Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2022

GBLT wil met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:

Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.

2.1 Algemeen juridisch kader

GBLT leeft de relevante wet- en regelgeving na.

Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door GBLT restrictief worden uitgelegd en toegepast. De voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

2.2 Uniforme documenten

GBLT hanteert uniforme documenten, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. GBLT gebruikt de volgende standaarden voor inkopen:

• •

  het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA);

• •

  standaard klachtafhandeling bij aanbesteden;

• •

  Algemene Waterschap Inkoop Voorwaarden versie 2018: AWIV, AWVODI, AWBIT;

• •

  verwerkingsovereenkomst;

• •

  integriteits- en geheimhoudingsverklaring.

2.3 Algemene beginselen bij Inkoop

• a.

  Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

• GBLT neemt bij overheidsopdrachten boven en onder de (Europese) drempelwaarden de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

  Proportionaliteit (evenredigheid)	De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers, inschrijvingen en contracten zijn evenredig in verhouding tot het voorwerp van de opdracht.
  Non-Discriminatie (gelijke behandeling)	Gelijke omstandigheden worden niet verschillend behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Verkapte of indirecte discriminatie is verboden. Ook discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.
  Transparantie	De gevolgde procedure is navolgbaar (en dus controleerbaar). Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers behoren te weten waar ze aan toe zijn.
  Objectiviteit	De gestelde eisen en criteria om te bepalen of een inschrijver geschikt is, zijn relevant voor de te verstrekken opdracht.

• b.

  Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

  GBLT neemt bij zijn inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

2.4 Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de geldende mandaat- en volmachtregeling van GBLT.

2.5 Toetsing

Om in de praktijk te borgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met wet- en regelgeving, heeft GBLT een werkwijze opgenomen die een correct verloop van het aanbestedingsproces waarborgt.

Voorafgaande aan elke inkoop boven de € 10.000.- dient een ‘Startformulier aanbestedingsstrategie’, hierna startformulier genoemd, ingevuld te worden. Dit wordt voorgelegd aan de inkoopadviseur en bij zijn/haar afwezigheid aan de contractmanager. Bij afwijkingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid tevens aan de directie.

Door middel van het startformulier is vooraf een correct, doelmatig en rechtmatig verloop van het inkoop- of aanbestedingsproces gewaarborgd en worden de gestelde doelen behaald. Circulariteit en social return is hierin een belangrijk onderdeel.

2.6 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijken van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid is enkel toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd ingevuld startformulier. Het toepassen van een andere procedure moet in het kader van rechtmatigheid ter goedkeuring worden voorgelegd aan de directie van GBLT.

Boven de drempel van de Europese aanbesteding bestaat in principe, de uitzonderingen in de Europese richtlijnen daargelaten, de verplichting Europees aan te besteden.

Uitzondering voor opdrachten aan mensen met een achterstand op de arbeidsmarkt

GBLT heeft tot doel gesteld een inclusieve werkgever te zijn, dat staat in de vastgestelde kadernota. Het stimuleert daarom waar mogelijk de participatie in het arbeidsproces van arbeidsgehandicapten en andere personen met een achterstand op de arbeidsmarkt. Om die doelstelling te realiseren kunnen opdrachten tot de Europese drempel enkelvoudig onderhands worden gegund.

2.7 Klachtenregeling Aanbesteden

GBLT heeft ten behoeve van een snelle en laagdrempelige afhandeling van klachten bij aanbestedingen – en conform de landelijke standaard - een klachtenregeling opgesteld door het Ministerie van Economische Zaken, overgenomen. In de aanbestedingsdocumenten wordt duidelijk opgenomen hoe een klacht kan worden ingediend en op welke wijze GBLT de klacht zal behandelen. De klachtenregeling staat ook op de internetsite van GBLT.

3.1 Integriteit

Het uitvoeren van inkoop- en aanbestedingsprocedures is vanuit integriteitsoogpunt een kwetsbaar proces. Met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt geborgd dit proces transparant, objectief en niet-discriminerend te laten verlopen. Dit beleid is daarmee een belangrijk onderdeel van het integriteitsbeleid van GBLT.

• a.

  GBLT stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop

• Van bestuurders en ambtenaren wordt verwacht dat zij te allen tijde integer handelen en zich houden aan de binnen GBLT vastgestelde gedragscode integriteit. Zij dienen zakelijk en objectief te handelen, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen. Dit betekent dat men altijd in staat is verantwoording af te leggen over gemaakte keuzes, zowel naar interne als externe betrokkenen. Deze transparantie geldt voor alle activiteiten binnen het inkoopproces.

• b.

  GBLT contracteert enkel integere leveranciers

• GBLT verwacht dat leveranciers integer handelen en wil enkel zaken doen met betrouwbare ondernemers. Op het moment dat hier niet aan wordt voldaan, wordt men uitgesloten als (mogelijke) leverancier. Als er reële vermoedens zijn van onregelmatigheden aan de zijde van de inschrijver(s), zoals bijvoorbeeld vooroverleg en/of prijsafspraken tussen inschrijvers, zal de inkoopadviseur aan de directie een voorstel voorleggen om daarvan melding te doen bij de Autoriteit Consument & Markt (ACM).

3.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI), ook wel duurzaam inkopen, betekent dat GBLT, naast op de prijs van de producten of diensten ook let op de effecten van de inkoop op milieu en sociale aspecten. Het Rijk heeft het nieuw nationaal plan MVI, genaamd 'Opdrachtgeven met ambitie, inkopen met impact gepresenteerd. Dit plan heeft als doel het stimuleren van alle overheden om hun inkoopkracht in te zetten op het terrein van CO2-uitstoot, milieu-impact en grondstoffengebruik, om een inclusieve arbeidsmarkt te realiseren en om misstanden voor mens en milieu aan te pakken in internationale ketens.

GBLT onderschrijft het belang van het nieuw nationaal plan MVI en zal de ontwikkelingen blijven volgen. Dit komt onder andere tot uitdrukking door:

• •

  brede borging van MVI in de organisatie: bij elke nieuw inkoop boven de € 10.000,- (exclusief btw) bekijkt GBLT of en hoe MVI een plek kan krijgen. Het startformulier is hiervoor het controlemiddel;

• •

  strategische inzet op sectoren: bij het opstellen van de aanbestedingsstukken raadpleegt GBLT de productgroepen en MVI-criteria van PianoO. Deze productgroepen zijn de meest kansrijke en omvangrijke productgroepen ten aanzien van duurzaamheid;

• •

  minder vrijblijvendheid: in de aanbestedingsstukken en in de te sluiten overeenkomst neemt GBLT duurzaamheidscriteria op als minimumeis of bijzondere uitvoeringsvoorwaarden. In sommige gevallen zal het opnemen van een dergelijke verplichting niet passend zijn voor een opdrachtnemer of niet passen bij de opdracht. Proportionaliteit speelt daarbij een grote rol. Daarom kan GBLT in een concrete aanbesteding afzien van het opnemen van deze verplichting;

• •

  integrale aanpak van MVI: bij inkoop komen alle thema’s in het ideale geval bij elkaar in één afweging, waarbij de opdrachtgever en inkoper samen bepalen welke thema’s relevant zijn voor hun specifieke inkoop en hoe zwaar deze dan moeten meewegen. Het startformulier is hiervoor het controlemiddel.

4.1 Product- en marktanalyse

Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd. GBLT acht het van belang om de markt te kennen door, indien mogelijk, een product- en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het product en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.

4.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

• a.

  GBLT acht een te grote afhankelijkheid van leveranciers niet wenselijk

• GBLT streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van leveranciers zowel tijdens als na de contractperiode. GBLT moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij zijn inkoop (waaronder de keuze van leveranciers), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

• b.

  GBLT kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie

• Gedurende de contractperiode kan bij de leverancier afhankelijkheid ontstaan van GBLT door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. GBLT kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve ondernemers.

4.3 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen

• a.

  GBLT heeft oog voor de lokale economie binnen zijn beheersgebied, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers leidt

• In gevallen waar het volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en GBLT moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van de inkoop.

• b.

  GBLT heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB)

• Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. GBLT houdt echter bij zijn inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit doet GBLT door, waar mogelijk, gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

• c.

  GBLT heeft oog voor sociale ondernemingen

• Bij inkopen kan GBLT opdrachten voorbehouden aan sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van MVI worden bijgedragen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben.

5.1 Bepalen van de aanbestedingsprocedure

Bij het bepalen van de inkoopprocedure hanteert GBLT de procedures volgens het kleurenschema voor leveringen en diensten van de decentrale overheid. Dit kleurenschema is opgenomen in de Gids Proportionaliteit en te zien in onderstaande afbeelding. Bij het bepalen van de inkoopprocedure wordt tevens rekening gehouden met:

• •

  de complexiteit van de opdracht;

• •

  het gewenst eindresultaat;

• •

  het aantal potentiële inschrijvers;

• •

  de transactiekosten voor de aanbestedende dienst en de inschrijvers;

• •

  de omvang van de opdracht;

• •

  het type inkoop en het karakter van de markt waarin de ondernemers opereren.

Zover er geen Europese drempels worden overschreden, kan GBLT gemotiveerd kiezen voor een lichtere of zwaardere procedure. Dit kan via voorafgaande goedkeuring van de directie.

5.2 Raming en financiële budget

Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. GBLT wil niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

5.3 Vergoeding inschrijfkosten

Kosten die verband houden met het opstellen en indienen van de inschrijving worden vanwege de eenvoudige aard van deze aanbestedingsprocedure en de geringe kosten om een daadwerkelijke inschrijving te doen, niet vergoed. Ook niet wanneer GBLT de aanbestedingsprocedure stopzet.

Slechts indien en voor zover sprake is van het laattijdig stopzetten van de aanbestedingsprocedure waarvan de oorzaak aan de zijde van GBLT is te wijten, kan GBLT besluiten om uit coulance een kostenvergoeding toe te kennen. De waarde van deze vergoeding wordt per aanbesteding bepaald.

5.4 Inkoopkalender

GBLT hanteert een inkoopkalender die met regelmaat wordt geüpdatet. Een inkoopkalender is een planning waar actuele en toekomstige opdrachten op staan. Ten aanzien van nieuwe opdrachten krijgt de inkoopadviseur input van de contracteigenaar of budgethouder.

De inkoopkalender is een intern document en alleen toegankelijk voor de directie, contracteigenaren en budgethouders. Het betreft een werkdocument, dat inzichtelijk maakt wat er wordt ingekocht, met welke aanbestedingsprocedure er in het verleden is aanbesteed en op welk moment er gestart wordt om aan te besteden én of de huidige overeenkomst verlengd kan worden.

5.5 Dossiervorming

Tijdens het verloop van een aanbestedingstraject worden zowel intern als extern documenten geproduceerd. Deze zijn voor het vormen van het dossier van belang. Het is belangrijk dat een dossier van een inkoop- en aanbestedingstraject wordt aangelegd en centraal te raadplegen is vanwege:

• •

  voldoen aan de archiefwet;

• •

  verantwoording achteraf, maar ook tijdens de uitvoering om aan te kunnen tonen bij controles (door interne controle of accountant) dat alles rechtmatig is verlopen;

• •

  professionalisering contractmanagement.

6.1 Inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.

6.2 Verantwoordelijken

In een professionele inkooporganisatie zijn rechtmatigheid, doeltreffendheid, doelmatigheid, duurzaamheid en integriteit geborgd. De inkooporganisatie van GBLT is gebaseerd op het gecoördineerde inkoopmodel. Binnen dit proces is de contracteigenaar eindverantwoordelijk voor zijn budget, de inkoop en aanbestedingen. Als de contracteigenaar niet de budgethouder is, dan vindt altijd afstemming plaats tussen de contracteigenaar en de budgethouder. De contracteigenaar zal zich laten ondersteunen op inkooptechnisch gebied door de inkoopadviseur. In conflicterende situaties heeft de contracteigenaar de uiteindelijke beslissingsbevoegdheid, waarbij hij een rapportageplicht heeft naar de directie.

6.3 Contractmanagement

GBLT erkent het belang van contractmanagement

Waar vroeger een ‘goed contract in de la bleef liggen’, geldt nu de wijsheid dat ‘als een contract niet wordt gemanaged, we net zo goed kunnen stoppen met inkopen (Rietveld)’. Contractmanagement en inkopen zijn nauw aan elkaar verbonden. Hoe contractmanagement binnen GBLT plaatsvindt, is beschreven in het contractmanagementbeleid 2021.

Contractmanagement is het proces waarbij, op basis van verkregen input, getekende contracten en wijzigingen hierop eenduidig worden vastgelegd en beheerd. Er wordt bewaakt of alle partijen bij een overeenkomst volledig voldoen aan hun verplichtingen (contractprestaties). Hierbij houdt GBLT rekening met de Europese wet- en regelgeving, de operationele doelstellingen van het contract en de doelstellingen van GBLT.