Verordening auditcommissie Dijk en Waard 2022

1. In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  de commissie: de auditcommissie;

• b.

  lid: een lid van de auditcommissie;

• c.

  voorzitter: de voorzitter van de auditcommissie;

• d.

  griffier: de griffier van de gemeente Dijk en Waard;

• e.

  de raad: de gemeenteraad van Dijk en Waard;

• f.

  het college: het college van burgemeester en wethouders van Dijk en Waard;

• g.

  de accountant: de door de raad aangewezen accountant die belast is met de controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

• h.

  verslag van bevindingen: de rapportage van de accountant naar aanleiding van diens onderzoek van de jaarrekening;

• i.

  de controleverordening: de controleverordening Dijk en Waard 2022;

• j.

  het controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening.

1. Er is een commissie die door de raad van Dijk en Waard wordt ingesteld en wordt aangeduid als de auditcommissie gemeente Dijk en Waard.

2. De auditcommissie is een raadscommissie ingesteld op grond van artikel 84 van de Gemeentewet en is een financieel-technische adviescommissie. De commissie is bedoeld voor het voeren van periodiek afstemmingsoverleg zoals bepaald in artikel 4 lid 3 van de Controleverordening Dijk en Waard 2022 en voor de bespreking van het verslag van bevindingen zoals vermeld in artikel 7 lid 4 van de Controleverordening Dijk en Waard 2022.

3. De commissie heeft als aandachtsgebied alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad.

4. De commissie heeft als doel advisering en afstemming tot stand te brengen ten behoeve van de raad voor alle activiteiten in de gemeente op het gebied van controle financieel beleid en beheer en aangrenzende gebieden. Ze voert daarover overleg tussen raad, college, rekenkamer, accountant en ambtelijke organisatie.

5. De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college.

6. Onder de in het derde lid genoemde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:

• a.

  De voorbereiding van het door de raad vast te stellen controleprotocol;

• b.

  Het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad voor de opzet, uitvoering en uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles;

• c.

  Een overlegplatform te zijn voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te doen besteden aan bepaalde posten of processen, zoals bedoeld in de controleverordening ex artikel 213 Gemeentewet van de gemeente Dijk en Waard .

• d.

  Het evalueren van de werkzaamheden van de accountant;

• e.

  Het verrichten van voorbereidende handelingen voor de werving en selectie van of het beëindigen van de relatie met, dan wel het ontslag van, de accountant.

• f.

  Het opstellen van een programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole.

• g.

  Een afstemmingsoverleg te zijn over de voorgenomen onderzoeken door de accountant en het college en over uitgevoerde onderzoeken en uit te brengen rapportages;

• h.

  Een afstemmingsoverleg te zijn over de voorgenomen onderzoeken door de gemeentelijke rekenkamer en het voorbereiden van een standpunt over de onderzoeksrapportages van de rekenkamer voor de raad;

• i.

  Gevraagd en ongevraagd de raad adviseren over verbetering van de planning en control;

• j.

  Het opvolgen van door de raad overgenomen of gedane aanbevelingen voortvloeiend uit de accountantscontrole;

• k.

  Door de raad kunnen aanwijzingen en opdrachten aan de commissie worden gegeven;

7. In de commissie kunnen voorts worden gepresenteerd en besproken:

• a.

  Planning en control ontwikkelingen van de gemeente Dijk en Waard, inclusief de bestuursrapportage, begroting en relevante (financiële) beleidsnota’s met controledocumenten;

• b.

  Interne controles (audits);

• c.

  Maatregelen ter bevordering van risicomanagement;

• d.

  Maatregelen ter bevordering van de wet- en regelgeving en andere relevante voorschriften (normenkader/rechtmatigheid).

8. De commissie heeft een direct opdrachtgevende rol naar de externe accountant en andere onderzoeksbureaus;

9. Tot de taken van de commissie behoort ook de jaarlijkse controle op de verantwoording van de fractievergoedingen. Na deze controle stelt de commissie hierover een raadsvoorstel op.

10. De commissie stelt een jaarplan op van voorgenomen activiteiten. Dit plan wordt na afloop van het jaar geëvalueerd.

1. De raad benoemt de leden van de commissie. De leden worden door de raad aangesteld bij aanvang van elke bestuursperiode.

2. De commissie bestaat uit maximaal vijf leden, waarvan maximaal twee fractievertegenwoordigers.

3. In tussentijds in de auditcommissie opengevallen plaatsen, wordt zo spoedig mogelijk voorzien.

4. De griffier of een door de griffier aangewezen functionaris draagt zorg voor het secretariaat van de commissie. De secretaris draagt zorg voor de agendaplanning, verslaglegging, informatieverzameling, dossiervorming en communicatietaken.

5. De griffier of een door de griffier aangewezen functionaris is iedere vergadering van de commissie aanwezig als secretaris van de commissie.

6. De commissie heeft als adviseurs de concerncontroller, strategisch adviseur financiën, portefeuillehouder financiën, gemeentesecretaris en de voorzitter van de rekenkamercommissie.

7. De commissie kan de in lid 6 genoemde adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie. De commissie kan ditzelfde verzoek doen aan andere interne en externe adviseurs.

8. Overige leden uit de gemeenteraad hebben te allen tijde de mogelijkheid de vergadering van de commissie bij te wonen.

1. De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij ontslag als lid van de raad of bij ontslag als fractievertegenwoordiger.

2. De raad kan een lid tussentijds ontslaan.

3. Een lid kan te allen tijde ontslag nemen.

1. De auditcommissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. De voorzitter neemt deel aan de vergadering en heeft stemrecht.

2. De voorzitter draagt zorg voor

• a.

  het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie;

• b.

  het leiden van de vergaderingen;

• c.

  het bewaken van de uitgangspunten;

• d.

  het monitoren van het jaarplan;

• e.

  het bevorderen van een heldere, zorgvuldige besluitvorming over commissieaangelegenheden.

• f.

  De voorzitter wordt ondersteund door de secretaris van de commissie.

1. De data van de overleggen van de commissie worden opgenomen in het vergaderschema dat ieder jaar door het raadsconvent wordt vastgesteld. Extra vergaderingen kunnen op verzoek van een lid of de voorzitter worden opgenomen. Indien er problemen zijn met andere geplande vergaderingen of evenementen van raad of college vindt er overleg plaats tussen de voorzitter van de commissie en de commissiesecretaris om tot een oplossing te komen.

2. De voorzitter stuurt oproepingen uiterlijk zeven dagen voor de vergadering aan de leden en de overige genodigden uit artikel 3 lid 6.

3. De oproepingen vermelden datum, tijd, plaats en te behandelen onderwerpen. De voor behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden zo mogelijk tegelijkertijd aan de leden toegezonden.

1. De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht, doch in beginsel ten minste 4 keer per jaar, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van de in artikel 2 benoemde taken.

2. Vergaderingen vinden alleen plaats als in de vergadering meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

3. Adviseurs worden op afroep voor een vergadering van de commissie uitgenodigd. De portefeuillehouder Financiën, hoofd FIC (Financiën, Inkoop en Contractmanagement) en de concerncontroller zijn standaard voor iedere vergadering uitgenodigd, tenzij de commissie anders aangeeft.

4. De vergaderingen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur.

5. De besluiten en adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

6. Van iedere vergadering wordt een besluitenlijst gemaakt onder verantwoordelijkheid van de secretaris. De besluitenlijst wordt vastgesteld door de commissie.

7. De vastgestelde besluitenlijst van niet-openbare vergaderingen wordt als onder geheimhouding ter kennis gebracht aan de raad het college en, de interne adviseurs. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat de raad haar opheft.

1. De commissie informeert de raad en het college schriftelijk dan wel mondeling in de eerstvolgende commissie en/of raadsvergadering over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviserende leden.

2. Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie, of bij diens afwezigheid een van de andere leden van de commissie een toelichting in de vergadering van de raad.

3. Vertrouwelijke mededelingen worden onder geheimhouding in een besloten (gedeelte van de) vergadering gedaan.

1. Deze verordening kan worden aangehaald als de ‘Verordening auditcommissie gemeente Dijk en Waard 2022’.

2. De verordening auditcommissie gemeente Heerhugowaard 2016, vastgesteld door de raad van Heerhugowaard op 18 juni 2016, komt te vervallen.

3. De verordening auditcommissie gemeente Langedijk 2019, vastgesteld door de raad van Langedijk op 26 februari 2019, komt te vervallen.

4. Deze verordening treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking.