Mandaat- en Volmachtbesluit Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden 2021

Algemeen - organisatiebreed

Functionaris

volmacht, mandaat

opmerkingen

verstrekken van feitelijke informatie over waterschapstaken en geldende voorschriften, procedures en bevoegdheden voor zover het geen beschikking betreft

Mdw

m

afdoening schriftelijke vragen van AB-leden wordt niet gemandateerd

toezenden zonder commentaar van geanonimiseerde gegevens voor enquêtes, statistieken, circulaires, jaarverslagen

Mdw

m

uitgezonderd zijn de UvW-enquêtes

doorzenden geschriften waarvoor een ander bestuursorgaan bevoegd is (art 2:3 Awb)

Mdw

m

let op: afzender hierover gelijktijdig berichten

uitvoeren begeleiding onderzoek door derden, toezenden (besprekings) verslagen

Mdw

m

ontvangstbevestiging ingekomen stukken

Mdw

m

doorzenden van verkeerd geadresseerde stukken/ verwijzen naar juiste instantie, voor kennisgeving aannemen/deponeren van daarvoor in aanmerking komende stukken

Mdw

m

verlangen schriftelijke machtiging van gemachtigde (art. 2:1 Awb)

Mdw

m

weigeren van bijstand/vertegenwoordiging indien tegen gemachtigde ernstige bezwaren bestaan (art. 2:2 Awb)

M

m

tekenen voor ontvangst van aangetekende brieven

Mdw

m

afdoen klachten/meldingen

M, PDIR

m

afdoen klachten i.h.k.v. hoofdstuk 9 Awb

SD

m

ondermandaat aan M mogelijk

verzenden van uitnodigingen eventueel met agendapunten

M, PDIR

m

ondermandaat aan Coörd. mogelijk

ontwikkelen van algemeen voorlichtingsmateriaal en te publiceren besluiten en advertenties

Mdw

m

In voorafgaand overleg met M DV

voorbereiden en organiseren van inspraak-/voorlichtingsbijeenkomsten

Mdw

m

College achteraf informeren

schriftelijke beantwoording van reacties n.a.v. inspraak-/voorlichtingsbijeenkomsten

M, PDIR

m

bij reacties richting andere overheden ligt de tekeningsbevoegdheid bij SD en DF

reactie op door gemeente, provincie, rijk of ander waterschap opgestelde en toegezonden (concept) plannen, niet zijnde een bezwaarschrift

M, PDIR

m

indien reactie in de vorm van bezwaarschrift, dan behandelen in college

besluit tot verlenen en vaststellen van subsidies

M

m

1x per jaar rapportage aan college

aanvragen van subsidies bij andere (overheids) instanties

M

m

1x per jaar rapportage aan college

instemmen met begroting/ jaarstukken/-rekeningen e.d. i.v.m. verleende subsidie

M

m

1x per jaar rapportage aan college

beslissen op aansprakelijkstellingen van derden

M

v

M/PDIR bevoegd tot € 100.000,-;

SD bevoegd vanaf € 100.000,-;

College informeren.

besluit en ondertekening verwerkingsovereenkomst persoonsgegevens obv AVG

M, PDIR, SD

in afstemming met functionaris gegevensbescherming

verrichten van overige privaatrechtelijke rechtshandelingen die leiden tot het tekenen van een overeenkomst (bv. samenwerkingsovereenkomst)

M, PDIR, SD

v

Als het past binnen beleid en budget en het niet bestuurlijk gevoelig is, dan is:

- M/PDIR bevoegd tot € 100.000,-;

- SD bevoegd vanaf € 100.000,-

besluit en ondertekenen convenant, bestuursovereenkomst

M, PDIR, SD

v

Besluit tot aangaan van de overeenkomst blijft bij het college; college kan instemmen met machtiging poho

inkoop/aanbesteding: vaststelling inkoopplan en/of contactering-, aanbesteding en contractbeheersingstrategie (keuze uitnodigen offerte)

M, PDIR

m

Ondermandaat aan Coörd., PL, PM, CM;

Coörd./PL. tot €50.000,-;

M tot €250.000,-;

M-BV met M tot €500.000,-;

SD vanaf €500.000,-;

PDIR en M-IB tot €750.000;

PL tot €50.000,- reguliere projecten;

PM/CM tot €50.000,- bij IPM projecten

inkoop/aanbesteding: besluitvorming aanbestedingsdossier (starten aanbesteding)

M, PDIR

m

Ondermandaat aan Coörd., PL, PM, CM;

Coörd./PL. tot €50.000,-;

M tot €250.000,-;

M-BV met M tot €500.000,-;

SD vanaf €500.000,-;

PDIR en M-IB tot €750.000;

PL tot €50.000,- reguliere projecten;

PM/CM tot €50.000,- bij IPM projecten

inkoop/aanbesteding: besluitvorming gunningsadvies (gunningsbeslissingen versturen aan marktpartijen)

M, PDIR, SD

m

Ondermandaat aan Coörd., PL, PM, CM;

Coörd./PL. tot €50.000,-;

M tot €250.000,-;

M-BV met M tot €500.000,-;

SD vanaf €500.000,-;

PDIR en M-IB tot €750.000;

PL tot €50.000,- reguliere projecten;

PM/CM tot €50.000,- bij IPM projecten

SD bevoegd beslissen verzoeken afwijken van het lnkoop- en aanbestedingsbeleid

inkoop/aanbesteding: verstrekken definitieve gunning (ondertekenen opdrachtbrief en/of overeenkomst)

M, PDIR

m

Ondermandaat aan Coörd., PL, PM, CM;

Coörd./PL. tot €50.000,-;

M tot €250.000,-;

M-BV met M tot €500.000,-;

SD vanaf €500.000,-;

PDIR en M-IB tot €750.000;

PL tot €50.000,- reguliere projecten;

PM/CM tot €50.000,- bij IPM projecten

inkoop/aanbesteding: sluiten raamovereenkomst

SD

handelingen obv raamovereenkomst als algemene regel en binnen voorwaarden van raamovk

Bijzonder - enkele of meerdere afdelingen

Functionaris

volmacht, mandaat

Afdeling

opmerkingen

beslissen Wob verzoek

M

BO

toezenden AB-besluiten ter goedkeuring/-kennisneming van de provincie

M

m

BO, BV, OSA

plaatsen van besluiten in het Waterschapsblad

Mdw

m

BO, DV, VTH

besluit verschuldigdheid en hoogte dwangsom wegens niet tijdig beslissen en terugvordering onverschuldigde dwangsom (art 4:18, 4:20 Awb)

M

m

BO, DV, VTH

besluit gelijktijdig met niet tijdige beslissing (aanvraag vergunning of beslissing op bezwaar) bekendmaken (inclusief afwijzing)

aangifte lozing effluent op water in beheer bij derden

M

m

Zuiver

correspondentie inzake wettelijk verplicht vooroverleg over bestemmingsplannen (inclusief Watertoets)

M

OSA

PoHo informeren

aangaan overeenkomst van kort/lang geldlening

SD

zie procedure treasury (dm 506493)

Tijdelijk verlagen waterpeilen t.o.v. het in peilbesluit vastgestelde peil uitsluitend ten behoeve van beheeringrepen o.g.v. artikel 2.17 Omgevingswet:met maximaal 30 cm voor de periode van maximaal één week voor maximaal één polder ten behoeve van de bestrijding muskusratten.

M

m

WB

Tijdelijk verlagen waterpeilen t.o.v. het in peilbesluit vastgestelde peil uitsluitend ten behoeve van beheeringrepen o.g.v. artikel 2.17 Omgevingswet: met maximaal 30 cm voor de periode van maximaal twee weken voor maximaal twee peilgebieden voor onderhoudswerkzaamheden aan (onderwater)beschoeiingen, het vervangen of inspecteren van peilregulerende kunstwerken of voor het inspecteren of onderhouden van kades en keringen.

M

m

WB

opvragen van stukken, inlichtingen i.h.k.v. besluitvorming t.a.v. bezwaarschriften

Mdw

m

BO

vertegenwoordiging in de Commissie Behandeling Bezwaren

M

m

VTH, WB

ondermandaat mogelijk, vertegenwoordiging i.o.m. BO-jz

besluit tot verdagen termijnen art 7.10 Awb

M

m

BO

verdagen zoveel mogelijk voorkomen

bevestiging intrekking bezwaarschriften

Mdw

m

BO

beslissing op bezwaar

M

m

BO

indien conform advies commissie behandeling bezwaren, in overleg met poho en college informeren;

tekeningsbevoegdheid bij SD

machtiging vertegenwoordiging bij gerechtelijke zittingen (bijv. rechtbank, Raad van State)

SD

m

BO, BV-hrm

uitbrengen verweerschriften aan gerechtelijke instanties(incl. advies hierover aan ander bevoegd gezag)

M

m

BO, BV-hrm

bij nieuwe, principiële aspecten na instemming SD en in overleg met PoHo

toezenden van stukken gerechtelijke instanties

Mdw

m

BO, BV-hrm

handelingen beheer bedrijfsafvalstoffen, titel 10.6 Wet milieubeheer, inclusief opdrachtverlening aan derden

M

m

IB

ondermandaat mogelijk;

rollen ontdoen, transport en ontvanger scheiden;

bij volmacht aan derden, op naamstelling bij toewijzen afvalstroomnummers

het beheren van de voor het eigen werkgebied relevante verzekeringen

M

v

BV

1x per jaar rapportage aan college

het afhandelen van de schade

M

v

BV

1x per jaar rapportage aan college

het afsluiten van de benodigde verzekeringen voor de hele organisatie

M

v

BV

1x per jaar rapportage aan college

beslissen op verzoek om schadevergoeding (=zuiver schadebesluit)

M, SD

m

BO

manager bevoegd tot €100.000,-;

SD vanaf €100.000,-

benoeming leden ad hoc commissie nadeelcompensatie

SD

m

college informeren

aanwijzen schouwmeesters

SD

m

college informeren

aanwijzen toezichthouders

SD

m

college informeren

instemmen aanwijzen van eigen toezichthouders bij andere bestuursorganen

SD

m

college informeren

indienen bij derden van aanvragen om vergunningen/ontheffingen o.g.v. wetgeving/verordeningen

M

m

VTH, WB, IB, Zuiver, MRB

uitbrengen zienswijzen/bedenkingen m.b.t. vergunningverlening door andere overheidsorganen

M

m

VTH, WB, IB, Zuiver, MRB

indien opmerkingen principieel van aard zijn, dan na overleg met poho en advies BO-jz

vaststellen formulier voor indienen aanvragen en het verstrekken van gegevens (art. 4:4 Awb)

M

m

VTH

ondermandaat aan Coörd. mogelijk

besluit gelegenheid te geven tot aanvulling aanvraag binnen een nader gestelde termijn (art. 4:5 Awb)

Mdw

m

VTH

besluit tot verdagen termijnen (artt. 3:18 en 4:14 Awb)

M

m

VTH

ondermandaat aan Coörd. mogelijk

besluit om een aanvraag niet in behandeling te nemen (art. 4:5 Awb)

M

m

VTH

ondermandaat aan Coörd. mogelijk;

*beperkt ondermandaat aan Mdw mogelijk

besluit om een aanvraag niet in behandeling te nemen omdat met een melding kan volstaan

Mdw

m

VTH

gegevens ter beschikking stellen aan adviseur nodig voor diens goede taakvervulling (art. 3:7 Awb)

Mdw

m

VTH

aangeven binnen welke termijn van een adviseur een advies wordt verwacht tenzij dit reeds wettelijk is vastgelegd

Mdw

m

VTH

verzenden van een voortgangsbericht

Mdw

m

VTH

ter inzage leggen van aanvraag en ontwerpvergunning

M

m

VTH

ondermandaat aan Coörd. mogelijk

uitnodigen tot schriftelijk/mondeling indienen van zienswijzen/-bedenkingen: bij weigeren van een aanvraag om beschikking (art. 4:7 Awb) of bij een beschikking waartegen belanghebbende of geadresseerde naar verwachting bedenkingen zal hebben (art. 4:8 Awb)

Mdw

m

VTH

bij overtreding overheden vooraf informeren poho conform protocol

Uitbrengen advies en advies met instemming bij andere overheidsorganen indien sprake is van samenloop van bevoegdheden als bedoeld in artikel 5.8 t/m 5.14 en 5.16 van de Omgevingswet en afdeling 4.1 en 4.2 van het Omgevingsbesluit.

M

m

VTH

ondermandaat aan Coörd. mogelijk

Uitbrengen advies, als bedoeld in artikel 4.35 van het Omgevingsbesluit

M

m

VTH

ondermandaat aan Coörd. mogelijk

Bezwaar maken indien uitgebracht advies als bedoeld in artikel 4.24, eerste lid, onder d en e en 4.35 van het Omgevingsbesluit niet wordt gehonoreerd

M

m

VTH

ondermandaat aan Coörd. mogelijk

afzien van hoorplicht ex artt. 4:7 en 4:8 Awb (zie artt. 4:11 en 4:12 Awb)

M

m

VTH

bevestigen van intrekking vergunningsaanvraag e.d.

Mdw

m

VTH

Beslissingsbevoegdheid voor de omgevingsvergunning delegeren aan een ander bestuursorgaan op grond van artikel 5.16 Omgevingswet en artikel 4.17 en 4.36 Omgevingsbesluit

M

m

VTH

ondermandaat aan Coörd. mogelijk

afhandelen melding

Mdw

m

VTH

Verlenen omgevingsvergunning of gedoogbeschikking

M

m

VTH

ondermandaat aan Coörd. mogelijk

(Deels) weigeren omgevingsvergunning of gedoogbeschikking

M

m

VTH

ondermandaat aan Coörd. mogelijk;

in overleg met BO-jz;

poho informeren

Intrekken omgevingsvergunning of gedoogbeschikking

M

m

VTH

ondermandaat aan Coörd. mogelijk;

*beperkt ondermandaat aan Mdw. mogelijk: alleen op verzoek van vergunninghouder;

in overleg met BO-jz;

poho informeren

goedkeuringsbesluit op het overleggen van een 2e tekst t.b.v. de openbaarmaking van gegevens (art. 19.3 Wm)

M

m

VTH

ondermandaat aan Coörd . mogelijk

wijzigen tenaamstelling van de vergunninghouder

Mdw

m

VTH

Besluit op m.e.r. beoordeling voorafgaand aan vergunningsaanvraag

M

m

VTH

ondermandaat aan Coörd. mogelijk

Besluit op m.e.r. (afhankelijk van m.e.r.-beoordeling of totale onttrekkingshoeveelheid per jaar)

M

m

VTH

constatering overtreding(bestuurlijke waarschuwing)

Mdw

m

VTH

bij overtreding overheden vooraf informeren poho conform protocol

verzoek of advies aan ander bevoegd gezag om constatering overtreding (bestuurlijke waarschuwing) te doen

M

m

VTH

ondermandaat aan Coörd. mogelijk;

vooraf informeren poho conform protocol

aanschrijven bestuursdwang/opleggen dwangsom en verzoek of advies daartoe indien een andere overheid bevoegd gezag is

M

m

VTH

ondermandaat aan Coörd. mogelijk;

in overleg met BO-jz;

bij overtreding overheden vooraf informeren poho conform protocol

aanschrijven bestuursdwang in spoedeisende zaken en verzoek of advies daartoe indien een andere overheid bevoegd gezag is

M

m

VTH

ondermandaat aan Coörd. mogelijk;

in overleg met BO-jz;

poho achteraf informeren

schouwbrieven (aanschrijving bestuursdwang/dwangsom)

M

m

VTH

ondermandaat aan Coörd. mogelijk;

in overleg met BO-jz;

bij overtreding overheden vooraf informeren poho conform protocol;

college in jaarverslag informeren over aantallen

Aankondiging uitvoering bestuursdwang (de 48-uurs brief)

Mdw

m

VTH

invorderen kosten bestuursdwang/-dwangsom en verzoek of advies daartoe indien een andere overheid bevoegd gezag is

M

m

VTH

ondermandaat aan Coörd. mogelijk;

*beperkt ondermandaat aan Mdw mogelijk: alleen herinnering invordering

Dwangbevel/deurwaarder

M

m

VTH

ondermandaat aan Coörd. mogelijk;

*beperkt ondermandaat aan Mdw mogelijk;

poho informeren

intrekken bestuursdwang-/dwangsom-beschikking en verzoek of advies daartoe indien een andere overheid bevoegd gezag is

M

m

VTH

ondermandaat aan Coörd. mogelijk;

*beperkt ondermandaat mogelijk aan Mdw: bij opheffing wegens naleving of administratieve afhechting na uitweking beschikking;

bij overtreding overheden poho vooraf informeren conform protocol

handhavingsverzoek van derden niet zijnde medeoverheid (beschikking)

M

VTH

In overleg met BO-jz;

ondermandaat aan Coörd. mogelijk

opleggen bestuurlijke strafbeschikking

M

VTH

toepassen art. 1, lid 1 jo. art. 2, lid 1 van de Wrakkenwet

M

VTH

ondermandaat aan Coörd. mogelijk

vastgoed: Bezwaar maken tegen WOZ-beschikking

M, PDIR

m

WB, Zuiver, DV, WB-gzkn

ondermandaat aan Coörd. mogelijk

vastgoed: Afdoen van periodieke huur en pacht aanpassingen

M

v

WB, Zuiver, DV, WB-gzkn

In overleg met: WB-gzkn voor pacht en JZ voor huur;

Ondermandaat aan Coörd. mogelijk

vastgoed: Verlenen/opzeggen van persoonlijke gebruiksrechten zoals het verhuren, verpachten of op andere wijze in gebruik geven van onroerende zaken:

a. besluit

b. ondertekening van bijbehorende ovk

M

v

WB-gzkn

Als het past binnen beleid en budget en het niet bestuurlijk gevoelig is, dan is:

- Ondermandaat aan Coörd. mogelijk voor herhalen van overeenkomsten (dezelfde pp, object en voorw.);

- Ondermandaat aan Coörd. mogelijk tot (eigen inbreng) waarde € 25.000,- ;

- M/PDIR bevoegd tot € 100.000,-;

- SD bevoegd vanaf € 100.000,-

vastgoed: Kopen, verkopen en ruilen van onroerende zaken met een maximum €1.000.000,-:

a. besluit

b. ondertekening van bijbehorende ovk

c. instemmen gebruik van doorlopende volmacht voor transport notariele akte bij huisnotaris

M

v

WB-gzkn

Als het past binnen beleid en budget en het niet bestuurlijk gevoelig is, dan is:

- Ondermandaat aan Coörd. mogelijk voor herhalen van overeenkomsten (dezelfde pp, object en voorw.);

- Ondermandaat aan Coörd. mogelijk tot (eigen inbreng) waarde € 25.000,- ;

- M/PDIR bevoegd tot € 100.000,-;

- SD bevoegd vanaf € 100.000,-

ad c: Indien transport akte via andere notaris verloopt, ondertekend DF

vastgoed: Vestigen van beperkt zakelijk recht op onroerende zaken tot een maximum van €100.000,- per verbintenis per jaar:

a. besluit

b. ondertekening van bijbehorende ovk

c. instemmen gebruik van doorlopende volmacht voor transport notariële akte bij huisnotaris

M

v

WB-gzkn

Als het past binnen beleid en budget en het niet bestuurlijk gevoelig is

ad c: Indien transport akte via andere notaris verloopt, ondertekend DF

toepassing Wet Basisregistratie grootschalige topografie: leveringsplicht, afstemming, actualiseringsplicht en onderzoeksplicht

Mdw

m

OSA

toepassing Wet Basisregistratie grootschalige topografie: kwaliteitsmeting

M

m

OSA

Ondermandaat aan Coördinator Basisregistraties Poho informeren over de jaarlijkse ENSIA-rapportage

toepassing Wet Basisregistratie grootschalige topografie: gebruiksplicht

Mdw

m

toepassing Wet Basisregistratie ondergrond: leverplicht, meldplicht, onderzoeksplicht

Mdw

m

IB, OSA

toepassing Wet Basisregistratie ondergrond: kwaliteitsmeting

M

m

IB, OSA

Ondermandaat aan Coördinator Basisregistraties Poho informeren over de jaarlijkse ENSIA-rapportage

toepassing Wet Basisregistratie ondergrond: gebruiksplicht

Mdw

m

Bijzonder - personeelsaangelegenheden

Functionaris

volmacht, mandaat

Afdeling

opmerkingen

Uitwerken hoofdstructuur van de organisatie. Bij een wijziging van de organisatie houdt dit in: het nemen van beslissingen over taakinhoud en taakverdeling, functiebeschrijvingen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, met uitzondering van beslissingen t.a.v. secretaris-directeur, project-directeur en concerncontroller.

SD

v

Het mandaat geldt voor wijzigingen van beperkte aard binnen de hoofdstructuur van de organisatie, zoals beperkte formatiewijzigingen, herverdeling van taken tussen dienstonderdelen e.d., en met inachtneming van de bevoegdheden van de Ondernemingsraad terzake.

Het aanbrengen van wijzigingen in de formatie- en functiestructuur van afdelingen

M

v

Het mandaat geldt voor wijzigingen van beperkte aard in de formatie- en functiestructuur binnen afdelingen, zoals beperkte wijzigingen in de formatie, herverdeling van taken tussen afdelingen, functiewijziging van medewerkers e.d., voor zover niet onderworpen aan het adviesrecht van de Ondernemingsraad en met inachtneming van budgettaire neutraliteit.

Het aanbrengen van wijzigingen in taak- en functie-inhoud binnen afdelingen

M

v

Het mandaat geldt voor wijzigingen van beperkte aard in taak- of functie-inhoud van medewerkers, herverdeling van taken tussen medewerkers e.d.

Vaststellen en uitvoeren van het personeelshandboek

SD

v

Vaststelling personeelshandboek in samenspraak met Ondernemingsraad en Lokaal Overleg (ieder naar eigen bevoegdheid).

Besluit aangaan en ondertekenen van een arbeidsovereenkomst met managers

SD

v

Voor de arbeidsovereenkomst met secretaris-directeur, project-directeur en concerncontroller blijft college bevoegd.

Het uitoefenen van bevoegdheden die op grond van de cao en het personeelshandboek toekomen aan het college ten aanzien van onder zijn verantwoordelijkheid werkende medewerkers, waaronder begrepen het aannemen van personeel binnen de vastgestelde formatie alsmede ontslag op eigen verzoek.

M, SD

v

In afstemming met HRM-adviseur;

Uitgezonderd opleggen van disciplinaire straffen.;

Ondermandaat mogelijk aan BV-hrm voorzover het standaardhandelingen betreft zonder beleidsruimte.

Het beoordelen van medewerkers

M, SD

v

Het ontslaan van personeel, niet op eigen verzoek

SD

v

Met uitzondering van de afdelingshoofden en concerncontroller.

Verstrekken van stukken, inlichtingen i.h.k.v. geschillen arbeidsrecht

M

BV-hrm

In samenspraak met betrokken manager

Aangaan privaatrechtelijke verplichtingen en overeenkomsten met medewerkers/personeel niet in loondienst, zoals inhuurkrachten, gedetacheerden, stagiairs, trainees.

M, SD

v

Binnen de vastgestelde loonsom en/of personeelsbudgetten

Taken en bevoegdheden ARBO-wet

M, SD

v

Overleg met de Ondernemingsraad en het nemen van beslissingen en uitoefenen van bevoegdheden in het kader van het overleg met de Ondernemingsraad.

SD

v

De SD is via de WOR aangemerkt als bestuurder. Het mandaat omvat alle bevoegdheden ten behoeve van het functioneren als bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden, inhoudende het met de Ondernemingsraad overleggen en maken van afspraken over de verkiezing en het functioneren van de raad, alsmede over alle aangelegenheden met betrekking waartoe de raad een instemmingsrecht, een adviesrecht of een recht op informatie bezit.

Overleg met Lokaal Overleg

SD

v

Gebruikte afkortingen:

AB = algemeen bestuur

BO = bestuursondersteuning

DF= dijkgraaf

BO-jz = cluster juridische zaken

poho = portefeuillehouder

BV = bedrijfsvoering

SD = secretaris-directeur

BV-hrm = cluster hrm van bedrijfsvoering

PDIR = project-directeur alleen grote projecten

DV = dienstverlening

M = manager

I&A = informatie en automatisering

Coörd. = coördinator

IB = ingenieursbureau

PL = projectleider

OSA = ontwikkeling strategie en advies

PM = projectmanager

VTH = vergunningverleng toezicht en handhaving

CM = contractmanager

MRB = muskusrattenbestrijding

Mdw = medewerker

WB = waterbeheer

o = ondermandaat

WB-gzkn = cluster grondzaken