Regeling budgethouderschap Nieuwegein 2022

1. Budgethouderschap: het op basis van deze regeling besteden en ontvangen van de door de raad beschikbaar gestelde en geraamde middelen en het aangaan van verplichtingen daartoe, om daarmee de in de begroting aangegeven doeleinden te bereiken;

2. Budget: een door het college in de begroting opgenomen bedrag voor het realiseren van een taak binnen een door de gemeenteraad vastgesteld programma en het daaraan gekoppelde beleid en/of activiteiten of prestaties. Dit omvat zowel exploitatie als investeringen. Elk budget wordt gekenmerkt door een FCL- of projectnummer en ECL-nummer uit het financieel systeem.

3. Hoofdbudgethouder: de gemeentesecretaris die uit hoofde van die functie eindverantwoordelijk is voor de beheersing van het geheel aan budgetten uit de begroting, met uitzondering van de budgetten die onder de griffie vallen;

4. Directie: gemeentesecretaris en directeur bedrijfsvoering die gezamenlijk verantwoordelijkheid nemen voor een correcte P&C-cyclus;

5. Primair budgethouder: het afdelingshoofd dat uit hoofde van deze functie verantwoordelijk is voor de beheersing van het tot diens afdeling behorende budget;

6. Budgethouder: een teamleider, die uit hoofde van diens functie budgetverantwoordelijkheid draagt of een specifiek daartoe aangewezen medewerker;

7. Controleur: de medewerker die zorg draagt voor het controleren van de factuur op een juiste kwalitatieve en kwantitatieve levering van artikelen en/of diensten tegen de overeengekomen prijs;

8. Codeur: de medewerker die zorg draagt voor het toewijzen van de factuur op de juiste activiteit (FCL of projectnummer en ECL); De codeur kan ook de rol van controleur hebben indien deze niet apart in de routing van de factuur is opgenomen.

9. Kassier: medewerker die de betaalbestanden aanmaakt.

10. Prestatieverklaring: een bewijsstuk, waarmee vastgelegd wordt dat de prestatie, waarvoor de factuur ontvangen is, ook daadwerkelijk geleverd is;

11. Limietenstelsel: het stelsel van beperkingen, uitgangspunten en uitzonderingen met betrekking tot het doen van uitgaven op grond van deze regeling. Het limietenstelsel maakt als bijlage 1 onlosmakelijk deel uit van deze Regeling;

12. Planning en controlcyclus (P&C-cyclus): Met deze cyclus wordt inzichtelijk gemaakt in hoeverre de doelstellingen van de gemeente bereikt worden en welke financiële middelen daarvoor nodig zijn. De P&C documenten zijn begroting, jaarrekening, bestuursrapportage en technische wijzigingen.

13. Programmahouder: de aangewezen medewerker die namens de betreffende afdelingen zorgdraagt voor de beschrijving van een programma zowel tekstueel als cijfermatig in een bestuurlijk document uit de P&C-cyclus;

14. Administratieve begrotingswijziging: een verschuiving van een budget binnen of tussen producten binnen één programma zonder dat dit effect heeft op het begrotingssaldo;

15. Bestuurlijke documenten: de begroting, de jaarrekening,een bestuursrapportage en twee technische wijzigingen.

1. Jaarlijks op een, in overleg met het college vastgestelde datum, levert de directie aan het college het concept ten behoeve van de voor het volgende kalenderjaar vast te stellen begroting aan.

2. Bij het opstellen wordt rekening gehouden met de door de raad en/of het college vastgestelde kaders.

3. Het college neemt, na beraadslagingen en aanpassingen die hieruit kunnen voortkomen, een besluit over de begroting die vervolgens aan de raad wordt voorgelegd ter besluitvorming.

1. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de begroting wordt door het college opgedragen aan de hoofdbudgethouder.

2. De hoofdbudgethouder is eindverantwoordelijk voor de beheersing van het geheel aan budgetten op organisatieniveau.

3. De directie draagt de uitvoering van begrotingsonderdelen op aan een primair budgethouder.

4. De primair budgethouder is verantwoordelijk voor voortgangs- en budgetbewaking en rapporteert, conform de Planning en Control cyclus, aan de directie en college over de budgetten die aan hem/haar zijn toegewezen.

5. De primair budgethouder is kan wijzigingen voorstellen aan de hem/haar toegewezen budgetten;

6. De directie of een primair budgethouder kunnen als opdrachtgever een functionaris zoals bijvoorbeeld een programmamanager, een projectleider of een projectmanager een budget toewijzen.

7. De bevoegdheden van hoofd, primair en gewoon budgethouders worden gelimiteerd conform de bedragen opgenomen in bijlage 1.

8. De verdeling van bevoegdheden wordt op budgethouderniveau vastgelegd in de administratie. Jaarlijks wordt deze verdeling geactualiseerd bij het opstellen van de begroting.

9. Als een budget wordt overschreden of onderschreden informeert de budgethouder de primair budgethouder over de stand van de budgetten en de primair budgethouder informeert de hoofdbudgethouder. De primair budgethouder is verantwoordelijk voor het adequaat informeren van de directie en het college van B&W over de budgetten van diens afdeling. De hoofdbudgethouder is eindverantwoordelijk voor de verantwoordingsstructuur en het afleggen van verantwoording op organisatieniveau.

10. Controle op de uitvoering en werking van deze regeling vindt plaats via jaarlijkse steekproeven van facturen conform een daartoe opgesteld controleplan.

1. De budgethouder wijst een medewerker aan als codeur.

2. De budgethouder wijst een medewerker aan als controleur.

3. De budgethouder of controleur accordeert een factuur als de prestatie is geleverd aan de gemeente.

4. Voor het vastleggen van de prestatieverklaring wordt een afzonderlijke instructie met richtlijnen opgesteld.

5. De codeur geeft aan op welke boekingscombinatie de factuur in het financiële systeem moet worden vastgelegd.

6. De controleursrol in lid 2 wordt ingevuld door de codeur als een aparte controle stroom niet doelmatig is.

1. Bij afwezigheid van de budgethouder wordt voor de waarneming van diens verantwoordelijkheden en bevoegdheden gehandeld overeenkomstig de afspraken in de organisatieregeling en mandaatregeling.

2. Vanuit de rol van budgethouder bezien is deze vervanging horizontaal georganiseerd waarbij bewaakt wordt dat het 4-ogen principe voldoende geborgd blijft.

3. De primair budgethouder geeft personele wijzigingen en wijzigingen in budgetverantwoordelijkheden tijdig door én zorgt voor vervanging tijdens vakanties/ziekte langer dan 1 week voor hemzelf en medewerkers in zijn team die een rol hebben als controleur of codeur.

4. Mutaties worden doorgegeven via crediteurenadministratie@nieuwegein.nl

5. Alle mutaties worden in een logboek vastgelegd.

1. Het zijn van een budgethouder is niet verenigbaar met de functies medewerker crediteurenadministratie, kassier en controleur betalingen.

2. De controleur betalingen is de teamleider van het team financiële administratie of een daartoe aangewezen medewerker van het team Financieel beleid en advies.

3. De functies genoemd in het eerste lid, met uitzondering van die van budgethouder, worden aangewezen door het afdelingshoofd OPF.

4. Een budgethouder autoriseert geen betalingen aan zichzelf of een rechtspersoon waar hij een belang in heeft.

1. Een budgethouder is bevoegd om:

• a.

  ten laste van het aan hem toegewezen budget uitgaven te doen, mits deze uitgaven in overeenstemming zijn met het doel en de voorwaarden waartoe het budget beschikbaar is gesteld.

• b.

  inkomsten ten gunste van de gemeente in rekening te brengen en in ontvangst te nemen voor zover deze aan diens budget zijn toe te rekenen.

2. Het gestelde in het eerste lid is niet van toepassing indien die bevoegdheid wordt beperkt op grond van de mandaatregeling gemeente Nieuwegein 2019.

3. Bij de bevoegdheden, bedoeld in het eerste lid, wordt gebruik gemaakt van het financiële systeem van de gemeente en de daarover gemaakte afspraken en procesgangen.

1. De concerncontroller is bevoegd om aan de budgethouders en de functionarissen van de financiële administratie aanwijzingen te geven met betrekking tot beheer, registratie en verantwoording.

2. De concerncontroller adviseert de directie over standpunten, ziens- of handelswijzen binnen de organisatie, die naar het oordeel van de concerncontroller in strijd zijn of moeten worden geacht met het bepaalde in deze regeling.

1. Een belangrijk doel van deze regeling is regels te geven voor een zo doelmatig en rechtmatig mogelijke inzet van budgetten van de gemeente.

2. Een onderdeel hiervan is het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik. Dit wordt onder meer vormgegeven door een goede functiescheiding en 4-ogen principe. Hierdoor wordt de mogelijkheid beperkt dat individuele medewerkers onrechtmatig uitgaven kunnen doen.

1. Een budgethouder gaat een verplichting tot het doen van uitgaven uitsluitend aan nadat nadat de budgethouder heeft vastgesteld dat:

• a.

  Er een bevoegd mandaat is vastgesteld op grond van de Mandaatregeling gemeente Nieuwegein 2019;

• b.

  Er een toereikend budget beschikbaar is dat in overeenstemming is met het doel en met inachtneming van de voorwaarden waartoe het budget beschikbaar is gesteld;

• c.

  de in het Limietenstelsel opgenomen beperkingen, uitzonderingen en uitgangspunten niet worden overschreden;

• d.

  De uitgave in overeenstemming is met het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid.

2. De budgethouder legt de op zijn budget betrekking hebbende verplichtingen zodanig vast dat de actuele stand van de reeds aangegane verplichtingen zichtbaar zijn ten opzichte van het totale budget alsmede in voorkomende gevallen ten opzichte van de voortgang van het project, ten laste waarvan de verplichtingen zijn aangegaan.

3. Verplichtingen moeten worden vastgelegd vanaf een bedrag zoals genoemd in bijlage 1.

4. Voor het vastleggen van verplichtingen wordt een afzonderlijke instructie en richtlijnen opgesteld.

1. Nadat de opdracht is verleend en de factuur (digitaal) is ontvangen, moet deze worden gecontroleerd en na akkoord bevinden worden betaald.

2. De financiële administratie draagt zorg voor de juiste route van de digitale facturen.

3. Bij opdrachten aan leveranciers geeft de budgethouder de FCL/ECL, contactpersoon en eventueel projectnummer, verplichtingennummer of bestelordernummer mee als kenmerk bij de factuur.

4. Als op de factuur de FCL/ECL en eventueel projectnummer staat aangegeven kan deze door de financiële administratie alvast worden ingevoerd in de administratie.

5. De budgethouder of hiertoe aangewezen codeur voert de FCL/ECL of projectnummer van het te belasten budget in of controleert de ingevoerde FCL/ECL of projectnummer.

6. De budgethouder of hiertoe aangewezen controleur/codeur stelt vast dat de betreffende prestatie is geleverd aan de gemeente en dat het bedrag van de factuur conform de aangegane verplichting en de geleverde prestatie is.

7. De budgethouder geeft akkoord dat de betreffende factuur wordt opgenomen in een betaalvoorstel.

8. Voor een aantal bijzondere betalingen zijn in de afzonderlijk vast te stellen betaalprocedure specifieke afspraken gemaakt (zie specificatie van de bijzondere betaling hiervoor de toelichting bij dit artikel).

9. Afdelingsoverstijgende facturen worden centraal verwerkt en onder verantwoordelijkheid van het hoofd van de afdeling OPF verwerkt en geboekt.

10. Inkomsten voor de gemeente worden, met een onderbouwing ter bewijs, geboekt op een inkomsten ECL.

11. De budgethouder levert deze onderbouwing daarvoor aan bij de financiële administratie.

12. In het geval recht op inkomsten vraagt om facturering van de kant van de gemeente levert de budgethouder de daarvoor noodzakelijke informatie aan bij de financiële administratie, die vervolgens het in rekening brengen verzorgt en vastlegt in de administratie.

13. De budgethouder is verantwoordelijk voor een goede en tijdige afhandeling van uitgaven en inkomsten.

1. Een budgethouder kan met een administratieve begrotingswijziging budgetten budgetneutraal overhevelen binnen een product mits dit niet ten koste gaat van de doelen waarvoor budgetten beschikbaar zijn gesteld.

2. De directie kan middels een administratieve wijziging, binnen het totaal van de salaris- en inhuurbudgetten, besluiten tot inhuur van derden en het openstellen van vacatures.

3. Het budgetneutraal overhevelen van budgetten tussen producten, maar wel binnen een programma, middels een administratieve begrotingswijziging is voorbehouden aan het college van burgemeester en wethouders.

4. De (administratieve) begrotingswijziging wordt gecontroleerd door de financieel adviseur van de afdeling OPF, team financieel beleid en advies en deze draagt er zorg voor dat team financiële administratie deze verwerkt.

5. Het limietenstelsel kan bij collegebesluit worden aangepast.

1. Elke budgethouder controleert minimaal bij ieder P&C-document de stand van zaken van de budgetten op inkomsten en uitgaven.

2. Een budgetafwijking wordt eerst aan de verantwoordelijk portefeuillehouder vermeld indien het informeren van de afwijking verplicht is op grond van artikel 7 van de verordening.

3. De budgethouder dient via een collegevoorstel indien nodig een verzoek in om een budget lopende de begroting bij te stellen via het eerstvolgende passende P&C-document.

4. Bij wijzigingen die binnen de kaders voor het college blijven en het totale programmabudget niet overschrijden besluit het college op voorstel van de budgethouder tot mutatie binnen het begrotingsprogramma. Overige wijzigingen worden voorgelegd aan de gemeenteraad.

1. Jaarlijks, voor een in overleg met het college vastgestelde datum, levert de directie aan het college de conceptjaarstukken ten behoeve van het voor het afleggen van verantwoording over het afgelopen kalenderjaar vast te stellen jaarrekening aan.

2. Bij het opstellen wordt rekening gehouden met de door de raad dan wel het college vastgestelde kaders.

3. Het college biedt, na beraadslagingen, de jaarrekening aan de raad ter besluitvorming.

1. In het proces van de totstandkoming van de begroting en jaarrekening draagt de programmahouder zorg voor de tekstuele en cijfermatige rapportage in de (delen van) programma’s die aan hem/haar zijn toegewezen.

2. De programmahouder/tekstcoördinator stuurt de schrijvers van de diverse paragrafen aan.

3. De programmahouder bespreekt de conceptrapportage van een programma met de verantwoordelijk portefeuillehouders.

1. De afdeling OPF is verantwoordelijk voor een effectief en efficiënt proces van bestuurlijke stukken.

2. De afdeling OPF benoemt een overall coördinator en een tekst coördinator voor dit proces.

3. De overall coördinator heeft de overall coördinatie van het proces.

4. De tekst coördinator voert de coördinatie op de op programmaniveau aangeleverde teksten.

1. Voor de administratieve organisatie van de facturenstroom wordt verwezen naar de beschrijvingen van de betreffende processen.

2. De facturen worden afgehandeld via een financieel systeem.

3. De afdeling OPF, team financiële administratie, legt de verschillende autorisaties in het financieel systeem vast.

4. De primair budgethouders zijn verantwoordelijk voor de juiste autorisaties en geven alle wijzigingen daarin zo snel mogelijk door aan de financiële administratie.

5. De financiële administratie controleert periodiek in het kader van rechtmatigheid of de aangegeven autorisaties nog actueel zijn.

1. De Regeling budgethouderschap 2010 van de gemeente Nieuwegein wordt ingetrokken.

2. Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2022.