Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Provincie Groningen 2022

Geldend van 01-01-2022 t/m heden

Intitulé

Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Provincie Groningen 2022

Gedeputeerde Staten van Groningen maken bekend dat zij op 14 december 2021, nr. A.13, afdeling FZ, dossiernummer K23799 het volgende besluit hebben genomen:

Gedeputeerde Staten van de provincie Groningen:

Overwegende dat:

De ontwikkelingen ten aanzien van publieke inkoop en het steeds groter wordende belang van maatschappelijk verantwoord inkopen ertoe leiden dat het inkoopbeleid geactualiseerd dient te worden om te kunnen blijven voldoen aan wet- en regelgeving en de afspraken uit het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen.

Gelet op:

  • -

    Aanbestedingswet 2012;

  • -

    Gids Proportionaliteit;

  • -

    Aanbestedingsreglement Werken 2016;

  • -

    Aanbestedingsbesluit;

  • -

    Manifest Maatschappelijk Verantwoord inkopen.

Besluiten:

  • I.

    Het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Provincie Groningen 2022 als volgt vast te stellen:

Inkoop- en aanbestedingsbeleid provincie Groningen

Maatschappelijk verantwoord opdrachtgeverschap

1 Inleiding

Ieder jaar koopt de provincie voor ongeveer €100.000.000,- in. Dit geld geven we uit aan de aanleg en onderhoud van wegen, bruggen en kanalen, maar we kopen ook dienstverlening, facilitaire producten en ICT-middelen in. Met dit inkoopbeleid geven wij sturing aan onze inkoopfunctie. Met de vaststelling van dit beleid komt het inkoop- en aanbestedingsbeleid 2016-2020 te vervallen.

Met onze inkopen dragen wij bij aan de duurzame, economische en maatschappelijke doelen die we zelf stellen en die op nationaal en internationaal niveau worden gesteld. Dit doen we op een doelmatige en rechtmatige wijze. Dit betekent dat wij, naast ons streven om een optimale prijs-kwaliteitsverhouding te bereiken voor alles wat we inkopen, onze inkoopkracht inzetten om een bijdrage te leveren aan de organisatiedoelen. Om dit te realiseren zetten we in op maatschappelijk verantwoord inkopen. Dit sluit aan op het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen waar de provincie zich bij heeft aangesloten.

Het inkoopbeleid vormt het kader waarbinnen de publieke gelden van de provincie Groningen op een rechtmatige en doelmatige wijze worden besteed. Het uitgangspunt is dat alle inkopen worden uitgevoerd binnen de kaders van dit beleid. Dit inkoopbeleid geldt voor onze gehele organisatie. Voor het realiseren van de doelen en het naleven van het beleid is het van belang dat rollen, taken en verantwoordelijkheden duidelijk zijn.

Waar ons beleid voorheen vooral richtinggevend was, is dit beleid kader stellend. Het bevat concrete doelen waar onze inkoop aan moet voldoen. De rol van Team Inkoop is het bewaken van het inkoopbeleid. Dat wil zeggen dat onze inkoopadviseurs een actieve bijdrage leveren aan het realiseren van doelen door middel van het geven van adviezen, het signaleren van kansen en risico's en het uitvoeren van aanbestedingen. Het werk van Team Inkoop bestaat zowel uit het borgen van een goed verloop van aanbestedingsprocedures, maar ook uit het borgen van maatschappelijk verantwoord inkopen en daarmee het bijdragen aan het realiseren van organisatiedoelen. Team Inkoop adviseert en faciliteert bij het verwezenlijken van deze doelen, maar de verantwoordelijkheid en het mandaat om te besluiten over de aanpak van specifieke inkopen en projecten ligt bij de betreffende budgethouder(s).

We streven naar professioneel opdrachtgeverschap. Als publiek opdrachtgever hebben we een belangrijke rol richting ondernemers in onze provincie. Professioneel opdrachtgeverschap draagt eraan bij dat ondernemers goed zaken met ons kunnen doen en dat we op een integere wijze handelen.

1.1

Maatschappelijk verantwoord inkopen en opdrachtgeverschap

Sinds 2010 zijn duurzaam inkopen, het stellen van sociale eisen aan leveranciers, Social Return en het stimuleren en inzetten van het midden- en kleinbedrijf opgenomen in ons inkoopbeleid. Bij alle herzieningen en actualisaties van ons inkoopbeleid is dit continu uitgebreid; sinds enige jaren zijn ook duurzaam GWW, circulair inkopen, innovatie en launching customer onderdeel van het inkoopbeleid.

Met het ondertekenen van het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen in 2020 en de vaststelling van dit inkoopbeleid zetten wij hierin een nieuwe stap. Wij committeren ons aan de thema's van maatschappelijk verantwoord inkopen en delen deze als volgt in:

  • 1.

    Het tegengaan van klimaatverandering en milieuverontreiniging.

  • 2.

    Het stimuleren van een circulaire economie.

  • 3.

    Het stimuleren van een diverse en inclusieve samenleving en arbeidsparticipatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt (social return).

  • 4.

    Het stimuleren van ketenverantwoordelijkheid van bedrijven.

foto

We verwezenlijken onze doelen op deze thema's door bij aanbestedingen een bijdrage te leveren aan één of meer thema's. Door op een maatschappelijk verantwoorde wijze in te kopen, dragen wij bij aan het bereiken van deze doelen: ‘practice what you preach’.

1.2

Sustainable Development Goals

Duurzaamheid wordt binnen onze organisatie gemonitord aan de hand van de Sustainable Development Goals (SDG’s). Niet alleen onze inkoop, maar ook onze duurzame prestaties op andere terreinen worden aan de hand van de SDG's gemonitord. Deze monitoring is belegd bij het team duurzame ontwikkeling. Om eenduidige monitoring mogelijk te maken passen we gelijke principes toe in de monitoring.

De SDG's, ook wel de duurzame ontwikkelingsdoelen, bieden een raamwerk van de internationale maatschappelijke uitdagingen en zijn wereldwijd geaccepteerd en herkenbaar. In totaal zijn er 17 doelstellingen die samenhangen met de thema’s: mens, milieu en welvaart. Door maatschappelijk verantwoord in te kopen wordt bijgedragen aan de realisatie van de SDG’s. In hoeverre een project samenhangt met de SDG’s, is altijd afhankelijk van de context, ambities van het inkooptraject, de markt en de uiteindelijke resultaten.

foto

1.3

Leeswijzer

In hoofdstuk 2 zijn onze duurzame ambities en doelen uitgewerkt. Aan de hand van de thema's van maatschappelijk verantwoord inkopen zijn doelen geformuleerd die zijn gebaseerd op bestaand beleid en (inter)nationale doelen.

In hoofdstuk 3 staan de kaders waarbinnen inkoop plaatsvindt binnen onze organisatie. Er wordt ingegaan op juridische kaders, integriteit, voorwaarden en tenderkostenvergoedingen. Hoofdstuk 4 bevat de drempelbedragen die we hanteren bij het kiezen van aanbestedingsprocedures en beschrijft de wijze waarop de keuze voor een aanbestedingsprocedure gemaakt wordt. Vervolgens geeft hoofdstuk 5 een toelichting over de wijze waarop inkoop binnen onze organisatie is georganiseerd volgens het gecoördineerde inkoopmodel. Tot slot bevat hoofdstuk 6 de klachtenafhandeling en de hardheidsclausule.

2 Onze duurzame ambities en doelen

Maatschappelijk verantwoord inkopen betekent dat wij, naast de prijs van de producten, diensten of werken aandacht hebben voor de effecten van de inkoop op maatschappelijke aspecten. Als wij het hebben over maatschappelijk verantwoord inkopen, dan hebben wij het ook over opdrachtgeverschap, omdat betrokkenheid van de hele organisatie nodig is voor een succesvolle uitvoering.

Als provincie hebben wij een voorbeeldfunctie. Dit betekent dat maatschappelijk verantwoord inkopen de norm is. Het toepassen is niet vrijblijvend; onze inkoop is maatschappelijk verantwoord, tenzij er gegronde redenen zijn om hiervan af te wijken. Onze inkoopdoelen zijn in veel gevallen een afgeleide van bestaand beleid en/of (inter)nationale richtlijnen, waardoor onze inkoop bijdraagt aan het realiseren van organisatiedoelen en (inter)nationale doelen.

Bij al onze inkopen letten we erop dat onze opdrachten toegankelijk zijn voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en Groningse en noordelijke mkb'ers. In het ontwikkelen van (inkoop)strategieën, beleid, projecten en programma's hebben wij altijd oog voor de mogelijkheden die de Groningse en noordelijke economie en het MKB bieden, zodat maatschappelijk verantwoord inkopen niet ten koste gaat van de Groningse economie, maar juist een versterkende factor is.

2.1

Het tegengaan van klimaatverandering en milieuverontreiniging

foto

SDG 13: Neem dringend actie om klimaatverandering en haar impact te bestrijden

SDG 14: Behoud en maak duurzaam gebruik van de oceanen, de zeeën en de maritieme hulpbronnen

SDG 15: Bescherm, herstel en bevorder het duurzaam gebruik van ecosystemen, beheer bossen duurzaam, bestrijd woestijnvorming en landdegradatie en draai het terug en roep het verlies aan biodiversiteit een halt toe

Ons doel is om in 2050 alleen nog duurzame energie te gebruiken. De klimaatopgave is een van de belangrijkste opgaven in Nederland en daarmee ook in onze provincie. Als provinciale overheid hebben we weinig wettelijke taken en bevoegdheden op het gebied van energie en klimaat. We hebben echter wel invloed en we hebben ons verbonden aan de nationale doelstellingen. Deze doelstellingen moeten behaald worden door en samen met andere partijen. Wij zien het als onze rol om de klimaatdoelen in ons gehele beleid en handelen door te voeren.

2.1.1 Waarom?

Onze inkoop kan bijdragen aan de realisatie van organisatiedoelen. Zo geven we in de Klimaatagenda Groningen aan hoe we tot en met 2030 invulling geven aan het Nationaal Klimaatakkoord. Met dit akkoord willen we in 2030 de CO2-uitstoot in Nederland met 49 procent terugbrengen ten opzichte van 1990. Het uiteindelijke doel is te komen tot 95 procent CO₂-emissiereductie in 2050 en een volledig CO₂ neutrale elektriciteitsproductie in datzelfde jaar. In Groningen stellen we ons ten doel om 55 procent CO2 -reductie te realiseren in 2030 ten opzichte van 1990. Door concrete doelen op te nemen in ons inkoopbeleid zorgen we ervoor dat onze inkoop aan de realisatie van de doelen in de Klimaatagenda Groningen bijdraagt.

Een aantal doelen ten aanzien van klimaatverandering en milieuverontreiniging gold al voor onze inkoop in de Grond-, Weg en Waterbouw. Met dit inkoopbeleid trekken we deze doelen breder, waardoor ze van toepassing zijn op alle werken, leveringen en diensten die we inkopen.

2.1.2 Wat willen we bereiken?

Doelstelling:

Gerealiseerd in:

In aanbestedingen wordt, indien mogelijk, HVO100 voorgeschreven indien inzet van een dieselvoertuig noodzakelijk is.

2022

80% van het eigen materieel is zero emissie

2026

100% van het eigen materieel is zero emissie

2030

Materieel en voertuigen ingezet door leveranciers zijn 100% zero-emissie. Indien inzet van een dieselvoertuig noodzakelijk is wordt HVO100 voorgeschreven.

2030

De inkoop van werken, leveringen en diensten is CO2-neutraal (directe emissie)

2035

De mobiliteit (OV, eigen materieel en materieel aannemers/dienstverleners) is volledig zero emissie.

2035

De inkoop van werken, leveringen en diensten is 100% MKI-neutraal (incl. indirecte emissie voor zover mogelijk).

2050

2.1.3 Hoe?

Binnen onze inkoop hebben we diverse instrumenten om bij te dragen aan het tegengaan van klimaatverandering. We maken voor dit thema o.a. gebruik van:

  • -

    Total Cost of Ownership;

  • -

    Levenscyclusanalyes;

  • -

    Milieu Kosten Indicator (MKI);

  • -

    CO2-prestatieladder;

  • -

    CO2 schaduwbeprijzing;

  • -

    Laagste levenscycluskosten als gunningscriterium.

2.2

Het stimuleren van een circulaire economie

foto

SDG 6: Verzeker toegang tot duurzaam beheer van water en sanitatie voor iedereen

SDG 8: Bevorder aanhoudende, inclusieve, en duurzame economische groei, volledige en productieve tewerkstelling en waardig werk voor iedereen

SDG 9: Bouw veerkrachtige infrastructuur, bevorder inclusieve en duurzame industrialisering en stimuleer innovatie

SDG 12: Verzeker duurzame consumptie- en productiepatronen

SDG 13: Neem dringend actie om klimaatverandering en haar impact te bestrijden

SDG 14: Behoud en maak duurzaam gebruik van de oceanen, de zeeën en de maritieme hulpbronnen

SDG 15: Bescherm, herstel en bevorder het duurzaam gebruik van ecosystemen, beheer bossen duurzaam, bestrijd woestijnvorming en landdegradatie en draai het terug en roep het verlies aan biodiversiteit een halt toe

De drie noordelijke provincies hebben de ambitie om de groenste regio van Nederland te worden op weg naar een Noord-Nederland dat 100% circulair is. De transitie naar een duurzame en circulaire economie is onontkoombaar. De klimaatafspraken van Parijs en de ambitie van het Kabinet van 55% CO2-reductie in 2030 en 95% in 2050 leiden tot de noodzaak om met name de energie- en grondstof intensieve industrie fundamenteel te verduurzamen en daarmee perspectief voor de toekomst te geven.

2.2.1 Waarom?

We hebben we als doel om van Noord-Nederland een top circulaire regio te maken. We werken hiervoor intensief samen met diverse sectoren, maar ook onze inkoop kan hieraan bijdragen. Door circulaire toepassingen te kopen kunnen we een belangrijke bijdrage leveren aan de ontwikkeling van de circulaire economie. Circulariteit draagt daarnaast bij de realisatie van de doelen uit onze Klimaatagenda.

2.2.2 Wat willen we bereiken?

Doelstelling:

Gerealiseerd in:

10% van de inkoop is circulair

2022

30% van de inkoop is circulair

2026

50% van de inkoop is circulair, wat leidt tot 50% minder primair grondstoffengebruik

2030

De provinciale infrastructuur wordt 100% circulair aangelegd

2050

De inkoop van werken, leveringen en diensten is 100% circulair, wat bijdraagt aan een volledig circulaire economie

2050

2.2.3 Hoe?

Binnen onze inkoop hebben we diverse instrumenten om bij te dragen aan het tegengaan van milieuverontreiniging. We maken voor dit thema o.a. gebruik van:

  • -

    Total Cost of Ownership;

  • -

    Levenscyclusanalyes;

  • -

    Milieu Kosten Indicator (MKI);

  • -

    Laagste levenscycluskosten als gunningscriterium.

2.3

Het stimuleren van een diverse en inclusieve samenleving (incl. Social Return)

foto

SDG 8: Bevorder aanhoudende, inclusieve, en duurzame economische groei, volledige en productieve tewerkstelling en waardig werk voor iedereen

SDG 10: Dring ongelijkheid in en tussen landen terug

Een inclusieve werkgever is een organisatie die zo goed mogelijk gebruik maakt van de diverse talenten en vermogens op de arbeidsmarkt. In een inclusieve werkomgeving komen alle (toekomstige) werknemers tot hun recht, ongeacht hun arbeidsvermogen, leeftijd, levensfase, functieverblijfsduur, geslacht, seksuele voorkeur, culturele achtergrond of herkomst. Verschillen worden gewaardeerd en zelfs actief gezocht om voor het werk te benutten. Het eindresultaat van een arbeidsmarkt die diversiteit en inclusie omarmt, is dat iedereen wordt aangenomen op basis van kennis en kunde én zich op gelijke basis kan ontwikkelen in een organisatie.

Social Return is hierbij een belangrijk instrument om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt perspectief te bieden op werk. Dit vraagt om maatwerk om rekening te houden met de omstandigheden op de arbeidsmarkt. Social Return afspraken hebben als doel een bijdrage te leveren aan het vergroten van de arbeidsparticipatie van mensen met een afstand tot arbeidsmarkt en wordt als onderdeel bij aanbestedingen verplicht gesteld. De invulling van Social Return kan o.a. in de vorm van arbeidsplaatsen, leerwerkplekken en stageplekken voor doelgroepen of door op een andere wijze een (aanvullende) maatschappelijke bijdrage te leveren. Op deze manier krijgen mensen die over geen of onvoldoende relevante werkervaring beschikken de kans om voor kortere of langere tijd bij een regulier bedrijf geplaatst te worden.

2.3.1 Waarom?

Dit thema sluit aan bij ons leefbaarheidsprogramma. Ons doel met leefbaarheid is goed wonen, werken en leven in onze provincie. Leefbaarheid gaat over krimp, bereikbaarheid van voorzieningen, energie en duurzaamheid en een gezonde vitale provincie met een bereikbaar en toegankelijk zorgaanbod. Voor onze inwoners vinden wij het daarom noodzakelijk om te blijven investeren in de vitaliteit en leefbaarheid van wijken, dorpen en steden.

Als provincie willen wij een afspiegeling zijn van de samenleving. Door diversiteit, inclusie en social return hoog op de agenda te zetten zowel binnen de provinciale organisatie als bij bedrijven waarmee wij zaken doen, kan onze inkoop een bijdrage leveren aan de leefbaarheid binnen onze provincie en wordt de werkgelegenheid verder gestimuleerd.

2.3.2 Wat willen we bereiken?

Doelstelling:

Gerealiseerd in:

Social Return wordt toegepast bij alle opdrachten voor arbeidsintensieve werken met een waarde > €250.000,- excl. btw

2022

Social Return wordt toegepast bij alle opdrachten voor kapitaalintensieve werken met een waarde > €1.000.000,- excl. btw

2022

Social Return wordt toegepast bij alle opdrachten voor diensten met een waarde > Europese aanbestedingsdrempel

2022

Social Return wordt als resultaatverplichting of inspanningsverplichting toegepast bij alle opdrachten voor leveringen met een waarde > Europese aanbestedingsdrempel

2023

Social Return wordt als resultaatverplichting of inspanningsverplichting toegepast bij alle opdrachten voor leveringen en diensten met een waarde > € 50.000,- excl. Btw.

2025

2.3.3 Hoe?

Binnen onze inkoop hebben we diverse instrumenten om bij te dragen aan het stimuleren van een diverse en inclusieve samenleving. We maken voor dit thema o.a. gebruik van:

  • -

    Uniform Europees aanbestedingsdocument;

  • -

    Social Return (Werk in Zicht);

  • -

    Prestatieladder sociaal ondernemen.

We passen daar waar mogelijk en doelmatig Social Return toe en maken voor de toepassing daarvan binnen de mogelijkheden van wet- en regelgeving o.a. gebruik van certificeringen en de diensten van het Social Return Coördinatiepunt van de gemeente Groningen en het UWV. Omdat de gemeenten verantwoordelijk zijn voor het sociale domein Werk en Uitkering hebben de Groningse gemeenten Werk In Zicht daarvoor ingericht. De provincie werkt nauw samen met dit bureau. Onderdeel van deze samenwerking is de toepassing van de Social Return bouwblokkenmethode.

Op dit moment principe passen we Social Return bij aanbestedingen toe volgens onderstaand schema:

Type opdracht

Social Return

Opdrachtwaarde

(excl. btw)

Omvang Social Return

Leveringen

Ja, inspanningsverplichting

N.v.t.

N.v.t.

Diensten

Ja, resultaatverplichting

> Europese drempel

2% van de aanneemsom

Werken, arbeidsintensief

(loonsom > 30%)

Ja, resultaatverplichting

> € 250.000,-

5% van de aanneemsom

Werken, kapitaalintensief

(loonsom < 30%)

Ja, resultaatverplichting

> €1.000.000,-

2% van de aanneemsom

Waarbij per aanbesteding wordt beoordeeld of de toepassing van Social Return:

  • 1.

    niet leidt tot verdringing;

  • 2.

    aan het voorwerp van de opdracht kan worden gerelateerd;

  • 3.

    proportioneel is.

Wat ook van belang is, is een afweging of de betreffende opdracht daadwerkelijk geschikt is voor toepassing van Social Return. In enkele gevallen is Social Return onuitvoerbaar binnen de kaders van een opdracht. In die gevallen zal in overleg een alternatieve invulling gegeven worden aan de Social Return verplichting. Bijvoorbeeld door het opnemen van een inspanningsverplichting in plaats van een resultaatverplichting.

Indien bij levering van diensten medewerkers met afstand tot de arbeidsmarkt, die vallen onder quotumwet, worden ingezet, tellen ze mee voor het quotum van de provincie Groningen.

2.4

Het stimuleren van ketenverantwoordelijkheid van bedrijven

foto

SDG 1: Be ë indig armoede overal en in al haar vormen

SDG 2: Be ë indig honger en promoot duurzame landbouw

SDG 3: Verzeker een goede gezondheid en promoot welvaart voor alle leeftijden

SDG 8: Bevorder aanhoudende, inclusieve, en duurzame economische groei, volledige en productieve tewerkstelling en waardig werk voor iedereen

SDG 12: Verzeker duurzame consumptie- en productiepatronen

Veel van wat we inkopen wordt gemaakt in ontwikkelingslanden. Landen waar zaken als respect voor mensenrechten, goede arbeidsomstandigheden en een milieuvriendelijk productieproces niet altijd vanzelfsprekend zijn. Door het toepassen van internationale sociale voorwaarden (ISV) kunnen we hier direct invloed op uitoefenen. De internationale sociale voorwaarden dragen bij aan het waarborgen van arbeidsnormen, beschermen van mensenrechten en het voorkomen van milieuvervuiling in internationale ketens.

2.4.1 Waarom?

Nederland voert reeds een actief beleid om de naleving van mensenrechten door het bedrijfsleven te bevorderen en om mensenrechtenschendingen door bedrijven, rechtstreeks of in hun keten, te voorkomen. We vinden mensenrechten en het voorkomen van milieuverontreiniging belangrijk. Dicht bij huis, maar ook in andere landen. We nemen verantwoordelijkheid voor de producten die we kopen en de omstandigheden waarin deze geproduceerd worden. Door in onze inkoop eisen te stellen ten aanzien van ISV en toe te zien op de naleving hiervan kunnen we hieraan bijdragen. Zo leveren we niet alleen in Groningen een bijdrage.

2.4.2 Wat willen we bereiken?

Doelstelling:

Gerealiseerd in:

Bij alle Europese aanbestedingen worden schriftelijke afspraken gemaakt over ketenverantwoordelijkheid en de naleving van internationale sociale voorwaarden.

2023

De ketenverantwoordelijkheid en naleving van internationale sociale voorwaarden wordt actief gemonitord door onze contractmanagers.

2025

Hoe?

Binnen onze inkoop hebben we diverse instrumenten om bij te dragen aan het stimuleren van een circulaire economie. We maken voor dit thema gebruik van:

  • -

    Internationale sociale voorwaarden;

  • -

    Uniform Europees aanbestedingsdocument;

  • -

    Gedragsverklaring aanbesteden.

3 Kaders

3.1

Juridisch kader

We streven naar doelmatige en rechtmatige besteding van publieke middelen door inkopen en aanbestedingen op een juiste manier uit te voeren. Hierbij leven we alle relevante wet- en regelgeving na, waaronder de Aanbestedingswet 2012, het Aanbestedingsreglement Werken (ARW) en de Gids Proportionaliteit.

3.2

Integriteitskader

3.2.1 Integriteit

Integriteit is gediend met een transparante organisatie waarin taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden helder zijn toegedeeld en die een sluitend systeem van controle en verantwoording kent. Voor de provincie Groningen is er op het punt van integriteit het nodige geregeld in onder meer de Ambtenarenwet, de Provinciewet en de cao provincies.

3.2.2 Scheiding privé en zakelijk

De relatie tussen bestuurders, ambtenaren en leveranciers is puur zakelijk, iedereen moet privé en zakelijk gescheiden houden. Ambtenaren, betrokken bij inkooptrajecten, melden daarom onmiddellijk bij hun leidinggevende indien er sprake is van enige relatie. De betrokken ambtenaar kan dan tijdelijk ontheven worden van zijn of haar inkooptaken met betrekking tot het onderhavige project en/of betrokken leverancier(s).

3.2.3 Wet Bibob

Om de integriteit van partners waarmee wij zaken doen kunnen wij bij onze inkopen en aanbestedingen gebruik maken van de Wet Bevorderingen Integriteitsbeoordelingen door het Openbaar Bestuur (hierna: Wet Bibob).

Algemene inkoopvoorwaarden

Wij passen onze eigen algemene inkoopvoorwaarden toe voor de leveringen en diensten die wij inkopen. Voor ICT-leveringen en dienstverlening maken wij gebruik van de ARBIT of GIBIT. Voor werken passen we de UAV en/of UAV-GC toe. Andere voorwaarden worden op voorhand van de hand gewezen. Afwijken van de voorgeschreven voorwaarden kan alleen in overleg met juridische zaken of Team Inkoop.

Tenderkostenvergoeding

Wij zijn ons bewust van de inspanningen en kosten die leveranciers maken om in te schrijven op een aanbesteding. Daarom passen we, indien van toepassing, de handreiking tenderkostenvergoeding van PIANOo toe (zie https://www.pianoo.nl/nl/document/16140/handreiking-tenderkostenvergoeding).

4 Aanbesteden

In dit hoofdstuk staat beschreven welke aanbestedingsprocedures we toepassen en op welke wijze we dit bepalen. We sluiten hierbij voor leveringen en diensten en concessieopdrachten aan bij de Gids Proportionaliteit. Voor werken hanteren we vaste grensbedragen.

4.1

Leveringen en diensten

foto

Voor leveringen en diensten baseren we de keuze voor een aanbestedingsprocedure op bovenstaand schema uit de Gids Proportionaliteit. Als de totale waarde van een opdracht (inclusief opties en verlengingen) in het groene deel van de kleurenbalk valt, dan is dit de meest voor de hand liggende aanbestedingsprocedure. Indien de opdrachtwaarde in het oranje deel van de kleurenbalk zit, dan is een motivatie voor de gekozen procedure vereist. Hiermee sluiten wij aan bij de overweging in de Gids Proportionaliteit.

Opdrachten voor leveringen en diensten met een financiële waarde gelijk aan of hoger dan de van toepassing zijnde Europese aanbestedingsdrempel dienen Europees aanbesteed te worden.

4.2

Werken

Voor werken met een waarde onder de € 150.000,- excl. btw is ons standpunt dat de argumenten voor het vragen om meer dan één offerte in het algemeen niet opwegen tegen de lasten die voor ondernemers en de provincie voortvloeien uit het organiseren van een aanbesteding met meerdere inschrijvers. Hiermee sluiten wij aan bij de overweging in de Gids Proportionaliteit, die stelt dat voor kleine opdrachten de enkelvoudig onderhandse opdrachtverstrekking in algemene zin de meest aangewezen procedure lijkt.

Voor opdrachten boven de € 150.000,- tot € 2.000.000,- geldt in het algemeen dat de grotere waarde van de opdracht rechtvaardigt dat meer leveranciers kunnen inschrijven. Om ook hier een balans te houden met de lasten die dit voor leveranciers en de provincie met zich mee brengt geldt de meervoudig onderhandse procedure hier als het meest aangewezen. Tevens biedt deze procedure de meeste kansen voor het midden- en kleinbedrijf.

Echter uit de motivering van de keuze van de procedure kan blijken dat ook bij een hogere waarde (tot maximaal €. 3.000.000,-) een meervoudig onderhandse procedure de meest aangewezen procedure lijkt. In dat geval dient een toetsing van deze motivering door Team Inkoop plaats te vinden gebaseerd op de criteria die genoemd zijn in Voorschrift 3.4A in de Gids Proportionaliteit.

Opdrachten voor werken met een financiële waarde gelijk aan of hoger dan de van toepassing zijnde Europese aanbestedingsdrempel dienen Europees aanbesteed te worden.

Het bovenstaande is onderstaand schematisch weergegeven. Het is mogelijk om een zwaardere procedure toe te passen voor een opdracht; bijvoorbeeld het toepassen van een Europese aanbesteding voor een opdracht met een waarde die lager is dan de Europese drempel.

Procedure

Geraamde opdrachtwaarde

Aantal offertes

Enkelvoudig onderhands

< € 150.000,-

1 offerte opvragen

Meervoudig onderhands

€ 150.000,- <> € 2.000.000,-

€ 2.000.000,- <> € 3.000.000,-

2 - 5 offertes opvragen

Uitzondering; alleen mogelijk na motivering, overleg met Team Inkoop en afstemming met portefeuillehouder

Nationaal openbaar

€ 2.000.000,- <> Europese drempel

N.v.t.

Europese aanbesteding

≥ Europese drempel

N.v.t.

4.2.1 Groslijsten

Bij de selectie van aanbieders bij onderhandse aanbestedingen maakt de provincie Groningen in bepaalde gevallen (zoals bijvoorbeeld infrastructurele opdrachten) gebruik van het systeem van groslijsten. Via www.provinciegroningen.nl kunnen ondernemers zich hiervoor aanmelden.

4.3

Concessieopdrachten

foto

Voor concessieopdrachten baseren we de keuze voor een aanbestedingsprocedure op bovenstaand schema uit de Gids Proportionaliteit. Als de totale waarde van een opdracht (inclusief opties en verlengingen) in het groene deel van de kleurenbalk valt, dan is dit de meest voor de hand liggende aanbestedingsprocedure. Indien de opdrachtwaarde in het oranje deel van de kleurenbalk zit, dan is een motivatie voor de gekozen procedure vereist. Hiermee sluiten wij aan bij de overweging in de Gids Proportionaliteit.

Concessieopdrachten voor leveringen en diensten met een financiële waarde gelijk aan of hoger dan de van toepassing zijnde Europese aanbestedingsdrempel dienen Europees aanbesteed te worden.

4.4

Inkoopprotocol

Bij in de inkoop van leveringen en diensten maken we intern gebruik van het inkoopprotocol, hierin is o.a. beschreven op welke wijze een aanbestedingsprocedure gekozen wordt, wanneer Team Inkoop ingeschakeld moet worden en hoe we omgaan met dossiervorming. Onderdeel van het inkoopprotocol is dat Team Inkoop een bindend advies geeft over de te volgen aanbestedingsprocedure op basis van de voorschriften van de Gids Proportionaliteit en de invulling van maatschappelijk verantwoord inkopen in de betreffende aanbesteding. Team Inkoop heeft een adviserende en toetsende rol. De verantwoordelijke afdeling is verantwoordelijk voor rechtmatigheid, doelmatigheid en de realisatie van doelen.

5 Gecoördineerd inkoopmodel

Binnen de provincie Groningen is er sprake van een gecoördineerd inkoopmodel. Het uitgangspunt hierbij is dat teams zelf verantwoordelijk zijn voor hun inkopen. Zij kunnen hierbij ondersteuning krijgen van de inkoopadviseurs. Hierbij is er onderscheid gemaakt tussen de inkoop van leveringen en diensten en werken m.b.t. utiliteitsbouw (ondersteuning door Team Inkoop) en de inkoop van werken in de Grond-, Weg en Waterbouw (ondersteuning door het ingenieursbureau). In de onderstaande paragrafen wordt dit nader uitgewerkt.

5.1

Inkoop van leveringen en diensten

Onder de inkoop van leveringen, diensten en werken in de utiliteitsbouw (niet GWW) vallen bij de provincie alle goederen, diensten en werken die noodzakelijk zijn voor de bedrijfsvoering en de realisatie van beleid en programma's. Deze inkoop is georganiseerd middels het gecoördineerde inkoopmodel. De afdelingen kunnen voor ondersteuning van deze inkopen terecht bij de inkoopadviseurs van team Inkoop.

Een gecoördineerde inkoop vraagt om een passende verdeling van taken en verantwoordelijkheden. Hieronder zijn de taken en verantwoordelijkheden uitgewerkt bij de inkoop van leveringen en diensten.

Afdelingen:

  • Zelf uitvoeren van aanbestedingen: enkelvoudig of meervoudig onderhands;

  • Verantwoordelijk voor de inkoop en het voldoen aan rechtmatigheid, doelmatigheid en MVI;

  • Opstellen specificaties, programma van eisen en business cases;

  • Bestellingen en administratieve afhandeling.

Team Inkoop (inkoopadviseurs):

  • Uitvoeren van Europese en nationale aanbestedingen;

  • Uitvoeren van meervoudig onderhandse aanbesteding indien nodig;

  • Beantwoorden vragen over het beleid, mandaat, contracten en brieven;

  • Eerstelijns juridisch inkoopadvies, toetsen van overeenkomsten en bestekken;

  • Inkoop- en aanbestedingsbeleid opstellen, implementeren en bewaken;

  • Signalering van ontwikkelingen en risico’s;

  • Implementeren organisatiebrede wetgeving (Aanbestedingsrecht);

  • Uitvoeren inkoopanalyses, verzamelen van managementinformatie en toezicht op de juiste toepassing van de inkoopkaders;

  • Geven van inkoopadvies bij inkoop van leveringen en diensten met een waarde > € 25.000,- excl. btw;

  • Professionalisering van inkoop.

5.2

Inkoop van werken (grond-, weg- en waterbouw)

Onder de inkoop van grond-, weg- en waterbouw bij de provincie Groningen vallen de aanbestedingen van infrastructurele projecten. Met andere woorden de inkoop en aanbesteding van projecten die te maken hebben met het onderhoud en de aanleg van kunstwerken, wegen en kanalen. De inkoop hiervan is belegd bij het ingenieursbureau.

5.3

Categoriemanagement

Categoriemanagement draagt bij aan de wens van onze organisatie om inkoop verder te professionaliseren. Binnen onze inkoop onderscheiden we diverse categorieën. Een categorie is een verzameling van inkopen die gelijkenissen vertonen, zoals bijvoorbeeld ICT-inkopen. Doordat we onze inkopen op deze manier categoriseren kunnen we specifieke plannen maken om de inkoopdoelen te verwezenlijken op een manier die past bij de producten of werkzaamheden die ingekocht worden. Ook stelt deze aanpak ons in staat om de realisatie van de doelen goed te monitoren. Deze aanpak noemen we categoriemanagement.

Om per categorie een concreet plan te kunnen schrijven is een opdrachtgever nodig; dit is de categoriemanager. In veel gevallen is dit een domein- of teamleider. De categoriemanager is eindverantwoordelijk voor het realiseren van de doelen binnen de categorie en stuurt het categorieteam aan. Het categorieteam is multidisciplinair en bestaat uit specialisten, contractmanagers, projectleiders, inkoopadviseur(s) etc.

5.4

Contractmanagement

Contractmanagement is het proces waarbij, op basis van verkregen input, getekende contracten en wijzigingen hierop eenduidig worden vastgelegd en beheerd. Er wordt bewaakt of alle partijen bij een overeenkomst volledig voldoen aan hun verplichtingen, zodat wordt voldaan aan de overeengekomen afspraken zoals beschreven in het contract.

Contractmanagement is een belangrijk element voor het waarborgen van de gecontracteerde dienstverlening en het gewenste eindproduct. Door middel van goed contractmanagement worden risico's beheerst, kosten bewaakt, afspraken nagekomen en de prestaties van de leveranciers verbeterd. Contractmanagement is een managementproces met een cyclus karakter. Het onderstaande model laat zien dat inkoop en contractmanagement met elkaar verbonden zijn en samen een cyclisch proces vormen.

foto

Contractmanagement wordt onderverdeeld in de volgende categorieën:

  • 1.

    Strategisch contractmanagement (richten)

  • 2.

    Tactisch contractmanagement (inrichtingen)

  • 3.

    Operationeel contractmanagement (verrichten)

6 Slotbepalingen

Voor de uitvoering van het inkoopbeleid de volgende slotbepalingen van belang. In dit hoofdstuk zijn de klachtenafhandeling en hardheidsclausule beschreven.

6.1

Klachtenafhandeling

De provincie heeft een klachtenmeldpunt ingesteld, waar een (potentiële) inschrijver een klacht over een lopende aanbesteding kan indienen. Dit kan via het adres: aanbestedingsklachten@provinciegroningen.nl. Het indienen van een klacht heeft geen opschortende werking voor de betreffende aanbesteding.

Daarnaast is er een landelijke onafhankelijke commissie van aanbestedingsexperts ingesteld die een niet-bindend advies geeft over aanbestedingsgeschillen. Hiermee wordt beoogd dat de experts in korte tijd een oordeel kunnen vellen over geschillen die vervolgens zonder rechtsgang worden beslecht. Eén van de voorwaarden is echter dat de ondernemer zijn klacht eerst heeft voorgelegd aan de provincie die vervolgens een redelijke termijn moet hebben gekregen om daarop te reageren. Het standaard klachtenformulier van deze landelijke commissie is te vinden op www.commissievanaanbestedingsexperts.nl.

6.2

Hardheidsclausule

6.2.1 Inkoopbeleid

Toestemming om af te wijken van dit beleid kan alleen gegeven worden door het college van Gedeputeerde Staten (GS). De betrokken afdeling verzoekt GS daartoe om toestemming tot afwijking, met mededeling van de redenen en de consequenties in het kader van wet- en regelgeving die tot het verzoek leiden. Hierbij dient altijd rekening gehouden te worden met wettelijke kaders.

6.2.2 Inkoopprotocol

Een afwijking van het bindend advies van Team Inkoop voor opdrachten voor leveringen en diensten (zoals beschreven in het inkoopprotocol) is alleen mogelijk met toestemming van het directieteam (DT). De betrokken afdeling verzoekt het DT daartoe om toestemming tot afwijking, met mededeling van de redenen en de consequenties in het kader van wet- en regelgeving die tot het verzoek leiden. Hierbij dient altijd rekening gehouden te worden met wettelijke kaders en de kaders van het mandaatbesluit. In gevallen waarin ook een besluit van GS noodzakelijk is, bijvoorbeeld wanneer er op grond van het mandaatbesluit geen mandaat is, kan een verzoek tot afwijking van het bindend advies van Team Inkoop rechtstreeks aan GS worden voorgelegd.

  • II.

    Het inkoop- en aanbestedingsbeleid 2016 - 2020 komt te vervallen per 1 januari 2022.

  • III.

    Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari 2022.

Ondertekening

Groningen, 14 december 2021

Gedeputeerde Staten voornoemd:

F.J. Paas, voorzitter.

J. Schrikkema, secretaris.