Verordening Auditcommissie provincie Groningen 2021

1. De auditcommissie bestaat uit ten minste vijf en ten hoogste zeven statenleden die door de staten aan het begin van de zittingsperiode worden benoemd. De leden zitten namens de staten in de auditcommissie.

2. De staten streven bij de samenstelling van de auditcommissie naar een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de Staten vertegenwoordigde fracties

3. De benoeming geschiedt voor de zittingsperiode, gelijk aan die van de leden van de zittende staten. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen.

4. Het lidmaatschap van de auditcommissie vervalt door het verlies van hoedanigheid van statenlid, door ontslagname of door een met redenen omkleed besluit van de staten.

5. In de tussentijds in de auditcommissie opengevallen plaatsen wordt zo spoedig mogelijk voorzien.

6. Leden van de auditcommissie worden bij afwezigheid niet vervangen.

7. Naast leden kent de auditcommissie ook adviseurs die in principe bij de vergaderingen van de auditcommissie aanwezig zijn. Dat zijn de accountant en de griffier. De gedeputeerde van Financiën is in principe aanwezig als gesprekspartner van de auditcommissie. Hij/zij kan zich laten ondersteunen of vervangen door de concerncontroller. Alleen de leden van de auditcommissie hebben stemrecht. Ook kunnen de leden van de auditcommissie besluiten om zonder een of meerdere adviseurs/gesprekspartners bijeen te komen.

1. De auditcommissie is bevoegd aan de staten over de in artikel 2 genoemde onderwerpen voorstellen uit te brengen voorzien van een advies over door de staten te nemen besluiten.

2. In het kader van de uitoefening van haar in artikel 2 bedoelde taken is de auditcommissie bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met het college, de Noordelijke Rekenkamer en de accountant als bedoeld in artikel 2.

3. De auditcommissie kan advies inwinnen bij een extern deskundige.

4. De auditcommissie is bevoegd de handelingen te verrichten die nodig zijn voor de werving en de selectie van of het beëindigen van de relatie met dan wel het ontslag van de accountant als bedoeld in artikel 2.

5. De auditcommissie is bevoegd om leden van het college, leden van de Noordelijke Rekenkamer, de accountant als bedoeld in artikel 2, eerste lid, ambtenaren, belanghebbende en deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan vergaderingen van de auditcommissie.

6. Indien de auditcommissie ambtenaren, anderen dan opgenomen in artikel 3 lid 7, uitnodigt informeert zij het college hier van tevoren over.

1. De auditcommissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter dit nodig acht of ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen.

2. De voorzitter belegt de vergaderingen. Hij/zij draagt zorg voor het tijdig verzenden van uitnodigingen voor de vergaderingen. Hierbij wordt – spoedeisende gevallen uitgezonderd – uitgegaan van ten minste zeven dagen voor de betreffende vergadering.

3. De oproepingen vermelden datum, tijd, plaats en te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd aan de leden toegezonden.

1. De vergaderingen van de commissie zijn openbaar.

2. De commissie kan op voordracht van de voorzitter om gewichtige redenen besluiten dat de vergadering of een deel daarvan besloten is.

3. Als gewichtige redenen, genoemd in het tweede lid, kunnen onder andere gelden:

• a.

  Financieel of economisch nadeel van belanghebbenden;

• b.

  Betrokken bedrijfsbelangen;

• c.

  Private belangen van belanghebbenden;

• d.

  Onevenredige bevoor- of benadeling van belanghebbenden.

4. Besloten vergaderingen zijn ook toegankelijk voor statenleden en fractievertegenwoordigers.

5. Van iedere vergadering van de auditcommissie wordt een verslag opgesteld. Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld. Alle statenleden krijgen het verslag van de vergaderingen van de auditcommissie, deze verslagen worden daarmee openbaar.

1. Besluiten van de auditcommissie worden genomen bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen; alleen de leden van de auditcommissie hebben stemrecht.

2. De auditcommissie kan slechts beraadslagen en besluiten, wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

3. Indien over een voorstel door geen van de leden stemming wordt verlangd, is het aangenomen.

4. Bij het staken van de stemmen wordt de besluitvorming over het onderwerp uitgesteld tot aan de eerstvolgende vergadering, waarin meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. Staken de stemmen ook in die vergadering dan beslist de stem van de voorzitter.