Ondermandaat Team Strategie, Bestuursondersteuning en Communicatie

Nr

Omschrijving bevoegdheid

Wettelijk

toegekend aan

Mandaat

Onder-

Mandaat

Onder-

Mandaat

Bijzondere voorwaarden

1.

Correspondentie die uitsluitend mededelingen, inlichtingen of feitelijke informatie bevat.

B & W, B

ADir

TL

MW

2.

Correspondentie die vooraf gaat aan het te nemen besluit.

B & W, B

ADir

TL

MW

3.

Ontvangstbevestigingen en tussenberichten.

B & W, B

ADir

TL

MW

4.

Verrichten van feitelijke handelingen

B & W, B

ADir

TL

MW

5.

Voeren van verweer inzake bezwaarschriften

B & W, B

ADir

TL

MW

6.

Aanzeggingen tot het indienen van aanvragen om vergunningen, ontheffingen e.d.

B & W, B

ADir

TL

MW

7.

Aanzeggingen gericht op de naleving van voorschriften.

B & W, B

ADir

TL

MW

Dit geldt niet voor aanschrijvingen tot toepassing bestuursdwang of dwangsom.

8.

Voorwaarschuwing van aanschrijvingen tot toepassing bestuurlijke boete, bestuursdwang of dwangsom.

B & W, B

ADir

TL

MW

9.

Aanvragen van offertes.

B & W, B

ADir

TL

MW

Tenzij er sprake is van een inkooptraject waar 3 offertes moeten worden aangevraagd, dan geldt ondermandaat alleen voor medewerkers inkoop team Juridische Zaken en Inkoop.

10.

Aanvragen van subsidie bij een ander nationaal of Europees overheidsorgaan

B & W, B

ADir

TL / AO

11.

Bevestigen dat voldaan is aan een aanschrijving en dat de situatie in orde is bevonden.

B & W, B

ADir

TL

MW

12.

Brieven waarin verantwoording wordt afgelegd aan derden over besteding financiële middelen.

B & W, B

ADir

TL / AO

Te denken valt aan de provincie of de rijksoverheid.

Nr

Omschrijving bevoegdheid

Wettelijk

toegekend aan

Mandaat

Onder-

Mandaat

Onder-

Mandaat

Bijzondere voorwaarden

• 1.

Besluiten op een verzoek om inlichtingen op grond van de Wob.

B & W

ADir

TL

Nr

Omschrijving bevoegdheid

Wettelijk

toegekend aan

Mandaat

Onder-

Mandaat

Onder-

Mandaat

Bijzondere voorwaarden

• 1.

Besluiten op een verzoek om inlichtingen op grond van de Who.

B & W

ADir

TL

MW

• 2.

In rekening brengen marginale kosten van vermenigvuldiging, verstrekking en verspreiding op grond van art. 9

B & W

ADir

TL

MW

Nr

Omschrijving bevoegdheid

Wettelijk

toegekend aan

Mandaat

Onder-

Mandaat

Onder-

Mandaat

Bijzondere voorwaarden

• 1.

Verwerking van persoonsgegevens in een (geautomatiseerd) bestand op grond van art. 5.

B & W, B

ADir

TL

Alvorens een nieuwe applicatie in gebruik kan worden genomen, zal het format Impactanalyse moeten worden ingevuld en beoordeeld door het zogeheten Portfolioboard.

• 2.

Verwerking van persoonsgegevens in een geautoriseerd (geautomatiseerd) bestand op grond van art. 6.

B & W, B

ADir

TL

MW

Dit betreft een op basis van autorisatie en gegevensminimalisatie geoorloofde verwerking van persoonsgegevens door een medewerker.

• 3.

Melden datalek bij betrokkene op grond van art. 34

B & W, B

ADir

TL

Nr

Omschrijving bevoegdheid

Wettelijk

toegekend aan

Mandaat

Onder-

Mandaat

Onder-

Mandaat

Bijzondere voorwaarden

1.

Verzoek afgifte schriftelijke machtiging – artikel 2:1

B & W/ B

ADir

TL

MW

2.

Doorzenden of terugzenden van geschriften bestemd voor een ander bestuursorgaan - artikelen 2:3 en 6:15

B & W/ B

ADir

TL

MW

3.

Vergaren van de nodige kennis omtrent de relevante feiten en de af te wegen belangen – artikel 3:2.

B & W/ B

ADir

TL

MW

4.

Termijn stellen voor advisering - artikel 3:6

B & W/ B

ADir

TL

MW

5.

Ter beschikking stellen gegevens – artikel 3:7

B & W/ B

ADir

TL

MW

6.

Controle op zorgvuldig onderzoek van adviseur - artikel 3:9

B & W/ B

ADir

TL

MW

7.

Toepassing geven aan de uniforme openbare voorbereidingsprocedure van afdeling 3.4.

B & W

ADir

TL

MW

8.

Aanvullen met nieuwe stukken artikel 3:14

B & W

ADir

TL

MW

9.

Bekendmaking besluiten aan geadresseerde en aanvrager – artikel 3:41

B & W/ B

ADir

TL

MW

10.

Besluit aanvraag niet te behandelen conform artikel 4:5

B & W/ B

ADir

TL

MW

11.

Besluit hernieuwde aanvraag niet te behandelen conform artikel 4:6 lid 2

B & W/ B

ADir

TL

MW

12.

Het horen van belanghebbenden in de gevallen genoemd in artikelen 4:7 en 4:8.

B & W/ B

ADir

TL

MW

13.

Besluit om, indien sprake is van een omstandigheid genoemd in artikelen 4:11 en 4:12, het horen achterwege te laten.

B & W/ B

ADir

TL

MW

14.

Het aan de aanvrager meedelen dat binnen de (wettelijke) termijn niet een beschikking kan worden gegeven en het noemen van een redelijke termijn binnen welke de beschikking wel tegemoet kan worden gezien op grond van artikel 4:14.

B & W/ B

ADir

TL

MW

15.

De aanvrager meedelen dat de termijn voor het geven van een beschikking wordt opgeschort met ingang van de dag na die waarop het bestuursorgaan voor de beschikking op de aanvraag redelijkerwijs noodzakelijke informatie aan een buitenlandse instantie heeft gevraagd, tot de dag waarop deze informatie is ontvangen of verder uitstel niet meer redelijk is op grond van artikel 4:15 lid 1 sub b

B & W/ B

ADir

TL

MW

16.

In geval van overmacht zo spoedig mogelijk aan de aanvrager meedelen dat de beslistermijn is opgeschort, alsmede binnen welke termijn de beschikking wel tegemoet kan worden gezien op grond van artikel 4:15 lid 3

B & W/ B

ADir

TL

MW

17.

Zo spoedig mogelijk mededeling doen aan de aanvrager indien de opschorting eindigt, bedoeld in het eerste lid, onderdeel b, of het tweede lid, onderdelen b en c van artikel 4:15 onder vermelding van de termijn binnen welke de beschikking alsnog moet worden gegeven

B & W/ B

ADir

TL

MW

18.

De verschuldigdheid en de hoogte van de dwangsom bij beschikking vaststellen binnen twee weken na de laatste dag waarover de dwangsom verschuldigd was op grond van artikel 4:18.

B & W/ B

ADir

TL

MW

19.

Het terugvorderen van onverschuldigd betaalde dwangsommen voor zover na de dag waarop de beschikking, bedoeld in artikel 4:18 is vastgesteld, nog geen vijf jaren zijn verstreken op grond van artikel 4:20.

B & W/ B

ADir

TL

MW

20.

Het bekendmaken van een beschikking binnen twee weken nadat zij van rechtswege is gegeven op grond van artikel 4:20c.

B & W/ B

ADir

TL

MW

21.

Het aan de beschikking van rechtswege alsnog voorschriften verbinden of de beschikking intrekken voor zover dit nodig is om ernstige gevolgen voor het algemeen belang te voorkomen op grond van artikel 4:20f.

B & W/ B

ADir

TL

MW

22.

De schade vergoeden die door de wijziging of intrekking bedoeld in het eerste lid van artikel 4:20f wordt veroorzaakt op grond van artikel 4:20f.

B & W/ B

ADir

TL

23.

Het opleggen van een last onder dwangsom op grond van artikel 5:32 of bestuursdwang.

B & W

ADir

TL

Nr.

Omschrijving bevoegdheid

Wettelijk

toegekend aan

Mandaat

Onder-

Mandaat

Onder-

Mandaat

Bijzondere voorwaarden

1.

Besluiten op een aanvraag om een eenmalige of jaarlijkse subsidie te verlenen op grond van art. 9 lid 1 en 2, art. 14, art. 17, art 18 lid 3 ASV.

B & W

ADir

TL

MW

• •

  Inzake jaarlijkse subsidie gaat het om: bestaande subsidie-relaties die geen of weinig bijzonderheden bevatten en aansluiten bij de in de productraming gestelde kaders. Over een eerste aanvraag om een eenmalige of jaarlijkse subsidie voor een bedrag van € 50.000,- of meer van een nieuwe aanvrager beslist B&W.

2.

Besluiten tot het verdagen van een besluit voor ten hoogste acht weken op grond van art. 9 lid 3 ASV.

B & W

ADir

TL

MW

3.

Besluiten dat een aanvraag op een ander tijdstip of een andere termijn mag worden ingediend op grond van art. 8 lid 3 ASV.

B & W

ADir

TL

MW

Dit geldt alleen voor bijzondere gevallen.

4.

Besluiten tot het verlenen van een voorschot op grond van art. 4:95 Awb en art. 13 ASV.

B & W

ADir

TL

MW

5.

Besluiten tot het verrekenen van de subsidie op grond van art. 4:57 lid 3 Awb en art. 13 ASV.

B & W

ADir

TL

MW

6.

Besluiten op een verzoek tot wijziging van de subsidieverlening op grond van art. 1:3 Awb.

B & W

ADir

TL

MW

7.

Besluiten tot het intrekken of ten nadele wijzigen van de subsidieverlening dan wel subsidievaststelling op grond van artt, 4:48 tot en met 4:51 Awb.

B & W

ADir

TL

8.

Bepalen dat ook andere, of minder dan, de in het artikel bedoelde gegevens en bescheiden worden overlegd dan wel op een ander tijdstip worden overlegd op grond van art. 20 lid 3 of 21 lid 3 ASV.

B & W

ADir

TL

MW

9.

Besluiten op een aanvraag om een eenmalige of jaarlijkse subsidie vast te stellen op grond van art. 22 ASV.

B & W

ADir

TL

MW

10.

Besluiten tot het verdagen van de termijn voor de vaststelling van de subsidie op grond van art. 22 lid 2 ASV.

B & W

ADir

TL

MW

11.

Ambtshalve vaststellen subsidie op grond van art. 22 lid 4 ASV.

B & W

ADir

TL

12.

Ter uitvoering van de beschikking tot subsidieverlening een overeenkomst aangaan op grond van artikel 4:36 Awb.

B & W

ADir

TL

Tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald of de aard van de subsidie zich daartegen verzet, kan in de overeenkomst worden bepaald dat de subsidie-ontvanger verplicht is de activiteiten te verrichten waarvoor de subsidie is verleend

13.

Terugvorderen van teveel betaalde subsidie op grond van art. 4:57 Awb.

B & W

ADir

TL

MW

Nr.

Omschrijving bevoegdheid

Wettelijk

toegekend aan

Mandaat

Onder-mandaat

Onder-mandaat

1.

Besluiten op grond van artikel 160 Gemeentewet tot het aangaan van overeenkomsten voor de verwerking van gegevens.

B & W

ADir

TL

PGM, PJM of PL

2.

Ondertekenen o.g.v. art. 171 Gemeentewet bovenstaande overeenkomsten

B

ADir

TL

PGM, PJM en PL

Nr.

Omschrijving bevoegdheid

Wettelijk

toegekend aan

Mandaat

Onder Mandaat

Onder Mandaat

1.

Besluiten op grond van artikel 160 Gemeentewet tot het aangaan van overeenkomsten voor de levering van goederen en diensten of werken aan de gemeente Veenendaal voor zover daartoe reeds een toereikend bedrag op de begroting van baten en lasten is opgenomen.

B & W

ADir

TL

PGM, PJM en PL

2.

Besluiten op grond van artikel 160 Gemeentewet tot het aangaan van overeenkomsten voor de levering van diensten aan een andere organisatie zover daartoe reeds een toereikend bedrag op de begroting van baten en lasten is opgenomen.

B & W

ADir

Samen-werkings-overeenkomst moet via een collegebesluit.

TL

voor zover het een deelover-eenkomst betreft

3.

Ondertekenen o.g.v. art. 171 Gemeentewet bovenstaande overeenkomsten

B

ADir

TL

PGM, PJM en PL

(mits ze ook de bevoegd-heid hebben tot het aan-gaan van de betreffende overeen-komsten)

4.

Fiatteren facturen aangaande bovenstaande overeenkomsten

B & W

ADir

TL

PGM, PJM en PL

(mits ze ook de bevoegd-heid hebben tot het aan-gaan van de betreffende overeen-komsten)

5.

Fiatteren facturen aangaande ‘verbonden partijen’

B&W

ADir

Te denken valt aan gemeenschappelijke regelingen, ACV, OVO etc.

TL

PGM, PJM en PL

6.

Fiatteren van credit- en debetfacturen in het kader van aan de gemeente Veenendaal verleende subsidie door een ander overheidsorgaan.

B & W

ADir

TL

7.

Besluiten tot een rechts- dan wel feitelijke handeling gedurende de uitvoering van bovenstaande overeenkomsten

B&W/B

ADir

Te denken valt aan het stellen van een termijn van orde, aansprakelijk stellen voor schade, het vorderen van nakoming, ontbinden van een overeenkomst, etc.

Eveneens valt hierbij te denken aan de bevoegd-heden die passen bij het namens de gemeente Veenendaal optreden als Directievoer-der bij de uitvoering van werken (conform de UAV).

TL

PGM, PJM, PL en MW

Bijzondere voorwaarden (t.a.v. zowel bevoegdheid 1 als bevoegdheid 2 en 3)

• a.

  Het uitoefenen van het mandaat is beperkt tot een maximumbedrag

• b.

  De besluiten van de (onder)gemandateerde moeten passen binnen de door B&W of directie vastgestelde kaders (zoals toereikend budget, inkoop- een aanbestedingsregels, rechtmatigheid etc).

• c.

  Rapportage over de uitoefening van het (onder)mandaat, is gekoppeld aan de verantwoording over het gevoerde beleid en beheer via de maandrapportages.

• d.

  Geen overeenkomsten worden aangegaan die een beleidswijziging kunnen inhouden of die in de toekomst kunnen leiden tot een groter beslag op de financiële middelen.

• e.

  De (onder)gemandateerde is verantwoordelijk voor het op juiste wijze aangaan en het schriftelijk vastleggen van overeenkomsten.

• f.

  In het geval van een telefonische bestelling wordt de overeenkomst achteraf schriftelijk/ digitaal vastgelegd.

  De schriftelijke overeenkomsten worden door de (onder)gemandateerde zodanig gearchiveerd dat deze voor controle doeleinden tenminste twee jaar beschikbaar zijn.

(onder)gemandateerde

Maximumbedrag

Toelichting

ADir

Het in Richtlijn 2014/24/EU opgenomen drempelbedrag voor levering en diensten.

Maximumbedrag exclusief BTW, daarboven is Europese aanbesteding verplicht en vindt besluitvorming plaats door het college.

Voor sociale en andere specifieke diensten geldt een hoger drempelbedrag (€ 750.000,-).

Gekozen is om toch één maximumbedrag aan te houden en wel die gelijk is aan het drempelbedrag van de levering en diensten.

Voor 2020 en 2021 geldt een drempelbedrag à € 214.000,-

Voor 2022 en 2023 geldt een drempelbedrag à € 215.000,-

OM, MIO, PGM, PJM of PL

€ 50.000,-

Maximumbedrag exclusief BTW

Nr.

(onder)gemandateerde

Maximumbedrag

Toelichting

• 1.

ADir

-

Verbonden partijen (gemeenschappelijke regeling of private derden) kunnen diensten verlenen aan gemeente Veenendaal. Daartoe wordt een overeenkomst gesloten.

De eerste versie van een dergelijke overeenkomst zal door het college worden beoordeeld en vastgesteld.

Alle daarop volgende overeenkomsten, die niet beleidsinhoudelijk worden gewijzigd, kunnen via dit mandaat worden afgehandeld en ondertekend.

Nr.

(onder)gemandateerde

Maximumbedrag

Toelichting

1.

ADir

-

De gemeente Veenendaal kan diensten verlenen aan derden. Daartoe wordt een dienstverleningsovereenkomst gesloten.

In een aantal gevallen valt een dienstverleningsovereenkomst onder een samenwerkingsovereenkomst.

(onder)gemandateerde

Maximumbedrag

Toelichting

ADir

€ 2.000.000,-

Maximumbedrag exclusief BTW, daarboven vindt besluitvorming plaats door het college.

Boven het drempelbedrag is Europese aanbesteding verplicht. In 2020 en 2021 is het drempelbedrag € 5.350.000,-

Boven het drempelbedrag is Europese aanbesteding verplicht. In 2022 en 2023 is het drempelbedrag € 5.382.000,-

TL

€ 1.000.000,-

Maximumbedrag exclusief BTW

PGM, PJM of PL

€ 250.000,-

Maximumbedrag exclusief BTW

Nr

Omschrijving bevoegdheid

Wettelijk

toege-kend aan

Mandaat

Onder-

Mandaat

Bijzondere voorwaarden

1.

Verrichten werkzaamheden tot plaatsing aanbesteding op TenderNed.

B&W

ADir

TL / AO

2.

Besluiten tot gunning.

B & W/ B

ADir

TL / AO

Het college besluit tot het houden van een aanbesteding d.m.v. een startdocument.

3.

Aangaan en tekenen overeenkomst

B & W/ B

ADir

TL / AO

B & W/ B

(onder)gemandateerde

Maximum-bedrag bij levering goederen en diensten (excl. BTW)

Maximum-bedrag bij werken (excl. BTW)

Toelichting

ADir

Overeengekomen bedrag

Overeengekomen bedrag

Na collegebesluit over aangaan overeenkomst voor de levering van diensten of goederen of een werk is de ADir altijd bevoegd de factuur te tekenen.

TL

Het in Richtlijn 2014/24/EU opgenomen drempelbedrag voor levering en diensten.

€ 1.000.000,-

OM, MIO, PGM, PJM of PL

€ 50.000,-

PGM, PJM of PL

€ 250.000,-

nr.

Omschrijving bevoegdheid

Wettelijk

toegekend aan

Mandaat

Onder-

Mandaat

Bijzondere voorwaarden

1.

Aangaan van een contract voor inhuurkracht/ intermediair/ uitzendkracht.

B&W/ B

ADir

TL P&O

Na overleg DirB

Het aftekenen van uren kan door de TL worden gedaan.

2.

Besluiten op verzoeken met betrekking tot vakantie, verlof, calamiteitenverlof o.g.v. H 6 in samenhang met de Wet arbeid en zorg, vakbondsverlof o.g.v. H 12 Cao gemeenten:

B & W

ADir

TL

Zoals:

• •

  Vakantieverlof

• •

  Kortdurend zorgverlof

• •

  Langdurend zorgverlof

• •

  Buitengewoon verlof (betaald of onbetaald)

• •

  Ouderschapsverlof

• •

  Adoptie- en pleegzorgverlof

• •

  Onbetaald verlof

3.

Het vastleggen van afspraken in gespreksdialoog H 8.

B & W

ADir

TL

4.

Toekennen van een maaltijdvergoeding o.g.v. de Regeling maaltijdvergoeding.

B & W

ADir

TL

Geldt uitsluitend voor medewerkers die vallen onder de bijzondere regeling

5.

Het opstellen van beoordelingen.

B & W

ADir

TL

6.

Toekennen van Woon-werkverkeervergoedingen

B & W

ADir

TL