Budgethoudersregeling gemeente Veere 2022.

Artikel 1 Begripsbepalingen.

In deze regeling verstaan we onder:

College: Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Veere.

Directeur: Gemeentesecretaris/algemeen directeur van de gemeente Veere;

Budgethouder:De directeur, afdelingshoofd of een ambtelijk opdrachtgever voor een door het college aangewezen project, die binnen de gegeven mandatering volgens het Algemeen Mandaat-, Volmacht- en Machtigingsbesluit Veere 2020 bevoegd is voor het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten aan en/of door de gemeente Veere, dan wel op een andere wijze de gemeente binnen een budget juridisch kan binden en verantwoordelijk is voor de bewaking en verantwoording aflegt aan het college over de uitvoering van de opgedragen taak.

Budgetbeheerder: Een medewerker van een afdeling of een projectleider van een door het college aangewezen project, die door een budgethouder als eerste verantwoordelijke is aangewezen voor een budget, blijkend uit het overzicht van budgetten op intranet.

Taak:De opdracht van het college aan de directeur, de directeur aan de budgethouder en de budgethouder aan de budgetbeheerder, om met een bepaald budget of krediet een afgesproken prestatie te leveren.

Budget:De middelen die via de programmabegroting, een tussentijdse begrotingswijziging of kredietverlening zijn toegekend aan kosten-plaatsen, voorzieningen en/of investeringskredieten voor het realiseren van doelstellingen, resultaat- en prestatieafspraken.

Verplichting De onherroepelijke handeling die leidt tot het doen van een uitgaaf namens de gemeente.

Leveringen: de aankoop, lease, huur of huurkoop van producten.

Diensten: een door opdrachtnemer te verrichten reeks beschreven handelingen die in een andere dan werkgever/werknemer-relatie moeten worden verricht.

Werken: het vervaardigen of oprichten van bouw- dan wel civieltechnische objecten, inclusief de in de opdracht begrepen materialen en het gebruik van materieel.

Artikel 2. Aanwijzing van budgethouders

• 1.

  De directeur is de hoogst verantwoordelijke budgethouder, voor zover het niet de budgetten van de gemeenteraad betreft.

• 2.

  De directeur wijst per budget een afdelingshoofd aan als budgethouder.

• 3.

  Als er sprake is van een door het college aangewezen project wijst de directeur een ambtelijk opdrachtgever aan als budgethouder.

• 4.

  Een afdelingshoofd wijst afdelingsmedewerkers en een ambtelijk opdrachtgever wijst projectleider/-medewerkers aan:

  a. die bevoegd zijn als budgetbeheerder;

  b. die bevoegd zijn om facturen te coderen;

  c. die bevoegd zijn om te tekenen voor de prestatielevering.

• 5.

  De griffier is budgethouder voor de budgetten die direct ten behoeve van de gemeenteraad staan.

• 6.

  Een uitzondering op lid 2 vormen de kostensoorten die dwars door de hele begroting binnen de kostenplaatsen zijn opgenomen en leiden tot verzamel-facturen c.q. een veelvoud aan gelijksoortige facturen. Het betreft de kosten voor telefonie, energie, publiekrechtelijke heffingen, verzekeringen enz.. Voor deze kostensoorten wijst de budgethouder per kostensoort een specifieke budgetbeheerder aan om te coderen en te autoriseren voor betaling. De prestatieakkoordverklaring is voor deze kostensoorten niet van toepassing.

Artikel 3. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

De budgethouder

• 1.

  is verantwoordelijk voor een doelmatig en rechtmatig beheer van de aan hem/haar toegewezen budgetten en een effectieve realisering van de aan de betreffende budgetten gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties.

• 2.

  is eindverantwoordelijk voor de door hem/haar aangewezen budgetbeheerders.

• 3.

  is verantwoordelijk voor een goede onderbouwing van de in de begroting opgenomen ramingen.

• 4.

  is verantwoordelijk voor het beheersen van risico’s bij het budget.

Artikel 4.

• 1.

  De budgethouder en budgetbeheerder zijn bevoegd tot het doen van uitgaven ten laste van de aan hem/haar toegewezen budgetten tot maximaal:

  - de in de begroting opgenomen budgetten;

  - de bedragen van de vastgestelde investeringskredieten;

  - de omvang van de ingestelde voorzieningen.

  Verplichtingen kunnen slechts worden aangegaan nadat hij/zij heeft geconstateerd dat hiervoor voldoende budget aanwezig is en dat deze passen binnen de doelstelling waarvoor het budget beschikbaar is gesteld.

• 2.

  De budgethouder/-beheerder draagt zorg voor het verkrijgen en invorderen van inkomsten die verbonden zijn aan de hem/haar toegewezen budgetten en investeringskredieten.

• 3.

  Incidentele budgetten mogen niet worden aangewend voor structurele uitgaven.

• 4.

  Voor bestellingen, opdrachtverstrekkingen, aanbestedingen van leveringen, werken en diensten is het verplicht rekening te houden met hetgeen is vastgelegd in de Nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid.

Artikel 5

• 1.

  Bij inkoopfacturen vindt het coderen van de factuur en de prestatieakkoord-verklaring plaats door de budgethouder, budgetbeheerder of een medewerker die daarvoor is aangewezen.

• 2.

  Nadat een inkoopfactuur is gecodeerd en voorzien van een prestatieakkoord-verklaring, wordt deze door de budgethouder of de budgetbeheerder geautoriseerd voor betaling.

• 3.

  De functies als genoemd onder lid 1 en 2 (coderen, prestatieakkoordverklaring en autoriseren voor betaling) worden door minimaal twee verschillende personen uitgevoerd.

Artikel 6 Beheer

De budgethouder kan de op zijn/haar budget betrekking hebbende verplichtingen zodanig vastleggen dat de actuele stand van de al aangegane verplichtingen ten opzichte van het totale toegekende budget evenals de voortgang van het project zichtbaar is.

Vastlegging van de financieel-administratieve gegevens moet worden gedaan in het

financieel-administratieve systeem. De budgethouder zorgt er voor dat een verplichting uit het administratieve systeem wordt verwijderd als deze teniet is gegaan.

Artikel 7 Budgetverschuivingen

• 1.

  De budgethouder is bevoegd binnen de aan hem/haar toegekende budgetten verschuivingen aan te brengen:

  a. binnen hetzelfde taakveld;

  b. binnen een investeringskrediet.

• 2.

  Bij het schuiven met budgetten geldt het volgende:

  a. de verschuiving moet binnen de vastgestelde beleidskaders passen;

  b. een niet geraamde bate mag niet aangewend worden ter compensatie van niet geraamde of overschrijding van lasten.

• 3.

  De volgende kostensoorten komen niet voor verschuiving in aanmerking:

  a. rente en afschrijving;

  b. subsidies en andere inkomens- en vermogensoverdrachten, deze zijn alleen onderling substitueerbaar;

  c. toevoegingen en onttrekkingen aan reserves en voorzieningen;

  d. verrekeningen tussen baten en lasten.

Artikel 8 Geldigheid budget

• 1.

  Investeringskredieten

  Na ingebruikname, gereedkomen of aanschaf van het activum wordt het betreffende investeringskrediet ultimo van het boekjaar afgesloten. Alleen als door de budgethouder deugdelijk wordt gemotiveerd waarom afsluiten van het krediet nog niet wenselijk is, kan een investeringskrediet nog maximaal twee jaar worden aangehouden. Hiertoe vindt in het kader van de jaarrekening overleg plaats tussen de budgethouder en de afdeling bedrijfsvoering (planning & control).

• 2.

  Structurele uitgavenbudgetten

  Een structureel uitgavenbudget dat in een begrotingsjaar niet geheel is besteed, valt in principe vrij in het rekeningresultaat.

• 3.

  Incidentele uitgavenbudgetten

  Een incidenteel uitgavenbudget dat in het begrotingsjaar niet geheel is besteed, kan naar een volgend jaar worden overgeheveld als de met dat budget te leveren prestatie nog niet geheel is afgerond én in de begroting van volgend jaar voor eenzelfde prestatie geen middelen zijn opgenomen.

  Incidentele uitgavenbudgetten vervallen, als de middelen niet zijn ingezet in het jaar volgend op het begrotingsjaar waarin de middelen zijn toegekend. Overheveling van budgetten vindt niet eerder plaats dan dat het college van Burgemeester en wethouders en de gemeenteraad hierover bij de slotwijziging een besluit hebben genomen.

Artikel 10 Verantwoordingen

De budgethouder is verantwoordelijk voor de beheersing van de begrotingsuitvoering. Hij/zij rapporteert op de momenten zoals vastgelegd in de planning- & controlcyclus. Dit betreft dan een rapportage over de werkelijke uitkomsten van het budget, de geregistreerde prestaties en de kengetallen en voorziet één en ander van analyses en toelichtingen. Tevens meldt hij/zij nieuwe risico’s of wijzigt deze periodiek.

Artikel 11

De afdeling bedrijfsvoering coördineert namens de directeur de rapportage (volgens artikel 10) door de budgethouders. De directeur brengt vervolgens verslag uit aan het college. Dit wordt opgenomen in periodieke rapportages (bestuursrapportage en jaarrekening).

Artikel 12 Slotbepalingen

In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het college.

Artikel 13 Intrekken oude regeling

De Regeling budgethouderschap gemeente Veere 2006, vastgesteld 12 september 2006, wordt ingetrokken.

Artikel 14 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op 1 maart 2022.

Artikel 14 Citeertitel

Deze regeling kan worden aangehaald als de “Budgethoudersregeling gemeente Veere 2022”.