Inkoop & Aanbesteden bij de Gemeente Wijk bij Duurstede

Onze hoofddoelstelling is:

‘met de beschikbare hoeveelheid geld zoveel mogelijk toegevoegde waarde (in)kopen voor de gemeente, haar inwoners en ondernemers.’

De toegevoegde waarde voor de gemeente bestaat uit 4 thema’s:

Doelmatig & doeltreffend

Innovatie aanmoedigen

Mens & milieu

Goede opdrachtgever

Binnen deze thema’s stelden wij inkoopdoelen op. Die staan op de volgende pagina’s.

Deze doelen vertalen wij naar interne werkafspraken.

Dit is onze basis voor inkoop & aanbesteden:

• -

  wetten en regels (o.a. de Aanbestedingswet 2012, de AVG)

• -

  de Gids Proportionaliteit

• -

  het Aanbestedingsreglement Werken (ARW)

• -

  het Collegeprogramma

• -

  de Toekomstblik en gemeentelijke doelen

• -

  de meest recent vastgestelde budget- & mandaatregeling en financiële verordening

Toekomstige updates & looptijd:

Begin 2022 wordt de visie circulaire economie ter vaststelling aan de gemeenteraad aangeboden. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid stemmen wij hierop af. Dit geldt voor alle toekomstige besluiten en ontwikkelingen (bijv. nieuw beleid en jurisprudentie). Hierdoor blijft het inkoop- en aanbestedingsbeleid actueel en passend binnen onze organisatie.

Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid gaat in op het moment dat het is vastgesteld en is geldig tot het moment dat er een nieuw inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt vastgesteld.

• •

  Inkoop is decentraal georganiseerd met centrale ondersteuning en advisering.

De teams van de gemeente zijn zelf budgetverantwoordelijk en dus ook verantwoordelijk voor hun inkopen en aanbestedingen. De inkoopadviseur heeft verschillende rollen: advies, ondersteuning en begeleiding voor budgethouders bij inkoop en aanbestedingen. Ook toetsing voor de P&C jaarcyclus (kopen wij rechtmatig in?) is een rol voor de inkoopadviseur.

• •

  Bij onze inkopen wegen wij de kwaliteit en de prijs.

Bij onze inkopen kijken wij zowel naar de prijs als naar de kwaliteit (beste prijs-kwaliteitver-houding). In basis gunnen wij opdrachten op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding. Tenzij dit niet passend is, een voorbeeld hiervan is een RAW-bestek. Hierbij stellen wij minimale (technische) eisen aan de kwaliteit. Alleen offertes die aan deze minimale eisen voldoen, beoordelen wij. De keuze wordt dan vervolgens gemaakt op aangeboden laagste prijs.

• •

  Wij kopen in tegen reële kosten en wij zorgen voor eerlijke concurrentie.

Wij vinden een goede kwaliteit en een scherpe prijs belangrijk. Extreem lage of hoge prijzen toetsen wij altijd. Ondernemers betrokken bij een aanbestedingsprocedure krijgen een gelijke kans om de opdracht te winnen. Dat draagt bij aan een gezonde marktwerking.

• •

  Wij gaan zorgvuldig om met bedrijfsgevoelige informatie.

Wij delen geen detail-prijsinformatie. De gemeente maakt de geoffreerde prijzen bij prijs-kwaliteit aanbestedingen niet bekend. Hiermee beschermen wij de rechtmatige commerciële belangen van inschrijvers. Aanbestedingen op laagste prijs zijn hierop een uitzondering.

• •

  Wij stimuleren de deelname van lokale/regionale ondernemers aan onze aanbestedingen.

Wij maken gebruik van de ruimte die de aanbestedingswet biedt om lokaal en regionaal in te kopen.

Daar waar deze ruimte er niet is, houden wij onze aanbestedingen eenvoudig en toegankelijk. Onze aanbestedingsdocumenten zijn duidelijk en bevatten geen onnodige of te zware eisen. Opdrachten voegen we niet onnodig samen. Waar mogelijk verdelen we opdrachten in percelen (zolang dit passend is bij onze doelen en uitgangspunten). In de bijlage staan bouwblokken en mogelijkheden om dit in onze aanbestedingen toe te passen.

Bij onze enkelvoudig en meervoudig onderhandse aanbestedingen onderzoeken wij vooraf altijd of er lokale of regionale ondernemers zijn, die passen bij de opdracht (geschikt zijn) en beschikbaar zijn. Bij een meervoudig onderhandse aanbesteding vragen wij minimaal 2 lokale of regionale ondernemers – indien beschikbaar en geschikt - om een aanbieding.

Een ondernemer is lokaal als deze is gevestigd in de gemeente Wijk bij Duurstede en van hieruit onderneemt. Een ondernemer is regionaal als deze is gevestigd in een gemeenten die grenst aan de gemeente Wijk bij Duurstede en van hieruit onderneemt. (Postbusadressen en holdings zien wij niet als lokale of regionale ondernemers). De geschiktheid van een ondernemer beoordelen wij op basis van meetbare criteria, die aansluiten bij de opdracht (zoals: ervaring, capaciteit en referenties).

Wij geven ondernemers op verschillende manieren praktische informatie over inkoop & aanbesteden. Daarnaast hebben ondernemers de taak zichzelf te profileren (bijvoorbeeld via de beschikbare kanalen).

• •

  Wij sluiten aan bij regionale inkoopinitiatieven als deze passen bij onze doelen.

Waar mogelijk sluiten wij aan bij (boven)regionale inkoopinitiatieven. Wij toetsen of deze passen bij onze doelen en uitgangspunten.

• •

  Wij maken gebruik van onze standaard inkooptemplates en gebruiken TenderNed voor onze (EU) aanbestedingen.

Deze standaard documenten voor inkoop en aanbesteden zorgen ervoor dat onze uitvraag een basiskwaliteit heeft (ook juridisch) en herkenbaar is. De templates zijn zo gemaakt, dat de (administratieve) lasten voor alle partijen minimaal zijn.

Startdocument Inkoop

Bij alle inkopen vanaf € 40.0000 of complexe inkopen vullen we het startdocument Inkoop in en bespreken dit vooraf met de Inkoopadviseur. In dit document leggen we vast welke keuzes wij maken en waarom (onderbouwing).

• •

  Wij gebruiken TenderNed voor onze aanbestedingen.

TenderNed gebruiken we altijd bij Nationale en Europese aanbestedingen. Ook voor meervoudig onderhandse aanbestedingen moedigen we het gebruik van TenderNed aan. Onze wens is, om geplande meervoudig onderhandse aanbestedingen vooraf aan te kondigen. De wijze waarop dit gebeurt, bepalen wij nog. Deze wijze is in elk geval gemakkelijk en toegankelijk.

• •

  Wij volgen het ‘balkenschema’ uit de Gids Proportionaliteit.

Dit schema geeft aan binnen welke maximale grenzen de aanbestedingsprocedure toepasbaar is:

* dit overlapt met een meervoudig onderhandse aanbesteding, de keuze en onderbouwing voor de procedure worden op het startdocument Inkoop vastgelegd.

De grens voor een Europese aanbesteding wordt periodiek bijgesteld en is 2 jaar geldig.

Op 1 januari 2024 volgt de eerstvolgende wijziging.

In het balkenschema uit de Gids Proportionaliteit ziet dit er als volgt uit:

• •

  Uitzonderingen zijn mogelijk na een interne toets

Voor een afwijking van het inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt vooraf toestemming gevraagd aan het college. Deze uitzonderingen zijn alleen mogelijke tot aan de Europese drempel.

• •

  Social Return

Wij vragen onze leveranciers om kwetsbare (lokale) groepen op de arbeidsmarkt te betrekken bij de uitvoering van de opdracht. Bij opdrachten die > € 100.000 zijn én waarbij de personele component >10% is, stellen wij SROI-eisen. Bij de levering van producten zijn deze eisen dus niet verplicht. Wij maken gebruik van de bouwblokkenmethode van het Werkgeversservicepunt van de RSD. In de aanbesteding nemen we een % van de totale opdrachtsom op. Waar mogelijk kiezen wij ervoor om de SROI-eis in te vullen met lokale projecten of werkzaamheden. Het maken van deze keuzes gaat altijd in overleg met het Werkgeversservicepunt van de RSD.

• •

  Wij reduceren ons energieverbruik en onze CO2- uitstoot (klimaatneutraal). Waar mogelijk sluiten wij grondstoffenkringlopen en beperken wij het gebruik van vervuilende of schaarse (grond)stoffen: circulair inkopen & circulair bouwen*

Wij onderzoeken voorafgaand aan de aanbesteding welke impact een product of dienst heeft op onze duurzaamheidsdoelen. Als een product of dienst impact heeft op onze duurzaamheidsdoelen, gebruiken wij hiervoor minimale eisen in de aanbesteding. Onze ambitie voor circulair inkopen en circulair bouwen past bij de ontwikkelingen van de marktpartijen.

Wij maken gebruik van voorbeelden van andere gemeenten en de beschikbare tools (bijv. duurzaamheids-criteria RVO van Pianoo en criteria GWW van CROW. Deze eisen moeten uitdagend én haalbaar zijn.

* Begin 2022 wordt de visie circulaire economie ter vaststelling aan de gemeenteraad aangeboden, het inkoopbeleid wordt hierop afgestemd.

• •

  Stimuleren van sociale ondernemingen

Onze opdrachten met een groot aandeel aan lager gekwalificeerde arbeid (handar¬beid) behouden we voor aan sociale werkvoorzieningen of andere (lokale) sociale ondernemingen. Voorwaarde is dat deze ondernemingen ten minste voor 30% mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in dienst hebben. We toetsen vooraf of de kosten marktconform zijn.

• •

  Wij zijn een Fairtrade gemeente

Bij inkoop van relevante producten (zoals bijvoorbeeld koffie) vragen wij dat deze voldoen aan de uitgangspunten van Fairtrade.

• •

  Biga Groep – onze voorkeursleverancier

Biga Groep B.V. is onze voorkeursleverancier voor opdrachten die passen binnen hun werkterreinen. Bijvoorbeeld: schoonmaak, reprowerkzaamheden en groenonderhoud. Opdrachten onder de Europese drempel die passen in de werkterreinen van Biga Groep, bieden we eerst aan hen aan. Als Biga Groep geen, geen passende of geen marktconforme aanbieding doet, bieden we de opdracht alsnog aan de markt aan.

• •

  In onze budgetten houden we rekening met onze ambities

Duurzaam betekent niet automatisch duurder. Wij kijken naar de totale kosten gedurende de levensduur (levenscycluskosten). Kosten en voordelen kunnen impact hebben op verschillende interne budgetten. Als het budget toch niet toereikend is voor de gewenste ambitie, maken we met de interne opdrachtgever een integrale afweging tussen beleidsvelden en budgetten.

• •

  Wij maken gebruik van aanbestedingsvormen die ruimte geven aan innovatieve oplossingen (handiger, beter, slimmer).

Innovatiegericht aanbesteden gaat over vernieuwingen voor het gevraagde product of dienst (innovatiegericht inkopen). Maar het gaat ook over het gebruik van vernieuwende contractvormen en aanbestedingsprocedures (innovatief aanbesteden). Per aanbesteding bekijken wij wat de (innovatieve) doelen zijn en welke aanbestedingsvorm hier bij past. Daar waar dat kan, gebruiken we de kennis en ontwikkelingen uit de markt.

• •

  Wij zijn goed op de hoogte van de ontwikkelingen in de (lokale) markt, voordat wij inkopen/ aanbesteden.

Voordat we daadwerkelijk inkopen en aanbesteden, onderzoeken we de ontwikkelingen in de (lokale/regionale) markt van het product of de dienst. Hierbij kijken we ook naar de keten van toeleveranciers. Het onderzoeken kan op vele manieren: van internet en branche-informatie tot openbare marktconsultaties en aanbestedingen van andere instellingen.

• •

  Wij zijn goed op de hoogte van de ontwikkelingen in de (lokale) markt, voordat wij inkopen/ aanbesteden.

Voordat we daadwerkelijk inkopen en aanbesteden, onderzoeken we de ontwikkelingen in de (lokale/regionale) markt van het product of de dienst. Hierbij kijken we ook naar de keten van toeleveranciers. Het onderzoeken kan op vele manieren: van internet en branche-informatie tot openbare marktconsultaties en aanbestedingen van andere instellingen.

• •

  In onze budgetten wordt rekening gehouden met onze ambities.

Innovatie betekent niet dat iets automatisch duurder is. We maken altijd de afweging tussen de waarde die we creëren en de kosten die hierbij horen. Kosten en voordelen kunnen impact hebben op verschillende interne budgetten. Als het budget toch niet toereikend is voor de gewenste ambitie, maken we met de opdrachtgever een integrale afweging tussen beleidsvelden en budgetten.

• •

  Wij zijn een betrouwbare en integere partner voor leveranciers

Wij vinden het belangrijk om voor ondernemers een betrouwbare partner te zijn. We staan voor wat we doen en we doen waar we voor staan. Dat is een belangrijk basisprincipe voor onszelf en de partij waarmee wij samenwerken. Onze rol kan hierin verschillend zijn, de ene keer zijn wij faciliterend en een andere keer sturend. Als partijen dit anders ervaren, nodigen wij deze partijen uit om ons hierop aan te spreken.

Integriteit: Er kan nooit sprake zijn van belangenverstrengeling. Alle verkregen informatie gebruiken we alleen voor het doel waarvoor het verstrekt is en behandelen we vertrouwelijk. Voor alle ambtenaren en bestuurders van de gemeente geldt de gedragscode van de gemeente Wijk bij Duurstede (opgenomen in het personeelshandboek). Onze basis voor het verstrekken van opdrachten en aangaan van overeenkomsten zijn de geldende mandaatregeling en budgethouders regeling.

• •

  Wij zijn transparant over hoe wij inkopen (procedures) en hoe we besluiten nemen

Dit inkoopbeleid en onze Algemene inkoopvoorwaarden vormen de basis voor onze aanbestedingen. Voor, na en tijdens het inkooptraject handelen wij transparant en rechtmatig. We motiveren onze gunningsbesluiten en maken deze bekend aan de partijen die deelnemen aan de aanbesteding.

Wij staan open voor feedback en verbeteringen. Als belanghebbenden het niet eens zijn met ons besluit of de gevolgde procedure, kunnen zij terecht bij het klachtenloket van de gemeente. Klachten worden door een onafhankelijk persoon afgehandeld. De klachtenprocedure staat op onze website.

• •

  Voorwaarden

Bij onze inkopen passen we de geldende algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Wijk bij Duurstede toe. Uitzondering hierop zijn al aanwezige branchevoorwaarden, zoals de GIBIT-voorwaarden (IT) of UAV (werken). In onze aanbestedingsdocumenten maken wij kenbaar welke voorwaarden van toepassing zijn. Waar nodig, stellen wij eisen aan informatieveiligheid en sluiten hierbij aan bij de ‘Handreiking van de Informatiebeveiligingsdienst voor gemeenten (IBD). Als wij een derde partij persoonsgegevens laten verwerken, sluiten we ook altijd een verwerkersovereenkomst conform het VNG-model af met deze partij.

• •

  Aanbestedingen evalueren wij met de deelnemers en hierop stellen we inkoopprocessen bij

Na afronding van een aanbesteding krijgen deelnemers altijd de mogelijkheid om de aanbesteding te evalueren. Dit geeft hun informatie over hoe zij een volgende keer meer kans maken op de opdracht. Dit geeft ons informatie om onze inkoop- en aanbestedingsprocessen bij te stellen en te verbeteren.

• •

  Wij ontwikkelen professioneel contractmanagement voor onze opdrachten en contracten

Een goede samenwerking is meer dan het afsluiten van een contract. Contractmanagement zorgt voor inzicht, grip en optimale benutting van onze contracten. Elk contract heeft een eigenaar. We nemen in het contract op welke prestaties we meten en wanneer we dit evalueren. Wij zetten een contractsysteem op waarin wij contracten centraal registreren (contractbeheer), dit mag altijd en is verplicht vanaf: € 10.000 (bij leveringen en diensten) en € 50.000 (bij werken).

Hierdoor kunnen we tijdig actie ondernemen op de afloop of verlenging van een contract.

Zo borgen wij het inkoop- en aanbestedingsbeleid:

Om ons inkoopbeleid te borgen in onze manier van werken, besteden wij bij de implementatie aandacht aan de volgende documenten en acties:

• -

  Startdocument Inkoop

• -

  Beslisboom & checklist met alle stappen in het inkoopproces

• -

  Beschrijving inkoop- en aanbestedingsproces

• -

  Evaluatieformulier

• -

  Opzetten centraal opslaan van de startdocumenten en evaluatieformulieren, daarbij hoort ook het (half)jaarlijkse overzicht van de resultaten.

  Welke resultaten gewenst zijn, stemmen wij aan de voorkant af met de directie en het college.

• -

  Opzetten contractregistratiesysteem

Daarnaast informeren we budgethouders over de vernieuwde manier van werken.

De inkoopadviseur plant een kennismakingsgesprek met alle nieuwe budgethouders.

Op de pagina Inkoop & Aanbesteden op Wickie (intranet) is alle informatie die nodig is beschikbaar.

Hier horen ook de standaard documenten voor een inkooptraject bij.

De website www.wijkbijduurstede.nl passen we aan. De pagina Inkoop & Aanbesteden krijgt meer inhoud en oude informatie wordt vervangen door nieuwe informatie. Ondernemers vinden hier alle informatie over inkoop en aanbesteden. Zoals het inkoopbeleid, onze algemene inkoopvoorwaarden, de klachtenprocedure en contactinformatie van de inkoopadviseur.