Controleverordening samenwerkingsorganisatie MijnGemeenteDichtbij 2022

Geldend van 03-03-2022 t/m heden

Intitulé

Controleverordening samenwerkingsorganisatie MijnGemeenteDichtbij 2022

Het algemeen bestuur van het openbaar lichaam MijnGemeenteDichtbij;

gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van 24 mei 2016;

gelet op artikel 35 Wet gemeenschappelijke regelingen juncto artikel 213 Gemeentewet;

tevens gelet op de gemeenschappelijke regeling samenwerkingsorganisatie Boxtel – Sint-Michielsgestel;

b e s l u i t :

onder intrekking van de huidige ‘Controleverordening MijnGemeenteDichtbij 2016’, zoals deze is vastgesteld op 12 juli 2016, vast te stellen de Controleverordening samenwerkingsorganisatie MijnGemeenteDichtbij 2022.

Artikel 1. Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    accountant: een door de raad benoemde:

    • registeraccountant, of

    • accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36, Wet op de Accountant-Administratieconsulenten, of

    • organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

  • b.

    accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van:

    • het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva;

    • het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

    • het in overeenstemming zijn van de door het dagelijks bestuur opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoelt in artikel 186 Gemeentewet;

    • de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen.

  • c.

    rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole: het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten.

  • d.

    goedkeuringstolerantie: het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed.

  • e.

    rapporteringstolerantie: een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen.

  • f.

    deelverantwoording: een in opdracht van het algemeen bestuur ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening.

  • g.

    MijnGemeenteDichtbij: het openbaar lichaam MijnGemeenteDichtbij, opgericht bij gemeenschappelijke regeling samenwerkingsorganisatie Boxtel-Sint-Michielsgestel en belast met de voorbereiding, de administratieve ondersteuning en de uitvoering van besluiten van de bestuursorganen van de gemeenten Boxtel en Sint-Michielsgestel.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

  • 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door het algemeen bestuur te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van 4 jaar met een mogelijke verlenging van maximaal 3 jaar.

  • 2. Het dagelijks bestuur bereidt in overleg met het algemeen bestuur de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

  • 3. Het algemeen bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

    • a.

      de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bij de controle van de jaarrekening;

    • b.

      de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

    • c.

      de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

    • d.

      de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering;

    • e.

      voor ieder afzonderlijk te controleren verslagjaar:

      • de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;

      • de functies en/of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.

  • 4. Het algemeen bestuur stelt een delegatie uit zijn midden in, als eerste aanspreekpunt voor het algemeen bestuur en als gesprekspartner van de accountant.

  • 5. In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt het algemeen bestuur voor de selectie van de accountant de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

Artikel 3. Informatieverstrekking door dagelijks bestuur

  • 1. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

  • 2. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, besluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

  • 3. Bij de jaarrekening bevestigt het dagelijks bestuur schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

  • 4. Het dagelijks bestuur overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk 1 april aan het algemeen bestuur.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

  • 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

  • 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

  • 3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek afstemmingsoverleg plaats tussen de accountant, de teammanager Financiën en Administratie en andere direct bij de controle betrokken medewerkers van MijnGemeenteDichtbij.

Artikel 5. Toegang tot informatie

  • 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt.

  • 2. Het dagelijks bestuur van MijnGemeenteDichtbij draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeenten Boxtel en Sint-Michielsgestel en van MijnGemeenteDichtbij.

  • 3. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren van de gemeenten en van MijnGemeenteDichtbij mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben.

  • 4. Alle organisatie-eenheden van de gemeenten en van MijnGemeenteDichtbij zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

  • 1. Het dagelijks bestuur kan de door het algemeen bestuur benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

  • 2. Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het dagelijks bestuur is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van MijnGemeenteDichtbij is.

  • 3. Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze verantwoording moet worden uitgevoerd door een accountant, is het dagelijks bestuur bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van MijnGemeenteDichtbij is.

Artikel 7. Rapportering

  • 1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het algemeen bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het dagelijks bestuur.

  • 2. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het algemeen bestuur door de accountant aan het dagelijks bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het dagelijks bestuur om op deze stukken te reageren.

  • 3. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, de teammanager Financiën en Administratie en den andere direct bij de controle betrokken medewerkers van MijnGemeenteDichtbij.

  • 4. De accountant kan aanwezig zijn in de vergadering van het algemeen bestuur waar de jaarstukken worden behandeld.

Artikel 8. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt 8 dagen na publicatie in werking.

Artikel 9. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Controleverordening MijnGemeenteDichtbij 2022’.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in zijn openbare vergadering van 1 februari 2022.

Het algemeen bestuur van MijnGemeenteDichtbij,

de secretaris,

G.A.A. van Rijkwijk-van Mook

de voorzitter,

H.J. Looijen