nr 01.15 Organisatie- en Beheersverordening gemeente Zevenaar 2000

Artikel 3

• 1. De bestuursdienst bestaat uit drie sectoren en drie stafafdelingen, te weten:

  • -

    de sector Welzijn (WE);

  • -

    de sector Grondgebied (GG);

  • -

    de sector Financiën en Control (FenC);

  • -

    de stafafdeling Bestuurs- en Burgerzaken (BBZ);

  • -

    de stafafdeling Interne Zaken (IZ);

  • -

    de stafafdeling Personeel en Organisatie (PenO);

• 2. Burgemeester en wethouders kunnen op voorstel van c.q. gehoord de betreffende sectordirecteur en de gemeentesecretaris de sectoren nader indelen in afdelingen en de afdelingen en stafafdelingen in bureaus. Zij kunnen voorts stafbureaus en/of staffuncties instellen. Zij regelen alsdan de taaktoedeling per afdeling of bureau.

• 3. Burgemeester en wethouders zijn belast met het algemeen beheer van de bestuursdienst. Met inachtneming van het bepaalde in artikel 9 van deze verordening is het dagelijks beheer en de leiding van iedere sector opgedragen aan de sectordirecteur. Het dagelijks beheer van de stafafdelingen berust bij de gemeentesecretaris, terwijl de leiding bij het afdelingshoofd berust.

• 4. Burgemeester en wethouders benoemen de sectordirecteuren en de hoofden van de stafafdelingen, gehoord de gemeentesecretaris en regelen de vervanging van elke sectordirecteur op diens aanbeveling.

• 5. Burgemeester en wethouders benoemen de afdelingshoofden op aanbeveling van de sectordirecte u ren en gehoord de gemeentesecretaris.

• 6. Burgemeester en wethouders stellen de personeelsformatie per sector of stafafdeling vast.

• 7. Burgemeester en wethouders kunnen ambtenaren van de bestuursdienst belasten met bijzondere taken. Zij kunnen voor die ambtenaren een instructie, nadere richtlijn of taakbeschrijving vaststellen. Zodanige instructie, nadere richtlijn of taakbeschrijving wordt - voor zover deze verordening daarin niet voorziet - in ieder geval vastgesteld voor ambtenaren, belast met interne controle werkzaamheden, voor de controlfunctie en voor de wijkbeheerders.

Artikel 5

• 1. De gemeentesecretaris woont de vergaderingen van de raad bij en draagt zorg voor het bijhouden van de presentielijst.

• 2. Hij draagt zorg voor een behoorlijke verslaglegging van de vergaderingen van de raad, zulks met inachtneming van de voorschriften van de raad terzake, als vervat in het reglement van orde voor de vergaderingen van de raad.

• 3. De secretaris draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden van de raad.

• 4. Hij verstrekt de leden van de raad desgevraagd informatie omtrent onder het gemeentebestuur berustende documenten, waarvan het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester kennis heeft genomen, voor zover bedoelde leden daarover in hun hoedanigheid van raadslid de beschikking behoeven. De informatie wordt mondeling, door inzage of in de vorm van een uittreksel of kopie verstrekt, waarbij zoveel als redelijkerwijs mogelijk is met de wens van de verzoeker rekening wordt gehouden.

• 5. Het bepaalde in artikel 4 van de Wet openbaarheid van bestuur vindt bij de toepassing van het bepaalde in het vierde lid overeenkomstige toepassing.

• 6. De secretaris draagt er zorg voor dat de leden van de raad desgewenst bijstand verkrijgen bij het formuleren van moties, amendementen en voorstellen, interpellaties, het stellen van vragen en dergelijke in het reglement van orde voorziene initiatieven van leden van de raad.

• 7. De secretaris staat de burgemeester terzijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en orde van de vergaderingen van de raad.

Artikel 6

• 1. De secretaris draagt, met inachtneming van de richtlijnen van burgemeester en wethouders en onverminderd de verantwoordelijkheid van de burgemeester, zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders.

• 2. Hij woont de vergaderingen bij en draagt zorg voor het bijhouden van de presentielijst van de vergaderingen van burgemeester en wethouders.

• 3. Hij draagt zorg voor de vastlegging van de besluiten van het college van burgemeester en wethouders, zulks met inachtneming van het reglement van orde voor de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders en eventuele nadere richtlijnen van dit college.

• 4. Hij draagt er zorg voor de besluiten van burgemeester en wethouders aan de sectordirecteuren en de hoofden van de stafafdelingen voldoende worden toegelicht. Voor zover zulks van hem afhankelijk is, zorgt hij ervoor dat de besluiten van burgemeester en wethouders met voldoende voortvarendheid worden uitgevoerd.

• 5. De secretaris draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden van het college van burgemeester en wethouders, zulks met inachtneming van eventuele nadere richtlijnen van het college.

• 6. Hij draagt er desgevraagd of uit eigen beweging zorg voor dat de leden van het college van burgemeester en wethouders over alle informatie kunnen beschikken waarover zij de beschikking behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen. Hij neemt hierbij eventuele nadere richtlijnen van het college van burgemeester en wethouders in acht.

Artikel 9

• 1. Onverminderd de eigen bevoegdheid en verantwoordelijkheid van de sectordirecteuren, als bedoeld in artikel 28 van deze verordening, is de secretaris belast met het toezicht op het goed en doelmatig functioneren van de bestuursdienst.

• 2. Hij doet desgevraagd of uit eigen beweging aan het college van burgemeester en wethouders voorstellen ter verbetering van de procedures, de coördinatie en overigens met betrekking tot al hetgeen het functioneren van de bestuursdienst ten goede komt.

• 3. Hij draagt zorg voor een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning.

Artikel 10

• 1. Onverminderd de eigen bevoegdheid van de sectordirecteuren, het college van burgemeester en wethouders te adviseren omtrent de aan hun zorg toevertrouwde taakvelden, adviseert de secretaris het college van burgemeester en wethouders en de raad desgevraagd of uit eigen beweging omtrent alle zaken het bestuur van de gemeente betreffende. In de daarvoor in aanmerking komende gevallen pleegt hij vooraf overleg met de betreffende sectordirecteur.

• 2. Indien de secretaris zich met een door een sectordirecteur uitgebracht advies niet kan verenigen, pleegt hij overleg met die sectordirecteur. Indien dit overleg niet tot overeenstemming leidt, legt de secretaris het advies van de sectordirecteur onverwijld en onverkort voor aan het college van burgemeester en wethouders onder toevoeging van zijn bevindingen.

Artikel 11

• 1. Ten behoeve van zijn adviserende taak kan de secretaris aan alle ambtenaren van de bestuursdienst en de overige diensten alle informatie vragen. Zij verstrekken de gevraagde informatie onverwijld, tenzij enig wettelijk voorschrift zich daartegen verzet.

• 2. De secretaris is bevoegd ten aanzien van de termijn van afdoening van zaken en de te volgen procedure, voorzover daartoe in het managementteam geen afspraken zijn gemaakt, aanwijzingen te geven aan de ambtenaren van de bestuursdienst.

Artikel 15

• 1. De directeur van de sector Financiën en Control is belast met en verantwoordelijk voor de op centraal niveau te vervullen taken op het gebied van financieel beleid. Hij is voorts zelfstandig verantwoordelijk voor het (doen) bijhouden van de financiële administratie van de gemeente.

• 2. Burgemeester en wethouders wijzen de volgende functionarissen aan:

  • a.

    de concerncontroller en de sectorcontroller;

  • b.

    de betalingsfiatteur;

  • c.

    de kassier.

• 3. De onder b. en c. van lid 2 van dit artikel genoemde functies zijn onverenigbaar.

Artikel 18

• 1. Burgemeester en wethouders stellen binnen de in deze verordening vastgestelde structuur nadere regels vast met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie en het beheer van geldmiddelen. Deze nadere regels worden vastgelegd in "de concernrichtlijnen" en worden ter kennisneming aan de raad en aan Gedeputeerde Staten toegezonden.

• 2. De concernrichtlijnen bevatten in ieder geval:

  • a.

    de aanwijziging van de ambtenaren die de functies, bedoeld in artikel 15, lid 2, van deze verordening vervullen;

  • b.

    de aanwijzing van de ambtenaar die tezamen met de betalingsfiatteur verantwoordelijk is voor het effectueren van betalingen; dit kan niet zijn de functionaris, bedoeld in artikel 15, lid 2, sub c;

  • c.

    de instructies voor de aangewezen functionarissen;

  • d.

    de regeling van teken- en beschikkingsbevoegdheid;

  • e.

    voorschriften inzake periodieke verslaglegging en rapportering naar zowel burgemeester en wethouders als naar de beheersfunctionarissen.

• 3. De accountant, bedoeld in artikel 45 van deze verordening, wordt gehoord over het ontwerp van de concernrichtlijnen.

Artikel 19

• 1. Burgemeester en wethouders kunnen in de concernrichtlijnen aanvullende regelen opnemen. Deze aanvullende regelen worden ter kennis gebracht van Gedeputeerde Staten.

• 2. De aanvullende regelen kunnen onder meer bevatten:

  • a.

    een organisatieschema dat een doelmatige functiescheiding waarborgt;

  • b.

    procesgeoriënteerde beschrijvingen van de administratieve organisatie;

  • c.

    het besturings- en beheersinstrumentarium;

  • d.

    concernrichtlijnen.

Artikel 25

• 1. De concerncontroller is op concernniveau belast met advisering omtrent geïntegreerde informatievoorziening aan de gemeentelijke bestuursorganen, het instandhouden van een adequaat systeem van besturings- en beheersinstrumenten, het systematisch bevorderen van een doelmatige bedrijfsvoering en het toetsen van de doelmatigheid en effectiviteit van het beleid.

• 2. De concerncontroller adviseert aan burgemeester en wethouders door tussenkomst van het managementteam. Indien tussen het managementteam en de concerncontroller over enig onderwerp verschil van inzicht bestaat, plegen zij daarover overleg. Indien dit overleg niet tot overeenstemming leidt, wordt het advies van de concerncontroller onverkort aan burgemeester en wethouders voorgelegd onder bijvoeging van de bevindingen van het managementteam.

Artikel 26

• 1. De sectorcontroller is op sectorniveau belast met de taken, genoemd in artikel 25, lid 1, van deze verordening.

• 2. Hij adviseert aan de sectordirecteur. Indien tussen de sectordirecteur en de sectorcontroller over enig onderwerp verschil van inzicht bestaat en de sectorcontroller van mening is dat hierdoor betekenende schade aan een doelmatige uitoefening van de dienst wordt toegebracht, rapporteert hij hierover rechtstreeks aan burgemeester en wethouders. Gelijktijdig met de verzending van zijn rapporten aan het college zendt bij een kopie daarvan aan de sectordirecteur.

Artikel 28

• 1. Iedere sector draagt zorg voor de taakvelden, welke hem zijn toevertrouwd.

• 2. De sectordirecteur is verantwoordelijk voor de leiding van de sector, voor de interne organisatie van de sector binnen de grenzen van deze verordening, voor een doelmatige werkplanning en voor de kwaliteitsbewaking van de geleverde producten.

• 3. Met betrekking tot de interne organisatie van de sector, in het bijzonder met betrekking tot de taaktoedeling aan de binnen de sector werkzame ambtenaren, pleegt de sectordirecteur overleg met de gemeentesecretaris.

• 4. Voor zover aan een sector het functionele primaat voor een taak is opgedragen, hetzij bij algemene opdracht, hetzij bij besluit van het managementteam, als bedoeld in artikel 35, lid 2, van deze verordening, draagt de sectordirecteur voor zover nodig zorg voor integrale advisering. Hij wint daartoe de adviezen in van de additionele primaathouders, de overige diensten en derden en draagt er zorg voor dat deze adviezen worden opgenomen in het uit te brengen integrale advies.

• 5. Voor zover aan een sector een additioneel primaat voor een taak is opgedragen, draagt de sectordirecteur er zorg voor dat op een verzoek om advies van de functionele primaathouder tijdig en adequaat wordt gereageerd.

• 6. De sectordirecteur draagt er zorg voor dat bij de voorbereiding en uitvoering van de aan de sector opgedragen taken de geldende wettelijke voorschriften, de voorschriften van deze verordening, de eventueel nader door burgemeester en wethouders gegeven richtlijnen en de in het managementteam gemaakte afspraken worden nagekomen.

• 7. De sectordirecteur draagt zorg voor een voldoende voortgangscontrole binnen de sector. Hij maakt daartoe mede gebruik van de bij de stafafdeling interne zaken beschikbare systemen.

Artikel 32

• 1. De stafafdelingen verlenen ondersteunende diensten aan de bestuursorganen, de sectoren, de stafafdelingen en de overige diensten.

• 2. Zij ressorteren rechtstreeks onder de gemeentesecretaris en adviseren burgemeester en wethouders door tussenkomst van de gemeentesecretaris.

• 3. Het in paragraaf 6 van deze verordening gestelde is overigens van overeenkomstige toepassing op de stafafdelingen.

Artikel 34

• 1. Er is een managementteam (MT), dat bestaat uit de gemeentesecretaris als lid, tevens voorzitter, en de sectordirecteuren als leden.

• 2. De voorzitter wordt vervangen door degene die hem als gemeentesecretaris vervangt. De leden worden vervangen door een door hen aan te wijzen afdelingshoofd van hun sector.

• 3. De voorzitter nodigt - op verzoek van het managementteam - anderen ter vergadering uit. Deze hebben alsdan een adviserende stem.

• 4. Een hoofd van een stafafdeling kan voor een vergadering van het managementteam worden uitgenodigd, indien zaken aan de orde komen, welke zijn afdeling betreffen.

• 5. Als secretaris van het managementteam treedt op een ambtenaar van de bestuursdienst, door de voorzitter van het managementteam in overleg met de leden aan te wijzen.

• 6. Het managementteam vergadert tenminste 1x per maand en voorts zo dikwijls de voorzitter zulks nodig acht of één der leden daarom verzoekt.

• 7. Het verslag van de vergadering van het managementteam wordt overgelegd aan burgemeester en wethouders en verspreid bij de sectoren en stafafdelingen.

Artikel 35

• 1. Tot de taken van het managementteam behoren in ieder geval:

  • -

    het bevorderen van een effectieve samenwerking tussen de sectoren;

  • -

    het maken van een werkplanning voor alle zaken, welke de gewone orde van de dag te boven gaan en het toezien op de uitvoering van die planning;

  • -

    het bevorderen van integrale advisering door de sectoren en de stafafdelingen;

  • -

    het initiëren van zaken, indien door de betreffende sector/stafafdeling geen initiatief wordt genomen;

  • -

    het adviseren aan het college van burgemeester en wethouders over zaken van algemene organisatorische aard;

  • -

    het adviseren over inhoudelijke en strategische aspecten, zoals nader omschreven in het volgende artikel.

• 2. Voor zover uit deze verordening of anderszins niet duidelijk blijkt, danwel omstreden is, welke sector of stafafdeling ten aanzien van een bepaalde taak primaathouder is, wijst het managementteam de functionele- en/of additionele primaathouders aan.

• 3. Zaken welke in de werkplanning van het managementteam voorkomen, danwel waartoe het managementteam het initiatief heeft genomen, worden door het managementteam getoetst op besluitrijpheid en volledigheid. Het managementteam kan deze toetsing overlaten aan de voorzitter.

Artikel 36

• 1. Indien het managementteam van oordeel is, dat een advies van een sector of stafafdeling onvolledig is, kan het de betreffende sector of stafafdeling verzoeken aan het ontbrekende alsnog aandacht te schenken. Wordt aan dat verzoek niet voldaan, dan wordt het advies niettemin aan het college van burgemeester en wethouders voorgelegd. De opmerkingen van het managementteam worden op het advies vermeld.

• 2. Het managementteam is bevoegd bij sectoroverschrijdende zaken en bij zaken van grote maatschappelijke, organisatorische of financiële importantie aan het advies van een sector een nader advies toe te voegen. Het advies van het managementteam is gericht op strategische aspecten en inhoudelijke beleidskeuzen, in het bijzonder voor de langere termijn.

Artikel 40

• 1. Binnen de bestuursdienst kunnen horizontale werkverbanden worden ingesteld.

• 2. Zij worden onderscheiden in werkgroepen, projectgroepen en stuurgroepen al naar gelang hun aard.

• 3. Met betrekking tot de instelling, de inrichting en de werkwijze van horizontale werkverbanden geldt hetgeen in de in het vorige lid genoemde bijlage is vermeld.

Artikel 42

• 1. Burgemeester en wethouders regelen de mandaatverlening aan de sectordirecteuren en de hoofden van de stafafdelingen, als bedoeld in artikel 10:1 van de Algemene wet bestuursrecht.

• 2. Bij de mandaatverlening wordt algemeen mandaat en ondertekeningsmandaat uitdrukkelijk onderscheiden.

• 3. Ondermandaat is niet toegestaan, tenzij daartoe door burgemeester en wethouders bij de mandaatverlening uitdrukkelijk toestemming is verleend.

• 4. De besluiten van burgemeester en wethouders tot mandaatverlening worden opgenomen in een register.

Artikel 45

• 1. De controle op het geldelijk beheer, de boekhouding van de gemeente en het onderzoek naar de deugdelijkheid van de gemeenterekening wordt opgedragen aan een externe accountant.

• 1. Bij de in lid 1 bedoelde opdrachtverlening wordt van het bepaalde in de artikelen 46 t/m 48 melding gemaakt.

Artikel 46

• 1. De controle door de accountant geschiedt eenmaal per jaar (gemeenterekening).

• 2. Bovendien kunnen burgemeester en wethouders de aangewezen accountant verzoeken een controle in te stellen zo dikwijls zij dit nodig achten.

• 3. De controle gebeurt in principe op afspraak, doch met name kascontrole kan geschieden zonder voorafgaande waarschuwing van de gecontroleerden en op ongeregelde tijdstippen en zo dikwijls als de accountant dit nodig acht.

Artikel 47

• 1. Van iedere controle wordt een verslag gemaakt, dat door de gecontroleerde voor gezien wordt mede-ondertekend.

• 2. De gecontroleerde is bevoegd aan zijn ondertekening een verklaring toe te voegen. De accountant wordt van de inhoud van deze verklaring in kennis gesteld.

• 3. Burgemeester en wethouders doen het controleverslag en de eventuele verklaring aan de raad en aan Gedeputeerde Staten toekomen.

Artikel 49

• 1. Deze verordening treedt in werking op een nader door burgemeester en wethouders te bepalen tijdstip. Op dat tijdstip vervalt de Organisatie- en beheersverordening gemeente Zevenaar 1989.

• 2. Tot het in het eerste lid van dit artikel genoemde tijdstip blijft de Organisatie- en beheersverordening gemeente Zevenaar van toepassing. De op grond van die verordening vastgestelde nadere regelen en voorschriften blijven van toepassing, totdat zij zijn vervangen door regelen of voorschriften, vastgesteld op grond van deze verordening.