Verordening op de raadscommissie Heerde 2022

Artikel 7. Oproep en agenda

• 1.

  De commissievoorzitter zendt ten minste tien dagen voor een vergadering de commissieleden een schriftelijke oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken.

• 2.

  In spoedeisende gevallen kan de commissievoorzitter na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende agenda opstellen. Zo spoedig mogelijk doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering wordt deze met de daarbij behorende stukken aan de leden gezonden.

• 3.

  Op de stukken zoals bedoeld in het eerste en tweede lid, is artikel 8, derde lid, van toepassing.

• 4.

  De in lid 1 en 2 bedoelde stukken worden elektronisch verzonden.

• 5.

  De commissie stelt bij aanvang van een commissievergadering de agenda vast.

Artikel 8. Ter inzage leggen van stukken

• 1.

  Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de oproep zoals bedoeld in artikel 7 op het gemeentehuis ter inzage gelegd. Als na het verzenden van de oproep stukken ter inzage worden gelegd wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raadscommissie en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving.

• 2.

  Elektronisch beschikbare stukken worden op de website van de gemeente geplaatst.

• 3.

  Stukken waaromtrent op grond van artikel 86, eerste of tweede lid, van de wet geheimhouding is opgelegd blijven in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage.

Artikel 9. Openbare kennisgeving

• 1.

  Commissievergaderingen worden ter openbare kennis gebracht door aankondiging in het gemeenteblad, een huis-aan-huisblad en door plaatsing op de gemeentelijke website.

• 2.

  In spoedeisende gevallen kan de openbare kennisgeving uitsluitend langs elektronische weg plaatsvinden.

• 3.

  De openbare kennisgeving vermeldt:

  • a.

    de datum, aanvangstijd en plaats van de vergadering;

  • b.

    de wijze waarop en de plaats waar een ieder de agenda en de daarbij horende stukken kan inzien;

  • c.

    de mogelijkheid tot het uitoefenen van het spreekrecht als bedoeld in artikel 15.

Artikel 10.

• 1.

  De commissiegriffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergaderingen.

• 2.

  Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen commissieleden de presentielijst die aan aan het einde van elke vergadering door de commissievoorzitter en de commissiegriffier door ondertekening wordt vastgesteld.

Artikel 11. Opening vergadering en quorum

• 1.

  De commissievoorzitter opent de vergadering niet voordat blijkens de presentielijst de meerderheid van het aantal zitting hebbende fracties vertegenwoordigd is.

• 2.

  Als op grond van het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend belegt de commissievoorzitter opnieuw een vergadering op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.

• 3.

  Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.

Artikel 12. Advies; geen stemmingen

• 1.

  Als een raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt beslissen de leden op voorstel van de commissievoorzitter over de inhoud van het advies.

• 2.

  In het advies worden opgenomen de standpunten van alle fracties.

• 3.

  In een vergadering vinden geen stemmingen plaats met uitzondering van stemmingen over geheimhouding en met betrekking tot de orde.

Artikel 13. Aantal spreektermijnen

• 1.

  Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen tenzij de raadscommissie anders beslist.

• 2.

  Spreektermijnen worden door de commissievoorzitter afgesloten.

• 3.

  Commissieleden voeren in een termijn niet meer dan éénmaal het woord over hetzelfde onderwerp of voorstel.

• 4.

  Bij de bepaling hoeveel keer een commissielid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

Artikel 14. Deelname aan de beraadslaging door anderen

Een raadscommissie kan besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

Artikel 15. Spreekrecht burgers

• 1.

  Elke besluitvormingscyclus wordt voorafgegaan door een openbare hooravond waarin burgers gebruik kunnen maken van het spreekrecht.

• 2.

  De algemene raadscommissie belegt een hooravond waarin burgers het woord voeren over onderwerpen die geagendeerd zijn voor een commissievergadering. Burgers kunnen ook het woord voeren over niet geagendeerde onderwerpen.

• 3.

  De commissievoorzitter van de raadscommissie zoals bedoeld in artikel 4a van de Verordening op de raadcommissie 2020 is voorzitter van de hooravond.

• 4.

  Het woord kan niet gevoerd worden:

  • a.

    over een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar of beroep op de rechter openstaat of heeft opengestaan;

  • b.

    over benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen.

• 5.

  Degene, die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dat uiterlijk om 10.00 uur op de werkdag voorafgaand aan het gepubliceerde spreekmoment aan de griffier. Hij vermeldt daarbij zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover hij het woord wil voeren.

• 6.

  De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken indien dit in het belang is van de orde van de vergadering.

• 7.

  Elke spreker krijgt maximaal vijf minuten het woord. De voorzitter verdeelt de spreektijd evenredig over de sprekers als er meer dan zes sprekers zijn. De voorzitter kan tevens in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.

• 8.

  De spreker voert het woord nadat de voorzitter hem dit heeft verleend.

• 9.

  Nadat een spreker het woord heeft gevoerd kunnen raadscommissieleden toelichtende vragen stellen aan de inspreker.

• 10.

  De voorzitter of een commissielid doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de burgerinspreker.

• 11.

  De griffier draagt zorg voor een audio- en/of videoverslag van de hoorbijeenkomst.

• 12.

  Elektronisch beschikbare verslagen worden op de website van de gemeente geplaatst.

• 13.

  De bepalingen van deze verordening zijn van overeenkomstige toepassing op de hooravond zoals bedoeld in lid twee.

Artikel 16. Handhaving orde en schorsing

• 1.

  De commissievoorzitter handhaaft de orde in de vergadering.

• 2.

  Hij kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

• 3.

  Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.

• 4.

  Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.

Artikel 17. Voorstellen van orde

Commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raadscommissie beslist hier terstond over.

Artikel 18. Verslag en besluitenlijst

• 1.

  De griffier draagt zorg voor verslagen en besluitenlijsten van de vergaderingen.

• 2.

  Van de commissievergaderingen wordt een besluitenlijst en een digitaal audio- danwel videoverslag gemaakt.

• 3.

  Uit de besluitenlijst blijkt in ieder geval:

  • a.

    de namen van de commissievoorzitter, de griffier, de commissiegriffier, de burgemeester, de wethouders en de commissieleden, allen voor zover aanwezig alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;

  • b.

    een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

  • c.

    (vervallen)

  • d.

    de uitgebrachte adviezen en genomen besluiten van de commissie, en

  • e.

    bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van artikel 14 door de raadscommissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.

• 4.

  Elektronisch beschikbare besluitenlijsten en videoverslagen worden door plaatsing op de website van de gemeente openbaar gemaakt.

Artikel 19. Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 20. Besluitenlijst besloten vergadering

• 1.

  Besluitenlijsten van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de commissieleden ter inzage gelegd bij de commissiegriffier.

• 2.

  Zo spoedig mogelijk neemt de raadscommissie in een besloten commissievergadering een besluit over het al dan niet openbaar maken van de besluitenlijst.

• 3.

  Het digitaal audio- danwel videoverslag van een besloten vergadering wordt niet toegezonden of op de gemeentelijke internetpagina gepubliceerd, maar zijn uitsluitend voor de commissieleden te beluisteren bij de griffier.

Artikel 21. Opheffing geheimhouding

Als de raad op grond van artikel 25, vierde lid, van de wet voornemens is de geheimhouding op te heffen wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.

Artikel 22. Toehoorders en pers

• 1.

  Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.

• 2.

  Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.

• 3.

  De commissievoorzitter is bevoegd wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.

• 4.

  Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.

Artikel 23. Geluid- en beeldregistraties

Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken doen hiervan mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.