Richtlijnen ondersteuning evenementen gemeente Bodegraven-Reeuwijk

Algemeen

• •

  Indien u gebruik wilt maken van ondersteuning vanuit de gemeente dan moet u hiervoor altijd een aanvraag doen via kcc@bodegraven-reeuwijk.nl.

• •

  Een aanvraag moet minimaal 4 weken voor aanvang van het evenement worden ingediend, maar het liefst zo vroeg mogelijk. Wij streven ernaar om u binnen 2 weken antwoord te geven of uw verzoek kan worden gehonoreerd.

• •

  De gemeente kan ondersteunen in de vorm van materialen (containers en dranghekken), alsmede schoonmaakdiensten.

• •

  Uitsluitend evenementen die voldoen aan de volgende voorwaarden komen in aanmerking voor ondersteuning van de gemeente:

  • -

    het evenement heeft een niet-commercieel karakter;

  • -

    het evenement heeft een openbaar karakter;

  • -

    het evenement vindt plaats binnen de gemeentegrenzen.

• •

  De ondersteuning van de gemeente is voor uw organisatie kosteloos indien wordt voldaan aan deze voorwaarden.

• •

  De gemeente neemt contact met u op om de inzet vanuit de gemeente met u af te stemmen.

• •

  Bij gelijktijdige evenementen worden beschikbare materialen evenredig verdeeld.

• •

  De gemeente behoudt zich het recht voor om medewerking te weigeren.

Schoonmaak

• •

  De gemeente levert maximaal 5 mini rolcontainers. Uitzonderingen zijn Bruisend Reeuwijk en Najaarsmarkt, dan levert de gemeente maximaal 10 mini rolcontainers.

• •

  De rolcontainers worden afgeleverd, opgehaald en geledigd.

• •

  U bent eindverantwoordelijk voor het schoon opleveren van de evenementenlocatie.

• •

  Uitsluitend in overleg met de gemeente (na uw aanvraag) worden afspraken gemaakt over welke inzet de gemeente doet (via Cyclus) voor het schoonmaken van de evenementenlocatie.

• •

  Indien u aanvullende diensten en/of materialen nodig heeft, dient u dit zelf te regelen en bent u verantwoordelijk voor deze kosten.

Dranghekken

• •

  De gemeente levert maximaal 50 dranghekken.

• •

  De dranghekken worden (Wanneer?) geleverd en opgehaald (binnen x dagen).

• •

  De dranghekken worden op een centrale plek afgeleverd. U dient de dranghekken zelf neer te zetten op de gewenste locaties. Na afloop van het evenement dient u de dranghekken weer op de centrale plek neer te zetten.

• •

  Indien u meer dan 50 dranghekken nodig heeft, dient u dit zelf te regelen en bent u verantwoordelijk voor deze kosten (bijvoorbeeld via www.123hekken.nl).

• •

  Bij schade/ontbreken van hekken worden kosten doorberekend.

Verkeersmaatregelen

• •

  De gemeente ondersteunt niet in het uitvoeren van verkeersmaatregelen (afsluitingen, omleidingsroutes, bebording etc.) m.u.v. de jaarlijkse grote evenementen rondom Koningsdag, Bruisend Reeuwijk, Carnaval en de Najaarsmarkt.

• •

  Voor het uitvoeren van verkeersmaatregelen kunt u bijvoorbeeld contact opnemen met Versluys Verkeerstechniek. U bent zelf verantwoordelijk voor de kosten.

Hardheidsclausule

Het college behoudt zich het recht voor om in bijzondere gevallen af te wijken van deze richtlijn, indien toepassing ervan leidt tot een onbillijkheid van overwegende aard.