Ondermandaatbesluit secretaris 2022

Ondertekening

Bijlage 1 behorende bij artikel 1, eerste lid, artikel 2 eerste lid en artikel 3, eerste lid van het Ondermandaatbesluit secretaris 2021

Bijlage A Lijst van afkortingen

AH: afdelingshoofd

AO (CO): ambtelijk opdrachtgever van een concernopgave

AO (PP): ambtelijk opdrachtgever van een klus of opgave, die projectmatig of programma matig wordt uitgevoerd, een en ander als bedoeld in artikel 2, eerste lid

AOG: afdelingshoofd opdrachtgeverschap

AON (CO): ambtelijk opdrachtnemer van een concernopgave

AON (PP): ambtelijk opdrachtnemer van een klus of opgave, die projectmatig of programma matig wordt uitgevoerd, een en ander als bedoeld in artikel 2, eerste lid

APP: Afdeling Projecten en Programma's

B&A: bureau Beleidscoördinatie en Advies

Beleid: bureau Beleid (van de afdeling RWB)

Beoordeling: bureau Beoordeling (van de afdeling RWB)

Bestuur: Afdeling Bestuur

BGZ: bureau Grondzaken

BH: bureauhoofd (zijnde lijnmanager die de rol vervult van manager van een bureau als bedoeld in de Organisatieregeling Opgavegericht werken 2018, dan wel een daarmee gelijk te stellen rol als leidinggevende binnen een afdeling)

BZT: bureau Bestuurlijke Zaken en Toezicht

CVT: bureau Cultuur en Vrije Tijd

DBI: Dienst Beheer Infrastructuur

Hoofd DBI: het hoofd van de Dienst Beheer Infrastructuur

EAA: hoofd van de eenheid Audit en Advies

Economie: het hoofd van bureau Economie

FG: de functionaris gegevensbescherming als bedoeld in de Algemene verordening gegevensbescherming.

FJZ: afdeling Financiële en Juridische Zaken

FZ: afdeling Facilitaire Zaken

Groen: bureau Groen

I&A: afdeling Informatisering en Automatisering

I&A-FB: bureau Functioneel beheer van de afdeling I&A

Inkoop: bureau Inkoop

Milieu: bureau Milieu

M&M: afdeling Mobiliteit en Milieu

Ontwikkeling: bureau Ontwikkeling (van de afdeling RWB)

OV: bureau Openbaar Vervoer

PvW: programmamanager Provincie van Waarde

P&O: afdeling Personeel en Organisatie

P&O-BO: bureau backoffice (afd. P&O)

P&O-E&B: bureau Expertise & Beleid (afd. P&O)

Pr.arch: Provinciearchivaris

RWB: afdeling Ruimte Wonen en Bodem

RWG: bureau Realisatie Water en Groen

TCF: bureau “Team Concern Financiën”

TFAI: bureau “Team Financiële Administratie en Informatievoorziening”

TJZ: bureau “Team Juridische Zaken” (afd. FJZ)

V&M: bureau Verkenning en Monitoring

Water: bureau water

Webteam: bureau “Webteam” (afd. Communicatie)

W&G: afdeling Water en Groen

Toelichting bij Ondermandaatbesluit secretaris 2021

Algemeen

Namens Gedeputeerde Staten worden op verschillende niveaus binnen de provincie Zuid-Holland bevoegdheden uitgeoefend. Dit gebeurt krachtens mandaat van het college, waartoe de Algemene wet bestuursrecht de mogelijkheden biedt.

Het mandaatsysteem bij de provincie Zuid-Holland is getrapt ingericht. Alle bevoegdheden die door medewerkers van de provinciale organisatie mogen worden uitgeoefend, worden door het college van Gedeputeerde Staten in eerste instantie in mandaat aan de provinciesecretaris toegekend. Daarbij wordt het de secretaris toegestaan deze mandaten op zijn beurt vervolgens onder te mandateren naar functionarissen op lager gelegen ambtelijke niveaus. Dit ondermandateren vindt plaats door middel van het onderhavige “Ondermandaatbesluit secretaris 2019”. Het is dit besluit, wat er uiteindelijk voor zorgt dat de verschillende in mandaat uit te oefenen bevoegdheden op de verschillende daartoe bestemde plaatsen en bij personen “landen”.

Ondermandaat en opgavegericht werken

De opzet van dit ondermandaatbesluit volgt grotendeels de wijze waarop bij de provincie Zuid-Holland gewerkt wordt. De Organisatieregeling opgavegericht werken 2018 gaat er van uit dat al het werk binnen de provinciale bestaat uit klussen die bijdragen aan de opgaven waar we voor staan. Een opgave is daarbij een (maatschappelijk of intern) vraagstuk waarvoor een oplossing bereikt moet worden.

Iedere opgave en iedere klus heeft een bestuurlijk en een ambtelijk opdrachtgever en een behandelend ambtenaar (in het spraakgebruik inmiddels veelal de “ambtelijk opdrachtnemer” genoemd). Bij een klus of opgave die binnen de lijnorganisatie wordt uitgevoerd wordt de rol van ambtelijk opdrachtgever uitgeoefend door een (veelal) direct leidinggevende. Deze leidinggevende wijst een ambtelijk opdrachtnemer aan. In gevallen waarin opgaven projectmatig of programmamatig worden uitgevoerd, wordt de ambtelijk opdrachtnemer veelal ondersteund door een team dat helpt bij het uitoefenen van deze rol. De ambtelijk opdrachtnemer treedt dan op als project- of programmaleider en geeft functioneel en operationeel leiding aan het team dat onder zijn/haar verantwoordelijkheid werkt aan de realisatie van de opdracht.

Naast de opgaven die binnen de kaders van de lijnorganisatie worden uitgevoerd, bestaan er opgaven die zodanig van aard en omvang zijn en/of zodanige specifieke expertise vragen dat deze afdelingsoverstijgend geprogrammeerd en uitgevoerd moeten worden. Deze opgaven worden concernopgaven genoemd. De rollen van ambtelijk opdrachtgever en van ambtelijk opdrachtnemer voor deze opgave worden ingevuld via organisatiebrede matching.

Om het lopende werk in de lijn zo soepel mogelijk te laten verlopen en de verschillende opdrachtgevers en opdrachtnemers zo goed mogelijk hun in staat te stellen hun verantwoordelijkheid te nemen voor de realisatie van de opgaven en klussen die zij onderhanden hebben, worden alle betrokken functionarissen met dit ondermandaatbesluit voorzien van een relevant pakket aan bevoegdheden. De systematiek waarmee dit plaatsvindt is ten opzichte van eerdere ondermandaatbesluiten van de secretaris gewijzigd. Zo werd er in de ondermandaatbesluiten van de secretaris voor 2017 en 2018 nog primair uitgegaan van een ondermandaat aan leidinggevenden, c.q. ambtelijk opdrachtgevers van opgaven en klussen. Vervolgens werd door deze functionarissen verder ondermandaat verleend aan de ambtelijk opdrachtnemers van de verschillende opgaven en klussen. Met het groeien van het aantal opgaven en klussen waarvoor ondermandaatsverlening aan ambtelijk opdrachtnemers benodigd was, betekende dit dat in aansluiting op het ondermandaatbesluit van de secretaris door leidinggevenden en ambtelijk opdrachtgevers nog een aanzienlijk aantal ondermandaatbesluiten genomen (en onderhouden) diende te worden. Deze systematiek brengt inmiddels echter praktische en administratieve nadelen met zich mee. Zo kan bijvoorbeeld niet snel worden ingespeeld op wisselingen van opdrachtgevers en opdrachtnemers, is het geheel aan verleende ondermandaten niet altijd even overzichtelijk en is er een flinke administratieve (beheers)last aan deze werkwijze verbonden. In het onderhavige ondermandaat wordt nu voor een systematiek gekozen, waarbij de secretaris zowel aan leidinggevenden en ambtelijk opdrachtgevers, als aan ambtelijk opdrachtnemers van lijn- en concernopgaven direct ondermandaten toedeelt. Bij benoeming in één van deze functies, verkrijgen deze functionarissen automatisch de bij hun rollen meest benodigde mandaten. Dit laat overigens onverlet dat de secretaris, leidinggevenden of ambtelijk opdrachtgevers deze ondermandaat-pakketten in individuele gevallen zo nodig nog verder kunnen verfijnen.

In het onderstaande zal nader op de bijzonderheden van dit ondermandaatbesluit worden ingegaan.

Ondermandaat aan leidinggevenden

Artikel 1 van het besluit voorziet in ondermandaat aan leidinggevenden. Het betreft hier in de eerste plaats personele bevoegdheden en de bevoegdheden die nodig zijn in het kader van de alledaagse opgaven en klussen van de verschillende onderdelen binnen de lijnorganisatie. Hieronder vallen echter niet de (doorgaans wat groetere) klussen en opgaven die projectmatig of programmamatig worden uitgevoerd. De ondermandaten voor deze opgaven en klussen worden aan de opdrachtgever verleend krachtens artikel 2, eerste lid van het ondermandaatbesluit. Het mandaatpakket wat ten behoeve van de behartiging van deze opgaven verleend wordt is ook ruimer, gezien de aard en omvang die deze opgaven en klussen veelal hebben.

Artikel 1, tweede lid voorziet verder nog in de benodigde personele mandaten voor enkele met name genoemde functionarissen, die op zich geen afdeling onder zich hebben, maar wel over stafmedewerkers beschikken die zij als leidinggevenden aansturen. Ten aanzien van deze medewerkers moeten de betrokken functionarissen ook de personele bevoegdheden kunnen uitoefenen, die normaal gesproken door bureauhoofden en afdelingshoofden worden uitgeoefend.

Ondermandaat ambtelijke opdrachtnemers projecten en programma’s

Van alle opgaven en klussen die binnen de organisatie worden behartigd, wordt een aanmerkelijk aantal opgaven en (grote) klussen op projectmatige of programmamatige wijze ten uitvoer gelegd. Artikel 2 van het ondermandaatbesluit voorziet in een rechtstreekse ondermandatering van een set basisbevoegdheden voor zowel de opdrachtgevers als de opdrachtnemers van deze opgaven en klussen. Diegenen die binnen de organisatiestructuur als ambtelijk opdrachtgever verantwoordelijk zijn voor deze opgaven en klussen, alsmede de functionarissen die blijkens een schriftelijke aanwijzing van de verantwoordelijke ambtelijk opdrachtgever de functie van ambtelijk opdrachtnemer (veelal project- of programmaleider genoemd) van een met name gespecificeerde opgave of klus vervullen, komen met het verkrijgen van die hoedanigheid automatisch over de aan die functie verbonden ondermandaten te beschikken. Afschriften van deze aanwijzingen worden aan de secretaris gezonden en gearchiveerd in het mandaatregister als bedoeld in artikel 11 van het Mandaatbesluit van Gedeputeerde Staten (artikel 2, vierde lid). De vorm waarin deze aanwijzingen kunnen plaatsvinden is vrij. Van belang is wel dat de aanwijzing plaatsvindt in een formeel document, wat door de ambtelijk opdrachtgever van de betreffende opgave of klus is ondertekend of vastgesteld. De denken valt aan een brief waarmee de aanwijzing aan de ambtelijk opdrachtnemer kenbaar gemaakt wordt. Maar een aanwijzing kan ook besloten liggen in een door de ambtelijk opdrachtgever formeel vastgesteld programmaplan, waarin de naam van de opdrachtnemer en de ingangsdatum van diens aanwijzing vermeld staan.

Door deze rechtstreekse ondermandatering aan zowel ambtelijk opdrachtgevers als opdrachtnemers zijn afzonderlijke individuele ondermandaatbesluiten in beginsel niet meer nodig. Bij dit alles wordt ervan uitgegaan dat de ambtelijk opdrachtnemer diens ondermandaten uitoefent in overleg en afstemming met de ambtelijk opdrachtgever van de betreffende opgave of klus (artikel 2, tweede lid). In gevallen waarin in aanvulling op het aan een ambtelijk opdrachtnemer verleende ondermandaat nog specifieke bevoegdheden benodigd zijn, kan de opdrachtgever van de desbetreffende opgave of klus daar op grond van het bepaalde in artikel 7, tweede lid van het mandaatbesluit van Gedeputeerde Staten zelf in voorzien. Gezien de samenstelling van het aan de ambtelijk opdrachtnemers verleende pakket aan ondermandaten, mag de verwachting bestaan dat dit echter niet veelvuldig nodig zal zijn.

Elke opgave of klus kent blijkens de Organisatieregeling opgavegericht werken 2018 slechts één ambtelijk opdrachtgever en één ambtelijk opdrachtnemer. Om te voorkomen dat eerder verleende ondermandaten bij mutaties in het opdrachtgever- en opdrachtnemerschap nog zouden blijven bestaan, bijvoorbeeld wanneer de aanwijzing van een scheidende functionaris niet formeel mocht worden ingetrokken, voorziet artikel 2, vijfde lid erin dat het ondermandaat aan een scheidende functionaris van rechtswege eindigt, c.q. vervalt bij aanwijzing van een hem of haar opvolgende functionaris.

Voorwaarden

De ondermandaten die in het onderhavige besluit verleend worden, dienen uitgeoefend te worden met inachtneming van de voorwaarden en beperkingen die gesteld zijn in de besluiten waarop dit ondermandaatbesluit berust (artikel 4, eerste lid). Het betreft hier het Mandaatbesluit van Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland voor de provinciale organisatie 2019 en het Mandaat- en volmachtbesluit van de commissaris van de Koning in de provincie Zuid-Holland voor de provinciale organisatie 2018.

Vanuit het mandaatbesluit van Gedeputeerde Staten zijn met name de volgende voorwaarden van overeenkomstige toepassing op de verleende ondermandaten (de hernoemde artikelnummers betreffen de bepalingen in met mandaatbesluit van GS):

• •

  Het ondermandaat houdt zowel een beslissings- als een ondertekeningsmandaat in (artikel 6, tweede lid)

• •

  Het ondermandaat dient te worden uitgeoefend binnen de reguliere werkzaamheden van betrokkene of de taken van het organisatieonderdeel waarvoor de betrokkene verantwoordelijk is, dan wel in het kader van de uitvoering van de opgedragen opgave of klus (artikel 6, derde lid).

• •

  Het is leidinggevenden en ambtelijk opdrachtgevers aan wie ondermandaat is verleend toegestaan hun ondermandaat verder onder te mandateren aan leidinggevenden of aan ambtelijk opdrachtnemers, tenzij verdere ondermandatering ten aanzien van een concreet mandaat in de mandaatlijst is uitgesloten (artikel 7, tweede lid).

• •

  De functionarissen aan wie ondermandaat is verleend zijn gemachtigd om namens Gedeputeerde Staten feitelijke handelingen te verrichten, zijnde handelingen die geen rechtsgevolg hebben (artikel 8, tweede lid).

• •

  Ingeval van afwezigheid van de functionaris aan wie ondermandaat is verleend, kan het mandaat worden uitgeoefend door diens formele plaatsvervanger. Bij gelijktijdige afwezigheid van de functionaris en diens formele plaatsvervanger kan het ondermandaat worden uitgeoefend door de naast hogere leidinggevende van de betreffende functionaris (artikel 10).

Van het Mandaat- en volmachtbesluit van de commissaris van de Koning is met name artikel 5 van belang voor ondermandaathouders. Krachtens deze bepaling zijn functionarissen op basis van het door Gedeputeerde Staten verleende mandaat gemachtigd de provincie buiten rechte te vertegenwoordigen, voor waar het besluiten betreft die een gebondenheid van de provincie als rechtspersoon tot gevolg hebben.

In artikel 4, tweede lid van het onderhavige ondermandaatbesluit wordt het verantwoordelijkheidsgebied van de concerndirecteur gedefinieerd, gekoppeld aan een voorbehoudsbepaling (artikel 4, derde lid) . In de praktijk van alle dag wordt er van uitgegaan dat de afdelings- en bureauhoofden in de regel met gebruikmaking van de hen gegeven ondermandaten alle benodigde besluiten nemen. Dit zowel op personeel, als sectoraal-inhoudelijk gebied. In voorkomende gevallen kan de concerndirecteur echter besluitvorming aan zich houden. Wanneer de concerndirecteur aangeeft een bepaald besluit zelf te willen nemen, dienen de overige houders van het gelijkluidende ondermandaat zich ten aanzien daarvan van besluitvorming te onthouden

Een soortgelijke voorbehoudsmogelijkheid is gecreëerd voor ambtelijk opdrachtgevers van opgaven of klussen. In gevallen waarin een ambtelijk opdrachtgever kenbaar maakt met gebruikmaking van een aan hem gegeven ondermandaat een bepaald besluit te willen nemen, onthoudt de opdrachtnemer van de opgave of klus zich in dat geval van uitoefening daarvan.