Beleidsdocument Hotspot-Monitor

Geldend van 30-10-2021 t/m heden

Intitulé

Beleidsdocument Hotspot-Monitor

1. Achtergrond

1.1. Aanleiding

Vanuit de VNG en vanuit het Brabants Historische informatiecentrum (BHIC) is nadrukkelijk verzocht om een hotspot-monitor op te stellen. Aan de hand van de handreiking Periodieke hotspot-monitor decentrale overheden van Archiefinspectie Decentrale Overheden (AIDO) is een beleid geformuleerd hoe om te gaan met een hotspot en op welke wijze een hotspot-monitor uitgevoerd moet worden.

1.2. Inleiding

Archieven hebben verschillende functies, onder andere als bron voor (toekomstig) historisch onderzoek. Daar waar het handelen van de overheid en de samenleving elkaar intens raken, is het vanuit het cultuur-historisch perspectief van belang om de neerslag van deze bijzondere gebeurtenissen veilig te stellen en te bewaren. Veel overheidsinformatie is in selectielijsten voor archiefbescheiden als te vernietigen gewaardeerd. Daarnaast wordt de neerslag van particuliere archiefvormers met betrekking tot deze gebeurtenissen in de regel niet geacquireerd (verworven). Door periodiek een lijst van ‘hotspots’ vast te stellen wordt relevante cultuur-historische informatie veiliggesteld. Het Corona tijdperk, maar ook de bezetting van de varkensboerderij in Boxtel zijn voorbeelden van dergelijke hotspots.

1.3. Wettelijk kader

Het wettelijk kader wordt bepaald door de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020. De selectielijst bevat, op basis van artikel 5 lid 1 sub e Archiefbesluit 1995, een opsomming van criteria op basis waarvan archiefbescheiden, die voor vernietiging in aanmerking komen, van vernietiging kunnen worden uitgezonderd. Naast de reguliere overheidsinformatie die de gemeenten en het BHIC volgens de Selectielijst al selecteren en bewaren, is elke gemeente vanaf 2017 verplicht een hotspot-monitor op te stellen.

De hotspot-monitor helpt een gemeente om vast te stellen welke gebeurtenissen bijzondere betekenis hadden en waarover meer informatie moet worden bewaard. De hotspot-monitor met de daarbij behorende criteria wordt dan als instrument opgenomen bij de uitzonderingscriteria in de selectielijst. De hotspot-monitor fungeert als aanvullend instrument op de selectielijst. Hotspots worden vastgesteld door de betrokken zorgdrager, de lijst met vastgestelde hotspots worden vervolgens gepubliceerd.

2. Hotspot-monitor volgens handreiking Nationaal Archief

2.1. Definitie hotspot-monitor

Omschrijving volgens de handreiking Belangen in Balans van het Nationaal Archief: “De hotspot-monitor is gericht op het identificeren van gebeurtenissen en kwesties in de samenleving die grote invloed hebben uitgeoefend op de activiteiten van de organisatie die de selectielijst opstelt. Het primaire object van waardering (…) zijn gebeurtenissen en kwesties in de samenleving binnen het functionele werkingsgebied van de zorgdrager.” De monitor uitvoeren is geen eenmalige actie, maar een terugkerend proces. Periodiek wordt beoordeeld of zich in de achterliggende periode nieuwe hotspots hebben voorgedaan.

2.2. Werkwijze

De hotspot-monitor wordt achteraf toegepast: pas ná een gebeurtenis kan bepaald worden of er sprake is van een hotspot. Het uitgangspunt van de periodieke hotspot-monitor is dat hotspots ‘kort achteraf’ in beeld worden gebracht. Daarvoor zijn twee redenen. Allereerst is het in een digitale omgeving van belang om bescheiden al bij creatie of kort daarna te waarderen. Digitale bestanden zijn kwetsbaarder dan papieren informatie; digitale documenten, tweets of berichten op online fora zijn vluchtig. Door de informatie over de hotspots kort na vorming veilig te stellen wordt de kans dat archiefbescheiden verloren gaan verminderd. Door gebeurtenissen kort na hun ontstaan in beeld te brengen en vast te leggen wordt de actualiteit direct meegenomen.

2.3. Criteria

Voor het benoemen van hotspots bestaan criteria:

  • Er is sprake van een gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen binnen het verzorgingsgebied van de zorgdrager die veel maatschappelijke beroering veroorzaakt, van bijzondere betekenis is voor de bevolking en/of waarvoor veel aandacht bestaat in de media.

  • Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie binnen het verzorgingsgebied van de zorgdrager die belangrijke principiële tegenstellingen tussen burgers aan het licht brengt en/of een debat dat over de kwestie veel emoties losmaakt.

  • Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die aanleiding is voor een intensief publiek debat over het functioneren van de zorgdrager.

  • Er is sprake van een politieke kwestie waardoor de positie van het decentrale openbaar bestuur ernstig is bedreigd of juist wordt onderstreept.

Er is sprake van een hotspot als minimaal een van de genoemde criteria van toerpassing is.

2.4. Fasegewijs doorvoeren

De VNG heeft de nieuwe waarderingsmethode toegepast bij het opstellen van de selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2017. In de inleiding op de selectielijst is opgenomen dat de gemeente en/of het intergemeentelijke orgaan “aanvullend (…) aan de selectie een nadere lokale inkleuring moet geven door het uitvoeren van een hotspot-monitor. De selectielijst is van toepassing op archiefbescheiden opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 2017, wat betekent dat gemeenten en intergemeentelijke organen vanaf 2017 aan de slag moeten met het uitvoeren van de hotspot-monitor. Met terugwerkende kracht is mogelijk.

2.4.1.Fase 1: Inrichting van de monitor

Voor het opzetten van een hotspot-monitor zijn een aantal zaken belangrijk om helder te krijgen:

  • Tot welke periode beperken we ons?

  • Hoe vaak passen we het instrument toe, met andere woorden hoe vaak wordt de hotspot-monitor geactualiseerd? Een interval moet enerzijds lang genoeg zijn om nieuwe hotspots op te leveren, anderzijds moet de interval kort genoeg zijn om te voorkomen dat digitale archiefbescheiden al verloren zijn gegaan.

  • Wie is verantwoordelijk voor het uitvoeren van het project?

  • Welke experts worden betrokken? Het formeel vaststellen van de lijst met hotspots draagt bij aan het benodigde draagvlak voor de daadwerkelijke uitvoering van de selectie en de acquisitie. Het ligt voor de hand om, indien aanwezig, de advisering over de hotspot-monitor door het Strategisch Informatieoverleg (SIO) te laten plaatsvinden. Indien er geen SIO aanwezig is, is het mogelijk om een ad hoc commissie te organiseren waarin bijvoorbeeld de archivaris, de secretaris of het hoofd DIV en een externe deskundige, die het maatschappelijke belang vertegenwoordigt, deelnemen.

  • Wie stelt het resultaat af? De hotspot-monitor wordt vastgesteld door het bestuur van de zorgdrager (bij de gemeente is dit het college van burgemeester en wethouders of indien daartoe gemandateerd, bijvoorbeeld het dagelijkse bestuur van MGD). Hotspots kunnen zowel negatieve als positieve gebeurtenissen zijn.

2.4.2.Fase 2: Periodieke uitvoering

  • Research: Ter voorbereiding op de bijeenkomsten met de experts kan er nagedacht worden over mogelijke hotspots. Uit het geheugen van de organisator van de bijeenkomst zullen vast al een aantal mogelijke hotspots naar voren komen. Daarnaast dienen andere bronnen geraadpleegd te worden. Te denken valt aan kranten, jaaroverzichten of knipselkranten.

  • Experts bijeenkomsten, dit kunnen zowel interne experts zijn maar ook externe experts.

  • Voorbereiden besluitvorming: de benoemde hotspots een officiële status laten krijgen door besluitvorming in SIO of een vergelijkwaardig overlegorgaan.

  • Vaststellen hotspots.

  • Publicatie van de hotspots om transparant te zijn over het selectiebeleid.

  • Uitzonderen van vernietiging.

  • Actualiseren: interval van 1 jaar. Het realiseren van de eerste hotspotlijst kan gezien worden als een nulmeting.

3. Hotspot-monitor bij MijnGemeenteDichtbij

3.1. Beleidsuitgangspunten

De gemeente Boxtel en de gemeente Sint-Michielsgestel behoren tot de kleinere gemeenten van Nederland. Vanuit de handreiking wordt geadviseerd om de uitvoering van de hotspot-monitor aan te passen aan de omvang van de gemeente. Hierin wordt aangemoedigd om desgewenst samen te werken met andere gemeenten of intergemeentelijke organen. We kiezen er dan ook voor om het beleid met betrekking tot het opstellen van een hotspot-monitor vanuit MijnGemeenteDichtbij op te stellen. De uitvoering van de monitor zal voor beide gemeenten afzonderlijk worden uitgevoerd.

3.2. Opzet hotspot-monitor bij MGD

3.2.1.Periode

De gemeenten zijn verplicht vanaf 2017 een hotspot-monitor op te stellen. Vanuit MGD kiezen we ervoor om vanaf 1-1-2017 te beginnen. De eerste monitor zal dan ook betrekking hebben op de periode 2017 tot 2021. Het streven is om de eerste monitor in het eerste kwartaal van 2021 vast te stellen.

3.2.2.Frequentie

De hotspot-monitor wordt jaarlijks uitgevoerd. Mocht blijken dat er in een jaar geen nieuwe hotspots voorkomen, dan zullen wij volstaan met een mededeling dat de actualisatie niet heeft geleid tot het benoemen van nieuwe hotspots. Dit ter voorkoming van verlies van informatie met een korte bewaartermijn, die dan al vernietigd is.

3.2.3.Projectleider

Om de hotspot-monitor succesvol uit te voeren zal er een projectleider aangewezen worden voor het trekken van het project. Deze zal voortkomen uit DIV (senior medewerker DIV) of Informatievoorziening taakveld DIV (consulenten gegevensbeheer). De projectleider zal samen optrekken met de gemeentearchivaris (BHIC) om de hotspotlijst voor te bereiden.

3.2.4.Experts

Bij het voorbereiden van de hotspotlijst kan gebruik gemaakt worden van in- en externe experts. In de handreiking gaat men uit van expertbijeenkomsten, maar gezien de kleinere omvang van gemeente Boxtel en gemeente Sint-Michielsgestel achten wij dat te zwaar aangezet. We kiezen ervoor om deze experts ad hoc te betrekken als bij het voorbereiden van de hotspotlijst blijkt dat die expertise nodig is. Basis van het team is iemand van DIV, iemand van IV taakveld DIV, afdeling communicatie en de gemeentearchivaris.

3.2.5.Vaststellen van de hotspots

Het formeel vaststellen van de hotspots draagt bij aan het benodigde draagvlak voor de uitvoering van de selectie en acquisitie. De concept hotspotlijst wordt vastgesteld door het de directie van MGD. Deze zal al in een vroeg stadium geïnformeerd worden in het vaststellen van de hotspot-monitor. Daarna zal de lijst voorgelegd worden aan de colleges van de twee gemeenten, waarbij eventueel toevoegingen kunnen plaatsvinden.

3.3. Periodieke uitvoering

3.3.1.Research

Ter voorbereiding op het opstellen van een hotspot-monitor kan er nagedacht worden over mogelijke hotspots. Hiervoor kunnen diverse bronnen gebruikt worden, te denken valt aan het geheugen van de organisator(en), kranten, internet, jaaroverzichten of knipselkranten, maar ook hotspotlijsten van aanpalende overheden. Van belang is om deze informatie goed op waarde te schatten. Aan de hand van een sjabloon voor de hotspotlijst (bijlage 1) kan een eerste aanzet gemaakt worden van mogelijke hotspots.

3.3.2.Expertbijeenkomst

In de bijeenkomst komen in ieder geval de projectleider, vertegenwoordiging van DIV en IV en de gemeentearchivaris (samen het basisteam) samen, met eventueel op basis van het eerste concept van de hotspotlijst ingeschakelde in- en/of externe experts.

3.3.3.Voorbereiden besluitvorming

Na afloop van de bijeenkomst zijn de hotspots benoemd. Deze dienen vervolgens een officiële status te krijgen door besluitvorming in de directie van MGD. De projectleider controleert vooraf de ingevulde hotspotlijst en schrijft een aanvullende notitie met aandacht voor de volgende punten:

  • Kan relevante materiaal worden geacquireerd.

  • Is toekennen van prioriteit van belang.

  • Wat zijn de gevolgen voor privacy van eventuele betrokkenen (eventueel beperken van openbaarheid).

  • Indien hotspots naar voren komen waarvan de bescheiden op grond van de bestaande selectielijsten al worden bewaard, zullen deze hotspots toch op de hotspotlijst worden vermeld, zodat duidelijk wordt dat ze als zodanig geïdentificeerd zijn.

  • Markante personen en locaties vallen niet onder Hotspots. Dit zijn vaak zaken die al onder uitzonderingscriteria van de selectielijst vallen (precedentwerking of archiefbescheiden over bijzondere personen). Deze worden wel opgenomen in een aparte tabel bij de hotspotlijst. In die tabel wordt aangegeven op basis van welk uitzonderingscriterium uit de selectielijst de archiefbescheiden bewaard worden, in plaats van aan te geven welk hotspotcriterium van toepassing is. De directie MGD kan dan deze aparte tabel tegelijk met de hotspotlijst vaststellen.

3.3.4.Vaststellen hotspots

Het voorstel voor besluitvorming over de concept hotspotlijst wordt geagendeerd voor de eerstvolgende bijeenkomst van de directie. Alle leden van het basisteam en eventueel ingeschakelde experts schuiven aan bij deze bijeenkomst. Indien er sprake is van een actuele gebeurtenis kan de directie ook tussentijds hotspots vaststellen. Deze hotspot wordt tussentijds aan de lijst toegevoegd. Daarna zal de lijst voorgelegd worden aan de colleges voor akkoord en eventuele aanpassingen.

3.3.5.Publicatie

Uitgangspunt van het publiceren is dat overheden transparant zijn over hun selectiebeleid en dat zij dus laten zien welke hotspots worden bewaard. Bijkomend voordeel is dat burgers kennis kunnen nemen van de lijst en dus ook aanvullingen kunnen inzenden. Het is daarom handig om bij de publicatie direct aan te geven hoe burgers input kunnen leveren. Daarnaast kunnen de andere zorgdragers in hetzelfde verzorgingsgebied kennis nemen van de vastgestelde hotspots en nagaan of deze hotspots ook voor hen relevant zijn. Publicatie zal plaatsvinden op officiële overheidsbekendmakingen en ook op de eigen website van de gemeenten.

3.3.6.Uitzonderen van vernietiging

Na vaststelling en publicatie van de hotspots moet de hotspotstatus worden toegepast op de betreffende archiefbescheiden. Daarbij is sprake van twee uitgangsposities:

  • Het uitzonderen van vernietiging van als zodanig aangemerkte archiefbescheiden van de overheid (op basis van artikel 5 lid 1 sub e van het Archiefbesluit);

  • BHIC voert voor alle aangesloten zorgdragers de particuliere acquisitie uit, dat hoeven wij niet zelf te doen. Na vaststelling worden de hotspots toegevoegd als speerpunten in het acquisitiebeleid van BHIC.

Archiefbescheiden, die nog niet digitaal beschikbaar zijn in het zaaksysteem, zullen hierin worden opgenomen onder het zaaktype Hotspot-monitor en omschrijving Hotspot-monitor X [specifieke omschrijving]. Archiefbescheiden, die reeds terug te vinden zijn in het zaaksysteem, zullen een codering Hotspot-monitor mee krijgen.

Archieven of archiefbescheiden van andere archiefvormers die tot hotspot zijn verklaard, zijn vaak (nog) niet in het bezit van de zorgdrager die de hotspotlijst heeft vastgesteld en zullen zo mogelijk worden geacquireerd. De vastgestelde lijst met hotspots geeft dus mede invulling aan het acquisitiebeleid van de archiefdienst.

3.3.7.Actualiseren

Iedere jaar zal de hotspot-monitor voor gemeente Boxtel en gemeente Sint-Michielegestel afzonderlijk uitgevoerd worden. Tussen het monitoren door houdt het basisteam hun signaalfunctie. Als er een hotspot wordt gesignaleerd, dan kan deze ter plekke worden vastgesteld of geagendeerd voor de volgende monitor.

3.4. Planning

Actie

Datum

Deadline aanleveren procesvoorstel

Vaststelling procesvoorstel door ……. op

Eventueel deadline uitnodigen experts

Datum eventuele expertbijeenkomst

Deadline verwerken input

Deadline aanleveren voorstel voor SIO

Vaststelling hotspotlijst in het SIO

Periode voor verwerken resultaten hotspotlijst

3 maanden na vaststelling

Periode interne evaluatie project

1 jaar na vaststelling

Startdatum voor actualisatie vastgestelde hotspotlijst

1 jaar na start vorige hotspot-monitor

4. Sjablonen

Sjabloon Periodieke Hotspot-monitor

Periodieke hotspot-monitor

Periodieke hotspot-monitor

Status:

_______________

Vastgesteld door:

_______________

Naam steller:

_______________

Zaaknummer:

_______________

Organisatie

Vaststelling hotspotlijst door

Strategisch Informatieoverleg

Locatie (online) publicatie hotspotlijst

Samenwerking met andere zorgdrager(s)

Ja / nee

Inhoudelijk

Periode waar monitor betrekking op heeft

Beginjaar:

Eindjaar:

__________

__________

Aandachtsgebieden interne experts

Aandachtgebieden externe experts

Planning

Actie

Datum

Deadline aanleveren procesvoorstel

Vaststelling procesvoorstel door op

Eventueel deadline uitnodigen experts

Datum eventuele expertbijeenkomst

Deadline verwerken input

Deadline aanleveren voorstel voor SIO

Vaststelling hotspotlijst in het SIO

Periode voor verwerken resultaten hotspotlijst

3 maanden na vaststelling

Periode interne evaluatie project

1 jaar na vaststelling

Startdatum voor actualisatie vastgestelde hotspotlijst

1 jaar na start vorige hotspot-monitor

Sjabloon Hotspotlijst

Hotspotlijst

Hotspots

Omvat periode

_______________

Beginjaar

_______________

Eindjaar

_______________

Status:

_______________

Vastgesteld door SIO

_______________

Gepubliceerd:

_______________

Naam steller:

_______________

Zaaknummer: _______________

nr.

Omschrijving hotspot

beginjaar

eindjaar

criterium*

Argumenten / prioritering / toelichting / bijzonderheden

1

2

3

4

1.

 
 
 
 
 
 
 
 

2.

 
 
 
 
 
 
 
 

3.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

* Kruis aan welk criterium / welke criteria van toepassing zijn op de hotspot.

Criteria:

  • 1.

    Er is sprake van een gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen binnen het verzorgingsgebied van de zorgdrager die veel maatschappelijke beroering veroorzaakt, van bijzondere betekenis is voor de bevolking en/of waarvoor veel aandacht bestaat in de media.

  • 2.

    Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie binnen het verzorgingsgebied van de zorgdrager die belangrijke principiële tegenstellingen tussen burgers aan het licht brengt en het debat over de kwestie maakt veel emoties los.

  • 3.

    Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die aanleiding is voor een intensief publiek debat over het functioneren van de zorgdrager.

  • 4.

    Er is sprake van een politieke kwestie waardoor de positie van het decentrale openbaar bestuur ernstig is bedreigd of juist wordt onderstreept.

Ondertekening