Regeling personele en budgettaire bevoegdheden raadsgriffier

1. De op grond van deze regeling verleende bevoegdheden ten aanzien van het personeel van de griffie zijn opgenomen in bijlage 1 bij deze regeling.

2. De bijlage wordt ondertekend door de gemeenteraad en de burgemeester.

3. De bijlage kan door de gemeenteraad en/of de burgemeester worden gewijzigd en aangevuld, voor zover het zijn bevoegdheden betreft.

1. De griffier is bevoegd om tot een bedrag van maximaal € 1.000.000,- verplichtingen aan te gaan.

2. De griffier stelt functionarissen aan als controleur/codeur, hierna verder genoemd: PAV’er. Hierbij dient aan de volgende eisen te worden voldaan:

• a.

  bij het aanstellen van een PAV’er dient er altijd sprake te zijn van functiescheiding; de PAV’er is geen budgethouder, en een budgethouder is geen PAV’er;

• b.

  de PAV’er moet inhoudelijk in staat zijn om de prestatie akkoord te verklaren;

• c.

  bij gebrek aan een geschikte PAV’er zal de loco-griffier de plaats van PAV’er innemen.

3. Het aanstellen van PAV’ers vindt alleen schriftelijk plaats. De griffier geeft (wijziging van) de aangewezen PAV’er door aan het team Finance & Control. Alle budgetbevoegdheden van (deel)budgetten worden door team Finance & Control schriftelijk vastgelegd, geregistreerd en actueel gehouden.

4. De griffier is verplicht alles te doen wat voor een goede uitoefening van de functie noodzakelijk is. Hij kan zich niet op onvolledigheid van deze regeling of ander voorschrift beroepen bij het nalaten van wat normaal gesproken en naar redelijkheid tot de taak wordt geacht te behoren.

1. Jaarlijks, voor een door het college vast te stellen datum, levert de griffier – door tussenkomst van het concernmanagementteam – aan het college de gegevens aan, ten behoeve van de voor het volgende kalenderjaar op te stellen begroting. Bij het opstellen wordt rekening gehouden met de door het college vastgestelde begrotingsrichtlijnen.

2. Een budget wordt vastgesteld op het moment dat de gemeenteraad een besluit neemt tot vaststelling van de primitieve begroting of tussentijds bij begrotingswijziging.

1. Verplichtingen mogen alleen worden aangegaan, als ter zake een toereikend budget beschikbaar is en als ze passen binnen de doelstelling waarvoor het budget beschikbaar is gesteld. 

2. Indien onvoldoende budget aanwezig is dient aanvullend budget te worden gevraagd. Wanneer hierop aanvullend budget wordt vastgesteld, gebeurt dit op de wijze zoals in artikel 4, lid 2, voor begrotingswijzigingen, is bepaald.

3. Alleen bij calamiteiten is het toegestaan, altijd na overleg met het presidium en de gemeentesecretaris, verplichtingen aan te gaan zonder dat daarvoor een goedgekeurd of toereikend budget aanwezig is.

4. Als van het derde lid gebruik wordt gemaakt dan zal zo spoedig mogelijk aan de raad een voorstel voorgelegd worden tot het beschikbaar stellen van een budget en voor de wijze waarop de betreffende uitgaven dienen te worden gedekt.

1. De PAV’er is verantwoordelijk voor het beoordelen van betalingsstukken en ontvangsten op prestatielevering en budgetafspraken en zet deze vervolgens door naar de griffier.

2. Betalingsstukken en ontvangsten worden gefiatteerd door de griffier.

3. Als uitzondering op lid 2 voor een uitgave/factuur die in de verplichtingenadministratie is vastgelegd en daar is ondertekend door de griffier, is fiattering door alleen de PAV’er voldoende. De griffier blijft eindverantwoordelijk.

4. In afwijking van de in lid 2 benoemde voorwaarden kan de gemeentesecretaris – na afstemming met de griffier – soorten uitgaven aanwijzen die centraal worden verwerkt en centraal worden doorbelast ten laste van de betreffende budgetten van de griffier. Dit betreft met name salarissen.

1. De griffier is, voor wat betreft de aan hem/haar toegewezen totaalbudget, bevoegd onderling te schuiven met uitzondering van de kostensoorten 0.0 (niet in te delen lasten/baten), 6 (verrekeningen), 1 (loonsom) en kostensoorten die eindigen in 900 of hoger (administratieve overboekingen) als dit om doelmatigheidsoverwegingen gewenst is, mits de doelstelling wordt gerealiseerd en mits deze budgetten zich binnen hetzelfde programma bevinden.

2. Uitgavenbudgetten mogen niet worden gecompenseerd met inkomstenbudgetten, tenzij tussen de betreffende uitgave en inkomst een direct causaal verband aanwezig is.

3. Incidentele budgetten, zowel uitgaven als inkomsten, mogen niet worden aangewend voor structurele uitgaven.

1. De griffier verstrekt op het moment van constateren informatie aan de gemeentesecretaris over gesignaleerde of te verwachten afwijkingen van het budget. Het betreft zowel over- als onderschrijdingen van de uitgaven en/of inkomsten, als de aan het budget gekoppelde prestaties en overige kengetallen. Daarnaast wordt inhoudelijke informatie verstrekt over de taakuitvoering in termen van gerealiseerde prestaties/beleid en het rapporteren over de besteding van het budget en eventueel te voorziene overschotten c.q. tekorten.

2. De griffier is verantwoordelijk voor het periodiek (laten) opstellen en aanleveren van (management)rapportages aan het concernmanagementteam, op de voor deze rapportages vastgestelde tijdstippen.

3. De in het lid 1 en lid 2 genoemde verantwoordingen vormen de basis van de P&C-documenten die via het concernmanagementteam en het college aan de gemeenteraad worden aangeboden.

1. Het mandaat, de volmacht en de budgetbevoegdheid worden verleend met inachtneming van de per bevoegdheid in nadere regelingen vastgestelde of vast te stellen instructies.

2. Het mandaat, de volmacht en budgetbevoegdheid worden uitgeoefend binnen het kader van het door de raad vastgestelde of vast te stellen algemeen beleid en binnen het raam van de toegekende budgettaire bevoegdheden en begrotingsrichtlijnen.

3. Bij afwezigheid van de griffier, is de loco-griffier bevoegd.