Nota inkoop gemeente Heemstede Januari 2022

Bij inkopen wordt gemeenschapsgeld ingezet. Gemeente Heemstede heeft de verantwoordelijkheid om deze middelen op een doelmatige, rechtmatige en integere wijze te besteden.

Met een jaarlijkse begroting van ruim 65 miljoen euro wordt er binnen gemeente Heemstede op allerlei terreinen ingekocht. Om dit niet alleen rechtmatig, doelmatig en volgens de (juridische) regels te doen, maar ook om onze gemeentelijke doelstellingen te bereiken is dit inkoopbeleid geschreven. Dit beleid dient als leidraad en handboek voor iedereen die bij het inkoopproces betrokken is, de wet en regelgeving goed uit te werken, en draagt bij aan vijf pijlers die voor inkoop van belang zijn volgens onze organisatie.

Dit beleid heeft als doel bij te dragen aan mogelijke besparingen en kwaliteitsverbetering van de door de gemeente verstrekte opdrachten. Immers, gemeenschapsgeld moet zorgvuldig worden besteed. Ook willen we met dit beleid het maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI) verder uitwerken. We hebben als gemeente het manifest MVI ondertekend. Door het inkoopbeleid en het actieplan MVI hand in hand te laten gaan, proberen we het verschil te maken in het versnellen van ontwikkelingen in de markt.

Binnen de gemeente is Inkoop decentraal belegd bij de verschillende domeinen. Dit betekent dat elk domein verantwoordelijk is voor de organisatie van de eigen bestellingen en aanbestedingen. De gemeente heeft als doel om de Inkoopfunctie verder te professionaliseren. De Inkoopfunctie zal een steeds pro-actievere en ondersteunende rol invullen voor de domeinen binnen de gemeente, van de behoeftebepaling tot en met het contract- en leveranciersmanagement.

De gemeente heeft ervoor gekozen de kennis en ondersteuning op het gebied van inkoop te bundelen door deel te nemen aan de Stichting Regionaal Inkoopbureau IJmond en Kennemerland (stichting Rijk). Om een correct inkoopproces te waarborgen is, aanvullend op het inkoopbeleid van gemeente Heemstede, door stichting Rijk een procedurehandboek opgesteld. Dit handboek is opgesteld voor alle deelnemende Rijk-gemeenten om de onderlinge samenwerking door harmonisering te verbeteren.

Bij het realiseren van gemeentelijke doelstellingen door middel van inkoop en aanbestedingen worden gemeenschapsgelden ingezet. De gemeente heeft de verantwoordelijkheid om deze gelden op een rechtmatige, doelmatige, effectieve, efficiënte en integere wijze te besteden.

Onze doelstellingen zijn als volgt:

Maatschappelijk verantwoord inkopen

Gemeente Heemstede speelt een belangrijke rol in de aanpak van belangrijke maatschappelijk en sociale vraagstukken. Keuzes die we nu op dit vlak maken bepalen de leefomgeving voor de generaties na ons. Om deze reden heeft gemeente Heemstede de Sustainable Development Goals (SDG’s) omarmd in de Nota Duurzaam Heemstede 2020-2024. Deze doelen zijn een globaal kompas voor uitdagingen als armoede, onderwijs en de klimaatcrisis. De SDG’s bevatten zowel doelstellingen ten aanzien van het klimaat, de economie, alsook de sociale voorzieningen en welzijn, ecologie en biodiversiteit, inclusieve samenleving die bijdragen aan ‘people, planet, prosperity, peace en partnership’. Met haar inkopen wil Heemstede waar mogelijk een bijdrage leveren aan deze doelen. Daarom werkt de gemeente met een MVI Actieplan, dat is opgesteld naar aanleiding van de ondertekening van het Manifest MVI. Met dit actieplan1 kan en wil Heemstede actief bijdragen aan sociaal en duurzaam inkopen. Daarbij geldt het uitgangspunt dat de keuzes die de gemeente maakt in haar eigen leefomgeving elders op de wereld een positief verschil kunnen maken.

Gemeente Heemstede stimuleert marktpartijen, door middel van het stellen van passende eisen en wensen bij inkoopopdrachten, om duurzame en sociale producten en diensten te leveren. Zo draagt elke opdracht bij aan een duurzame, leefbare en toekomstbestendige gemeente. Inkooppakketten met een potentiële grote sociale- en duurzaamheidsimpact krijgen de hoogste prioriteit om maatschappelijk verantwoord te worden ingekocht. Hierdoor daagt de gemeente zowel (interne) opdrachtgevers als marktpartijen uit om duurzaam te innoveren en stimuleert ze een duurzame en sociale economie.

Creëren van maatschappelijke meerwaarde

Maatschappelijke meerwaarde creëren bij alles wat we inkopen is een belangrijke pijler. Rechtmatig en doelmatig omgaan met publieke middelen is daarbij het uitgangspunt. In een inkoopstrategie wordt standaard ook gekeken naar andere gemeentelijke en maatschappelijke kosten en uitdagingen die, al dan niet achterliggend, een rol spelen bij het inkooptraject. Daarbij speelt kwaliteit van de inkoop een belangrijke rol.

Innovatie

Gemeente Heemstede wil door middel van inkoop zowel interne opdrachtgevers als ondernemers stimuleren om bij te dragen aan vernieuwende oplossingen. De gemeente werkt graag met innovatieve samenwerkingspartners en betrekt graag vroegtijdig ondernemers bij een inkooptraject. Met innovatieve inkoopprocedures daagt de gemeente ondernemers uit om samen te innoveren.

Mkb en lokale ondernemers

De gemeente wil via inkoop het midden- en kleinbedrijf (mkb) in en om Heemstede betrekken bij het bereiken van de doelstellingen. Daarom worden regionale, lokale en mkb-bedrijven indien mogelijk

gericht uitgenodigd om samen te werken. Een sterke economie in het dorp draagt bij aan de leefbaarheid, veiligheid, identiteit en sociale cohesie. Wanneer het goed gaat met de ondernemers in een straat of gebied straalt dit af op hun omgeving.

Professioneel betrouwbaar en integer opdracht geven

De professionalisering van de inkoopfunctie van gemeente Heemstede is een continu verbeterproces. Dit proces wordt mede gevoed door ontwikkelingen ten aanzien van nieuwe inzichten en methodieken. Deze dragen bij aan een aantoonbare verbetering van de transparantie en kwaliteit van het inkoopproces en de wijze van de besluitvorming.

De professionalisering wordt bovendien ingegeven door het bewust zijn van het hebben van een voorbeeldfunctie als gemeente. Ook het verminderen van juridische risico’s als ook het besef efficiënt verantwoording te moeten afleggen over de besteding van publieke gelden, zijn inzet van beoogde resultaten.

Beperken administratieve lasten

De gemeente wil de administratieve last bij inkopen zoveel mogelijk beperken. Dit doet zij door het zoveel mogelijk uniformeren van inkoopdocumenten (o.a. contracten), het gebruik van de toolkit van stichting Rijk, maar ook door het stellen van proportionele eisen en criteria, een efficiënt inkoopproces en het maken van heldere afspraken over de frequentie van de facturering.

In dit hoofdstuk wordt de voor inkoop vigerende wet- en regelgeving besproken waaruit de gemeente Heemstede handelt alsmede gemeente-eigen beleidskeuzes en -uitgangspunten. Deze punten zijn essentieel zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.

2.1 Juridisch kader

De gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na. De voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

Aanbestedingswet 2012: dit wettelijke kader implementeert de Europese Richtlijnen 2004/18/EG en 2004/17/EG (‘Aanbestedingsrichtlijnen’). Deze op 1 juli 2016 gewijzigde wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.

Gids Proportionaliteit: Bij aanbesteden moeten aanbestedende diensten het beginsel van proportionaliteit in acht nemen. De Gids Proportionaliteit geeft hier invulling aan. De Gids Proportionaliteit is een verplicht te volgen richtsnoer. Het verplicht gebruik geldt zowel voor Europese aanbestedingen, nationale aanbestedingen als voor meervoudig onderhandse procedures.

Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en de rechtsbeschermingsrichtlijn vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Europese richtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie. Tot slot is ook het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie van belang.

Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten.

Gemeentewet: het wettelijke kader voor gemeenten.

Jurisprudentie: jurisprudentie van het Europese Hof van Justitie, het Europese Gerecht van eerste Aanleg, de Nederlandse Hoge Raad, de gerechtshoven, de rechtbanken en de Raad van Arbitrage voor de Bouw.

2.2 Beginselen aanbesteden

Bij het inkopen en aanbesteden houdt gemeente Heemstede rekening met de volgende beginselen:

• •

  Gelijke behandeling: gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden;

• •

  Non-discriminatie: discriminatie op grond van nationaliteit mag niet;

• •

  Transparantie: de gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar achteraf) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling;

• •

  Proportionaliteit (evenredigheid): de gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden zoals bedoeld en opgenomen in de Gids Proportionaliteit;

• •

  Wederzijdse erkenning: diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de gemeente.

2.3 Concurrentiestelling, gehanteerde drempelbedragen en inkoopprocedures

De gemeente maakt op hoofdlijnen onderscheid tussen vier mogelijke inkoopprocedures. Namelijk de enkelvoudig onderhandse, de meervoudig onderhandse, de nationale en de Europese aanbestedingsprocedure.

Voor de te kiezen inkoopprocedures hanteert gemeente Heemstede de volgende uitgangspunten:

• •

  De beginselen die gemeente Heemstede toepast in haar inkoopprocedures zijn in lijn met de beginselen die onderliggend zijn aan de Aanbestedingswet en de daaraan gekoppelde Gids Proportionaliteit;

• •

  De opgenomen drempelbedragen en de daarbij behorende procedures, waarbij rekening gehouden wordt met de Gids Proportionaliteit.

Inkoop en aanbesteden vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de overheidsopdracht of raamovereenkomst. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De inkoopregisseur of stichting Rijk adviseert over de te hanteren inkoopprocedure en de duiding van de opdracht als Levering, Dienst, Sociale en andere Specifieke Dienst of Werk.

• 2.

  Bij SaS-diensten is het ‘verlichte regime’ van toepassing. Dit geldt wanneer er sprake is van sociale en andere specifieke diensten (zoals

  opgenomen in bijlage XIV Richtlijn 2014/24/EU, artikel 2.38 en 2.39 Aanbestedingswet 2012).

• 3.

  Dit zijn vigerende drempelwaarden zoals vastgesteld en gepubliceerd door de Europese Commissie. 

  De vigerende drempelwaarde geldt.

Europese procedure

Europees Aanbesteden is een vorm van aanbesteden volgens door de Europese Unie voorgeschreven procedures en richtlijnen. Deze zijn in Nederland omgezet in de Aanbestedingswet 2012 en zijn van toepassing zodra drempelbedragen voor Leveringen, Diensten en Werken worden overschreden.

Nationale openbare en niet-openbare procedure

Bij een nationale procedure wordt de opdracht enkel in de nationale markt gezet. Aankondiging van de opdracht via TenderNed is hierbij vrijwillig. Indien de opdracht wordt aangekondigd, betreft dit een nationale openbare procedure. Hierbij mag iedereen in Nederland inschrijven. Een niet- openbare procedure bestaat uit twee fases. In de eerste fase wordt een beperkt aantal partijen uitgenodigd om in te schrijven op basis van geschiktheidseisen. In de tweede fase wordt de opdracht gegund.

Meervoudig onderhandse procedure

Bij een meervoudig onderhandse procedure vraagt de gemeente bij minimaal drie en maximaal vijf ondernemers een offerte op, waarbij het uitgangspunt is dat minstens één lokale of regionale partij meedoet. De termen lokaal en regionaal worden als volgt gedefinieerd: lokaal: alle leveranciers die gevestigd zijn in gemeente Heemstede. Regionaal: alle aanbieders die tot 50 km buiten de gemeentegrenzen gevestigd zijn. De offertes dienen te voldoen aan de gestelde eisen en in beginsel gunt de gemeente op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding de opdracht aan de economisch meest voordelige inschrijving. In uitzonderlijke gevallen kan het college besluiten hiervan af te wijken.

Enkelvoudig onderhandse procedure

Bij een onderhandse procedure vraagt de gemeente één offerte op bij een ondernemer. Indien de offerte aan de gestelde eisen voldoet, kan de gemeente de opdracht direct aan de ondernemer verstrekken.

2.4 Inkoopproces

Voor Nationale openbare en Europese aanbestedingen geldt dat aankondigingen en gunningen plaatsvinden via het elektronische systeem voor aanbestedingen te weten www.tenderned.nl. Publicaties die horen bij Europese aanbestedingsprocedures worden bovendien gepubliceerd op het Publicatieblad van de Europese Unie via ted.europa.eu (TED).

2.5 Inkoopvoorwaarden

In beginsel zijn op alle inkopen van de gemeente de meest actuele versie van de algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten Gemeente Heemstede van toepassing. Bij alle inkopen op het gebied van IT, wordt in beginsel de meest actuele versie van de Gemeente Inkoopvoorwaarden Bij IT (GIBIT) toegepast. Indien hiervan afgeweken wordt dan dient dit gemotiveerd te worden en vastgelegd te worden in het inkoopdossier. Leveringsvoorwaarden Algemene voorwaarden van marktpartijen worden in beginsel afgewezen.

2.6 Inkoopdossier

Voor verantwoordingsdoeleinden en uit oogpunt van de Archiefwet bewaart gemeente Heemstede minimaal de volgende inkoop(gerelateerde)documenten:

• •

  Offerteaanvraag

• •

  Offertes

• •

  Programma van Eisen

• •

  Uitgangspuntennota

2.7 Bezwaar

Het kan voorkomen dat tijdens een aanbestedingsprocedure ontevredenheid ontstaat

bij een marktpartij over een besluit van de gemeente in een aanbestedingsprocedure. Dit kan leiden tot een bezwaar. Bezwaren kunnen worden ingediend bij de gemeente via https://www.heemstede.nl/aanvragen-en-regelen/bezwaar-maken-besluit-gemeente

In dit hoofdstuk wordt toegelicht op welke wijze marktpartijen een bijdrage kunnen leveren aan de gemeentelijke doelstellingen.

Marktpartijen helpen de gemeente haar doelstellingen te bereiken. Dit draagt bij aan het verhogen van de kwaliteit van de dienstverlening aan de inwoners. Bij inkoop in het primaire proces gaat het om de doelen die zijn gesteld voor en door de inwoners. Bij bedrijfsvoering gaat dat om de doelstellingen die zijn gesteld voor en door onze organisatie.

De inkopen die de gemeente doet zijn in veel gevallen onder te verdelen in twee soorten. Aan de ene kant is er sprake van primaire inkoop: inkoop van Leveringen, Diensten of Werken die een directe bijdrage leveren aan het primaire proces van de gemeente. Primaire inkoop heeft doorgaans direct invloed op of is direct zichtbaar voor de inwoners van de gemeente. Secundaire Inkoop, aan de andere kant, betreft de inkoop van Leveringen, Diensten en/of Werken die nodig zijn voor de ondersteuning van de bedrijfsvoering.

Bij inkopen die direct verbonden zijn aan het primaire proces van de gemeente heeft zij aandacht voor het verhogen van de kwaliteitsbeleving van de inwoners. De gemeente streeft ernaar om met ondernemers die een directe bijdrage leveren aan het primaire proces een samenwerkingsrelatie op te bouwen. De focus ligt hierbij op een samenwerking waarbij de vraag of de opgave van de gemeente centraal staat, gewerkt wordt vanuit de bedoeling (‘wat is goed voor Heemstede?’) en waarbij omgevingsgericht gewerkt wordt. Hierbij worden verschillende partijen binnen en buiten de organisatie vroeg in het proces betrokken.

Dit hoofdstuk beschrijft op welke wijze gemeente Heemstede marktpartijen aan zich wenst te binden. Al bij de start van een inkooptraject is het van groot belang hier aandacht aan te besteden, zodat de gemeente daar rekening mee kan houden bij het opstellen van het contract. Ondernemers met wie zaken wordt gedaan zijn betrouwbaar en professioneel binnen het vakgebied waarin zij actief zijn. Bovendien zijn zij praktisch ingesteld en denken zij vanuit mogelijkheden.

4.1 Hoe bindt de gemeente de markt aan zich

Voor ondernemers die aan het primaire proces verbonden zijn, of anderszins een strategisch belang hebben, ligt de focus op leren en experimenteren, het optimaliseren van de dienstverlening en denken vanuit de mogelijkheden. Het benutten van de kennis van de markt om op deze wijze het maximale uit de dienstverlening van de marktpartijen te halen om te kunnen innoveren is een belangrijk onderdeel hierin. Om deze kennis optimaal te kunnen benutten, worden contracten met dit type marktpartijen in de regel dan ook voor meerjarig gesloten. In de aanbestedingsstrategie wordt de optimale contractduur onderzocht en opgenomen. Tevens dient de kennis die overgedragen wordt van marktpartijen naar de gemeente en vice versa, waar relevant, onderdeel te zijn van contractafspraken om behoud van deze kennis te waarborgen.

Bij marktpartijen voor de secundaire inkoop (de bedrijfsvoering) en/of marktpartijen die geen of beperkt strategisch van belang zijn, gaat het met name om het aanbieden van producten en dienstverlening tegen een maatschappelijk aanvaardbare prijs. Om dit te kunnen bereiken, heeft de gemeente oog voor concurrentiestelling en houdt zij in de samenwerking rekening met de gewenste mate van flexibiliteit.

Om verzekerd te blijven van continuïteit in de dienstverlening wil gemeente Heemstede, buiten de aanbesteding om, ook de marktontwikkelingen in de gaten houden en in contact blijven met andere marktpartijen dan de marktpartijen waar contracten mee zijn gesloten en/of waarmee wordt samengewerkt. Enerzijds kan dit bijdragen aan het scherp houden van de samenwerkingsrelaties.

Anderzijds worden andere (bekende en onbekende) marktpartijen in de gelegenheid gesteld met gemeente Heemstede in gesprek te gaan over specifieke thema’s of over nieuwe ontwikkelingen, op allerlei terreinen.

4.2 Wat kenmerkt de marktpartijen waar de gemeente zaken mee doet?

Marktpartijen met wie gemeente Heemstede zaken doet zijn betrouwbaar en professioneel binnen het vakgebied waarin zij actief zijn. Bovendien zijn zij praktisch ingesteld en denken zij vanuit mogelijkheden. De marktpartijen sluiten dus aan bij de visie en ambities van gemeente Heemstede. Dit betekent ook dat marktpartijen werken vanuit de bedoeling van de gemeente, bereid zijn samen te leren en te experimenteren. Zij hebben zaken als duurzaamheid, inclusie en identiteit hoog in het vaandel staan.

Integriteit

De gemeente wil enkel zaken doen met integere marktpartijen. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. Ook een eventuele Bibob toets behoort tot de mogelijkheden. Onder integer ondernemerschap verstaan we ook bedrijven die zich actief inzetten voor goede (werk)omstandigheden in de hele bedrijfsketen. We doen geen zaken met bedrijven die investeren of bijdragen aan ethisch verwerpelijke activiteiten.

4.3 Voorwaarden waaronder deelgenomen wordt aan gezamenlijke aanbestedingen

Sommige inkooptrajecten lenen zich ervoor deze samen met andere gemeenten of anderen, zoals verbonden partijen te doorlopen. Hier kunnen bijvoorbeeld schaalvoordelen behaald worden of wordt de administratieve druk beperkt door het in één keer aan te besteden.

De gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten en/of aanbestedende diensten en/of deelnemende gemeenten van Stichting Rijk. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoop (waaronder samen aanbesteden), milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen, handhaving en veiligheid, ICT, P&O en sociale regelgeving.

Wanneer er samen wordt aanbesteed, worden in beginsel de algemene inkoopvoorwaarden bindend verklaard van de organisatie die als aanbestedende dienst namens de andere deelnemers optreedt.

Per geval onderzoekt de gemeente Heemstede welke vormen van samenwerking het beste kunnen bijdragen aan de gemeentelijke doelen.

In dit hoofdstuk worden de algemene inkoopuitgangspunten beschreven, op verschillende terreinen. De gemeente Heemstede heeft het manifest MVI ondertekend. Het manifest geeft in hoofdlijnen aan wat de gedeelde ambities zijn van de Nederlandse overheden op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI). Het manifest is bedoeld om via inkoop, maatschappelijke beleidsdoelen te realiseren. In het Manifest MVI bepalen overheden zelf hun doelstellingen en uitgangspunten op basis van hun eigen duurzaamheidsambities. Voor het Maatschappelijk Verantwoord Inkopen hanteert gemeente Heemstede een aantal uitgangspunten op verschillende thema’s: social return, duurzaamheid, innovatie en lokale economie . De thema’s zijn hieronder verder uitgewerkt.

5.1 MVI

5.2 Doelmatigheid

5.3 Contracten en Contract- en leveranciersmanagement

De inkoopverplichtingen en nadere regels omtrent het sluiten van een contract zijn te vinden in he mandaatregister.

Om te borgen dat de in contracten vastgelegde afspraken worden nageleefd, voert gemeente Heemstede contract- en leveranciersmanagement uit. Contracten worden geclassificeerd (belang / omvang) om te bepalen welke mate van aandacht het contract krijgt in het kader van contract- en leveranciersmanagement. Vooraf wordt met de marktpartijen afspraken gemaakt over het naleven van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Met deze nota heeft de gemeente beoogd alle onderdelen van het inkoop en aanbestedingstraject te beschrijven. Naast deze nota komt er een uitgebreid stappenplan en schema met rollen en verantwoordelijkheden. Mochten er toch nog vragen zijn, kan er gemaild worden naar: inkoop@heemstede.nl

Dit is een kaderstellende uitvoerende nota en wordt waar nodig geactualiseerd.