Besluit van burgemeester en wethouders van Ameland tot vaststelling van een instructie voor de gemeentesecretaris

Artikel 1. Algemene ondersteuning

• 1.

  De gemeentesecretaris draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van burgemeester en wethouders, de burgemeester en de door hen ingestelde commissies.

• 2.

  Hij is het aanspreekpunt voor de griffier in contacten tussen de raad of zijn leden met de ambtelijke organisatie als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder c, van de Gemeentewet. Hij is het aanspreekpunt voor de griffier in contacten tussen de raad of zijn leden met de ambtelijke

Artikel 2. Ondersteuning burgemeester en wethouders

• 1.

  De gemeentesecretaris draagt zorg voor:

• a.

  een goede voorbereiding van de vergaderingen van burgemeester en wethouders;

• b.

  de voor de uitoefening van hun functie benodigde informatievoorziening aan de leden van burgemeester en wethouders;

• c.

  een gedegen en tijdige advisering aan burgemeester en wethouders;

• d.

  een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en het bevorderen van een voortvarende uitvoering van de besluiten van burgemeester en wethouders;

• e.

  het vastleggen van door burgemeester en wethouders genomen besluiten in een besluitenlijst en het bijhouden van een presentielijst.

• 2.

  Dit artikel is van overeenkomstige toepassing op de ondersteuning van de burgemeester en de door hem of door burgemeester en wethouders ingestelde commissies.

Artikel 3. Ondersteuning burgemeester

• 1.

  De gemeentesecretaris staat de burgemeester terzijde.

• 2.

  Hij bevordert hiertoe samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijk apparaat anderzijds.

• 3.

  Voorts is hij de burgemeester behulpzaam bij de bewaking van het functioneren van burgemeester en wethouders als collegiaal bestuur.

Artikel 4. Ambtelijke organisatie

• 1.

  Ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken, draagt de gemeentesecretaris zorg voor regelmatig werkoverleg binnen de ambtelijke organisatie.

• 2.

  De gemeentesecretaris ziet toe op een vlot verloop van de informatiestromen en doet voorstellen aan burgemeester en wethouders ter zake.

• 3.

  De gemeentesecretaris kan procedures vaststellen voor de behandeling van zaken die door het gemeentebestuur aan de ambtelijke organisatie ter voorbereiding of ter uitvoering zijn opgedragen.

Artikel 5. Samenwerking en samenhang

• 1.

  De gemeentesecretaris bevordert een goede samenwerking en samenhang binnen de ambtelijke organisatie.

• 2.

  Hij doet, indien noodzakelijk, voorstellen aan burgemeester en wethouders tot het geven van aanwijzingen aan medewerkers om die samenwerking en samenhang te verzekeren.

Artikel 6. Verhindering en vervanging

• 1.

  Indien de gemeentesecretaris meer dan 5 dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan burgemeester en wethouders en de burgemeester.

• 2.

  Bij verhindering of afwezigheid wordt de secretaris vervangen door een daartoe door hem, in overleg met burgemeester en wethouders, aangewezen plaatsvervanger.

Artikel 7. Slotbepalingen

• 1.

  In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, voorziet de gemeentesecretaris, voor zover nodig in overleg met burgemeester en wethouders of de burgemeester.

• 2.

  Deze instructie treedt in werking binnen acht dagen na de dag van bekendmaking.

• 3.

  Deze instructie wordt aangehaald als: Instructie voor de gemeentesecretaris Ameland 2021.

Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van Ameland op 14 december 2021.

Leo Pieter Stoel, Burgemeester

Iwan Valk, Secretaris-directeur

BIJLAGE

Toelichting

Algemeen

Deze instructie geeft uitvoering aan artikel 103, tweede lid, van de Gemeentewet (hierna: wet). Hierin is geregeld dat het college in een instructie nadere regels stelt over de taak en de bevoegdheden van de gemeentesecretaris.

Artikelsgewijs

In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven behandeld.

Artikel 1. Algemene ondersteuning, Artikel 2. Ondersteuning burgemeester en wethouders, en Artikel 3. Ondersteuning burgemeester

Deze artikelen zijn een uitwerking van artikel 103 van de wet. Op grond van artikel 103, eerste lid, van de wet staat de gemeentesecretaris het college, de burgemeester en de door hen ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde. Op grond van artikel 103, tweede lid, van de wet stelt het college in een instructie nadere regels over de taak en de bevoegdheden van de gemeentesecretaris vast.

Artikel 4. Ambtelijke organisatie

Onder het overleg als bedoeld in lid 1, wordt ook het overleg met de ondernemingsraad bedoeld en de invulling van taken in het kader van de Wet op de ondernemingsraden

Artikel 6. Verhindering en vervanging

Dit artikel is een uitwerking van artikel 106, eerste lid, van de wet. Hierin is bepaald dat het college de vervanging van de secretaris regelt.