Ondermandaatbesluit Basisteam Bestuur en Directie Ondersteuning

• I.

  Algemeen

volgnr.

omschrijving bevoegdheid

Het team BDO kent 4 onderdelen : Bestuurssecretariaat, Openbare Orde en Veiligheid (Verder te noemen OOV), Businesscontroller en Opgaveregisseurs. Deze onderdelen komen dan ook terug bij het ondermandaat.

betrokken orgaan

mandaat aan

Onder-

mandaat aan

specifieke bepaling

1.

Het voeren van correspondentie en/of het uitvoeren van (voorbereidings)handelingen in het kader van de door of namens het college, de burgemeester, de heffings- en invorderingsambtenaar te nemen of genomen besluiten (daaronder begrepen de besluiten op bezwaren), waaronder:

ontvangstbevestigingen, kennisgeving van de stand van zaken, adviesaanvragen, horen van belanghebbenden of toepassing van de (uniforme) voorbereidingsprocedure, de bekendmaking en mededeling van besluiten e.d.

B&W/

Burgemeester/

Heffings- en invorderingsambtenaar

Algemeen directeur/

Teamleiders

Bestuurssecretariaat, OOV, Businesscontroller en Opgaveregisseurs.

Correspondentie (de op het besluit betrekking hebbende brief) direct volgend op een college of burgemeesters-besluit valt hier buiten, tenzij bij dit besluit anders vermeld is, of de bevoegdheid tot het nemen van het besluit reeds op grond van deze mandaatlijst is gemandateerd.

2.

De reguliere correspondentie met de ministeries, waaronder (periodieke) verzoeken om rijksvergoedingen, indienen van declaraties, afgeven van verantwoordingen e.d.

B&W

Teamleiders

Bestuurssecretariaat, OOV, Businesscontroller en Opgaveregisseurs.

3.

Het uitnodigen voor vergaderingen (incl. agenda)

B&W/

Burgemeester

Algemeen directeur/

Teamleiders

Bestuurssecretariaat, OOV, Businesscontroller en Opgaveregisseurs.

Na overleg met portefeuillehouder bij bestuurlijke overleggen

4.

Het buiten behandeling stellen van een aanvraag ingevolge artikel 4:5 Awb of artikel 3.18 Wabo

B&W/

Burgemeester

Teamleiders

Businesscontroller, Opgaveregisseurs en OOV

5.

Het afwijzen van een aanvraag onder verwijzing naar een eerdere afwijzende beslissing (artikel 4:6 Awb)

B&W/

Burgemeester

Teamleiders

Businesscontroller, Opgaveregisseurs en OOV

6.

Het verlengen van de beslistermijn van een aanvraag (o.g.v. artikel 4:14 Awb, artikel 3.9 lid 2 Wabo of enig ander wettelijk voorschrift)

B&W/

Burgemeester

Teamleiders

Businesscontroller, Opgaveregisseurs en OOV

7.

Het opschorten van de beslistermijn als bedoeld in artikel 4:15 Awb

B&W/

Burgemeester

Teamleiders

Businesscontroller, Opgaveregisseurs en OOV

8.

Het verlengen van de termijn voor het beslissen op een bezwaarschrift (7:10 Awb)

B&W/

Burgemeester

Teamleiders

Businesscontroller, Opgaveregisseurs en OOV

Secretaris van Bezwaarschriften-commissie

9.

Het beslissen op de ingebrekestelling, waaronder het vaststellen en (laten) uitbetalen van de dwangsombeschikking, als bedoeld in artikel 4:18 Algemene wet bestuursrecht

B&W/

Burgemeester

Teamleiders

Businesscontroller, Opgaveregisseurs en OOV

Na beantwoording het team juridische zaken van Meerinzicht informeren

10.

Het vaststellen van de bestuurlijke geldschuld als bedoeld in artikel 4:86 Awb

B&W/

Burgemeester

Teamleiders

Businesscontroller

11.

Het eventueel verlenen van voorschotten als bedoeld in artikel 4:95 Awb

B&W/

Burgemeester

Teamleiders

Businesscontroller

12.

Het indienen van verweerschriften en daarmee samenhangende en begeleidende correspondentie, voor zover daarin het bestreden besluit wordt gehandhaafd

B&W/

Burgemeester

Teamleiders

Businesscontroller, Opgaveregisseurs, OOV

Na overleg met het werkveld Juridische Zaken

13.

Het vertegenwoordigen van de gemeente bij alle buitengerechtelijke rechtshandelingen ter zake van door of ten behoeve van de gemeente te verrichten leveranties, diensten, grondoverdrachten

huur van voertuigen, machines en andere bedrijfsmiddelen

Burgemeester

Algemeen directeur/

Teamleiders

Businesscontroller, Opgaveregisseurs, OOV

Na overleg met het werkveld Juridische Zaken

14.

Vertegenwoordigen van het college en/of de burgemeester in rechte bij de bestuursrechter

B&W/

Burgemeester

Algemeen directeur/

Teamleiders

Businesscontroller, Opgaveregisseurs, OOV

In overleg met het werkveld Juridische Zaken

15.

Het schriftelijk vragen om en verstrekken van informatie van feitelijke aard aan derden, daaronder begrepen het beslissen op verzoeken tot het verstrekken van informatie ingevolge de Wet openbaarheid van bestuur, betreffende aan­gelegenheden waarvan de voorbereiding c.q. uitvoering is opgedragen aan het team

B&W/

Burgemeester

Teamleiders

Businesscontroller, Opgaveregisseurs, OOV

Volgens de procesbeschrijving komen de Wob verzoeken binnen bij Juridische Zaken, als het verzoek voldoet aan de indieningsvereisten wordt het verzoek via Corsa overgeboekt op het betreffende team

De beantwoording van een Wob verzoek geschiedt in overleg met het werkveld Juridische Zaken

16.

Het verstrekken van informatie van statistische aard en het meewerken aan enquêtes (zonder commerciële doelstelling) van bedrijven en overheidsinstellingen over niet beleidsgevoelige taken voor zover de medewerking de normale dienstverlening niet te boven gaat

B&W/

Burgemeester

Teamleiders

Bestuurssecretariaat, OOV, Businesscontroller, Opgaveregisseurs

17.

Het deelnemen aan c.q. begeleiden van externe onderzoeksprojecten indien en voor zover passend bij de doelstelling van het team

B&W/

Burgemeester

Teamleiders

Bestuurssecretariaat, OOV, Businesscontroller, Opgaveregisseurs

18.

Het verhuren en verpachten van gemeenteeigendommen en rechten - exclusief sportaccommodaties - voor de periode van maximaal één jaar

B&W/

Burgemeester

Algemeen directeur/

Teamleiders

Bestuurssecretariaat, OOV, Businesscontroller, Opgaveregisseurs

Na overleg met betrokken team

19.

Het doen van uitgaven in het kader van de representatie van het team

B&W

Algemeen directeur/

Teamleiders

Niet toegestaan

Binnen de daarvoor beschikbare budgetten

20.

Uitvoering geven aan het vastgestelde personeelsreglement en de CAO gemeenten

B&W

Algemeen directeur voor wat betreft de teamleiders/

Teamleiders voor wat betreft de medewerkers

21.

Het beslissen omtrent dienstreizen van teamleiders, algemeen directeur, collegeleden, bovenformatieve (boventallige) medewerkers

B&W

Algemeen directeur voor teamleiders, bovenformatieve (boventallige) medewerkers

Teamleider Bestuur en Directie Ondersteuning voor algemeen directeur en collegeleden

22.

Het aangaan, wijzigen, uitvoeren en beëindigen van arbeidsovereenkomsten van teamleiders, medewerkers bestuurssecretariaat en bovenformatieve medewerkers

B&W

Algemeen directeur

Voor wat betreft niet leidinggevende medewerkers zijn teamleiders bevoegd

Niet toegestaan

Na overleg met de portefeuillehouder personeelszaken voor zover het de teamleiders betreft

Indiensttreding uitsluitend binnen de bestaande formatie en na overleg met Meerinzicht (team HRM)

23.

Het beslissen omtrent overwerk ter zake van goedgekeurde projecten

B&W

Algemeen directeur

Niet toegestaan

Na overleg met Meerinzicht (team HRM)

24.

Uitvoering geven aan ziekteverzuimbeleid, opleidings- en ontwikkelbeleid

B&W

Algemeen directeur voor teamleiders, medewerkers bestuurssecretariaten en bovenformatieve medewerkers

Teamleiders voor overige medewerkers

Voor zover passend in het Opleidingsplan

Na overleg met Meerinzicht (team HRM) voor wat betreft de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Zeewolde

25.

Uitvoering geven aan het herplaatsingskader

B&W

Algemeen directeur

Niet toegestaan

26.

Het nemen van beslissingen, waaronder beslissen op aanvragen om voorschotten, op grond van de Algemene Subsidieverordening en het daarop gebaseerde beleid (waaronder het Financieel-technisch beleidskader) conform vastgestelde (deel)verordeningen dan wel vastgestelde beleidsnota’s of -regels en/of vallend binnen de begroting en tevens het aangaan en afsluiten van uitvoeringsovereenkomsten

B&W

Teamleiders

27.

Het aangaan en sluiten van overeenkomsten (hieronder begrepen het aangaan van financiële verplichtingen, het ondertekenen en het ontbinden en opzeggen van de overeenkomsten en voor zover van toepassing het nemen van gunningsbesluiten) die de uitvoering van de begroting betreffen dan wel het sluiten van overeenkomsten waarvan de daaruit voor de gemeente voortvloeiende opbrengsten in de begroting zijn geraamd

B&W/

Burgemeester

1. Algemeen directeur (hoofdbudgethouder)2. Teamleiders (budgethouder)

Deelbudget houders

De budgethoudersregeling gemeente Zeewolde 2021 is hierbij van toepassing

28.

Het beantwoorden van klachten over een teamleider

B&W

Algemeen directeur

Niet toegestaan

Na beantwoording klachtencoördinator informeren

29.

Het beantwoorden van klachten over een medewerker

B&W

Teamleiders

Niet toegestaan

Na beantwoording klachtencoördinator informeren

30.

Het beantwoorden van klachten over een organisatieonderdeel (team)

B&W

Teamleiders

Niet toegestaan

Na overleg met algemeen directeur en na beantwoording klachtencoördinator informeren

31.

De afhandeling, waaronder besluitvorming, van verzoeken inzake rechten van betrokkenen, zoals bedoeld in artikelen 15 tot en met 22 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG),

de voorafgaande raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens, zoals bedoeld in artikel 36 van de AVG, de meldplicht bij inbreuken op de beveiliging van persoonsgegevens aan de Autoriteit Persoonsgegevens, zoals bedoeld in artikel 33 van de AVG en de verdere afhandeling van inbreuken op de beveiliging van persoonsgegevens aan betrokkenen, zoals bedoeld in artikel 34 van de AVG

B&W

Algemeen directeur

Niet toegestaan

32.

Meldingen maken bij inbreuken op de beveiliging van persoonsgegevens aan de Autoriteit Persoonsgegevens, zoals bedoeld in artikel 33 van de AVG en de verdere afhandeling van inbreuken op de beveiliging van persoonsgegevens aan betrokkenen, zoals bedoeld in artikel 34 van de AVG

B&W

Algemeen directeur

Niet toegestaan

33.

Het beslissen op schadeverzoeken en/of aansprakelijkstellingen, zoals bedoeld in de notitie behandeling schadeverzoeken (dus m.u.v. planschadeclaims)

B&W

Teamleiders

Niet toegestaan

Na overleg met medewerker verzekeringen Meerinzicht, voor zover het de verzekeringsaspecten betreft en met het werkveld Juridische Zaken van Meerinzicht, voor wat betreft de juridische aspecten.

34.

Het aansprakelijk stellen van derden in verband met aan gemeentelijke eigendommen toegebrachte schade

B&W

Teamleiders

Bestuurssecretariaat, OOV, Businesscontroller en Opgaveregisseurs

Afstemming met werkveld Juridische Zaken van Meerinzicht en medewerker verzekeringen Meerinzicht

35.

Het versturen van ontvangstbevestigingen aan en het uitnodigen en afschrijven van sollicitanten

B&W

Algemeen directeur/

Teamleiders

Bestuurssecretariaat, OOV, Businesscontroller en Opgaveregisseurs

Zie ook bevoegdhedenregister van Meerinzicht

36.

De administratieve afhandeling voor zover het gemeentepersoneel betreft van:

- declaraties ter zake van werkgelegenheidsprojecten

- werkgeversverklaringen (onder meer ten behoeve van hypothecaire geldleningen werknemers)

- opgaven sociale verzekeringswetten

- statistiekopgaven

B&W

Algemeen directeur/

Teamleiders

Zie ook bevoegdhedenregister van Meerinzicht

37.

Aangiftes ter zake van ABP en IZA

B&W

Teamleider Bestuur en Directie Ondersteuning

Zie ook bevoegdhedenregister van Meerinzicht

38.

Vernietigingsproces archiefbescheiden

B&W

Algemeen directeur/

Teamleider Bestuur en Directie Ondersteuning

Zie ook bevoegdhedenregister van Meerinzicht

39.

Het in ontvangst nemen, openen en toewijzen van post (art. 74 Gemeentewet).

Burgemeester

Algemeen directeur/

Teamleider Bestuur en Directie Ondersteuning

Bestuurssecretariaat, Businesscontroller, OOV en Opgaveregisseurs

Zie ook bevoegdhedenregister van Meerinzicht

40.

Het beheer van archiefbescheiden, het ter raadpleging of gebruik beschikbaar stellen van archiefbescheiden en het vernietigen van archiefbescheiden welke niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en zijn omschreven in lijsten van voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden, na het verstrijken van de voor die bescheiden in deze lijsten vermelde termijnen Archiefwet 1995,

Archiefverordening

B&W

Algemeen directeur/

Teamleider Bestuur en Directie Ondersteuning

Bestuurssecretariaat, Businesscontroller, OOV en Opgaveregisseurs

Zie ook bevoegdhedenregister van Meerinzicht

41.

Het uitlenen van dossiers aan derden

B&W

Teamleider Bestuur en Directie Ondersteuning

Bestuurssecretariaat, Businesscontroller, OOV en Opgaveregisseurs

Zie ook bevoegdhedenregister van Meerinzicht

42.

Vaststellen afspraken loopbaanbegeleiding

B&W

Teamleiders

Zie ook bevoegdhedenregister van Meerinzicht

43.

Uitvoeringszaken m.b.t. salarisadministratie (voorschotten, aanvragen loonopgaven, afdrachten, premies, etc.).

B&W

Teamleiders

Zie ook bevoegdhedenregister van Meerinzicht

44.

Correspondentie m.b.t. ziekteverzuim, WIA aanvragen, etc.

B&W

Teamleiders

Zie ook bevoegdhedenregister van Meerinzicht

45.

IB47 opgave.

B&W

Teamleiders

Businesscontroller

Zie ook bevoegdhedenregister van Meerinzicht

• II.

  Basisteam Bestuur en Directie Ondersteuning

volgnr.

omschrijving bevoegdheid

betrokken orgaan

mandaat aan

Onder-

mandaat aan

specifieke bepaling

1.

Indieners van bezwaarschriften de gelegenheid bieden verschoonbare termijnoverschrijding aannemelijk te maken, ingevolge artikel 6:11 van de Algemene wet bestuursrecht

B&W/

Burgemeester/

Heffings-ambtenaar

Teamleider

2.

Besluiten/correspondentie met betrekking tot lopende dossiers van de bestaande gemeentegaranties, afgegeven vóór 1-1-1995

B&W

Teamleider

Businesscontroller

3.

Aangiftes ter zake van BTW

B&W

Teamleider

Businesscontroller

4.

Het doen van betalingen van bestuursrechtelijke alsook privaatrechtelijke aard. Ook voor budgetten welke geen betrekking hebben op het samenwerkingsverband Meerinzicht

B&W

Teamleider

Businesscontroller

5.

Het invorderen van verbeurde dwangsommen (artikel 5:33 Awb, het “oude” recht)

B&W

Teamleider

Businesscontroller

6.

Het (op verzoek) al dan niet verlenen van uitstel van betaling (artikel 4:94 Awb) en eventueel verbinden van voorschriften daaraan(ook voor privaatrechtelijke vorderingen).

B&W

Teamleider

Businesscontroller

7.

Het in rekening brengen en vaststellen van de wettelijke rente bij verzuim

B&W

Teamleider

Businesscontroller

8.

Het aanmanen van de schuldenaar en het opleggen en in rekening brengen van de aanmaningskosten (ook voor privaatrechtelijke vorderingen)

B&W

Teamleider

Businesscontroller

9.

Het invorderen bij dwangbevel (ook voor privaatrechtelijke vorderingen)

B&W

Teamleider

Businesscontroller

Deze bevoegdheid bestaat alleen als deze bij formele wet is toegekend

10.

Het aantrekken van middelen via daggeld, kasgeldleningen, onderhandse leningen en vaste geldleningen

B&W

Teamleider

Businesscontroller

Na overleg met het werkveld planning & control en autorisatie bevoegde medewerker

11.

Betalingsopdrachten voorbereiden en versturen

B&W

Teamleider

Businesscontroller

Na autorisatie bevoegde medewerker

12.

Het uitzetten van middelen via daggeld, deposito, spaarrekening en rekening-courant

B&W

Teamleider

Businesscontroller

Na overleg met het werkveld planning & control en autorisatie bevoegde medewerker

13.

Bankrekeningen openen/sluiten/wijzigen

Burgemeester

Businesscontroller

Zowel van toepassing voor reguliere bankrekeningen als schatkistbankieren

14.

Autorisaties, bankcondities en tarieven afspreken

B&W

Teamleider/

Directeur domein Bedrijfsvoering Meerinzicht

Businesscontroller

Zowel van toepassing voor reguliere bankrekeningen als schatkistbankieren/

Na autorisatie bevoegde medewerker

15.

Het vaststellen van kredietfaciliteiten

B&W

Teamleider

Niet toegestaan

Na autorisatie bevoegde medewerker

16.

Het oninbaar verklaren van privaat- of publiekrechtelijke vorderingen conform de door het college vastgestelde incassoprocedure

B&W

Algemeen directeur/

Teamleider

17.

Het in gebruik geven van het gemeentehuis

B&W

Algemeen directeur/

Teamleider

Bestuurssecretariaat, OOV, Businesscontroller en Opgaveregisseurs

18.

Besluiten met betrekking tot het afsluiten van verzekeringen, premieberekeningen, schademeldingen en het besluiten om de vastgestelde schades door te betalen voor zover niet toekomend aan de gemeente

B&W

Teamleider

Businesscontroller

Medewerker verzekeringen Meerinzicht

19.

Mandaat respectievelijk machtiging te verlenen om het beheer over de eHerkenningsmiddelen te voeren. Het beheer omvat:

• a.

  De aanschaf van eHerkenningsmiddelen voor medewerkers van de gemeente Zeewolde dan wel voor de medewerkers van Meerinzicht;

• b.

  De registratie per eHerkenningsmiddel van de bijbehorende medewerker en de diensten waartoe deze persoon is gemachtigd;

• c.

  Het beheer van de machtigingen voor eHerkenningsmiddelen, zoals het intrekken, tijdelijk opschorten en uitbreiden;

• d.

  Het zijn van contactpersoon voor eHerkenning leverancier en het doorgeven welke medewerkers gemachtigd zijn voor de eHerkenningsmiddelen.

B&W/

Burgemeester

Teamleider

Opgaveregisseur Dienstverlening

medewerkers afdeling Belastingen en Gegevens van Meerinzicht

20.

Het verlenen van toestemming voor het laden en lossen van vuurwerk (hoofdstuk 7.5., aanvullend voorschrift 7.5.11 bepaling CV1 (1) van het ADR)

B&W

Teamleider

OOV