Inkoop- en aanbestedingsbeleid Vervoerregio Amsterdam

Geldend van 08-12-2021 t/m heden

Intitulé

Inkoop- en aanbestedingsbeleid Vervoerregio Amsterdam

INLEIDING

De Vervoerregio Amsterdam spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en aanbestedingspraktijk.

In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkoop bij de Vervoerregio Amsterdam plaatsvindt. De Vervoerregio Amsterdam leeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2). Aangezien Inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de Vervoerregio Amsterdam continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De doelstellingen van de Vervoerregio Amsterdam zijn hierbij leidend. Dit beleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de Vervoerregio Amsterdam.

Deze nota, het Inkoop en Aanbestedingsbeleid van de Vervoerregio Amsterdam, is het belangrijkste beleidsdocument op het gebied van inkoop en beschrijft de doelstellingen die Vervoerregio Amsterdam heeft bij het professioneel verwerven van de inkooppakketten. Daarnaast schetst deze nota de achtergronden die bij het bepalen en realiseren van de doelstellingen relevant zijn.

Daarnaast gaat de Vervoerregio Amsterdam bij het Inkopen van Werken, Leveringen of Diensten uit van:

  • 1.

    Juridische uitgangspunten: hoe gaat de Vervoerregio Amsterdam om met de relevante regelgeving? (zie verder hoofdstuk 3)

  • 2.

    Ethische en ideële uitgangspunten: hoe gaat de Vervoerregio Amsterdam om met de maatschappij en het milieu in haar inkoopproces? (Zie verder hoofdstuk 4)

  • 3.

    Economische uitgangspunten: hoe gaat de Vervoerregio Amsterdam om met de markt en Ondernemers? (Zie verder hoofdstuk 5)

  • 4.

    Organisatorische uitgangspunten: hoe koopt de Vervoerregio Amsterdam in? (Zie verder hoofdstuk 6)

1 DEFINITIES

In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:

Aanbesteden

De uitnodiging aan twee of meer ondernemers om deel te nemen aan een procedure, met als doel het doen van een aanbod (offerte) voor de uitvoering van een opdracht. Aanbesteden maakt dus onderdeel uit van het inkoopproces en heeft betrekking op de wijze waarop de inkoper de (externe) markt benadert en tot een afspraak met een of meerdere partijen komt;

Contractant

De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de Vervoerregio Amsterdam;

Diensten

Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet;

Vervoerregio Amsterdam

De Vervoerregio Amsterdam, statutair gevestigd op Jodenbreestraat 25 te Amsterdam;

Inkoop

De activiteiten die in de Vervoerregio Amsterdam moeten worden vervuld om alle goederen (zogenaamde leveringen), diensten of werken die noodzakelijk zijn voor de taken en verantwoordelijkheden die de Vervoerregio Amsterdam heeft, buiten de Vervoerregio Amsterdam te betrekken met de meeste maatschappelijke toegevoegde waarde tegen de meest aantrekkelijke voorwaarden;

Leveringen

Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet;

Offerte

Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek;

Offerteaanvraag

Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de Vervoerregio Amsterdam voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de

Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen 2014/25/EU en 2014/24/EU;

Ondernemer

Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’;

Subsidie

De aanspraak op financiële middelen, door een bestuursorgaan verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten (volgens de Algemene wet bestuursrecht (Awb));

Werken

Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet;

Team Inkoper

De Inkoper is namens de Vervoerregio Amsterdam verantwoordelijk voor het zo optimaal mogelijk verwerven en managen van een of meer inkooppakketten. Een Team Inkoper is geen functie maar een rol die wordt vervuld door een lid van het betreffende Team, dat verantwoordelijk is voor een betreffend inkooppakket;

2 DOELSTELLINGEN

De Vervoerregio Amsterdam wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:

  • a.

    Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.

    De Vervoerregio Amsterdam leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de Vervoerregio Amsterdam efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de Vervoerregio Amsterdam middelen staan centraal. De Vervoerregio Amsterdam houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor Ondernemers tot Vervoerregio Amsterdam opdrachten.

  • b.

    Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.

    Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen de Vervoerregio Amsterdam en de Contractant. De Vervoerregio Amsterdam spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.

  • c.

    Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijskwaliteit verhouding.

    Bij het Inkopen van Werken, Leveringen en Diensten kan de Vervoerregio Amsterdam ook interne en andere (externe) kosten betrekken in de afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol.

  • d.

    Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van de Vervoerregio Amsterdam

    Inkoop moet tenslotte ondersteunend zijn aan het gehele prestatieniveau van de Vervoerregio Amsterdam en daar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van Inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de doelstellingen van de Vervoerregio Amsterdam.

  • e.

    De Vervoerregio Amsterdam stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor Ondernemers voorop.

    Zowel de Vervoerregio Amsterdam als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De Vervoerregio Amsterdam verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan de Vervoerregio Amsterdam hiertoe digitaal Inkopen (en aanbesteden). De Vervoerregio Amsterdam maakt, waar mogelijk, gebruik van de uniforme ‘eigen verklaring’.

  • f.

    Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de Vervoerregio Amsterdam.

  • In het bijzonder sluit het beleid aan op het volgende Vervoerregio Amsterdam beleid:

    • 1.

      Het Werkplan (uitwerking van plannen per jaar voor de Vervoerregio)

    • 2.

      Het “Spoorboekje” (aansluiting op de P&C cyclus)

    • 3.

      De “Financiële regeling” (kaderstelling financiën en budgetten)

Veel van de doelstellingen van de Vervoerregio Amsterdam worden uiteindelijk gerealiseerd in samenwerking met andere partijen (b.v. wegbeheerders) die de daadwerkelijke inkoop en aanbestedingen uitvoeren. Op het moment dat de doelstellingen uit het Beleidskader Mobiliteit door de Vervoerregio Amsterdam zelf projectmatig worden uitgevoerd en aanbesteed is er sprake van inkoop door de Vervoerregio Amsterdam. Het beleid uit Beleidskader Mobiliteit zal dan betrokken worden op de manier waarop de inkoop en aanbestedingen in die projecten plaats vinden. Daarnaast vinden bij de projecten die binnen de Vervoerregio Amsterdam zelf uitgevoerd worden en beschreven staan in het werkplan inkoop plaats.

In het “Spoorboekje” en in de “Financiële regeling” staat o.a. beschreven hoe de P&C cyclus plaatsvindt, welke informatie op welke momenten nodig is en hoe de procedures gevolgd horen te worden met betrekking tot de drempelbedragen en te volgen inkoopproces inkoop. Dit wordt verder toegelicht in paragraaf 5.6. 

3 JURIDISCHE UITGANGSPUNTEN

3.1 ALGEMEEN JURIDISCH KADER

De Vervoerregio Amsterdam leeft de relevante wet- en regelgeving na.

Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de Vervoerregio restrictief worden uitgelegd (gemotiveerd) en toegepast om te voorkomen dat van deze wet- en regelgeving wordt afgeweken. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

  • De Aanbestedingswet:

    Dit nieuwe wettelijke kader implementeert de Europese Richtlijnen 2014/23/EU, 2014/24/EU en 2014/25/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’) en Richtlijn 2007/66/EG (‘Rechtsbeschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.

  • Europese wet- en regelgeving:

    Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese commissie.

  • Burgerlijk Wetboek:

    Het wettelijke kader voor overeenkomsten.

3.2 UNIFORME DOCUMENTEN

De Vervoerregio Amsterdam streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De Vervoerregio Amsterdam past bij de betreffende Inkoop in ieder geval toe:

  • Aanbestedingsreglement werken 2016 (‘ARW 2016’ laatste versie)

  • Richtsnoeren Leveringen en Diensten van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie;

  • Uniforme klachtenregeling van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie;

  • Algemene Inkoopvoorwaarden/ standaardovereenkomst Vervoerregio Amsterdam voor Diensten, Leveringen en Werken

  • Gids Proportionaliteit

3.3 ALGEMENE BEGINSELEN BIJ INKOOP

  • a.

    Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

    De Vervoerregio Amsterdam neemt bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

    • b.

      Gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

    • c.

      Non-discriminatie: Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.

    • d.

      Transparantie: De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.

    • e.

      Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De Vervoerregio Amsterdam past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.

    • f.

      Wederzijdse erkenning: Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de Vervoerregio Amsterdam.

  • b.

    Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

    De Vervoerregio Amsterdam neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

3.4 GRENSOVERSCHRIJDEND BELANG

Voorafgaand aan Inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past de Vervoerregio Amsterdam de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe.

Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde Ondernemers interesse hebben of kunnen hebben.

Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse. Of een overheidsopdracht of een Concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd. Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal de Vervoerregio Amsterdam een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal de Vervoerregio Amsterdam op haar website plaatsen en/of in andere gebruikelijke platforms, zoals dagbladen.

3.5 MANDAAT EN VOLMACHT

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmacht regeling van de Vervoerregio Amsterdam. De Vervoerregio Amsterdam wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

3.6 AFWIJKINGSBEVOEGDHEID

Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het Dagelijks Bestuur van de Vervoerregio Amsterdam en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving toegestaan is.

4 ETHISCHE EN IDEËLE UITGANGSPUNTEN

4.1 INTEGRITEIT

  • a.

    De Vervoerregio Amsterdam stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.

    De Vervoerregio Amsterdam heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde NEVI gedragscode (versie van 2012) en algemene normen en wetgeving. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

  • b.

    De Vervoerregio Amsterdam contracteert enkel met integere Ondernemers

    De Vervoerregio Amsterdam wil enkel zakendoen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’1.

4.2 DUURZAAM INKOPEN

  • a.

    Bij Inkopen neemt de Vervoerregio Amsterdam duurzaamheids- en milieu/omgevingsaspecten in acht.

    De Vervoerregio Amsterdam heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. De Vervoerregio Amsterdam streeft ernaar om waar mogelijk duurzaam in te kopen. Duurzaam Inkopen is het meenemen van sociale en milieuaspecten in het inkoopproces. Dit komt o.a. tot uitdrukking door het volgende:

    • Bij de product- en marktanalyse inventariseert de Vervoerregio Amsterdam welke Werken, Leveringen of Diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden.

    • In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst worden duurzaamheidscriteria opgenomen.

    • De Vervoerregio Amsterdam kan kiezen om digitaal in te kopen (E-procurement, gebruik van e-mail etc.).

    • De Vervoerregio Amsterdam zal de aangeboden duurzame oplossingen monitoren. Op deze wijze kan zij een duurzame oplossing inbedden in de eigen organisatie van de Vervoerregio Amsterdam en haar werkwijze.

  • Met betrekking tot een aantal ‘productgroepen’ zijn door de Overheid zogenaamde ‘duurzaamheidscriteria’ opgesteld. Het CROW (nationaal kennisplatform voor infrastructuur, verkeer, vervoer en openbare ruimte) heeft bijvoorbeeld de duurzaamheidscriteria die betrekking hebben op de GWW-sector geschikt gemaakt voor toepassing in RAW-bestekken door middel van het opstellen van de ‘RAW-Catalogus Bepalingen –Duurzaam Inkopen’.

  • b.

    Social Return; Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats.

    Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsintegratie, arbeidsomstandigheden en – indien passend – Social Return. Social Return houdt in dat er sociale voorwaarden, eisen en wensen in een inkoop- of aanbestedingstraject worden opgenomen, en heeft als doel een bijdrage te leveren aan het vergroten van de arbeidsparticipatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Leveranciers kunnen op deze manier een bijdrage leveren aan de werkgelegenheid binnen de Vervoerregio Amsterdam, waardoor dit, naast het “gewone” rendement, ook een concreet sociaal rendement oplevert.

    Per inkoop en aanbesteding wordt gekeken of Social Return mogelijk is en kan worden toegepast, rekening houdend met proportionaliteit en rechtmatigheid; dit geldt voor zowel onder als boven de drempel voor Europese aanbestedingen. Wanneer dit niet mogelijk is wordt dit gemotiveerd. In 2015 heeft de Vervoerregio Amsterdam besloten dat wanneer social retrun van toepassing is het Bureau Social Return van de Gemeente Amsterdam zal worden ingeschakeld. De kwaliteitseisen bij de uitvoering van in- of aanbestede werkzaamheden blijven gehandhaafd.

    Daarnaast worden Werken, Leveringen en/of Diensten geweerd die o.a. onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen.

4.3 INNOVATIE

De Vervoerregio Amsterdam moedigt – daar waar mogelijk – innovatiegericht Inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht Inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de Vervoerregio Amsterdam ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.

5 ECONOMISCHE UITGANGSPUNTEN

5.1 PRODUCT- EN MARKTANALYSE

Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

De Vervoerregio Amsterdam acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsulatie met Ondernemers kan hier onderdeel van uitmaken.

5.2 ONAFHANKELIJKHEID EN KEUZE VOOR DE ONDERNEMERSRELATIE

  • a.

    De Vervoerregio Amsterdam acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk.

    De Vervoerregio Amsterdam streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De Vervoerregio Amsterdam moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

  • b.

    De Vervoerregio Amsterdam kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.

    Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de Vervoerregio Amsterdam door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.

  • c.

    Met inachtneming van bovenstaande uitgangspunten en regelgeving

    De Vervoerregio Amsterdam respecteert het opgebouwde vertrouwen met bestaande leveranciers, in die zin dat zij worden uitgenodigd om mee te dingen naar voor hen relevante opdrachten.

5.3 LOKALE ECONOMIE EN MKB

  • a.

    De Vervoerregio Amsterdam heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt.

    In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de Vervoerregio Amsterdam moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen.De Vervoerregio Amsterdam heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB).

  • b.

    De Vervoerregio Amsterdam heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB).

    Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De Vervoerregio Amsterdam houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de Vervoerregio Amsterdam doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

5.4 SAMENWERKINGSVERBANDEN

De Vervoerregio Amsterdam hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere plusregio’s of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking of Inkoop van human resources (zie verder hoofdstuk 7). Daar waar er kansen en mogelijkheden zijn voor de Vervoerregio Amsterdam, zal er met de partijen in de regio worden aanbesteed. Per aanbesteding wordt dan door middel van een marktanalyse onderzocht of gezamenlijk aanbesteden tot de mogelijkheden behoort.

5.5 BEPALEN VAN DE INKOOPPROCEDURE

De Vervoerregio Amsterdam hanteert als uitgangspunt dat alle opdrachten met optimale marktwerking worden aanbesteed. Indien de waarde en inhoud van de opdracht, de marktsituatie of bedrijfsmatige of maatschappelijke belangen daartoe aanleiding geven, kan eventueel worden volstaan met onderhandse of enkelvoudige aanbestedingsvormen.

De keuze voor de aanbestedingsprocedure dient te worden gemaakt en gemotiveerd, onder andere via de inkoopstrategie, aan de hand van de beginselen van objectiviteit en proportionaliteit. De motivatie wordt door het Team in het aanbestedingsdossier gedocumenteerd (via een startformulier).

Bij de keuze voor een aanbestedingsprocedure spelen in ieder geval de volgende aspecten een rol:

  • De omvang van de opdracht

  • Het marktsegment

  • Transactiekosten voor de aanbestedende dienst en de inschrijver

  • Aantal potentiële inschrijvers

  • Het gewenste eindresultaat

  • De complexiteit van de opdracht

  • Het type van de opdracht en het karakter van de markt

  • Passende mate van openbaarheid

  • Het grensoverschrijdend belang van de opdracht

  • Andere politiek bestuurlijke of inkoop technische afwegingen

  • Samenhang met al verstrekte opdrachten

  • Lengte van levertijden

De keuze moet beargumenteerd worden. De gekozen aanbestedingsprocedure dient daarna uiteraard objectief, transparant en niet-discriminerend te worden ingericht en uitgevoerd.

5.6 DREMPELBEDRAGEN

De Vervoerregio Amsterdam zal - met inachtneming van de Gids Proportionaliteit- bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij het type Inkoop en het karakter van de markt waarin de Ondernemers opereren. In dat laatste geval kan de Vervoerregio Amsterdam ook kiezen voor een andere procedure, aangezien het voor bepaalde Inkopen niet te kwantificeren is in een vast bedrag.

 

Werken

Diensten/Leveringen

Vrij

Tot € 50. 000,-

Tot € 1.000

Enkelvoudig

Tot € 1.500.000,-

Tot € 50.000,-

Meervoudig

Tussen € 1.500.000,- en Europees drempelbedrag2

Tussen € 50.000,- en Europees drempelbedrag3

Nationaal

Tussen € 1.500.000,- en Europees drempelbedrag

Tussen € 50.000,- en Europees drempelbedrag

Europees

Vanaf Europees drempelbedrag

Vanaf Europees drempelbedrag

Tabel 1 Bedragen zijn exclusief BTW

Onder de (Europese) drempelbedragen kan de Vervoerregio Amsterdam nationaal aanbesteden. De Vervoerregio Amsterdam zal voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen.

5.7 RAMING EN FINANCIËLE BUDGET

Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De Vervoerregio Amsterdam wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

5.8 EERLIJKE MEDEDINGING EN COMMERCIËLE BELANGEN

De Vervoerregio Amsterdam bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de Vervoerregio Amsterdam een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De Vervoerregio Amsterdam wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

5.9 EXTERNE INHUUR

De Vervoerregio Amsterdam hanteert een maximaal uurtarief van €125,- exclusief btw voor in te huren personen. Het Directieteam (DT) van de Vervoerregio Amsterdam beschikt over de bevoegdheid om gemotiveerd te besluiten tot afwijking op dit tarief tot maximaal €150,- exclusief btw. Indien een opdrachtgever wil afwijken op het maximum van €150,- exclusief btw dient het DB daartoe (gemotiveerd) toestemming geven. Conform de mandaatregeling van de Vervoerregio Amsterdam beschikt het DT over de bevoegdheid tot opdrachtverlening bij opdrachten met een waarde tot de Europese aanbestedingsgrens voor diensten. Bij een opdrachtwaarde die de Europese aanbestedingsgrens overschrijdt, is het DB bevoegd te besluiten tot opdrachtverlening.

Max uurtarief

Max opdrachtwaarde

Bevoegdheid

€0 – €125,- excl btw

Tot het Europese drempelbedrag voor diensten

Budgethouder

€125 - €150,- excl btw

Tot het Europese drempelbedrag voor diensten

Directieteam (gemotiveerd)

> €150,- excl btw

Boven het Europese drempelbedrag voor diensten

Dagelijks Bestuur (gemotiveerd)

Op 30 juni 2020 heeft het college van B&W van de gemeente Amsterdam het Protocol Externe Inzet vastgesteld. Hierin staan gemeente-brede regels over het invullen van vacatures en de inzet van externe inzet via inhuur. Doel is om de interne en externe capaciteit op een effectieve en efficiënte wijze in te zetten. Dit protocol heeft aanvullende werking op het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de Vervoerregio Amsterdam.

6 ORGANISATORISCHE UITGANGSPUNTEN

6.1 INKOOPPROCES

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject:

stap

fase inkoopproces

toelichting

1

Voortraject

  • Bepalen van inkoopbehoefte

  • Bepalen van het aanbod (bijv. product- en marktanalyse)

  • Raming en bepalen van het financiële budget

  • Keuze Offerteaanvraag

  • Formuleren van Inkoopstrategie

  • Vastleggen met Inkoopstartformulier

2

Specificeren

  • Opstellen van eisen en wensen

  • Omschrijven van de opdracht

  • Opstellen Offerteaanvraag

3

Selecteren

  • Eventuele voorselectie geïnteresseerde Ondernemers

  • Bekendmaking opdracht via verzenden van de Offerteaanvraag, de website of TenderNed

  • Offertes evalueren

  • Nader onderhandelen (indien mogelijk op grond van de geldende wet- en regelgeving)

  • Gunning aan winnende Ondernemer

4

Contracteren

  • Tekenen (raam) overeenkomst met (winnende) Contractant

  • Registreren getekende overeenkomst

  • Informeren afgewezen Ondernemers

5

Bestellen

  • Uitvoeren van de opdracht Specifiek maken van de opdracht (Bestelopdracht)

  • Eventueel met het doen van bestellingen

6

Bewaken

  • Bewaken termijnen

  • Controleren nakoming afgesproken prestaties

  • Tijdige betaling facturen

7

Nazorg

  • Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen of looptijd

  • Evalueren overeenkomst met Contractant

6.2 AANBESTEDEN

Aanbesteden heeft betrekking op twee fasen van de (tactische) inkoop; selecteren en contracteren.

Het gaat daarbij met name om de vraag hoe een opdracht in de markt wordt gezet. Met andere woorden: welke procedure is van toepassing, zijn uitzonderingen mogelijk, welke reglementen zijn van toepassing, hoe selecteer ik een opdrachtnemer.

Het specifieke karakter van aanbesteden is gelegen in de volgende elementen:

Op basis van interne (grotendeels aan het zicht van derden onttrokken) besluitvorming, vindt een selectie plaats vanuit de externe markt, waarbij specifieke wet- en regelgeving van toepassing is, bedoeld om een open en eerlijke marktwerking te bewerkstelligen. Deze elementen brengen met zich mee dat het selectieproces een zodanig groot afbreukrisico kent, dat specifieke aanbestedingsinstructies noodzakelijk zijn.

Waar dit beleid zich richt op de fase aanbesteden, vindt zij haar beslag voornamelijk in de fase specificeren. De keuzes gemaakt in deze fase bepalen voor een groot deel de kosten en baten in de latere fasen van het inkoopproces. Tijdens het specificeren worden alle voorbereidingen getroffen om de aanbesteding te kunnen doorlopen, partijen te selecteren en te contracteren, evenals de bestelling te kunnen doen, de naleving van de overeenkomst te bewaken en de nazorg te geven die benodigd is.

In de fase specificeren kan de aanbestedende dienst invulling geven aan de verschillende onderwerpen in deze notitie. Hierbij staan de aanbestedende dienst de volgende instrumenten ter beschikking:

  • -

    De keuze voor de aanbestedingsprocedure en de inrichting daarvan

  • -

    Het programma van eisen van de dienst, levering of het werk

  • -

    Geschiktheid- en selectiecriteria aan de aanbieder

  • -

    Gunningcriteria in relatie tot de aanbieding

  • -

    Algemeen administratieve of juridische bepalingen van de overeenkomst

Het is de taak voor de inkoopspecialist om op een passende manier invulling te geven aan deze nota.

6.3 DE INRICHTING VAN DE INKOOPFUNCTIE

De Vervoerregio Amsterdam is een organisatie in beweging. Zowel qua beleid als qua bedrijfsvoering en de inkoopfunctie.

De Inkoop van Vervoerregio Amsterdam, onderdeel van Team Bedrijfsvoering, is verantwoordelijk voor het stellen van kaders, de vertaalslag van het beleid van de Vervoerregio Amsterdam naar de toepassing daarvan in de inkoopactiviteiten, de inkoop-controlfunctie en de ondersteuning van de inkopers (op teamniveau) bij de inrichting van de inkoopfunctie. Inkoop buigt zich over beleidsonderwerpen met betrekking tot de inkoopfunctie. Inkoop werkt voor het inhoudelijk vormgeven van de inkoopfunctie van Vervoerregio Amsterdam.

De inkoper op teamniveau dragen een eigen inkoopverantwoordelijkheid in het verlengde van hun takenpakket. Deze inkopers treden naar buiten toe als onderdeel van één entiteit; de Vervoerregio Amsterdam. Deze inkopers zetten dus namens Vervoerregio Amsterdam, de aanbestedende dienst, inkooptrajecten in de markt. (Zie in bijlage het inkooporganigram)

6.4 PROFESSIONEEL OPDRACHTGEVERSCHAP

De inkoopfunctie van de Vervoerregio Amsterdam is een functie die ten dienste staat van de organisatie en de belangen van de Vervoerregio Amsterdam. Niet inkoop maar opdrachtgevers bepalen wat er ingekocht moet worden op basis van hun eisen en wensen. Opdrachtgevers (procuratiehouders) tekenen de overeenkomsten met leveranciers, inkoop faciliteert het proces. Bestuurlijk is dit op eenzelfde manier vormgegeven. De portefeuillehouder Inkoop is in het Dagelijks Bestuur verantwoordelijk voor de inrichting en werking van de inkoopfunctie.

Om de samenhang tussen opdracht gevende en inkopende rol beter te borgen, is een Vervoerregio Amsterdam breed implementatieplan opgesteld.

Aanbestedingsbeleid en Professioneel Opdrachtgeverschap, heeft als doel te zorgen dat Vervoerregio Amsterdam in alle contacten met marktpartijen, van voorbereiding tot benutting, als opdrachtgever, als inkoper en als afnemer/gebruiker van een werk, dienst of levering, professioneel handelt en maximale maatschappelijke toegevoegde waarde tegen optimale voorwaarden weet te realiseren.

6.5 ELEKTRONISCH AANBESTEDEN

De Vervoerregio Amsterdam besteedt vele opdrachten digitaal aan via de module van TenderNed of via private aanbestedingsplatforms die actief een koppeling hebben met TenderNed om zo de verplichte publicaties te verzorgen. De interne werkprocedures voor het doen van aanbestedingen, worden nader uitgewerkt om conform wetgeving te voldoen aan de richtlijn voor elektronisch aanbesteden.

De Vervoerregio Amsterdam wil naast de wettelijke verplichting steeds meer via digitale kanalen informatie uitwisselen. Dit geldt voor aanbesteden, maar ook voor digitaal factureren en het inrichten van digitale bestelkanalen. In specifieke aanbestedingen zal de Vervoerregio Amsterdam in de aanbestedingsdocumenten vooraf aangeven welke eisen en wensen de Vervoerregio Amsterdam heeft.

7 INHOUDELIJKE RICHTLIJNEN

7.1 UITSLUITINGSGRONDEN, GESCHIKTHEID- EN SELECTIECRITERIA

Uitsluitingsgronden, geschiktheid- en /of selectiecriteria worden van opdracht tot opdracht bepaald, naast andere criteria die rechtstreeks volgen uit de aan te besteden opdracht. Geschiktheid- en/of selectiecriteria kunnen een afgeleide zijn van diverse beleidsdoelstellingen, zoals duurzaam inkopen en social return.

7.2 GUNNINGCRITERIA

Gunning is, zowel volgens de Europese Richtlijnen als volgens het nationale recht, mogelijk op basis van het criterium ‘economisch meest voordelige inschrijving’ (EMVI).

EMVI is een overkoepelende term voor de drie gunningscriteria:

  • laagste prijs

  • laagste kosten, op basis van kosteneffectiviteit (zoals levenscycluskosten)

  • beste prijs-/kwaliteitverhouding

Het wettelijke uitgangspunt is dat wordt gegund op beste prijs–/ kwaliteitverhouding. Indien wordt gekozen voor een gunning op laagste prijs, dan dient dit te worden gemotiveerd. Bij gunning op laagste kosten hoeft dit niet.

Voor de Vervoerregio Amsterdam is gunning op beste prijs-/kwaliteitverhouding het uitgangspunt. Los van wettelijke voorschriften, past dit ook bij de doelstelling van de Vervoerregio Amsterdam om bij inkopen en aanbesteden te streven naar een optimale verhouding tussen van belang zijnde aspecten als prijs, kwaliteit en duurzaamheid. De Vervoerregio Amsterdam heeft grote ambities op het gebied van duurzaamheid en milieu. In sommige gevallen kunnen deze onderwerpen aanleiding geven om te gunnen op laagste kosten.

7.3 INTEGRITEITSTOETS ONDERNEMER

Integriteit staat binnen de Vervoerregio Amsterdam hoog op de (politieke) agenda. Het gaat hierbij niet alleen om het eigen handelen, maar ook om het handelen van partijen waarmee de Vervoerregio Amsterdam overeenkomsten aangaat of transacties verricht. Voorkomen moet worden dat de Vervoerregio Amsterdam onnodig zakendoet of blijft doen met niet-integere partijen of deze anderszins faciliteert. Hierdoor kan immers de integriteit van de Vervoerregio Amsterdam zelf geraakt worden. Om dit te ondervangen, kan de Vervoerregio Amsterdam een partij met wie zij zaken zal doen, screenen. Het gaat daarbij niet alleen om integer zijn bij de aanvang van een aanbesteding, maar ook om integer blijven tijdens de uitvoering van de overeenkomsten. In elke overeenkomst wordt integriteitsclausule opgenomen. Bij indicaties van integriteitsrisico’s, zal de screening worden overgedragen aan de Screeningsunit. Ultiem kan er, binnen de bij de aanbesteding benoemde Bibob-sectoren, een Bibob-advies bij het Landelijk Bureau Bibob worden aangevraagd.

De uitkomsten van de screening of het Bibob-advies kunnen ertoe leiden dat een marktpartij wordt uitgesloten op basis van de verplichte en/of facultatieve uitsluitingsgronden dat extra bewakingsmaatregelen in de overeenkomst worden opgenomen of dat een bestaande overeenkomst wordt ontbonden.

7.4 VERKLARING RECHTMATIGHEID/REGELMATIGHEID AANBIEDING

Bij Europese aanbestedingen voor diensten en leveringen, verlangt de Vervoerregio Amsterdam een zogenaamde ‘Verklaring regelmatigheid aanbieding’ ondertekend door een bevoegd bestuurder van de inschrijver.

Bij aanbesteding van werken, onder toepassing van het ARW 2016, dient de ‘Verklaring bestuurder omtrent rechtmatigheid inschrijving (Model-K-Verklaring)’ te worden gehanteerd. Dit moet door de aanbestedende dienst expliciet in de aanbestedingsdocumenten/contracten worden vermeld.

7.5 VASTLEGGEN, PRESTATIEMETEN EN EVALUEREN VAN OVEREENKOMSTEN

De Vervoerregio Amsterdam kent voor het vastleggen van haar contractuele verplichtingen een intern Vervoerregio Amsterdam breed overeenkomstenregister. Na afronding van het inkooptraject, worden overeenkomsten door de inkoopspecialisten in het overeenkomstenregister, conform interne richtlijnen, vastgelegd. In het overeenkomstenregister wordt ook commerciële informatie van leveranciers vastgelegd zoals tarieven.

Om actief op het gebruik van overeenkomsten te sturen, hanteert de Vervoerregio Amsterdam in een aantal nader benoemde overeenkomsten prestatiemeten. Dit staat vermeld in de aanbestedingsstukken. Bij prestatiemeten wordt houding en gedrag en de samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer op een systematische manier gemonitord en vastgelegd. Deze informatie kan tevens gebruikt worden bij het uitnodigen van partijen bij onderhandse aanbestedingen en wordt gedeeld met andere overheidsorganisaties die meedoen aan prestatiemeten.

Een aantal type overeenkomsten wordt door de Vervoerregio Amsterdam geëvalueerd. Het doel van de evaluatie is om zowel gedurende de looptijd als aan het einde van de overeenkomst de ervaringen zoals opgedaan gedurende de looptijd vast te leggen, mogelijke verbeteringen door te voeren en inzichten eventueel mee te nemen in een nieuw inkooptraject. Ook deze evaluaties worden vastgelegd in het overeenkomstenregister van de Vervoerregio Amsterdam. Als er sprake is van evaluatie of prestatiemeten, wordt dit in de desbetreffende uitvraag vermeld en gaat de (potentiële) leverancier door ondertekening van zijn offerte of het Uniform Europees Aanbestedingsdocument, akkoord met registratie en gebruik van deze gegevens.

Vastgesteld op 28 oktober 2021.

Ondertekening


Noot
1

De integriteittoets is in paragraaf 7.3 verder uitgewerkt.

Noot
2

Voor 2022 bedraagt het Europees drempelbedrag voor Werken € 5.382.000,-.

Noot
3

Voor 2022 bedraagt het Europees drempelbedrag voor Diensten en Leveringen € 215.000,-.