einde van de raadsperiode wordt in een besloten vergadering bepaald of de vastgesteld besloten verslagen openbaar kunnen worden gemaakt.

1. Naast de voorzitter en de leden zijn bij een besloten vergadering de verantwoordelijk wethouder(s) of burgemeester, de commissiegriffier en eventueel de behandeld ambtenaar aanwezig.

2. De voorzitter is bevoegd, uit eigen beweging of op verlangen van de leden, één of meer collegeleden of ambtenaren als toehoorder toe te laten en/of te laten deelnemen aan de beraadslagingen.

1. Hoofdstuk Va (artikelen 87-94) van de Gemeentewet is van toepassing.

1. Leden krijgen de mogelijkheid om tot tien dagen voor de inhoudelijke behandeling van een voorstel in de commissie schriftelijk alle technische en andere vragen te stellen.

2. De commissie beschikt binnen de gestelde termijn over de antwoorden op deze vragen, d.w.z. tussen beantwoording en behandeling in de commissie zit minstens één maandag die niet in een recesperiode valt. Van deze termijn kan worden afgeweken indien de vragen niet binnen de in het eerste lid genoemde termijn zijn gesteld.

3. Technische vragen worden bij de inhoudelijke behandeling in de commissie niet toegestaan.

4. Voor onderwerpen die zich daarvoor lenen, kan door de commissie vooraf worden bepaald een andere debatmethode te hanteren.

5. Het debat vindt plaats tussen leden onderling op basis van het geagendeerde voorstel, de daarbij behorende stukken en de verstrekte antwoorden op de (schriftelijke vragen). In het betoog dienen standpunten naar voren gebracht te worden.

6. Wanneer de voorzitter vaststelt dat een onderwerp of voorstel voldoende is behandeld, sluit hij de beraadslaging, tenzij de commissie anders beslist.

7. Nadat de beraadslaging is gesloten, beslist de commissie welk advies aan de raad wordt uitgebracht. Het advies, dat door de commissiegriffier in de besluitenlijst wordt opgenomen, kan luiden: hamerstuk of bespreekpunt.

8. De commissie kan de behandeling uitstellen tot een volgende vergadering wanneer zij nog nadere informatie nodig heeft om tot een afgewogen advies te komen.

9. Bij een bespreekpunt dient in de besluitenlijst te worden vermeld welke amendementen en moties worden overwogen.

10. Een wensen- en bedenkingenprocedure wordt afgesloten door het zenden van een conceptraadsvoorstel met de wensen en bedenkingen aan de raad. Dit raadsvoorstel wordt geagendeerd voor de eerstvolgende raadsvergadering.

11. De commissie adviseert of een door de raad aangenomen motie door het college op voldoende wijze is afgehandeld. De commissiegriffier neemt het oordeel van de commissie op in de besluitenlijst.

1. In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van:

• o

  besluiten over geheimhouding;

• o

  besluiten met betrekking tot de orde zoals bedoeld in artikel 19, lid 2;

• o

  indien de commissie dat nodig acht, standpunten peilen over voorliggende agendapunten en over adviezen zoals bedoeld in artikel 25, lid 7.

2. Bij een stemming als bedoeld in het eerste lid, wordt per fractie voor zover aanwezig in de commissie één stem uitgebracht. Voor het bepalen van de uitslag van de stemming wordt uitgegaan van een gewogen stemverhouding overeenkomstig de zetelverdeling per fractie in de raad.

1. De toehoorders kunnen plaatsnemen in de vergaderzaal. De vertegenwoordigers van de pers kunnen plaatsnemen in de vergaderzaal of op de perstribune.

2. Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.

3. De voorzitter zorgt voor de handhaving van de orde in de vergadering en is bevoegd, wanneer die orde op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te laten plaatsnemen op de publieke tribune, de meeluisterzaal of te doen vertrekken.

1. De Verordening op de raadscommissies 2018 (RV 18.0024) wordt ingetrokken.

1. Deze verordening treedt in werking onmiddellijk na haar vaststelling.

2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de raadscommissies Leiden.