Handreiking informatievoorziening (afspraken tussen algemeen bestuur, dagelijks bestuur en watergraaf over de informatievoorziening aan het algemeen bestuur)

Inleiding

Het algemeen bestuur heeft een volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol binnen het waterschap. Het dagelijks bestuur en de watergraaf zijn belast met het dagelijks bestuur van het waterschap.

Om het algemeen bestuur in de gelegenheid te stellen zijn controlerende rol waar te maken, moet het algemeen bestuur tijdig over voldoende en de juiste informatie kunnen beschikken. Informatie die door het dagelijks bestuur en de watergraaf moet worden verstrekt.

Op verzoek van het algemeen bestuur wordt in deze handreiking vastgelegd hoe het dagelijks bestuur en de watergraaf het algemeen bestuur van informatie voorzien over het door hen gevoerde bestuur.

Juridisch kader

Het juridisch kader voor wat betreft de informatievoorziening van het dagelijks bestuur en de watergraaf aan het algemeen bestuur wordt in eerste instantie gevormd door de artikelen 89 respectievelijk 97 van de Waterschapswet.

De strekking van beide artikelen is hetzelfde:

• -

  Er is verantwoording verschuldigd aan het algemeen bestuur voor het gevoerde bestuur.

• -

  Er wordt mondeling of schriftelijk de gevraagde inlichtingen verstrekt voor zover er geen strijd is met het openbaar belang.

De watergraaf heeft als bestuursorgaan een zelfstandige verantwoordelijkheid voor het afleggen van verantwoording over het door hem gevoerde bestuur. Deze verantwoordingsplicht staat naast zijn verantwoordingsplicht als lid van het dagelijks bestuur.

Voorbeelden van de zelfstandige verantwoordelijkheid van de voorzitter zijn: het treffen van maatregelen ten tijde van calamiteiten, het bevorderen van de bestuurlijke integriteit en het zijn van voorzitter van het dagelijks én algemeen bestuur.

In vergelijking met de Gemeentewet (artikelen 169 en 180) of Provinciewet (artikelen 167 en 179) is de verplichting in de Waterschapswet minder actief geformuleerd. 1

Er wordt gesproken over het afleggen van verantwoording en het vragen om inlichtingen door (de leden van) het algemeen bestuur.

In het Delegatiebesluit, waarin het algemeen bestuur bevoegdheden delegeert aan het dagelijks bestuur, is vastgelegd dat het dagelijks bestuur het algemeen bestuur inlichtingen verschaft over de uitoefening van de gedelegeerde bevoegdheden.

Op grond van artikel 8 van de Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur zo spoedig mogelijk indien de realisatie van het beleid in betekenende mate afwijkt van wat in de begroting is opgenomen.

Deze twee verplichtingen zijn actief geformuleerd. Het initiatief tot informatievoorziening ligt in beide gevallen bij het dagelijks bestuur.

Verzoeken om informatie algemeen bestuur (passieve informatieplicht)

Voor het krijgen van informatie kunnen de leden van het algemeen bestuur allereerst zelf om informatie verzoeken, de zogenaamde passieve informatieplicht.2 Dit kan door het stellen van schriftelijke of mondelinge vragen conform het geldende Reglement van Orde.

Actieve informatievoorziening

Reguliere informatievoorziening

Het algemeen bestuur wordt regulier door het dagelijks bestuur en de watergraaf actief geïnformeerd.

Dit betreft in eerste instantie de informatievoorziening vanuit de Planning & Control cyclus, waarvoor de artikelen 100 (tijdig aanbieden ontwerpbegroting) en 103 (het afleggen van verantwoording over het gevoerde bestuur door middel van de jaarrekening en jaarverslag) van de Waterschapswet de basis vormen.

In het verlengde hiervan regelt de Wet gemeenschappelijke regelingen dat het algemeen bestuur op vergelijkbare wijze geïnformeerd wordt over de gemeenschappelijke regelingen waaraan het waterschap deelneemt.

Het dagelijks bestuur verstrekt daarnaast wekelijks een weekbericht aan het algemeen bestuur met daarin de besluitenlijst van de vergaderingen van het dagelijks bestuur, een overzicht van Vechtstromen in de media, mededelingen vanuit de interne organisatie van Vechtstromen van toepassing op het algemeen bestuur en uitnodigingen voor bijeenkomsten waar ook de leden van het algemeen bestuur welkom zijn.

In het Protocol grote projecten is een werkwijze afgesproken rondom zogenaamde grote projecten. Hier valt ook de informatievoorziening over deze grote projecten onder.

Incidentele informatievoorziening

In sommige gevallen is de urgentie, het belang of het gewicht van het onderwerp zodanig dat het niet geschikt is om mee te nemen in de reguliere informatievoorziening, maar hier apart aandacht aan te schenken. Het algemeen bestuur wordt hierover dan apart (incidenteel) geïnformeerd.

Het dagelijks bestuur en de watergraaf, ieder vanuit zijn eigen verantwoordelijkheid, informeren het algemeen bestuur in ieder geval tussentijds en direct in de volgende gevallen.

• 1.

  Bij onderwerpen die bestuurlijk complex zijn, wat wil zeggen:

  • -

    ingrijpende besluitvorming vraagt;

  • -

    een groot aantal betrokken actoren kent;

  • -

    veel belanghebbenden raakt;

• 2.

  Bij onderwerpen die consequenties hebben, wat betreft:

  • -

    bestaande beleidskaders;

  • -

    maatschappelijke aandacht;

  • -

    publiciteitsgevoelige media-aandacht;

  • -

    afgesproken planningen;

• 3.

  Bij onderwerpen die voor het waterschap relevante veranderingen tot gevolg hebben:

  • -

    bestuurlijk;

  • -

    financieel;

  • -

    juridisch;

  • -

    organisatorisch;

• 4.

  Bij onderwerpen die risico’s kennen doordat:

  • -

    het politiek gevoelig is;

  • -

    het kan leiden tot een conflict met andere overheden of belangenorganisaties;

  • -

    het de integriteit van het bestuur raakt.

De informatie wordt mondeling, schriftelijk, digitaal of fysiek verstrekt en daarvoor zijn verschillende mogelijkheden:

• •

  tijdens informatiebijeenkomsten, webinars of masterclasses;

• •

  door mededelingen in formele en informele bijeenkomsten van het algemeen bestuur, of in commissies;

• •

  via een brief of memo;

• •

  via e-mail;

• •

  via iBabs;

• •

  via persberichten die gelijktijdig aan het algemeen bestuur en de pers worden verstuurd.

De informatie wordt zo spoedig als mogelijk verstrekt nadat het dagelijks bestuur of de watergraaf kennis heeft genomen, zich een beeld heeft kunnen vormen dan wel een beslissing heeft genomen van de te verstrekken informatie.

Het algemeen bestuur wordt op korte, bondige wijze en op hoofdlijnen geïnformeerd. Het dagelijks bestuur en de watergraaf geven daarbij eventueel aan welke achterliggende stukken bestaan en waar deze ter inzage liggen dan wel te verkrijgen zijn.

De informatie wordt verstrekt aan de leden van het algemeen bestuur en de fractie-ondersteuners.

Informatie wordt verstrekt voor zover het verstrekken daarvan niet in strijd is met het openbaar belang (artikel 89, lid 2, en artikel 97, lid 2, van de Waterschapswet) en onverminderd de mogelijkheid om op grond van artikel 37 van de Waterschapswet geheimhouding op te leggen of informatie als vertrouwelijk te duiden.