Protocol geheimhoudingsplicht 2021

In het belang van transparant openbaar bestuur neemt de gemeente bij het uitoefenen van haar taken openbaarheid in acht. Dat is één van de grondbeginselen van onze democratische rechtsstaat. Dit uitgangspunt is vastgelegd in de Grondwet (artikel 110). Het gaat hier zowel om openbaarheid van besluitvorming, als om openbaarheid van informatie.

De gemeente beschikt over veel gegevens en informatie en deelt die zoveel mogelijk. Soms echter is het (tijdelijk) geheimhouden van gegevens of informatie nodig. Bijvoorbeeld om de persoonlijke levenssfeer van burgers of bedrijfsgegevens van bedrijven te beschermen, of belangen van de gemeente zelf, zoals economische en financiële belangen of controle- en toezichtstrategieën, die (nog) niet naar buiten kunnen worden gebracht.

We werken inmiddels steeds meer digitaal, waardoor we gegevens en informatie makkelijker verspreiden en combineren. Dat biedt kansen maar brengt ook risico’s met zich mee. Om te bepalen waar de grenzen liggen van openbaarheid is zorgvuldigheid vereist. Deze notitie biedt daarvoor handvatten en geeft in de vorm van een ‘Protocol geheimhoudingsplicht’ regels voor die situaties waarin de aard van gegevens of informatie om een vertrouwelijke omgang vraagt.

Zandvoort beschikt nog niet over een protocol, met daarin opgenomen afspraken en richtsnoeren over geheimhouding.1 De privacyregelgeving (Algemene verordening gegevensbescherming, AVG) en de jurisprudentie zijn in ontwikkeling. De Wet openbaarheid van bestuur (Wob) wordt vervangen door de Wet open overheid (Woo). Binnenkort wijzigt ook het geheimhoudingsregime in de Gemeentewet. Dit zijn allemaal redenen om zo'n protocol nu vast te stellen.

G4-rekenkamers ‘Gemeenteraden en geheimhouding, G4-gemeenten vergeleken’2

De rekenkamers van Amsterdam en Den Haag onderzochten in 2020 of het beleid en de praktijk rondom geheimhouding in overeenstemming zijn met wet- en regelgeving en of het principe ‘openbaar, tenzij’ ook in de praktijk goed wordt nageleefd. De rekenkamers van Rotterdam en Utrecht hebben eind 2020 een quickscan uitgevoerd om een vergelijking mogelijk te maken.

De bevindingen uit deze onderzoeken leveren nuttige inzichten op voor de omgang met geheimhouding, waarover de vier rekenkamers in een gezamenlijke brief verslag doen:

• 1.

  Raadsleden zijn gebaat bij heldere en begrijpelijke kaders voor geheimhouding. De kaders geven hun uitleg over en een concreet handelingsperspectief bij het opleggen, bekrachtigen en opheffen van de geheimhouding.

• 2.

  De bekrachtiging van geheimhouding door de raad is een gewichtig besluit en moet goed worden gemotiveerd.3 Het college reikt hiervoor een deugdelijk besluit aan.

• 3.

  De duur van geheimhouding dient zo beperkt mogelijk te zijn, zowel in omvang (wat blijft geheim) als qua duur ervan (hoelang of tot wanneer blijft het geheim).

• 4.

  De transparantie van besluitvorming neemt toe als de raad open is over de punten waarover hij vergadert, ook ten aanzien van de onderwerpen waarover in beslotenheid wordt vergaderd.

Bij de actualisering van het Protocol geheimhoudingsplicht is rekening gehouden met en zoveel mogelijk uitvoering gegeven aan de bevindingen van de G4-rekenkamers. Deze bevindingen passen immers ook goed bij de opvatting van de gemeente dat alles in beginsel openbaar is, tenzij.

Leeswijzer

Hieronder volgt eerst een korte toelichting over de geheimhoudingsplicht (hoofdstuk 2, met in bijlage 1 een handzaam schema over het opleggen, bekrachtigen en opheffen van geheimhouding). In hoofdstuk 3 komen de gronden voor geheimhouding aan bod die op basis van de Wet openbaarheid van bestuur (en Wet open overheid) kunnen worden benut. Hoofdstuk 4 is gewijd aan privacy en de omgang met persoonsgegevens (met een in bijlage 2 uitgewerkte gedragscode). In hoofdstuk 5 zijn een paar aanwijzingen voor de praktijk opgenomen. Hoofdstuk 6 bevat het Protocol geheimhoudingsplicht.

Geheimhoudingsplicht op grond van de huidige Gemeentewet

In de Gemeentewet is een regeling opgenomen voor het opleggen van een geheimhoudingsplicht (artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet). Het gaat dan om geheimhouding van informatie die in de besloten vergadering van het college, een commissie of de raad aan bod komt, zowel wat betreft hetgeen wordt besproken als ten aanzien van de inhoud van stukken die daarbij aan de orde zijn.

De geheimhoudingsplicht geldt voor iedereen die betrokken is. Dat zijn ambtenaren, collegeleden, commissieleden en raadsleden. Maar ook anderen die kennis dragen van de geheime informatie (b.v. geraadpleegde deskundigen). Schending van de geheimhoudingsplicht uit hoofde van ambt is strafbaar (artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht). Daarbij geldt dat dit niet alleen afhangt van het formeel opleggen van een geheimhoudingsplicht, maar ook van ervaring en het redelijkerwijze moeten begrijpen dat iets vertrouwelijk van aard is door een betrokkene. Ook dan kan iemand bij het schenden van de geheimhoudingsplicht van vertrouwelijke informatie strafrechtelijk worden vervolgd, zonder dat op die informatie formeel de geheimhouding ingevolge de Gemeentewet is opgelegd.

Rol college

Het college heeft een belangrijke rol bij beslissingen over openbaar versus geheim. De meeste informatie berust namelijk onder het college. Die zal dan ook als eerste een beoordeling maken van de status ervan. Indien informatie als vertrouwelijk wordt geclassificeerd en in een collegevergadering wordt besproken of met een raadscommissie of de raad wordt gedeeld, neemt het college een besluit tot oplegging van een geheimhoudingsplicht. Daarbij volgt het college de regels in het Protocol geheimhoudingsplicht.

Rol raad

De raad heeft als hoogste politieke orgaan in de gemeente het laatste woord over geheimhouding. Dat betekent dat als het college geheimhouding oplegt op informatie die met raadsleden of de raad wordt gedeeld, de raad in zijn vergadering moet besluiten of deze geheimhouding wordt bekrachtigd. En als geheimhouding is bekrachtigd door de raad, is alleen de raad bevoegd om te besluiten deze op te heffen. Deze verantwoordelijkheid betekent ook dat de raad geheime informatie zorgvuldig behandelt.

In bijlage 1 is een schema opgenomen waarin is opgenomen wie geheimhouding mag opleggen, bekrachtigen en opheffen.

Aanvullende bepaling: artikel 2:5 Algemene wet bestuursrecht

In artikel 2:5 van de Algemene wet bestuursrecht is een algemene verplichting opgenomen voor een ieder die als (onderdeel van een) bestuursorgaan of daarvoor werkzame persoon in aanraking komt met vertrouwelijke gegevens tot geheimhouding daarvan. Het betreft een bepaling met een aanvullend karakter, die geldt als niet reeds uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift (b.v. vanwege de geheimhouding op grond van de Gemeentewet) een geheimhoudingsplicht geldt.

Geheimhoudingsplicht in de nieuwe Gemeentewet (wetsvoorstel)

Het wetsvoorstel ‘Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur’ (2019-2020, 35546) leidt tot wijziging van de geheimhoudingsbepalingen in de Gemeentewet, thans de artikelen 25, 55 en 86. Er wordt één centraal geheimhoudingshoofdstuk voorgesteld. Met het voorstel wil het kabinet tegemoet te komen aan een groot aantal knelpunten die in de praktijk worden ervaren.

De wijzigingen treden (beoogd) in werking in het eerste kwartaal van 2022, vóór de gemeenteraadsverkiezingen. Zodra dit een feit is, wordt het gemeentelijk Protocol geheimhoudingsplicht (en het schema in bijlage 1) aangepast (in het bijzonder regels 17 tot en met 23). Daarbij blijven de principiële uitgangspunten ongewijzigd in stand.

Dit zijn de belangrijkste zaken die over geheimhouding zijn geregeld in het wetsvoorstel:

• •

  De bevoegdheid van een bestuursorgaan om informatie die bij hem berust geheim te verklaren wordt geregeld in het nieuwe artikel 87. Deze bevoegdheid komt toe aan de raad, het college, de burgemeester en de commissies.

• •

  Een bestuursorgaan kan deze geheime informatie in een aantal gevallen met een ander bestuursorgaan delen, artikel 88. Het orgaan dat op informatie geheimhouding legde, is als enige bevoegd die informatie met andere organen te delen.

• •

  Geheime informatie die aan een commissie met ook raadsleden is verstrekt, moet altijd ook naar de raad (artikel 88, vijfde lid).

• •

  Bij het verstrekken van geheime informatie wordt door het orgaan dat de geheimhouding oplegde, vermeld dat op die informatie de verplichting tot geheimhouding rust (artikel 89, eerste lid).

• •

  Anders dan nu het geval is, wordt niet langer verlangd dat de raad de aan hem opgelegde geheimhouding bekrachtigt.

• •

  Degene die informatie ontvangt waarop een verplichting tot geheimhouding rust, moet die geheimhouding in acht nemen en mag deze informatie niet delen met anderen (artikel 89, tweede lid). Het wetsvoorstel maakt het daarnaast mogelijk dat de raad besluit een lid van de raad of een door de raad ingestelde commissie dat de opgelegde geheimhouding schendt, ten hoogste drie maanden uit te sluiten van het ontvangen van informatie waarop een verplichting tot geheimhouding rust (artikel 89, vijfde lid).

• •

  De verplichting om de geheimhouding in acht te nemen duurt voort totdat het orgaan dat de geheimhouding op de informatie oplegde, de geheimhouding weer opheft (artikel 89, derde lid). Deze regel kent één uitzondering, namelijk voor de gevallen waarin de betreffende informatie met de raad is gedeeld. In dat geval is de raad exclusief bevoegd de geheimhouding op te heffen (artikel 89, vierde lid).

• •

  Door een commissie opgelegde geheimhouding kan altijd ook door de raad worden opgeheven (artikel 89, derde lid).

• •

  In artikel 88, zesde lid, wordt uitdrukkelijk geregeld dat de raad geheime informatie aan anderen kan verstrekken en dat de raad regels kan stellen over het verstrekken van vertrouwelijke informatie door het college aan anderen.

De Wob geeft iedereen het recht om bij bestuursorganen informatie te vragen. Uitgaande van het belang van een goed en transparant bestuur, neemt de Wob als vertrekpunt dat alle informatie die bij een bestuursorgaan berust in de vorm van documenten4 in beginsel openbaar is.

Dat is alleen anders als er dwingende redenen zijn om bepaalde informatie niet openbaar te maken. Dan gaat het bijvoorbeeld om privacygevoelige informatie. Of de informatie raakt de economische belangen van de overheid waardoor deze een vertrouwelijk karakter moet behouden.

Geheimhouding op stukken of het ter vergadering behandelde kan worden opgelegd op grond van de uitzonderingsgronden van artikel 10 van de Wob. Het betreft de volgende uitzonderingsgronden:

Absolute uitzonderingsgronden.

Dat wil zeggen dat indien één van deze gronden van toepassing is, de gemeente de gevraagde informatie niet verstrekt, omdat de wet dit verbiedt: het belang van openbaarheid moet dan te allen tijde wijken. Een nadere belangenafweging mag de gemeente niet maken.

De eenheid van de Kroon

Deze grond is voor de gemeente niet aan de orde, want heeft alleen betrekking op de Koning en de Ministers.

De veiligheid van de Staat

Deze grond is voor de gemeente niet aan de orde, want heeft alleen betrekking op de Staat der Nederlanden.

Bedrijfs- en fabricagegegevens, die door natuurlijke personen of rechtspersonen vertrouwelijk aan de overheid zijn meegedeeld

Het gaat om die gegevens, waaruit wetenswaardigheden kunnen worden afgelezen of afgeleid over:

• •

  de technische bedrijfsvoering of

• •

  het productieproces, dan wel over de afzet van de producten of

• •

  de kring van afnemers en leveranciers.

Ook gegevens die uitsluitend de financiële bedrijfsvoering betreffen, kunnen onder omstandigheden zulke bedrijfsgegevens zijn. In dat geval is de actualiteit van de financiële gegevens van belang.

Deze uitzonderingsgrond is alleen van toepassing als de bedrijfs- en fabricagegegevens vertrouwelijk aan de gemeente zijn meegedeeld. Dit is bijvoorbeeld het geval als een bedrijf een overeenkomst met de gemeente sluit en daarin zijn genoemde wetenswaardigheden opgenomen.

Bijzondere persoonsgegevens

Bijzondere persoonsgegevens zijn door hun aard gevoelig. Het gaat dan om gegevens over iemands:

• •

  godsdienst of levensovertuiging;

• •

  ras;

• •

  politieke gezindheid;

• •

  gezondheid;

• •

  seksuele leven;

• •

  lidmaatschap van een vakvereniging;

• •

  mogelijke strafrechtelijke achtergrond, en

• •

  persoonlijke identificatienummer (zoals BSN-nummers).

Relatieve uitzonderingsgronden

Het relatieve karakter houdt in dat de gemeente moet afwegen of het belang dat door de uitzonderingsgrond wordt gediend zwaarder weegt dan het algemene belang van openbaarheid van informatie. Pas als dat het geval is, kan de openbaarmaking van de gevraagde informatie worden geweigerd. Dat wil zeggen dat een afweging moet worden gemaakt tegen het belang van openbaarheid.

De betrekkingen van Nederland met andere staten en met internationale organisaties

Informatie hoeft niet te worden verstrekt als het belang daarvan niet opweegt tegen het belang van de bescherming van de betrekkingen van Nederland met andere staten en met internationale organisaties. Voor de toepassing van deze bepaling is het niet noodzakelijk dat men een verslechtering van de goede betrekkingen met andere landen of met internationale organisaties voorziet. Voldoende is dat men als gevolg van het verschaffen van informatie voorziet dat het internationale contact op bepaalde punten stroever zal gaan lopen.

Deze uitzonderingsgrond zal met name op nationaal niveau spelen. Het is niet uitgesloten dat ook de gemeente te maken kan krijgen met zaken die raakvlakken hebben met andere staten (bijvoorbeeld op het terrein van mensenhandel, drugs en georganiseerde misdaad of internationale handel).

Economische of financiële belangen

Als de op geld waardeerbare belangen van de gemeente in het geding zijn, kan openbaarmaking van de gevraagde informatie worden geweigerd. Daarvoor is wel vereist dat de gemeente onderbouwt dat haar financiële positie als gevolg van openbaarmaking van de gevraagde informatie wordt geschaad. De gemeente moet concretiseren en preciseren waarop openbaarmaking van informatie tot schade kan leiden. Te denken valt bijvoorbeeld aan aanbestedingen, ontwikkeling van gronden en, meer in het algemeen, in het geval de onderhandelingspositie van de gemeente door openbaarmaking zou worden geschaad.

De opsporing en vervolging van strafbare feiten

Het kan gaan om het belang van de opsporing en vervolging in een concreet geval, maar ook in het algemeen. Het kan bijvoorbeeld gaan om informatie ten aanzien van een op het moment van het informatieverzoek lopende strafzaak. Onder omstandigheden kunnen ook gegevens van bijzondere opsporingsambtenaren worden geweigerd.

Inspectie, controle en toezicht door bestuursorganen

Onder de bescherming van deze uitzonderingsgrond valt informatie die inzicht geeft in de opsporingstechniek en de werkwijze van een opsporings- en toezichtdienst. Algemene informatie over de toezichtstaak van de gemeente moet wel openbaar worden gemaakt, zoals het aantal formatieplaatsen en aantallen processen-verbaal die in een jaar zijn opgemaakt.

De eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer

Informatie hoeft niet openbaar te worden gemaakt als het belang daarvan niet opweegt tegen het belang van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. De gemeente beschikt vanuit haar hoedanigheid en taken over vele persoonlijke gegevens van burgers. Gegevens van burgers (zoals NAW-gegevens) worden niet openbaar gemaakt, tenzij dit vanwege de aard van de zaak logisch is om wel te doen en geen inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer.

Gaat het om een ambtenaar of bestuurder die zich uit hoofde van zijn functie in de openbaarheid begeeft, zoals communicatiemedewerkers, burgemeesters, wethouders en directeuren dan zal de naam openbaar moeten worden gemaakt. Ook de namen van ambtenaren die krachtens mandaat besluiten ondertekenen moeten openbaar worden gemaakt.

Omdat ook personeelsdossiers onder het bereik van de Wob kunnen vallen, is de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer ook relevant als openbaarmaking van die dossiers wordt verzocht.

Het belang, dat de geadresseerde erbij heeft als eerste kennis te kunnen nemen van de informatie

In het algemeen geldt dat een geadresseerde als eerste kennis moet kunnen nemen van de informatie die hem betreft. Deze uitzonderingsgrond is ook van toepassing op geadresseerden binnen de overheid. Te denken valt dan bijvoorbeeld aan verzending van een besluit aan een burger of organisatie of toezending van stukken aan (ambtenaren van) andere bestuursorgaan of aan derden die aan intern beraad deel hebben genomen.

Het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van bij de aangelegenheid betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden

Het gaat hier om een algemene uitzonderingsgrond die aanvullend werkt op de hiervoor behandelde specifieke uitzonderingsgronden. In de praktijk wordt deze uitzonderingsgrond doorgaans gebruikt in combinatie met andere uitzonderingsgronden. Daarmee is deze uitzonderingsgrond eigenlijk een vangnetbepaling voor niet voorziene situaties en in die gevallen waarin de specifieke gronden op zichzelf onvoldoende houvast bieden. Onevenredigheid houdt in dit verband in dat het voordeel of nadeel dat door openbaarmaking van informatie of gegevens ontstaat in geen verhouding staat tot het belang dat met de openbaarmaking wordt gediend. Dit is bijvoorbeeld het geval als de gemeente met het oog op een bepaalde gebiedsontwikkeling in onderhandeling is over de aankoop van panden en verstrekking van informatie daarover tot gevolg kan hebben dat inzicht wordt geboden in de onderhandelingsstrategie van de gemeente waarmee het risico dreigt dat derden hiermee hun voordeel doen en de panden voor de neus van de gemeente wegkapen.

Wet open overheid (Woo)

Als de Wet openheid overheid (Woo, 2020-2021, 33328) als opvolger van de Wob inwerking treedt (beoogd 1 juni 2022), kan geheimhouding worden opgelegd op de in die wet opgenomen uitzonderingsgronden. Ten opzichte van de Wob zijn er wat de uitzonderingsgronden slechts drie wijzigingen:

• •

  Twee absolute uitzonderingsgronden worden toegevoegd. Dat is allereerst de bescherming van bijzondere persoonsgegevens die qua formulering aansluit bij de Europese privacyverordening (AVG, zie hierna hoofdstuk 4). Ten tweede betreft het de bescherming van nummers die ter identificatie van een persoon bij wet zijn voorgeschreven.

• •

  Er komt een nieuwe relatieve uitzonderingsgrond voor het goed functioneren van de Staat, andere publiekrechtelijke lichamen of bestuursorganen. Deze uitzonderingsgrond kan van toepassing zijn op informatie die betrekking heeft op door een bestuursorgaan gevoerd beraad, maar die niet onder de bescherming valt van de uitzonderingsgrond voor persoonlijke beleidsopvattingen bestemd voor intern beraad. Dat is bijvoorbeeld het geval bij verslagen van verhoren in het kader van onderzoeken, zoals prognoses of beleidsalternatieven, interne disciplinaire onderzoeken of ingeval van informatie bij crisisachtige aangelegenheden. Openbaarmaking kan dan dusdanig schadelijk zijn voor het goed functioneren van de overheid dat het belang van vertrouwelijkheid moet prevaleren boven het belang bij openbaarmaking.

• •

  Er is een striktere omschrijving van de uitzondering voor onevenredige benadeling. De uitzonderingsgrond kan alleen worden toegepast in uitzonderlijke gevallen en alleen dan indien openbaarmaking onevenredige benadeling toebrengt aan een ander belang dan opgenomen in de uitzonderingsgronden, en het algemeen belang van openbaarheid niet tegen deze benadeling opweegt. Er geldt bij toepassing van deze grond dus een verzwaarde motiveringsplicht.

Sinds 2018 geldt in de gehele Europese Unie dezelfde privacywetgeving: De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Deze Europese wetgeving vervangt de Nederlandse Wet bescherming persoonsgegevens. (Naast de AVG is er een aparte Europese Richtlijn gegevensbescherming politie en justitie.)

De AVG bevat regels voor de omgang met persoonsgegevens en heeft onder meer gezorgd voor:

• •

  versterking en uitbreiding van privacyrechten;

• •

  meer verantwoordelijkheden voor organisaties;

• •

  dezelfde, stevige boetes voor alle Europese privacytoezichthouders.

De AVG gebiedt een zorgvuldige omgang met de persoonlijke levenssfeer, welke één van de redenen kan zijn om informatie niet openbaar te delen en met geheimhouding te omkleden. De bescherming van persoonsgegevens op grond van de AVG kadert daarmee de toepassing van de uitzonderingsgrond van de Wob/Woo ten aanzien van de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer nader in.

In bijgevoegde Gedragscode privacy en persoonsgegevens (bijlage 2) is opgenomen hoe de gemeente bij de uitvoering van haar taken rekening houdt met de privacy van betrokken natuurlijke personen.

De Gemeentewet biedt het kader voor het opleggen van een geheimhoudingsplicht. In de jurisprudentie is verder uitgewerkt hoe de beoordeling van mogelijk geheim te verklaren informatie moet plaatsvinden. De volgende aanwijzingen zijn de belangrijkste voor de praktijk.

Motivering vereist

Allereerst geldt dat als informatie geheim wordt verklaard, in het besluit daartoe deugdelijk moet worden gemotiveerd, aan de hand van de uitzonderingsgronden van de Wob(/Woo), waarom dit het geval is. Door de aanwezigheid van bijzondere omstandigheden inhoudelijk te motiveren, kan een ieder, in het bijzonder de raad, goed beoordelen of de geheimhouding terecht is opgelegd. Dit vergemakkelijkt tevens de beoordeling of de geheimhouding te zijner tijd kan worden opgeheven waardoor de informatie alsnog openbaar wordt gemaakt.

Als verschillende delen van informatie vanwege dezelfde reden geheim worden verklaard is het niet nodig om de motivering te herhalen. Het volstaat om eenmalig de motivering kenbaar te maken die gelijkelijk op gaat voor verschillende onderdelen.

Wat is er precies geheim

Buiten de vraag of geheimhouding überhaupt aan de orde is op basis van de Wob, is het belangrijk precies te bepalen welke gegevens of welk deel van een stuk geheim moeten zijn. Het is namelijk niet zo dat informatie steeds integraal geheim moet worden verklaard, als het in feite maar om één of enkele gegevens daarin gaat. Uitgangspunt is immers openbaarheid. Als alleen bepaalde gegevens geheim moeten blijven – bijvoorbeeld bedragen of namen – kunnen die worden afgedekt en de overige informatie worden geopenbaard.

Beoordeling per zelfstandig onderdeel

Als een document informatie bevat die deels openbaar, deels vertrouwelijk van aard is, wordt de beoordeling daarvan per zelfstandig onderdeel uitgevoerd. Dat betekent dat er bijvoorbeeld per alinea of paragraaf wordt gekeken of deze dusdanig van aard is dat geheimhouding aan de orde is. Er wordt dus niet op het niveau van zin, zinsnede of op woordniveau een beoordeling uitgevoerd, omdat die wijze van beoordelen oplevert dat er vaak slechts enkele woorden of delen van zinnen overblijven die geen begrijpelijke of coherente informatiewaarde hebben. De rechter verlangt niet dat zulke onsamenhangende informatie wordt geopenbaard.

‘Vertrouwelijk’ is – onder omstandigheden ook ‘geheim’

Belangrijk om te weten is dat de Hoge Raad heeft uitgesproken dat de term ‘vertrouwelijk’ onder omstandigheden dezelfde betekenis kan hebben als geheim.

Het komt erop neer dat een goed ingevoerd en ervaren5 raadslid, collegelid of ambtenaar wordt geacht zich er steeds van te vergewissen of de aard van de informatie vertrouwelijk is, of dat er andere omstandigheden zijn (zoals uitlatingen in en omtrent overleggen en vergaderingen waarin dergelijke informatie aan de orde is), ondanks dat er op die vertrouwelijke informatie niet formeel de geheimhoudingsplicht van de Gemeentewet rust. Want ook ten aanzien van vertrouwelijke informatie zonder formele geheimhouding bestaat de plicht om hierover geheimhouding te betrachten.

Rechtdoende aan het overkoepelend principe ‘openbaar, tenzij’, hanteert de gemeente de volgende regels bij geheimhouding. Deels gaat het om de uitleg van wettelijke regels, deels gaat het om de praktische uitwerking daarvan in de gemeentelijke praktijk.

Algemeen

• 1.

  In principe zijn alle stukken en vergaderingen openbaar. Wettelijke uitzonderingen zijn de collegevergaderingen en vergaderingen van vertrouwenscommissies van de raad.

• 2.

  Tot een besloten vergadering, geheimhouding van stukken of van het ter vergadering behandelde wordt alleen besloten als dat strikt noodzakelijk is gelet op het bepaalde in de Gemeentewet, Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) of gezien de uitzonderingsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) of de Wet open overheid (Woo).

• 3.

  De gronden voor het opleggen van een geheimhoudingsplicht zijn beperkt tot de uitzonderingsgronden van de Wob of de Woo.

• 4.

  Op het punt ‘persoonlijke levenssfeer’ wordt er bovendien verdere invulling aan gegeven door de AVG en aanverwante wetten.

Besloten vergaderen

• 5.

  Als een geheim stuk of onderwerp wordt besproken, gebeurt dit in een besloten vergadering. Dat een geheim stuk wordt behandeld, wordt wel op de openbare agenda van raad en commissie vermeld.

• 6.

  Raads- en commissieleden kunnen via een beveiligd digitaal systeem kennis nemen van geheime stukken. Geheime stukken voor de collegevergaderingen worden aan de collegeleden ter beschikking gesteld via het gemeentelijk vergadersysteem.

• 7.

  Van een besloten vergadering wordt een apart verslag gemaakt, dat niet openbaar is.

• 8.

  Als geheimhouding van het ter vergadering behandelde nodig is, wordt hierover tijdens de vergadering zelf een besluit genomen.

Geheime stukken

• 9.

  De burgemeester, het college, een raadscommissie of commissievoorzitter of de raad kunnen geheimhouding opleggen aan zichzelf of andere organen, volgens het schema in de bijlage.

• 10.

  Geheimhouding wordt deugdelijk gemotiveerd, wat inhoudt dat de motivering kenbaar is en draagkrachtig is in relatie tot de belangen die worden beschermd.

• 11.

  Geheimhouding wordt op een zo klein mogelijk deel van informatie opgelegd. Dat houdt in dat de geheimhouding wordt beperkt tot dat deel van een stuk dat daadwerkelijk geheim moet zijn en bij voorkeur in een aparte, geheim te verklaren, bijlage wordt opgenomen.

• 12.

  Geheimhouding wordt zo kort mogelijk opgelegd. In het geheimhoudingsbesluit wordt de concrete gebeurtenis of het concrete moment vermeld wanneer de geheimhouding kan worden opgeheven.

• 13.

  Als geheimhouding voor onbepaalde duur wordt opgelegd, vindt halfjaarlijks een actieve controle plaats op wat nog geheim is en of die geheimhouding inmiddels kan worden opgeheven.

Spoedeisende gevallen

• 14.

  Ingeval een geheimhoudingsbesluit vanwege spoedeisendheid niet kan worden afgewacht, wordt informatie die vertrouwelijk van aard is als zodanig ter beschikking gesteld aan een raadscommissie en/of de raad. Daarbij wordt vermeld dat de geheimhoudingsplicht van 2:5 van de Algemene wet bestuursrecht van kracht is.

• 15.

  In de eerst mogelijke collegevergadering na de spoedeisende verstrekking van vertrouwelijke informatie wordt overeenkomstig de regels 9 tot en met 13 van dit Protocol alsnog geheimhouding opgelegd.

• 16.

  Indien vanwege de spoedeisendheid van verstrekking van informatie in afwijking van regel 11 en/of 12 van dit Protocol geheimhouding wordt opgelegd, vindt in de eerst mogelijke collegevergadering na verstrekking een herbeoordeling plaats van de opgelegde geheimhouding wat betreft de omvang en de duur daarvan.

Bekrachtigen

• 17.

  Als het college, de burgemeester of een raadscommissie een stuk onder geheimhouding aanbiedt aan de raad, moet de raad de geheimhouding in zijn eerstvolgende vergadering bekrachtigen.7 Als minder dan de helft van de raadsleden bij deze vergadering aanwezig is, wordt een besluit over al dan niet bekrachtigen aangehouden tot de eerstvolgende vergadering waarin wel het vereiste aantal raadsleden aanwezig is. Tot die tijd blijft de geheimhouding van kracht.

• 18.

  Als de raad de geheimhouding bekrachtigt, geldt de geheimhoudingsplicht tot de raad deze opheft.

• 19.

  Als de raad de geheimhouding niet bekrachtigt in de eerstvolgende vergadering waarin het vereiste aantal leden aanwezig is, is het stuk vanaf dat moment niet meer geheim.

Opheffen geheimhouding

• 20.

  Als een geheim stuk is voorgelegd aan de raad, kan alleen de raad de geheimhouding opheffen, ongeacht wie de geheimhouding heeft opgelegd.

• 21.

  Als geheimhouding op een stuk is opgelegd door de commissie, kan alleen de commissie zelf deze opheffen. Als geheimhouding op een commissiestuk is opgelegd door een ander orgaan, kan dat orgaan dan wel de raad de geheimhouding opheffen.

• 22.

  Als het college geheimhouding heeft opgelegd op een collegestuk, kan het zelf de geheimhouding opheffen.