Uitvoeringsbeleid evenementen Haarlemmermeer 2021

In de gemeente Haarlemmermeer worden jaarlijks honderden evenementen georganiseerd. Evenementen op het gebied van sport, kunst en cultuur, muziek en vermaak die plaatsvinden op zeer uiteenlopende locaties.

Evenementen zijn belangrijk voor het bevorderen van cohesie en dragen bij aan de aantrekkelijkheid voor huidige en toekomstige inwoners en bezoekers. Evenementen horen bij de toeristische en recreatieve beleving van onze gemeente.

1.1 Aanleiding

Begin 2020 heeft het college het geactualiseerde beleid ‘Toerisme, evenementen en promotie Haarlemmermeer 2020-2025’ vastgesteld. Hierin zijn ook de kaders voor het evenementenbeleid beschreven. Er wordt gestreefd naar een breder aanbod van zowel kleine als grote evenementen die goed aansluiten bij de gemeentelijke doelen. Voor het eerst wordt er gewerkt met een afwegingskader om een betere afweging tussen evenementen te kunnen maken bij de inzet van schaarse middelen (tijd, capaciteit, geld en ruimte).

Het op een veilige manier organiseren van evenementen vraagt echter ook om een actueel ‘uitvoeringsbeleid evenementen’. Dit beleid is voor het laatst vastgesteld in 2012 en toe aan vernieuwing. Niet in de laatste plaats vanwege de samenvoeging van de gemeenten Haarlemmermeer en Haarlemmerliede en Spaarnwoude in 2019.

De huidige coronacrisis heeft grote impact voor de evenementenbranche. Als gevolg van landelijke maatregelen en de noodverordening kan het uitvoeringsbeleid evenementen beperkt van toepassing zijn. Afwijkende (tijdelijke) procedures worden tijdig met organisatoren en overige belanghebbenden besproken.

1.2 Doel van het uitvoeringsbeleid

In dit uitvoeringsbeleid voor evenementen is alle informatie over evenementenvergunningen gebundeld, voor zowel organisatoren van evenementen als adviserende diensten en netwerkpartners. In deze nota wordt uitleg gegeven over de categorisering van evenementen en de procedure die een organisator moet volgen voor het melden van een evenement of het aanvragen van een vergunning. Daarnaast is te lezen welke regels er gelden voor het organiseren van een veilig evenement. De gemeente biedt namelijk heel veel mogelijkheden voor evenementen, maar het is heel belangrijk dat organisatoren zich tijdig melden en bewust zijn van de spelregels.

Het beleid is beknopter beschreven en waar mogelijk vereenvoudigd. Ook is rekening gehouden met de laatste ontwikkelingen van wet- en regelgeving.

In het uitvoeringsbeleid evenementen wordt niet specifiek ingegaan op bovengenoemd afwegingskader voor evenementen en de verlening van subsidies voor evenementen. Dit zijn afzonderlijke processen en hiervoor zijn al beleidsnotities en/ of een verordening beschikbaar. Het afwegingskader voor evenementen is als bijlage te vinden in het beleidsdocument ‘Toerisme, evenementen en promotie Haarlemmermeer 2020-2025’. Voor de regels voor het aanvragen van een subsidie is de Algemene subsidieverordening Haarlemmermeer en de ‘Uitwerkingsnota subsidies 2020’ beschikbaar. Deze documenten zijn te vinden op de gemeentelijke website, www.hlmrmeer.nl.

Evenementen zijn er in vele soorten en maten. Van kleine eendaagse evenementen tot meerdaagse muziekfestivals met overnachtingsmogelijkheden. Ieder met zijn eigen specifieke risicoprofiel. In dit hoofdstuk wordt beschreven wanneer een bepaalde activiteit een evenement is en in welke gevallen daarvoor een melding of vergunning nodig is. Ook wordt aangegeven hoe het risicoprofiel wordt bepaald en waarom dat van invloed is op de indieningstermijn van de aanvraag.

2.1 Wat is een evenement?

Niet alle feesten, bijeenkomsten en sportwedstrijden vallen onder de definitie van een evenement. In de Algemene Plaatselijke Verordening (hierna: APV) van Haarlemmermeer is bij artikel 2:24 de volgende definitie opgenomen:

“Een evenement is elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak, al dan niet tegen betaling”

Een evenement moet dus voor publiek toegankelijk zijn. Dit betekent dat een besloten feest, zoals een bedrijfsfeest, niet onder de reikwijdte van de evenementenbepaling valt. Daarnaast zijn in de APV nog een aantal uitzonderingen gemaakt.

De volgende activiteiten zijn géén evenement:

• -

  activiteiten in een binnenruimte (sporthal, evenementenhal, bioscoop, theater) overeenkomstig de bestemming van dat gebouw;

• -

  filmopnamen;

• -

  verkeerseducatie voor basisscholen;

• -

  markten als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder h, van de Gemeentewet;

• -

  kansspelen als bedoeld in de Wet op de kansspelen;

• -

  het in een inrichting in de zin van de Drank- en Horecawet gelegenheid geven tot dansen;

• -

  betogingen, samenkomsten en vergaderingen als bedoeld in de Wet openbare manifestaties.

Een herdenkingsplechtigheid, braderie, snuffelmarkt, een optocht (geen betoging) of vechtsportwedstrijd of -gala vallen wél onder de definitie van een evenement. Een (besloten) straatfeest of buurtbarbecue dat plaatsvindt op of aan de openbare weg, is in de meeste gevallen ook een meldings- of vergunningsplichtig evenement.

Een organisator die twijfelt of een activiteit een evenement is, kan het best zo vroeg mogelijk informeren bij de procesmanagers van de gemeente Haarlemmermeer. Als het dan toch blijkt te gaan om een evenement, dan kan het melden of aanvragen en verkrijgen van een vergunning nog haalbaar zijn.

2.2 Evenement melden of aanvragen vergunning?

Voor het organiseren van een evenement in de gemeente Haarlemmermeer is meestal een melding of een vergunning nodig. Dit is afhankelijk van het risicoprofiel van een evenement. Alleen kleinschalige evenementen met een beperkt risico kunnen gebruik maken van een meldingsformulier en hoeven dus geen vergunning aan te vragen. Evenementen met een hoger risicoprofiel moeten een evenementenvergunning aanvragen. Dit wordt bepaald aan de hand van criteria die in artikel 2:25 van de APV zijn opgenomen.

Voor sommige activiteiten die niet worden gezien als een evenement, kan alsnog een melding nodig zijn. Bijvoorbeeld bij gebruik van tijdelijke bouwsels of een gebouw. Zie paragraaf 4.5 voor meer informatie.

Meldingsplichtig evenement

Er is geen vergunning vereist voor een evenement als:

• a.

  het evenement op één locatie in de openlucht plaatsvindt;

• b.

  het aantal gelijktijdig aanwezigen (deelnemers, publiek en personeel) niet meer bedraagt dan 300 personen (deelnemers, publiek en personeel);

• c.

  het evenement plaatsvindt op:

  • -

    maandag tot en met zaterdag tussen 07.00 en 23.00 uur;

  • -

    op zondag tussen 13.00 en 23.00 uur;

• d.

  geen muziek ten gehore wordt gebracht voor 07.00 uur of na 23.00 uur;

• e.

  het geluidsniveau van de muziek als bedoeld in sub d tussen 07.00 uur en 23.00 uur voldoet aan de eisen van artikel 6.11, derde lid, van de Verordening fysiek domein.

• f.

  het evenement niet plaatsvindt op de doorgaande weg of anderszins een belemmering vormt voor de hulpdiensten of de bereikbaarheid van woonwijken;

• g.

  niet meer dan 5 objecten worden geplaatst met een oppervlakte van minder dan 25 m² per object;

• h.

  er een aanspreekpunt ten tijde van het evenement aanwezig is die vooraf bekend gemaakt is bij de gemeente;

• i.

  de organisator uiterlijk 14 dagen voorafgaand aan het evenement daarvan melding heeft gedaan aan de burgemeester.

Het risicoprofiel van een evenement bepaalt ook de termijn waarbinnen een melding of aanvraag voor een evenement moet worden ingediend. Een tijdige voorbereiding van een evenement is dan ook noodzakelijk om zekerheid te krijgen of een evenement in de gemeente Haarlemmermeer kan plaatsvinden.

• ■

  Weigering melding

In sommige gevallen wordt een melding voor een vergunningsvrij evenement negatief beoordeeld. Hiervan kan sprake zijn als de melding onjuiste gegevens bevat of als er grotere risico’s te verwachten zijn. Het team Vergunningverlening zal de organisator dan wijzen op alternatieven. Dit kan betekenen dat de activiteiten kleinschaliger moeten zijn of dat een vergunning aangevraagd moet worden. In dit laatste geval moet de datum van het evenement minimaal 8 of 12 weken in de toekomst liggen (indieningstermijn). Deze termijn is afhankelijk van de risicocategorie van het evenement.

2.3 Risicoprofiel evenementen

In de gemeente Haarlemmermeer worden de volgende categorieën evenementen onderscheiden:

Vergunningsplichtige evenementen worden onderverdeeld in een A-, B- en C-categorie, waarbij een C-evenement de zwaarste categorie is met het hoogste risicoprofiel. Deze onderverdeling 1 in categorieën wordt landelijk veel toegepast en ook binnen de Veiligheidsregio Kennemerland (VRK), waartoe de gemeente Haarlemmermeer behoort. De categorie is ook van invloed op de behandeltijd voor een vergunningaanvraag. Om die reden moet een aanvraag voor een C-evenement eerder worden ingediend dan een aanvraag voor een A-evenement. Meerdere adviserende diensten zijn betrokken om een zorgvuldig besluit te kunnen nemen, zodat het evenement veilig kan plaatsvinden.

Definitie risicocategorieën (in overeenstemming met de APV):

• -

  meldingsplichtig evenement: evenement met een zeer laag risicoprofiel, waarvoor geen vergunning hoeft te worden aangevraagd;

• -

  A-evenement: regulier evenement waarbij het (zeer) onwaarschijnlijk is dat die gebeurtenis leidt tot risico’s voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu en dat maatregelen of voorzieningen vergt van het bevoegd gezag om die dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken;

• -

  B-evenement: evenement waarbij het mogelijk is dat die gebeurtenis leidt tot risico’s voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu en dat maatregelen of voorzieningen vergt van het bevoegd gezag om die dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken;

• -

  C-evenement: risicovol evenement waarbij het (zeer) waarschijnlijk is dat die gebeurtenis leidt tot risico’s voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu en dat maatregelen of voorzieningen vergt van het bevoegd gezag om die dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken.

Op de website van de gemeente Haarlemmermeer is een vergunningcheck beschikbaar om te beoordelen of een evenement meldings- of vergunningsplichtig is.

• ■

  Risicoscan

Voor het bepalen van het risicoprofiel van een evenement, maakt het team Vergunningverlening gebruik van een risicoscan. Dit is een digitaal hulpmiddel voor professionals om inzicht te krijgen in het activiteitenprofiel, publieksprofiel en ruimtelijk profiel van een evenement. Daarbij wordt onder andere gekeken naar het type evenement, de tijdstippen, het aantal deelnemers en bezoekers en de locatie van het evenemententerrein. Hiervoor worden de gegevens uit de aanvraag en eventuele evaluaties van voorgaande jaren gebruikt. De risicoscan geeft vervolgens een indicatie van het risicoprofiel. De uiteindelijke beoordeling van de categorie wordt bepaald door de evenementencommissie, waar ook alle veiligheidspartners bij betrokken zijn. In het volgende hoofdstuk wordt meer informatie gegeven over de rol van de evenementencommissie.

• ■

  Aanmelding evenement

Een aanmelding van een evenement voor de regionale evenementenkalender is noodzakelijk voor alle vergunningsplichtige evenementen. In het volgende hoofdstuk wordt uitgelegd waarom deze evenementen aangemeld moeten worden.

• ■

  Leges

De evenementencategorie is ook van invloed op het legesbedrag. Dit zijn de kosten voor het in behandeling nemen van de aanvraag om een evenementenvergunning. De gemeenteraad stelt jaarlijks het legesbedrag vast in de Legesverordening, te raadplegen op de lokale regelingenbank via www.overheid.nl.

Voor evenementen in de A-, B- of C-categorie moet een vergunning worden aangevraagd bij de burgemeester van Haarlemmermeer. In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe de vergunningprocedure verloopt en welke termijnen daarbij gelden. Afhankelijk van het risicoprofiel van een evenement kan deze procedure verkort of juist uitgebreid zijn. Een evenementenorganisator heeft zelf een grote verantwoordelijkheid om het evenement tijdig vergund te krijgen. Daarbij krijgt de organisator ondersteuning van de gemeente en andere betrokken adviseurs. In sommige gevallen is er een vooroverleg nodig. Naast de evenementenvergunning is voor enkele activiteiten ook nog een ontheffing nodig. Aan het eind van dit hoofdstuk worden de meest voorkomende ontheffingen toegelicht.

3.1 Intake initiatieffase evenement

Het organiseren van een (nieuw) evenement vraagt om een goede voorbereiding van de organisator. Tijdens deze voorbereiding kunnen de nodige vragen ontstaan over de mogelijkheden binnen de gemeente Haarlemmermeer. Vragen over een passende evenementenlocatie, het vinden van de juiste datum, de toegestane activiteiten of bijvoorbeeld het aanvragen van een subsidie.

• ■

  Procesmanagers evenementen

Gemeentelijke procesmanagers zijn het eerste aanspreekpunt voor organisatoren die een nieuw evenement willen organiseren. De procesmanagers kunnen organisatoren ondersteunen bij bovenstaande vragen. Dit gebeurt tijdens een intakegesprek. Het geeft de organisator een goed beeld van de mogelijkheden en de procedure die gevolgd moet worden. De procesmanagers bewaken onder andere de doelstellingen die de gemeente met evenementen wil bereiken, zoals beschreven in hoofdstuk 1. Vooral bij nieuwe evenementen is het van belang dat er eerst een intakegesprek wordt gevoerd voordat een aanvraag wordt ingediend. Organisatoren kunnen hiervoor een afspraak inplannen met een procesmanager.

3.2 Vergunningproces

Het vergunningproces doorloopt verschillende stappen. In onderstaande tabel worden deze stappen samengevat weergegeven. Onder de tabel wordt een toelichting gegeven op de verschillende stappen.

Schematische weergave van het vergunningproces

3.2 Overige ontheffingen en meldingen

Evenementen kunnen bestaan uit veel verschillende activiteiten. Een groot deel van deze activiteiten worden vergund met de evenementenvergunning. Voor sommige activiteiten moet daarnaast nog een ontheffing worden aangevraagd. Dit is bijvoorbeeld van toepassing als er tijdens het evenement alcoholhoudende drank tegen betaling wordt verstrekt. Hiervoor is een ontheffing van de Drank- en Horecawet nodig. Ook als je versterkte muziek tijdens het evenement wil gebruiken, dan moet je een geluidsontheffing aanvragen. In dit hoofdstuk worden de meest voorkomende ontheffingen en meldingen beschreven. Waar nodig zal het team Vergunningverlening hierin adviseren.

Voor het organiseren van een evenement zijn er heel veel mogelijkheden in de gemeente Haarlemmermeer. Alle betrokkenen in het vergunningproces willen graag adviseren bij het realiseren van een evenement. Hoe eerder een initiatief wordt aangemeld, des te meer ruimte er is om de plannen binnen de regels passend te krijgen. In dit hoofdstuk worden de belangrijkste regels beschreven waarmee een evenementenorganisator rekening moet houden.

4.1 Evenementenlocaties

In de gemeente Haarlemmermeer zijn diverse evenementenlocaties te vinden met ieder z’n specifieke mogelijkheden en beperkingen. Het ambitieniveau van een evenement moet passen bij een evenementenlocatie. Dit is onder andere sterk afhankelijk van het type evenement, het aantal bezoekers, de bereikbaarheid, de soort activiteiten en de gevolgen voor het woon- en leefklimaat. Zo is in dorpskernen een braderie of dorpsfeest meer geschikt en wordt een meerdaags dancefestival met een zeer hoog risicoprofiel meestal in een afgelegen- en/ of recreatiegebied georganiseerd. Waar nodig adviseert de gemeente in het voortraject over een passende (alternatieve) locatie voor een evenement. Dit is onderdeel van de haalbaarheidstoets.

Een organisator heeft een zekere vrijheid bij het kiezen van een evenementenlocatie. Dit kan namelijk ook een locatie zijn die niet in dit uitvoeringsbeleid opgenomen is. Er is dan wel schriftelijke toestemming van de grondeigenaar nodig. Dit geldt ook voor de terreinen van het Recreatieschap Spaarnwoude. Daarnaast wordt ook deze locatie getoetst op haalbaarheid.

• ■

  Bestemmingsplan

Grootschalige meerdaagse evenementen kunnen van invloed zijn op de ruimtelijke kwaliteit. In die gevallen is het van belang dat het bestemmingsplan ruimte biedt voor het organiseren van evenementen. In een bestemmingsplan kan ook het maximale aantal evenementen voor een specifieke locatie worden aangegeven. Voor de bekende grotere evenementenlocaties in Haarlemmermeer is dit in het bestemmingsplan geregeld.

In onderstaande tabel zijn de meest voorkomende evenementenlocaties opgenomen. In de kolommen is aangegeven welke mogelijkheden en beperkingen een locatie heeft. De tabel is slechts bedoeld voor een eerste indicatie. Evenementen zijn maatwerk en in overleg met de procesmanagers kan onderzocht worden welke locatie het meest geschikt is. Een goede indruk van een locatie wordt live ook beter ervaren. Onderaan de tabel zijn enkele uitzonderingen of aandachtspunten beschreven.

Uitzonderingen en aandachtspunten:

• -

  Voor evenementen in de recreatiegebieden van het recreatieschap Spaarnwoude, zijn er online duidelijke kaarten beschikbaar via de website www.spaarnwoude.nl. De organisatie Recreatieschap Spaarnwoude moet bij het plannen van een evenement vroegtijdig betrokken worden, aangezien het recreatieschap de grondeigenaar en terreinbeheerder is. Zij moeten toestemming verlenen voor het in gebruik nemen van (een deel van) het terrein. Daarnaast adviseren zij over de terreininrichting en stellen voorwaarden aan het gebruik. Als het recreatieschap akkoord gaat met een evenement, wordt een tijdelijke gebruiksovereenkomst afgesloten. Hiervoor worden leges of een gebruiksvergoeding in rekening gebracht.

4.2 Geluidsnormeringen en eindtijden evenementen

Een evenement zonder muziek, al dan niet versterkt, komt maar weinig voor. Muziek bezorgt bezoekers van evenementen gezelligheid en verhoogt de sfeer. Geluid kan echter ook overlast veroorzaken. Vooral in de vroege ochtend en nachtelijke uren. Bij grote dance-evenementen kan geluidsoverlast juist ook overdag en in de avond voorkomen. De gemeente heeft de rol het evenwicht te zoeken tussen levendigheid en leefbaarheid en tussen rust en reuring.

In onderstaande tabel zijn algemene eindtijden en maximale geluidsnormen voor evenementen opgenomen. Voor sommige evenementen kunnen er afwijkende normen gelden, bijvoorbeeld op basis van overlasthistorie. Voor grote (meerdaagse) muziekevenementen kan daarnaast een akoestisch onderzoeksrapport gevraagd worden. In de voorschriften van de evenementenvergunning en geluidsontheffing worden de geluidsnormen voor de evenementenlocaties beschreven. Er wordt ook aangegeven op welke wijze er wordt gemeten (controlemethode).

Onderaan de tabel zijn enkele specifieke uitzonderingen beschreven.

4.3 Bijzondere evenementen

• ■

  Circussen

In de gemeente Haarlemmermeer is er geen maximum verbonden aan het aantal circussen per jaar. De haalbaarheidstoets, de beschikbaarheid van het evenemententerrein en de evenementenkalender zijn bepalend of het evenement kan plaatsvinden.

• ■

  Kermissen

In de gemeente Haarlemmermeer is er geen maximum verbonden aan het aantal kermissen per jaar. De haalbaarheidstoets, de beschikbaarheid van het evenemententerrein en de evenementenkalender zijn bepalend of het evenement kan plaatsvinden.

• ■

  Televisieschermen bij sportevenementen

Het is horecaondernemers binnen de exploitatievergunning toegestaan om sportwedstrijden (bijvoorbeeld tijdens een EK of WK voetbal) op schermen in hun zaak of op het terras te vertonen (max 55 inch), zolang de schermen niet te zien zijn vanaf de straatzijde. Vertoningen in de buitenruimte die buiten de exploitatievergunning vallen, hebben een vergunningplicht en moeten voldoen aan alle voorwaarden voor een goed en veilig evenement.

• ■

  Onverwachte evenementen

Niet alle evenementen zijn ruim van tevoren bekend. Een bijzondere gebeurtenis, zoals een huldiging of een finalewedstrijd van het EK of WK voetbal, kan vaak niet meer binnen de indieningstermijn aangevraagd worden. Bij deze bijzondere en onvoorziene omstandigheden kan de burgemeester besluiten om het evenement alsnog toe te voegen aan de evenementenkalender. Ook in deze situatie zal er een vergunningcheck en risicoscan plaatsvinden. Als er sprake is van een vergunningsplicht, dan geldt bij uitzondering een versnelde procedure en afwijkende indieningstermijn. Het is de verantwoordelijkheid van de aanvrager om de aanvraag versneld volledig te krijgen. Er wordt alleen een vergunning verleend als het evenement veilig kan plaatsvinden.

4.4 Evenementen in gebouwen

Evenementen in gebouwen of vaartuigen zijn in veel gevallen ook vergunningsplichtig. Hiervan is bijvoorbeeld sprake als het evenement niet overeenstemt met de reguliere activiteiten die zijn toegestaan op grond van het bestemmingsplan. Zo is een sportwedstrijd in een sporthal een reguliere activiteit die is toegestaan op grond van het geldende bestemmingsplan. Dit is, met uitzondering van vechtsportwedstrijden, niet vergunningsplichtig. Als in diezelfde hal incidenteel een muziekevenement wordt georganiseerd, dan is deze activiteit meestal wél vergunningsplichtig. Het gebruik wijkt hierbij namelijk af van het bestemmingsplan en er zijn nieuwe/ andere risico’s. In de evenementenvergunning wordt met specifieke voorschriften de mogelijke risico’s van het evenement beperkt. Hieronder zijn nog een aantal bijzonderheden beschreven.

• ■

  Winkelcentra

Soms worden er binnen de gemeente Haarlemmermeer evenementen/ verkoopacties georganiseerd in winkelcentra. In het bestemmingsplan kan geregeld zijn dat (openlucht)evenementen zijn toegestaan. Deze evenementen hebben naast promotionele doeleinden voor het winkelend publiek, soms ook muzikale of andere activiteiten die een zelfstandige stroom van bezoekers kan trekken. Dit kan het risicoprofiel vergroten. In die gevallen is de burgemeester bevoegd om alsnog een vergunningsplicht op te leggen. Het is de verantwoordelijkheid van de organisator om de voorgenomen plannen tijdig te laten toetsen bij de gemeente.

• ■

  Horecabedrijven, terrassen en livemuziek

Horecabedrijven mogen overeenkomstig de bestemming van het gebouw evenementen organiseren.

In situaties waarbij er twijfels zijn over het veilig organiseren van het evenement, kan de burgemeester alsnog een vergunningsplicht opleggen. Evenementen die georganiseerd worden op een terras zijn wel vergunningsplichtig, bijvoorbeeld bij livemuziek of een DJ.

De gemeente Haarlemmermeer heeft nadere regels opgesteld voor terrassen (te raadplegen op de lokale regelingenbank via www.overheid.nl). Daarnaast is in hoofdstuk 6 van de Verordening fysiek domein van de gemeente Haarlemmermeer opgenomen welke geluidsnormen er gelden voor horecabedrijven. Bij live- of versterkte muziek op een terras worden deze geluidsnormen – afhankelijk van de locatie – zeer waarschijnlijk overschreden. Met een kennisgeving incidentele festiviteit wordt de geluidsnorm iets verhoogd, maar dit is voor live-muziek vaak nog onvoldoende. Om die reden is (live)muziek meestal alleen mogelijk als onderdeel van een (groter) evenement, bijvoorbeeld op een plein. In die situatie moet een evenementenvergunning met geluidsontheffing worden aangevraagd. Ter bescherming van de belangen van omwonenden wordt de geluidsontheffing in beperkte mate verleend en alleen bij grotere evenementen. Deze evenementen moeten voor de evenementenkalender aangemeld zijn.

• ■

  Sportgala’s (vechtsportgala’s)

Sportwedstrijden, sporttoernooien of sportgala’s die niet worden georganiseerd door een bij de NOC*NSF aangesloten sportbond of een bij een dergelijke bond aangesloten vereniging, worden gezien als een evenement. Hier moet de organisator een evenementenvergunning voor aanvragen.

Het is daarbij niet relevant of een dergelijk evenement wordt georganiseerd in een gebouw dat voor sportwedstrijden is bestemd of niet. Ook als het in een vergunde horeca-inrichting plaatsvindt, is een evenementenvergunning verplicht. Een Bibob-onderzoek maakt deel uit van de vergunningprocedure.

4.5 Brandveiligheid

Brand, en vooral rook, kan een groot risico op een evenement vormen. Goede brandpreventie en goed management op brandveiligheid - als de brand toch ontstaat - zijn cruciaal om de risico’s te beperken. In het draaiboek of veiligheidsplan kunnen aspecten van brandpreventie en brandbestrijding worden opgenomen.

• ■

  Melding brandveilig gebruik tijdelijke bouwsels (BBGOP)

Sinds 1 januari 2018 is het Besluit gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (verder: BBGOP) in werking getreden. Dit besluit regelt brandveiligheid met betrekking tot tijdelijke bouwsels. Een melding is onder andere verplicht in het geval een activiteit wordt georganiseerd waarbij een bouwsel aanwezig is die is bestemd voor 150 of meer personen tegelijkertijd. Er hoeft geen aparte melding ingediend te worden als een evenementenvergunning noodzakelijk is en in dat kader de benodigde gegevens al aangeleverd zijn. De gemeente Haarlemmermeer hanteert die gegevens als vereiste bij een evenementenvergunning waardoor geen aparte melding noodzakelijk is.

• ■

  Melding brandveilig gebruik voor gebouwen of bouwwerken

Voor het brandveilig gebruiken van een bouwwerk is het in een aantal gevallen verplicht een gebruiksmelding in te dienen of een omgevingsvergunning aan te vragen. Welke verplichtingen met betrekking tot brandveiligheid gelden, hangt af van de manier waarop, voor wie en hoelang een bouwwerk gebruikt wordt. Een gebruiksmelding is vereist wanneer tijdens een evenement in een gebouw meer dan 50 personen tegelijk aanwezig zijn. Een melding brandveilig gebruik moet minimaal 4 weken voorafgaand aan het evenement worden ingediend. Dit kan gratis via het omgevingsloket online (www.omgevingsloket.nl). Voor sommige gebouwen is er al een vergunning aanwezig. Dit is na te vragen bij de gemeente.

4.6 Veilige constructies bij evenementen

Het plaatsen van tenten, een podium, tribunes en andere vergelijkbare constructies bij evenementen, is onderdeel van de toetsing binnen de vergunningprocedure. De constructies op evenementen zijn altijd bedoeld om (alleen) tijdens het evenement te gebruiken.

Voorbeelden van evenementenconstructies zijn:

• -

  overkappingen, zoals tenten en shelters;

• -

  podia, inclusief achterwanden met decoratie of geluidsystemen;

• -

  VIP-decks en tribunes;

• -

  tijdelijke trappen en bruggen.

Het is belangrijk dat deze constructies veilig zijn voor de gebruikers en bezoekers van het evenement. Daarom worden eisen gesteld aan de veiligheid van deze constructies. Tijdens de schouw van het evenemententerrein worden de constructies gecontroleerd door een controleur van het team Bouwtoezicht van de gemeente Haarlemmermeer. Uitgangspunt van de gemeente Haarlemmermeer is de richtlijn Constructieve Toetsingscriteria Evenementenvergunning van het centraal overleg bouwconstructies (COBC), www.vereniging-bwt.nl.

De richtlijn is afgestemd met vertegenwoordigers uit de evenementenbranche en met de branchevereniging voor tentverhuurbedrijven (TVD). Hierin staat praktische informatie, bijvoorbeeld over beheersmaatregelen bij bepaalde windsnelheden.

Constructieveiligheid vraagt om specialistische kennis. Evenementenorganisatoren die constructies willen plaatsen, worden dringend geadviseerd om tijdig bij de leverancier de benodigde gegevens op te vragen. Dit voorkomt vertraging bij de vergunningprocedure. De gemeente kan aangeven welke gegevens/ documenten noodzakelijk zijn.

4.7 Alcohol, drugs en lachgas

Tijdens evenementen worden vaak verdovende middelen gebruikt, zoals alcohol, drugs en lachgas.

In paragraaf 3.2.1 is beschreven dat er een ontheffing van de Drank- en Horecawet nodig is om zwak alcoholhoudende drank te schenken tijdens een evenement. Het schenken van alcohol mag alleen aan personen van 18 jaar of ouder. In het veiligheidsplan moet de organisator aangeven welke maatregelen zij neemt om drankverstrekking aan minderjarigen te voorkomen.

Volgens de Opiumwet is het verhandelen en bezitten van drugs strafbaar gesteld. Dat neemt echter niet weg dat bezoekers toch drugs meenemen naar evenementen en het daar willen gebruiken of het voorafgaand aan het evenement gebruiken. Dit heeft ook gevolgen voor de organisator. In het veiligheidsplan moet worden aangegeven welke maatregelen er worden getroffen om drugsgebruik tegen te gaan, van voorlichting tot beveiliging en EHBO.

De gemeente Haarlemmermeer maakt gebruik van de leidraad voor gemeenten ‘Alcohol en drugs bij evenementen 2.0’ van het Trimbos-instituut.

Het gebruik van lachgas als recreatief roesmiddel kan aanzienlijke risico’s met zich meebrengen voor de individuele gezondheid als de volksgezondheid. Daarnaast leidt het tot vormen van overlast, zoals vervuiling, geluidsoverlast en ander onwenselijk gedrag. Om die redenen wordt het recreatief gebruik van lachgas en de verkoop daarvan niet toegestaan tijdens evenementen en op en rond het evenemententerrein. Waar nodig neemt de burgemeester extra voorschriften op in de evenementenvergunning om het oneigenlijke gebruik en de verkoop tegen te gaan. De organisator beschrijft in het veiligheidsplan de te nemen maatregelen.

In artikel 2:48A van de APV is ook het gebruik van lachgas verboden op een openbare plaats die deel uitmaakt van een door het college aangewezen gebied.

4.8 Gezonde voeding, drinkwater en toegankelijkheid

De gemeente Haarlemmermeer zet zich in om een leefomgeving te creëren die bijdraagt aan een gezonde(re) leefstijl van inwoners. De organisator van een evenement wordt gevraagd aan deze ambitie een bijdrage te leveren. Bijvoorbeeld door bezoekers binnen het aanbod van eten en drinken voldoende gezonde alternatieven te bieden en deze extra te promoten. Of het plaatsen van (gratis) watertappunten.

Meer informatie is te vinden in de ‘Handreiking gezonde evenementen’ via de website van de gemeente Haarlemmermeer, www.haarlemmermeer.nl.

Evenementen moeten voor iedereen toegankelijk zijn. Ook voor mensen met een beperking. De gemeente Haarlemmermeer zet zich vanwege het VN-verdrag handicap in voor een inclusieve samenleving, waarin iedereen kan meedoen. Zij vraagt dit ook van haar partners. Hiervoor is een routekaart beschikbaar. De routekaart is een leidraad voor festivalorganisatoren om hun festival toegankelijk te maken, zodat mensen met een beperking daar gelijkwaardiger aan kunnen deelnemen. De Belangengroep Gehandicapten Haarlemmermeer adviseert bovendien op aanvraag.

Meer informatie over de routekaart is te vinden via de website www.coalitievoorinclusie.nl/festivals-voor-iedereen.

4.9 Afgelasting evenement vanwege bijzondere omstandigheden

In de meeste gevallen kan een organisator ervan uitgaan dat een evenement mag plaatsvinden als de evenementenvergunning is verleend. Een verleende vergunning betekent echter geen garantie. Er kunnen zich namelijk bijzondere omstandigheden voordoen waardoor een evenement door de burgemeester wordt afgelast. Bijvoorbeeld omdat hogere wet- en regelgeving tijdelijk evenementen verbiedt. Tijdens de coronacrisis kunnen evenementen voor een bepaalde periode worden verboden op grond van de tijdelijke noodverordening.

Daarnaast kan een evenement worden afgelast, bijvoorbeeld vanwege een ernstig dreigend gevaar op verstoring van de openbare orde en veiligheid, onveilige weersomstandigheden, volksgezondheid of het plotseling niet beschikbaar zijn van de evenementenlocatie. In geval de afgelasting buiten de schuld van de organisator ligt, zal in overleg worden beoordeeld of het evenement kan worden verplaatst. Bij afgelasting van een evenement als gevolg van de coronacrisis, kunnen de legeskosten worden vergoed.

• ■

  Aansprakelijkheid

De aanvrager van een evenementenvergunning wordt de organisator genoemd en draagt de verantwoordelijkheid voor het evenement. Het kan dus zo zijn dat een ander bureau de productie op zich neemt onder verantwoordelijkheid (en voor rekening en risico) van de aanvrager. De organisator mag geen schade aan gemeentelijke eigendommen veroorzaken. Daarnaast moet de organisator een wettelijke aansprakelijkheidsverzekering afsluiten, die zowel materiele- als letselschade dekt.

Bij overmacht situaties is de gemeente niet aansprakelijk voor ontstane schade door afgelasting van een evenement. Er moet sprake zijn van een situatie die de gemeente niet kon voorzien en de gemeente moet ook geen invloed hebben gehad op de oorzaak voor de afgelasting van het evenement. Denk bijvoorbeeld aan plotseling opkomend noodweer. Ook bij andere situaties dan overmacht is de gemeente in de meeste gevallen niet aansprakelijk, tenzij het handelen van de gemeente een onrechtmatige daad oplevert. Daarbij zal worden beoordeeld of de gemeente in redelijkheid al het nodige heeft gedaan om afgelasting van het evenement te voorkomen. Een zorgvuldige afstemming met de organisator is hierbij van belang.

4.10 Communicatie met omwonenden

Evenementen zijn belangrijk voor de gemeente. Dit neemt niet weg dat deze evenementen voor overlast kunnen zorgen voor bewoners en ondernemers in de omgeving. Denk aan bezoekersstromen, parkeerdruk of afgesloten wegen. Met alle hiervoor genoemde voorwaarden wordt geprobeerd deze overlast zoveel mogelijk te beperken. De organisator is verantwoordelijk voor een goede, duidelijke communicatie met bewoners en ondernemers. Het is van groot belang dat bewoners en ondernemers op tijd (minimaal 2 weken van tevoren) en juist geïnformeerd worden over bijvoorbeeld verkeersmaatregelen (met bijbehorende data en tijden) en contactgegevens van de organisator. Het helpt de organisator ook bij het verminderen van klachten.

Evenementen moeten veilig georganiseerd worden. De gemeente is verantwoordelijk om toe te zien op juiste naleving van wet- en regelgeving. Dit betekent dat meldings- en vergunningsplichtige evenementen vooraf en tijdens het evenement gecontroleerd worden. In dit hoofdstuk worden de uitganspunten beschreven en de handhavingsmaatregelen die burgemeester kan nemen als een organisator zich niet aan de regels houdt.

5.1 Uitgangspunten van toezicht en handhaving

In het gemeentelijke toezichts- en handhavingsbeleid is voorzien in handhaving bij evenementen. Het uitgangspunt is dat daar waar de risico’s en overlast het grootst zijn, de meeste inzet op toezicht en handhaving plaatsvindt. Kaders voor inzet op toezicht en handhaving liggen op het vlak van veiligheid, leefbaarheid, duurzaamheid en naleefgedrag. Wanneer die kaders worden overtreden of wanneer dat dreigt te gebeuren, wordt ingegrepen en/of bijgestuurd. Vooroverleg voorafgaand aan vergunningverlening is belangrijk om te bepalen of het uitoefenen van toezicht noodzakelijk is.

Naast de gemeente kunnen verschillende instanties toezicht uitoefenen en handhavend optreden. Iedere organisatie doet dat binnen zijn of haar eigen taken en bevoegdheden. Voor de terreinen van het recreatieschap geldt een aparte Algemene Verordening. Het recreatieschap heeft eigen toezichthouders die voor deze terreinen bevoegd zijn.

Tijdens de schouw of uitvoering van alle grootschalige/ risicovolle evenementen is een gemeentelijk vertegenwoordiger aanwezig als eerste aanspreekpunt voor de organisator en hulpdiensten.

5.2 Handhavingsmaatregelen

De organisator is primair verantwoordelijk voor de naleving van de vergunningsvoorschriften om een evenement beheersbaar, veilig en ordelijk te laten verlopen. Uitgangspunt is dat de organisator op de hoogte moet zijn van alle voorschriften die aan het evenement gesteld worden, inclusief relevante wet- en regelgeving en gemaakte afspraken met het bevoegd gezag en andere overheidsdiensten.

Het niet naleven van voorschriften kan leiden tot handhavende maatregelen. De wijze van handhaving kan variëren van een waarschuwing tot het onmiddellijk stilleggen van het evenement. De burgemeester bepaalt welke bestuurlijke maatregel passend is bij de aard en ernst van de overtreding.

• ■

  Bestuurlijke waarschuwing

Bij het niet nakomen van de vergunningsvoorschriften, bepalingen uit de APV, het evenementenvergunningenbeleid of (schriftelijke) afspraken die zijn gemaakt met een toezichthouder kan de burgemeester besluiten om een bestuurlijke waarschuwing te geven. Dit gebeurt alleen als er geen acuut risico is voor de openbare orde en veiligheid. In de bestuurlijke waarschuwing kan staan dat de burgemeester bij een volgende overtreding overgaat tot een bestuurlijke maatregel. De bestuurlijke waarschuwing is geen besluit op basis van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Tegen een bestuurlijke waarschuwing staat dan ook geen bezwaar open.

• ■

  Last onder dwangsom (artikel 5:32 Awb )

Als er verondersteld kan worden dat de organisator bij een (volgend) evenement (opnieuw) in overtreding zal gaan, kan een last onder dwangsom worden opgelegd. Hiervan kan sprake zijn bij eerder vertoond naleefgedrag van de organisator, herhaling van het overtreden van voorschriften of uitzonderlijke omstandigheden die het begaan van overtredingen waarschijnlijk maken. Als dit binnen de gegeven termijn van 13 maanden gebeurt nadat de last is afgegeven, wordt de dwangsom verbeurd.

• ■

  Last onder bestuursdwang (artikel 5:25 Awb )

Het opleggen van het soort bestuursrechtelijke maatregel is afhankelijk van de spoedeisendheid. Het ongedaan maken van een overtreding en/of gevaarlijke situatie tijdens een evenement heeft vaak een spoedeisend belang. Om die reden wordt in de regel eerder gebruik gemaakt van een last onder bestuursdwang, dan een last onder dwangsom.

Als er een last onder bestuursdwang wordt opgelegd krijgt de organisator, indien er geen sprake is van spoedeisendheid, de gelegenheid tot herstel van de overtreding. Wanneer de organisator hier geen gehoor aan geeft of als er spoedeisendheid is wordt de overtreding door of namens de gemeente beëindigd. De eventuele kosten kunnen op de organisator verhaald worden. Hieronder vallen materiele, personele en administratieve kosten.

• ■

  Intrekking of wijzigen van de vergunning (artikel 1:6 APV)

Een evenementenvergunning kan worden gewijzigd of ingetrokken als ter verkrijging daarvan onjuiste of onvolledige gegevens zijn verstrekt. Deze maatregel kan ook genomen worden als er verandering van de omstandigheden of inzichten hebben opgetreden na het verlenen van de vergunning. Intrekking of wijziging is dan noodzakelijk om de belangen te beschermen die met de vergunning zijn beoogd. Een vergunning kan ook worden gewijzigd of ingetrokken als de voorschriften en beperkingen niet worden nagekomen. Een evenement kan door de burgemeester worden stil gelegd/ afgelast op het moment dat het zonder geldige vergunning plaatsvindt.

Tijdens een evaluatiegesprek met de evenementenorganisator en betrokken veiligheidspartners zal worden beoordeeld of en in welke vorm een mogelijke volgende editie van het evenement kan plaatsvinden.

5.3 Klachten

Inwoners die klachten hebben over een evenement, melden zich eerst bij de organisator. Als dit niet het gewenste resultaat oplevert, kunnen klachten op ieder moment van de dag gemeld worden bij de meldkamer van de politie (telefoonnummer 0900-8844). De klachten worden door de politie doorgegeven aan de gemeente. Klachten kunnen ook via het digitale loket van de Gemeente Haarlemmermeer worden ingediend. Voor (grootschalige) muzikale evenementen kunnen er aanvullende of afwijkende afspraken gemaakt worden over de klachtafhandeling.