Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van Oldenzaal

Geldend van 09-12-2021 t/m heden

Intitulé

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van Oldenzaal

Het college van burgemeester en wethouders van Oldenzaal;

gelet op de artikel 52 van de Gemeentewet;

besluit vast te stellen het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van Oldenzaal

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

  • a.

    de wet: de Gemeentewet;

  • b.

    reglement: dit reglement;

  • c.

    het college: het college van burgemeester en wethouders;

  • d.

    lid of leden: een lid of de leden van het college;

  • e.

    voorzitter: de burgemeester of degene die deze waarneemt/vervangt;

  • f.

    portefeuillehouder: het collegelid waaraan zaken als bedoeld in artikel 2, eerste lid, zijn toevertrouwd;

  • g.

    secretaris: de secretaris als bedoeld in artikel 100, eerste lid, van de wet.

Artikel 2 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

  • 1. Het college bepaalt ten aanzien van ieder van de leden welke zaken in het bijzonder ter voorbereiding en uitvoering aan deze zullen worden toevertrouwd.

  • 2. Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders.

  • 3. Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.

  • 4. Een lid dat verhinderd is diens werkzaamheden uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

Artikel 3 Dag en plaats van de vergaderingen

  • 1. Het college vergadert in de regel eenmaal per week op een dinsdag op een in onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.

  • 2. Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt deze onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op de gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

  • 3. De vergaderingen worden als regel in het stadhuis gehouden.

Artikel 4 Verhindering, vakantie

  • 1. Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft deze daarvan kennis aan de secretaris.

  • 2. Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft deze daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.

  • 3. Indien op voorhand bekend is dat in een bepaalde periode niet ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig zal zijn en het gewenst dan wel noodzakelijk wordt geacht dat er toch besluiten worden genomen, treft het college daartoe adequate maatregelen.

Artikel 5 Agenda

  • 1. Voor elke vergadering wordt, als regel tweemaal 24 uur van tevoren, door de secretaris aan de leden van het college een agenda met vergaderstukken toegezonden. De niet-toegezonden bijlagen etc. liggen voor de leden op een door de secretaris aangegeven plaats ter inzage.

  • 2. Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerst lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk acht uur voor de vergadering worden aangemeld bij de secretaris.

Artikel 6 Ambtelijke ondersteuning

  • 1. De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.

  • 2. Het college kan op voorstel van de secretaris bepalen dat bij zijn vergaderingen een ambtelijk medewerker aanwezig is, die zorg draagt voor de ondersteuning van de secretaris bij (de voorbereiding van) de collegevergaderingen.

Artikel 7 Deelneming derden aan de vergadering

Het college kan op voorstel van de voorzitter besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.

Artikel 8 Stemmingen

  • 1. Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

  • 2. Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.

  • 3.

    • a.

      Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

    • b.

      Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot.

    • c.

      Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

Artikel 9 Parafenbesluit

  • 1. Het nemen van een parafenbesluit is toegestaan, mits besluitvorming niet plaatsvindt zonder dat de mogelijkheid bestaat in een collegevergadering tot beraadslaging en besluitvorming over het te nemen besluit en tevens duidelijk is wanneer het besluit wordt genomen.

  • 2. Een parafenbesluit wordt geacht te zijn genomen nadat het laatste lid van het college diens paraaf met vermelding van het tijdstip heeft geplaatst.

Artikel 10 Verslag en besluitenlijst

  • 1. De secretaris draagt zorg voor een kort verslag en de besluitenlijst van de vergadering.

  • 2. Het verslag bevat ten minste:

    • a.

      de namen van de aan- en afwezige leden;

    • b.

      de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

    • c.

      een formulering van de door het college genomen besluiten (besluitenlijst).

  • 3. Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

  • 4. Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

  • 5. De besluitenlijst wordt ter kennisname van de raad gebracht, met inachtneming van het bepaalde in artikel 60, eerste en tweede lid, van de wet heeft bepaald.

  • 6. De besluitenlijst wordt zo spoedig mogelijk openbaar gemaakt, met inachtneming van het overigens bepaalde in artikel 60, derde lid, van de wet.

Artikel 11 Openbare vergadering

  • 1. Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden. De openbaarheid kan zowel een gedeelte van de vergadering als een gehele vergadering betreffen. Een besluit tot een openbare vergadering wordt bij unanimiteit genomen.

  • 2. De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 12 Overige bevoegdheden en verplichtingen

Dit reglement laat onverlet de elders vastgelegde bevoegdheden en verplichtingen.

Artikel 13 Uitleg reglement

In de gevallen waar dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van dit reglement, beslist het college op voorstel van de voorzitter.

Artikel 14 Intrekking oude regeling

Het Reglement van orde, zoals vastgesteld bij collegebesluit van 13 januari 1975, wordt ingetrokken.

Artikel 15 Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op de dag na die waarop het is vastgesteld.

Artikel 16 Citeertitel

Dit reglement kan worden aangehaald als Reglement vergaderingen en werkzaamheden college

Oldenzaal 2010.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college op 16 maart 2010,

de secretaris,

de burgemeester,

Toelichting behorende bij het Reglement vergaderingen en werkzaamheden college Oldenzaal 2010

(vastgesteld bij besluit van 16 maart 2010, reg.nr. INT-10-00185

_____________________________________________________________________________________

Algemeen

Ingevolge artikel 52 Gemeentewet stelt het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder werkzaamheden wordt blijkens de memorie van toelichting bij de nieuwe Gemeentewet (1994) onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten. Ook bijvoorbeeld de onderlinge vervanging tussen de wethouders behoort daartoe. De Wet dualisering gemeentebestuur (2002) geeft weinig wijzigingen die van invloed zijn op het reglement van orde en andere werkzaamheden van het college. Waar nodig wordt hier in de toelichting aandacht aan besteed.

Artikel 1Begripsomschrijvingen

In aanvulling op het VNG-model zijn er voor zover nodig begripsomschrijvingen opgenomen. Deze spreken voor zich.

Artikel 2Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerst vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt er op gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de mogelijkheid die in artikel 168 Gemeentewet geboden wordt (mandaat aan individuele leden van het college).

Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld. Door de Wet dualisering gemeentebestuur is het niet meer mogelijk een raadslid aan te wijzen als vervanger van een wethouder. De vervanging zal onderling geregeld moeten worden of, indien mogelijk gezien het aantal wethouders (artikel 36 Gemeentewet), door het (tijdelijk) aanstellen van een extra wethouder. Met het derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 Gemeentewet. Ter wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering. Het vierde lid is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten.

Artikel 3Dag en plaats van de vergaderingen

Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, eerst lid Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een algemeen flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt dat ook de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34 Gemeentewet), maar ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het eerst lid staat daaraan in de weg. Het tweede lid geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer.

De oproep op de gebruikelijke wijze kan ook zijn per e-mail.

Artikel 4Verhindering

Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt (artikel 56 Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.

In de afgelopen jaren is het voorgekomen dat door omstandigheden in de zomervakantieperiode het quorum afwezig was en het toch gewenst dan wel noodzakelijk was dat er besluiten werden genomen en de reguliere aan zowel de afzonderlijke collegeleden als de ambtelijke organisatie gemandateerde bevoegdheden onvoldoende waren. Er zijn toen telkenmale adequate maatregelen genomen voor die besluitvorming i.c. een tijdelijke uitbreiding van de aan de collegeleden gemandateerde bevoegdheden dat wil zeggen gelimiteerd en onder een aantal aanwijzingen. Met het derde lid is dit nu vastgelegd.

Artikel 5Agenda

De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 tot en met 105 van de Gemeentewet aangegeven. Op grond van artikel 103, tweede lid, Gemeentewet stelt het college in een instructie nadere regels over de taak en de bevoegdheden vast. In dit artikel 6 wordt aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda aan de collegeleden.

Tevens is kort aangegeven hoe zaken van spoedeisend belang worden geagendeerd. De secretaris zal al naar gelang de omstandigheden dienen af te wegen of ten aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de collegeleden of dat dit in de vergadering gebeurd.

Artikel 6 en 7Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergadering

Artikel 57 en 55 eerste lid Gemeentewet geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Deze Gemeentewetartikelen geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt.

Artikel 6 geeft allereerst de rol van de gemeentesecretaris weer.

Artikel 8Stemmingen

In de eerste plaats moet hier worden gewezen op artikel 56 Gemeentewet, dat een regeling bevat met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum ten aanzien van de vergaderingen van het college. Hoewel het ingevolge de Memorie van Toelichting bij dit artikel aan het college vrijstaat in het reglement van orde een zwaarder quorumvereiste te stellen, is hiervoor niet gekozen; het in de wet terzake opgenomen stelsel is daarmee onverkort van toepassing.

Ten aanzien van het stemmen wordt opgemerkt, dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd. Het is mogelijk om hier aansluiting te zoeken bij de bepalingen over stemmingen die in het reglement van orde voor de raad zijn opgenomen (in het model artikelen 28, 30, 31 en 32). Het is praktisch om regelingen zo veel mogelijk op elkaar af te stemmen. Wel is de regeling voor de raad erg uitgebreid. Hier is gekozen om alleen het meest noodzakelijke te regelen. Opvallend is dat in artikel 59 Gemeentewet artikel 31 niet van overeenkomstige toepassing is verklaard. Dat artikel bepaalt dat de stemming over het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen bij gesloten en ongetekende stembriefjes geschiedt. Verder is bepaald dat indien de stemmen over personen tot wie de keuze door een voordracht of herstemming is beperkt, staken, er in dezelfde vergadering een herstemming wordt gehouden. Staken de stemmen opnieuw, dan beslist het lot. Van de hierdoor geboden ruimte is in het reglement gebruikgemaakt. De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd indien één van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus of niet of mondeling gestemd.

Artikel 9Parafenbesluit

Indien gebruik wordt gemaakt van een zogenoemd parafenbesluit, een conceptbesluit dat door de leden van het college van parafen wordt voorzien waarna dit door het college als een definitief meerderheidsbesluit wordt beschouwd, is de uitspraak van de Raad van State van 16 juli 2003 van belang

(LJN-nr AH9850, zaaknr. 200200757/1). Doordat met een parafenbesluit in materiële zin besluitvorming buiten de collegevergadering plaatsvindt, dient dit bekend gemaakt te zijn hetzij op grond van het reglement van orde hetzij op grond van een bekend gemaakte vaste praktijk. Daarbij moet bepaald zijn dat in een collegevergadering de mogelijkheid bestaat tot beraadslaging en besluitvorming over het te nemen (parafen)besluit en moet tevens duidelijk zijn wanneer het besluit wordt genomen.

Artikel 10Verslag en besluitenlijst

Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de secretaris en de wijze waarop het verslag wordt vastgesteld. Als op grond van artikel 55 van de Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijk verslag moeten worden gemaakt. Dit zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven.

De Wet dualisering gemeentebestuur introduceert het begrip ‘besluitenlijst’. Hierdoor is de bepaling over de verslaglegging aangepast. Op grond van artikel 60 Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college de raad op de hoogte gesteld wil worden. In het vijfde lid is uitgewerkt hoe de besluitenlijst tot stand komt. Gekozen is voor een regeling waarbij de informatie over de besluitenlijst snel beschikbaar is en niet gewacht hoeft te worden totdat het verslag is vastgesteld. De openbaarmaking geschiedt op de in de gemeente gebruikelijke wijze.

Artikel 11Openbare vergadering

Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. Via artikel 9 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt het tweede lid van artikel 53 Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.

Artikel 12Overige bevoegdheden en verplichtingen

Hiermee wordt nog eens vastgelegd dat er ook nog elders bepalingen zijn waarmee rekening moet worden gehouden bij de toepassing van dit reglement en men zich niet louter kan baseren op hetgeen in dit reglement staat.

Artikel 13Uitleg reglement

Indien er over bepalingen in dit reglement onduidelijkheden ontstaan of indien een bepaling op meerdere manieren kan worden uitgelegd, beslist het college op voorstel van de voorzitter.

Artikel 14Intrekking oude regeling

Dit artikel behoeft geen nadere uitleg.

Artikel 15Inwerkingtreding

Dit artikel geeft aan wanneer dit reglement in werking treedt.

Artikel 16Citeertitel

Een (zo kort mogelijke) citeertitel is van belang bij het aanhalen van het reglement.