Reglement van orde voor de vergaderingen van burgemeester en wethouders en andere werkzaamheden van de gemeente Zwartewaterland

vast te stellen het volgende ‘Reglement van orde voor de vergaderingen van burgemeester en wethouders en andere werkzaamheden’.

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

• 1.

  Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden, waaronder in ieder geval wordt begrepen welke zaken het lid als portefeuillehouder in het bijzonder ter voorbereiding en uitvoering zullen worden toevertrouwd.

• 2.

  Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één van de wethouders.

• 3.

  Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.

• 4.

  Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

• 1.

  Het college van burgemeester en wethouders vergadert in de regel eenmaal per week op een in onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder dit nodig acht.

• 2.

  Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

• 3.

  De vergaderingen worden in de regel gehouden in het gemeentehuis gehouden.

Artikel 3 Verhindering

• 1.

  Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.

• 2.

  Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter of diens vervanger, alsmede aan de loco-secretaris.

Artikel 4. Agenda

• 1.

  Voor elke vergadering wordt de college-agenda, als regel op donderdag om 13.00 uur, door de secretaris aan de leden van het college digitaal verstrekt. De collegeleden hebben dan tot maandag 13.00 uur gelegenheid om voor te stellen of een stuk als bespreekpunt of hamerstuk afgedaan kan worden. Dit dient als input voor de collegevergadering.

• 2.

  Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk acht uur voor de vergadering worden aangemeld bij de secretaris.

Artikel 5Orde van de vergadering

• 1.

  De voorzitter regelt de volgorde van de werkzaamheden en is belast met het handhaven van de orde in de vergadering.

• 2.

  Na opening van de vergadering stelt de voorzitter de behandeling van de agenda aan de orde van onderwerpen die op de agenda zijn vermeld.

Artikel 6. Ambtelijke ondersteuning

De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.

Artikel 7. Deelneming derden aan de vergadering

Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.

Artikel 8. Parafenbesluit

• 1.

  Op de terinzage gegeven stukken en adviezen kan ruimte worden gereserveerd waarin de leden door het plaatsen van hun paraaf kunnen aangeven dat zij met het advies instemmen, dan wel bespreking van het stuk verlangen.

• 2.

  Een parafenbesluit wordt genomen doordat geen van de collegeleden heeft aangegeven het voorstel in een collegevergadering te willen bespreken en akkoord heeft gegeven op het voorstel.

• 3.

  Op de eerstvolgende collegevergadering wordt de lijst van genomen parafenbesluiten ter afhandeling geagendeerd. Het parafenbesluit wordt geacht te zijn genomen op de datum van die collegevergadering en wordt op de besluitenlijst opgenomen.

Artikel 9. Stemmingen

• 1.

  Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

• 2.

  Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast. De voorzitter brengt zijn stem als laatste uit. De secretaris heeft in de vergaderingen een adviserende stem.

• 3.
  • a.

    Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

  • b.

    Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot.

  • c.

    Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

Artikel 10.Verslag en besluitenlijst

• 1.

  De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van het verslag met de besluitenlijst van de vergadering.

• 2.

  Het verslag bevat ten minste:

  • a.

    de namen van de voorzitter, de secretaris en de aan- en afwezige leden;

  • b.

    de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

  • c.

    een formulering van de door het college genomen besluiten (besluitenlijst).

  • d.

    indien bij het nemen van besluiten is afgeweken van de voorgelegde adviezen, de reden tot afwijking.

• 3.

  Stemverhoudingen en –verklaringen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

• 4.

  Van de besluiten waaromtrent geheimhouding is opgelegd worden door de secretaris een afzonderlijke besluitenlijst als bedoeld in het tweede lid gemaakt, die door hem worden bewaard.

• 5.

  Het verslag inclusief besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering ter vaststelling voorgelegd.

• 6.

  Voor zover de aard en inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de concept besluitenlijst na de vergadering digitaal beschikbaar gesteld aan de leden van de raad. De openbare besluitenlijst wordt de woensdag na vaststelling in het college op de website van de gemeente geplaatst.

• 7.

  De secretaris draagt er daarnaast zorg voor dat de genomen besluiten in het kort op de stukken worden vermeld.

Artikel 11. Openbare vergadering

• 1.

  Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.

• 2.

  De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 12. Onvoorziene omstandigheden en inwerkingtreding

• 1.

  In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of in het geval dat enige bepaling voor verschillende uitleg vatbaar blijkt te zijn, beslist de vergadering.

• 2.

  Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2022. Op dat moment vervalt het op 3 januari 2001 vastgestelde reglement.