Permanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR666574
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR666574/1
Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2022
Geldend van 01-01-2022 t/m heden
Intitulé
Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2022Het dagelijks bestuur:
- •
stelt het geactualiseerde inkoop- en aanbestedingsbeleid 2022 vast.
Woord vooraf
Voor u ligt het geactualiseerde inkoop- en aanbestedingsbeleid van GBLT.
Wat GBLT doet, richt zich altijd direct of indirect, op impact voor Nederland en de wereld. Dat geldt ook voor opdrachtgeverschap en inkoop door GBLT. GBLT koopt zorgvuldig in en wil de beste kwaliteit voor de beste prijs. Maar GBLT kijkt ook wat er met inkoop wordt bereikt, zoals duurzaamheid. Maatschappelijk effect realiseren via inkoop is niet nieuw. GBLT ziet echter de noodzaak en kans om meer impact te realiseren. Met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid wil GBLT daarvoor een fundering leggen.
Verschil maken
De eigen bedrijfsvoering van GBLT bedraagt ongeveer € 22 miljoen, waarvan ruim € 9 miljoen aan ingekochte leveringen en diensten. Met deze € 9 miljoen heeft GBLT de ambitie om een verschil te maken.
Inleiding
GBLT spant zich continu in voor een professionalisering en verduurzaming van de inkoop- en aanbestedingspraktijk.
Het inkoop- en aanbestedingsbeleid maakt het inkoopproces inzichtelijk en transparant.
Het beleid is een actualisatie van het vorige beleid uit 2020. In de vormgeving van het beleid is aansluiting gezocht bij het modelinkoop- en aanbestedingsbeleid van de Unie van Waterschappen en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. Dit resulteert in algemeen geformuleerde richtlijnen.
De doelstellingen, uitgangspunten en kaders waarbinnen inkoop bij GBLT plaatsvindt zijn in dit inkoop- en aanbestedingsbeleid helder beschreven. Hiermee borgt GBLT de rechtmatigheid en doelmatigheid van iedere inkoop. In dit beleid is ook de wijze waarop GBLT invulling geeft aan het thema duurzaamheid in inkoop omschreven. Hiermee draagt GBLT, vanuit de opdrachtgeversrol, bij aan de impact op mens en milieu.
Bij het inkopen van leveringen of diensten gaat GBLT uit van:
- 1.
centrale doelstellingen (hoofdstuk 2);
- 2.
juridische uitgangspunten: hoe gaat GBLT om met de relevante regelgeving? (hoofdstuk 3);
- 3.
ethische en ideële uitgangspunten: hoe gaat GBLT om met integriteit, de maatschappij en het milieu in zijn inkoopproces? (hoofdstuk 4);
- 4.
economische uitgangspunten: hoe gaat GBLT om met de markt en leveranciers? (hoofdstuk 5);
- 5.
organisatorische uitgangspunten: hoe koopt GBLT in? (hoofdstuk 6).
- 6.
een inkoopprocedure: hoe bepaalt GBLT welke inkoopprocedure er wordt gevolgd? (hoofdstuk 7)
Uitvoeringsregels inkoop en aanbesteden
In een separaat document zijn de processen en handelingen ten aanzien van inkoop van diensten en leveringen uitgewerkt. GBLT besteedt geen werken aan. Op deze wijze wordt een scheiding aangebracht tussen beleid (wat) en uitvoering (hoe). De scheidslijn tussen beide is niet altijd even strikt te maken en er kan enige overlap bestaan.
1. Doel van het inkoop- en aanbestedingsbeleid
GBLT wil met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:
|
|
Rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed. |
GBLT leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt GBLT efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven dienen daadwerkelijk bij te dragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de middelen staan centraal. GBLT houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor ondernemers tot opdrachten van GBLT. |
Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn. |
Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen leveringen en diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de ondernemer en in wederzijds respect tussen GBLT en de ondernemer. GBLT spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces |
Inkopen tegen de meestoptimale (integrale) prijs-kwaliteitverhouding. |
Bij het inkopen van leveringen en diensten wordt door GBLT alle relevante aspecten meegenomen in de beoordeling van inschrijvingen, zoals de kwaliteit van de te verwerven leveringen en diensten. |
Maatschappelijk Verantwoord Inkopen |
GBLT koopt producten en diensten met een maximale duurzame waarde. Dat betekent dat GBLT naast de prijs ook de impact op mens en milieu meeneemt in het inkoopproces. |
GBLT stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor ondernemers voorop. |
Zowel GBLT als ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. GBLT verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Tevens verloopt het inkoopproces volledig digitaal. Naast de procedurele verlichting zorgt dit ook voor rechtmatigheidsborging. |
Een continue positieve bijdrage leveren aanhet gehele prestatieniveau van GBLT. |
Inkoop dient ondersteunend te zijn aan de doelstellingen van GBLT en daar direct en voortdurend aan bij te dragen. De concrete doelstellingen van inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de doelstellingen van GBLT. |
|
Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.
2. Juridische uitgangspunten
2.1 Algemeen juridisch kader
GBLT leeft de relevante wet- en regelgeving na.
Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door GBLT restrictief worden uitgelegd en toegepast. De voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:
|
|
Europese wet- en regelgeving |
Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De Europese Richtlijnen 2014/24/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’) en Richtlijn 2007/66/EG (‘Rechts-bescherming richtlijn’) vormen momenteel de belangrijkste basis. |
Aanbestedingswet 2012 |
Dit wettelijk kader implementeert de ‘Aanbestedings-richtlijnen’. Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en onder de (Europese) drempelwaarden en rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen. |
Gids proportionaliteit |
In de Aanbestedingswet 2012 is proportionaliteit als beginsel geïntroduceerd. Dit beginsel is uitgewerkt in de Gids Proportionaliteit en heeft een directe relatie met de voorgenomen opdracht, de keuze voor een aanbestedingsprocedure en de contractvorm met inkoopvoorwaarden. De Gids Proportionaliteit geeft door middel van voorschriften een uitleg aan de bedoeling van de wetsartikelen, onder het motto: toepassen of gemotiveerd afwijken. |
Burgerlijk Wetboek |
Het wettelijke kader voor overeenkomsten. |
Mededingingswet |
Het opereren van marktpartijen wordt onder andere gereguleerd door de Mededingingswet. Het niet toegestaan dat inschrijvers door concurrentievervalsing een opdracht gegund krijgen. |
Privacywetgeving |
GBLT is verplicht om zorgvuldig om te gaan met (persoons)gegevens van burgers en bedrijven. GBLT verwacht van de opdrachtnemers die namens GBLT (persoons)gegevens verwerken eenzelfde niveau aan bescherming. Naast de AVG is ook de fiscale geheimhoudingsplicht uit Algemene wet inzake rijksbelastingen en de Invorderingswet 1990 van toepassing op iedereen die betrokken is bij het belastingproces, dus ook leveranciers en hun medewerkers. Op welke manier GBLT omgaat met persoonsgegevens en de bescherming is beschreven in het privacybeleid. |
2.2 Uniforme documenten
GBLT hanteert uniforme documenten, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. GBLT gebruikt de volgende standaarden voor inkopen:
- •
het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA);
- •
standaard klachtafhandeling bij aanbesteden;
- •
Algemene Waterschap Inkoop Voorwaarden versie 2018: AWIV, AWVODI, AWBIT;
- •
verwerkingsovereenkomst;
- •
integriteits- en geheimhoudingsverklaring.
2.3 Algemene beginselen bij Inkoop
- a.
Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht
-
GBLT neemt bij overheidsopdrachten boven en onder de (Europese) drempelwaarden de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:
Proportionaliteit (evenredigheid)
De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers, inschrijvingen en contracten zijn evenredig in verhouding tot het voorwerp van de opdracht.
Non-Discriminatie (gelijke behandeling)
Gelijke omstandigheden worden niet verschillend behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Verkapte of indirecte discriminatie is verboden. Ook discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.
Transparantie
De gevolgde procedure is navolgbaar (en dus controleerbaar). Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers behoren te weten waar ze aan toe zijn.
Objectiviteit
De gestelde eisen en criteria om te bepalen of een inschrijver geschikt is, zijn relevant voor de te verstrekken opdracht.
- b.
Algemene beginselen van behoorlijk bestuur
GBLT neemt bij zijn inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.
2.4 Mandaat en volmacht
Inkoop vindt plaats met inachtneming van de geldende mandaat- en volmachtregeling van GBLT.
2.5 Toetsing
Om in de praktijk te borgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met wet- en regelgeving, heeft GBLT een werkwijze opgenomen die een correct verloop van het aanbestedingsproces waarborgt.
Voorafgaande aan elke inkoop boven de € 10.000.- dient een ‘Startformulier aanbestedingsstrategie’, hierna startformulier genoemd, ingevuld te worden. Dit wordt voorgelegd aan de inkoopadviseur en bij zijn/haar afwezigheid aan de contractmanager. Bij afwijkingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid tevens aan de directie.
Door middel van het startformulier is vooraf een correct, doelmatig en rechtmatig verloop van het inkoop- of aanbestedingsproces gewaarborgd en worden de gestelde doelen behaald. Circulariteit en social return is hierin een belangrijk onderdeel.
2.6 Afwijkingsbevoegdheid
Afwijken van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid is enkel toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd ingevuld startformulier. Het toepassen van een andere procedure moet in het kader van rechtmatigheid ter goedkeuring worden voorgelegd aan de directie van GBLT.
Boven de drempel van de Europese aanbesteding bestaat in principe, de uitzonderingen in de Europese richtlijnen daargelaten, de verplichting Europees aan te besteden.
Uitzondering voor opdrachten aan mensen met een achterstand op de arbeidsmarkt
GBLT heeft tot doel gesteld een inclusieve werkgever te zijn, dat staat in de vastgestelde kadernota. Het stimuleert daarom waar mogelijk de participatie in het arbeidsproces van arbeidsgehandicapten en andere personen met een achterstand op de arbeidsmarkt. Om die doelstelling te realiseren kunnen opdrachten tot de Europese drempel enkelvoudig onderhands worden gegund.
2.7 Klachtenregeling Aanbesteden
GBLT heeft ten behoeve van een snelle en laagdrempelige afhandeling van klachten bij aanbestedingen – en conform de landelijke standaard - een klachtenregeling opgesteld door het Ministerie van Economische Zaken, overgenomen. In de aanbestedingsdocumenten wordt duidelijk opgenomen hoe een klacht kan worden ingediend en op welke wijze GBLT de klacht zal behandelen. De klachtenregeling staat ook op de internetsite van GBLT.
3. Ethische en ideële uitgangspunten
3.1 Integriteit
Het uitvoeren van inkoop- en aanbestedingsprocedures is vanuit integriteitsoogpunt een kwetsbaar proces. Met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt geborgd dit proces transparant, objectief en niet-discriminerend te laten verlopen. Dit beleid is daarmee een belangrijk onderdeel van het integriteitsbeleid van GBLT.
- a.
GBLT stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop
-
Van bestuurders en ambtenaren wordt verwacht dat zij te allen tijde integer handelen en zich houden aan de binnen GBLT vastgestelde gedragscode integriteit. Zij dienen zakelijk en objectief te handelen, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen. Dit betekent dat men altijd in staat is verantwoording af te leggen over gemaakte keuzes, zowel naar interne als externe betrokkenen. Deze transparantie geldt voor alle activiteiten binnen het inkoopproces.
- b.
GBLT contracteert enkel integere leveranciers
-
GBLT verwacht dat leveranciers integer handelen en wil enkel zaken doen met betrouwbare ondernemers. Op het moment dat hier niet aan wordt voldaan, wordt men uitgesloten als (mogelijke) leverancier. Als er reële vermoedens zijn van onregelmatigheden aan de zijde van de inschrijver(s), zoals bijvoorbeeld vooroverleg en/of prijsafspraken tussen inschrijvers, zal de inkoopadviseur aan de directie een voorstel voorleggen om daarvan melding te doen bij de Autoriteit Consument & Markt (ACM).
3.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen
Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI), ook wel duurzaam inkopen, betekent dat GBLT, naast op de prijs van de producten of diensten ook let op de effecten van de inkoop op milieu en sociale aspecten. Het Rijk heeft het nieuw nationaal plan MVI, genaamd 'Opdrachtgeven met ambitie, inkopen met impact gepresenteerd. Dit plan heeft als doel het stimuleren van alle overheden om hun inkoopkracht in te zetten op het terrein van CO2-uitstoot, milieu-impact en grondstoffengebruik, om een inclusieve arbeidsmarkt te realiseren en om misstanden voor mens en milieu aan te pakken in internationale ketens.
GBLT onderschrijft het belang van het nieuw nationaal plan MVI en zal de ontwikkelingen blijven volgen. Dit komt onder andere tot uitdrukking door:
- •
brede borging van MVI in de organisatie: bij elke nieuw inkoop boven de € 10.000,- (exclusief btw) bekijkt GBLT of en hoe MVI een plek kan krijgen. Het startformulier is hiervoor het controlemiddel;
- •
strategische inzet op sectoren: bij het opstellen van de aanbestedingsstukken raadpleegt GBLT de productgroepen en MVI-criteria van PianoO. Deze productgroepen zijn de meest kansrijke en omvangrijke productgroepen ten aanzien van duurzaamheid;
- •
minder vrijblijvendheid: in de aanbestedingsstukken en in de te sluiten overeenkomst neemt GBLT duurzaamheidscriteria op als minimumeis of bijzondere uitvoeringsvoorwaarden. In sommige gevallen zal het opnemen van een dergelijke verplichting niet passend zijn voor een opdrachtnemer of niet passen bij de opdracht. Proportionaliteit speelt daarbij een grote rol. Daarom kan GBLT in een concrete aanbesteding afzien van het opnemen van deze verplichting;
- •
integrale aanpak van MVI: bij inkoop komen alle thema’s in het ideale geval bij elkaar in één afweging, waarbij de opdrachtgever en inkoper samen bepalen welke thema’s relevant zijn voor hun specifieke inkoop en hoe zwaar deze dan moeten meewegen. Het startformulier is hiervoor het controlemiddel.
3.2.1 Circulaire economie
GBLT wil bij inkopen een bijdrage leveren in de transitie naar een circulaire economie. Bij het vaststellen van een inkoopbehoefte wordt eerst in beeld gebracht wat de mogelijkheden zijn voor circulair inkopen en welke effecten dit heeft. Met deze werkwijze maakt GBLT een bewuste keuze voor een inkoop met de meeste maatschappelijke waarde.
3.2.2 Social return
GBLT gelooft dat ieder mens talenten heeft en naar vermogen wil bijdragen. GBLT wil zich inspannen voor een inclusieve werkomgeving waarin ook medewerkers met een arbeidsbeperking tot hun recht komen.
4. Economische uitgangspunten
4.1 Product- en marktanalyse
Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd. GBLT acht het van belang om de markt te kennen door, indien mogelijk, een product- en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het product en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.
4.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie
- a.
GBLT acht een te grote afhankelijkheid van leveranciers niet wenselijk
-
GBLT streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van leveranciers zowel tijdens als na de contractperiode. GBLT moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij zijn inkoop (waaronder de keuze van leveranciers), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.
- b.
GBLT kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie
-
Gedurende de contractperiode kan bij de leverancier afhankelijkheid ontstaan van GBLT door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. GBLT kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve ondernemers.
4.3 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen
- a.
GBLT heeft oog voor de lokale economie binnen zijn beheersgebied, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers leidt
-
In gevallen waar het volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en GBLT moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van de inkoop.
- b.
GBLT heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB)
-
Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. GBLT houdt echter bij zijn inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit doet GBLT door, waar mogelijk, gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.
- c.
GBLT heeft oog voor sociale ondernemingen
-
Bij inkopen kan GBLT opdrachten voorbehouden aan sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van MVI worden bijgedragen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben.
5. Aanbestedingsprocedure
5.1 Bepalen van de aanbestedingsprocedure
Bij het bepalen van de inkoopprocedure hanteert GBLT de procedures volgens het kleurenschema voor leveringen en diensten van de decentrale overheid. Dit kleurenschema is opgenomen in de Gids Proportionaliteit en te zien in onderstaande afbeelding. Bij het bepalen van de inkoopprocedure wordt tevens rekening gehouden met:
- •
de complexiteit van de opdracht;
- •
het gewenst eindresultaat;
- •
het aantal potentiële inschrijvers;
- •
de transactiekosten voor de aanbestedende dienst en de inschrijvers;
- •
de omvang van de opdracht;
- •
het type inkoop en het karakter van de markt waarin de ondernemers opereren.
Zover er geen Europese drempels worden overschreden, kan GBLT gemotiveerd kiezen voor een lichtere of zwaardere procedure. Dit kan via voorafgaande goedkeuring van de directie.
5.1.1 Kleurenschema voor leveringen en diensten van de decentrale overheid
|
|
1 op 1 |
GBLT vraagt een offerte aan één ondernemer. |
Meervoudig onderhands |
GBLT vraagt ten minste aan drie ondernemers en ten hoogste aan vijf ondernemers een offerte en is in staat de keuze van de uitgenodigde ondernemers te motiveren, indien daartoe een verzoek komt. |
Nationaal Openbaar |
Bij opdrachten met een grensoverschrijdend belang of met een grotere concurrentiestelling overweegt GBLT nationaal aan te besteden. |
Europees |
Boven de Europese drempelbedragen zal GBLT in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving. |
5.2 Raming en financiële budget
Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. GBLT wil niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.
5.3 Vergoeding inschrijfkosten
Kosten die verband houden met het opstellen en indienen van de inschrijving worden vanwege de eenvoudige aard van deze aanbestedingsprocedure en de geringe kosten om een daadwerkelijke inschrijving te doen, niet vergoed. Ook niet wanneer GBLT de aanbestedingsprocedure stopzet.
Slechts indien en voor zover sprake is van het laattijdig stopzetten van de aanbestedingsprocedure waarvan de oorzaak aan de zijde van GBLT is te wijten, kan GBLT besluiten om uit coulance een kostenvergoeding toe te kennen. De waarde van deze vergoeding wordt per aanbesteding bepaald.
5.4 Inkoopkalender
GBLT hanteert een inkoopkalender die met regelmaat wordt geüpdatet. Een inkoopkalender is een planning waar actuele en toekomstige opdrachten op staan. Ten aanzien van nieuwe opdrachten krijgt de inkoopadviseur input van de contracteigenaar of budgethouder.
De inkoopkalender is een intern document en alleen toegankelijk voor de directie, contracteigenaren en budgethouders. Het betreft een werkdocument, dat inzichtelijk maakt wat er wordt ingekocht, met welke aanbestedingsprocedure er in het verleden is aanbesteed en op welk moment er gestart wordt om aan te besteden én of de huidige overeenkomst verlengd kan worden.
5.5 Dossiervorming
Tijdens het verloop van een aanbestedingstraject worden zowel intern als extern documenten geproduceerd. Deze zijn voor het vormen van het dossier van belang. Het is belangrijk dat een dossier van een inkoop- en aanbestedingstraject wordt aangelegd en centraal te raadplegen is vanwege:
- •
voldoen aan de archiefwet;
- •
verantwoording achteraf, maar ook tijdens de uitvoering om aan te kunnen tonen bij controles (door interne controle of accountant) dat alles rechtmatig is verlopen;
- •
professionalisering contractmanagement.
6. Organisatorische uitgangspunten
6.1 Inkoopproces
Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.
stap |
fase inkoopproces |
toelichting |
1 |
Voortraject |
|
2 |
Specificeren |
|
3 |
Selecteren |
|
4 |
Contracteren |
|
5 |
Bestellen |
|
6 |
Bewaken |
|
7 |
Nazorg |
|
6.2 Verantwoordelijken
In een professionele inkooporganisatie zijn rechtmatigheid, doeltreffendheid, doelmatigheid, duurzaamheid en integriteit geborgd. De inkooporganisatie van GBLT is gebaseerd op het gecoördineerde inkoopmodel. Binnen dit proces is de contracteigenaar eindverantwoordelijk voor zijn budget, de inkoop en aanbestedingen. Als de contracteigenaar niet de budgethouder is, dan vindt altijd afstemming plaats tussen de contracteigenaar en de budgethouder. De contracteigenaar zal zich laten ondersteunen op inkooptechnisch gebied door de inkoopadviseur. In conflicterende situaties heeft de contracteigenaar de uiteindelijke beslissingsbevoegdheid, waarbij hij een rapportageplicht heeft naar de directie.
6.3 Contractmanagement
GBLT erkent het belang van contractmanagement
Waar vroeger een ‘goed contract in de la bleef liggen’, geldt nu de wijsheid dat ‘als een contract niet wordt gemanaged, we net zo goed kunnen stoppen met inkopen (Rietveld)’. Contractmanagement en inkopen zijn nauw aan elkaar verbonden. Hoe contractmanagement binnen GBLT plaatsvindt, is beschreven in het contractmanagementbeleid 2021.
Contractmanagement is het proces waarbij, op basis van verkregen input, getekende contracten en wijzigingen hierop eenduidig worden vastgelegd en beheerd. Er wordt bewaakt of alle partijen bij een overeenkomst volledig voldoen aan hun verplichtingen (contractprestaties). Hierbij houdt GBLT rekening met de Europese wet- en regelgeving, de operationele doelstellingen van het contract en de doelstellingen van GBLT.
6.3.1 Relatie inkoop en contractmanagement
Kenmerkend voor een aanbesteding is het gelijktijdig, onder dezelfde condities, voorwaarden en procedureregels in concurrentie op de markt brengen van de opdracht. In onderstaand figuur corresponderen de fasen specificeren, selecteren en contracteren met de aanbesteding, geel gearceerd.
Wanneer de aanbesteding eindigt, met het contracteren van de leverancier en de bekrachtiging van de overeenkomst, begint het contractmanagementproces. In bovenstaand figuur corresponderen de fasen bestellen, bewaken en nazorg met dit proces, oranje gearceerd. Aangezien het contract de basis is voor het contractmanagementproces, dient de contractmanager betrokken te zijn bij de contractcreatie. Oftewel, deze functionaris dient input te leveren gedurende de contractcreatie (als onderdeel van het multidisciplinair team).
Ondertekening
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl