Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Buren 2021

Geldend van 26-10-2021 t/m heden

Intitulé

Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Buren 2021

Artikel 1 Inleiding

Gemeente Buren spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en aanbestedingspraktijk. Dit is aanleiding geweest om het Inkoopbeleid te actualiseren. De gevolgen van de nieuwe aanbestedingswetgeving zijn hierin ook verwerkt. De opzet van het nieuwe Inkoopbeleid wordt gevormd door het VNG-model Inkoopbeleid. Het VNG-model is tot stand gekomen in samenwerking met gemeenten en na consultatie van het bedrijfsleven om uniformering te bevorderen.

In dit Inkoopbeleid schetsen we de doelstellingen, uitgangspunten en kaders waarbinnen Inkoop in gemeente Buren plaatsvindt. Gemeente Buren leeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2). Inkoop vindt plaats in een dynamische omgeving, dus gemeente Buren is continu bezig met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. Gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. Dit beleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van gemeente Buren. Het Inkoopbeleid is ondersteunend aan de realisatie van de beleidsdoelstellingen zoals die door college en raad zijn gesteld. Verbeteringen in het inkoopproces hebben een meerwaarde voor en dragen bij aan het behalen van die doelstellingen.

Daarnaast gaat gemeente Buren bij het Inkopen van Werken, Leveringen of Diensten uit van de volgende inkoopuitgangspunten:

Gemeente Buren hanteert de volgende beleidsuitgangspunten, die verder worden uitgewerkt in uitvoeringsprogramma’s:

1. Duurzaamheid: waar mogelijk nemen we in de selectie-eisen en gunningscriteria duurzaamheid op.

2. Social Return: waar mogelijk en wenselijk nemen we bij aanbestedingen Social Return criteria op.

3. Lokale ondernemers: we hebben oog voor lokaal/regionaal ondernemerschap, zonder dat dit verplichtingen schept tegenover leveranciers.

4. Innovatie: waar mogelijk streven we naar innovatiegericht inkopen en aanbesteden.

1. Definities

In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:

Contractant: De in de overeenkomst genoemde wederpartij van gemeente Buren.

Diensten: Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

Gemeente: Gemeente Buren, zetelend De Wetering 1 in Maurik.

Inkopen: (Rechts)handelingen van gemeente Buren gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben.

Leveringen: Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

Offerte: Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.

Offerteaanvraag: Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van gemeente Buren voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding volgens de Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen.

Ondernemer: Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.

Werken: Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

2. Gemeentelijke doelstellingen

Gemeente Buren wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid haar ambities concretiseren en de volgende doelstellingen realiseren:

a

Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.

Gemeente Buren leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt gemeente Buren efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van gemeentelijke middelen staan centraal. Gemeente Buren houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor Ondernemers tot gemeentelijke opdrachten.

b

Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.

Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkopen. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen gemeente Buren en de Contractant. Gemeente Buren spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.

c

Het creëren van de meest maatschappelijke waarde voor de publieke middelen.

Bij Inkopen kan gemeente Buren ook interne en andere gemeentelijke en maatschappelijke kosten betrekken in haar afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol.

d

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en daarmee bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke doelstellingen van gemeente Buren.

Gemeente Buren heeft een grote rol bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken. Gemeente Buren wil bij de Inkopen waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen daarvan.

e

Een continue positieve bijdrage leveren aan het goed presteren van gemeente Buren.

Inkopen heeft een belangrijke invloed op het gehele prestatieniveau van gemeente Buren en draagt daar direct en voortdurend aan bij. De concrete doelstellingen van Inkopen zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van gemeentelijke doelstellingen.

f

Administratieve lastenverlichting voor zowel gemeente Buren als voor Ondernemers.

Zowel gemeente Buren als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. Gemeente Buren verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan gemeente Buren hiertoe digitaal Inkopen (en aanbesteden). Gemeente Buren maakt, waar mogelijk, gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument.

3. Juridische uitgangspunten

  • 3.1 Algemeen juridisch kader

    a. Gemeente Buren leeft de relevante wet- en regelgeving na

Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door gemeente Buren restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

Aanbestedingswet

De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 implementeert sinds 1 juli 2016 de Europese Richtlijnen 2014/24/EU en 2014/25/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’), Concessierichtlijnen 2014/23/EU en Richtlijn 2007/66/EU (‘Rechtsbeschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheids- en concessieopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.

Europese wet- en regelgeving

Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en ‘Concessierichtlijn’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen en ‘Concessierichtlijn’ kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.

Burgerlijk Wetboek

Het wettelijke kader voor overeenkomsten.

Gemeentewet

Het wettelijke kader voor gemeenten.

Gids Proportionaliteit

De (herziene) Gids Proportionaliteit 2016 is in zijn geheel het richtsnoer dat is aangewezen in het Aanbestedingsbesluit en geeft handvatten voor redelijke toepassing van het proportionaliteitsbeginsel.

Aanbestedingsreglement Werken

In het ARW 2016 zijn procedurevoorschriften opgenomen met betrekking tot de wijze waarop aanbestedingen voor Werken moeten verlopen.

3.2 Algemene beginselen bij Inkopen

a. Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

Gemeente Buren kan bij haar Inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht nemen:

Gelijke behandeling

Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

Non-discriminatie

Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.

Transparantie

De gevolgde procedure moet navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.

Proportionaliteit (evenredigheid)

De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. Gemeente Buren past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.

Wederzijdse erkenning

Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van gemeente Buren.

b. Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

Gemeente Buren neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

3.3 Uniforme documenten

Gemeente Buren streeft ernaar om uniforme documenten en standaard sjablonen te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. Gemeente Buren past, mits passend, bij de betreffende Inkopen in ieder geval toe:

  • -

    Algemene Inkoopvoorwaarden voor Leveringen en Diensten gemeente Buren

  • -

    Gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT)

  • -

    Uniforme administratieve voorwaarden (UAV) voor de uitvoering van werken en van technische installatiewerken, voorzien van uitzonderingen en aanvullingen hierop.

  • -

    De Nieuwe Regeling (DNR), voorzien van uitzonderingen en aanvullingen hierop.

  • -

    Uniforme Administratieve Voorwaarden voor Geïntegreerde Contractvormen.

 

3.4 Mandaat en volmacht

Inkopen vindt plaats met inachtneming van de geldende mandaat- en volmacht regeling van gemeente Buren. Gemeente Buren wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

3.5 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders van gemeente Buren en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.

Een onderbouwd voorstel om af te mogen wijken dient altijd te zijn voorzien van een advies van de inkoopadviseur.

Uitzonderingscriteria (niet limitatief) kunnen onder andere zijn:

  • -

    Specifieke deskundigheid: Een bepaalde techniek of bepaalde kennis kan aantoonbaar alleen door één specifieke marktpartij worden geleverd;

  • -

    Markttechnische redenen: Vanwege markttechnische redenen is het slechts mogelijk van één leverancier een inschrijving te ontvangen;

  • -

    Dwingende spoed (calamiteit): In het geval dat onverwacht een oplossing gevonden moet worden waar marktpartijen per direct ingezet moeten worden;

  • -

    Ethisch en/of morele kwesties passend binnen de cultuur van de Gemeente: Maatschappelijk verantwoord ondernemen, waarbij past dat een bepaald transparant beleid wordt gevoerd met een sociaal gezicht dat behalve met de markt ook rekening houdt met de maatschappij;

  • -

    Samenwerking met andere aanbestedende diensten: Wanneer sprake is van een gezamenlijk aanbesteding met andere aanbestedende diensten zal, in overleg tussen deze aanbestedende diensten, een passende aanbestedingsprocedure worden bepaald. Het kan voorkomen dat de gekozen procedure afwijkt van het gemeentelijk inkoopbeleid.

3.6 Klachtenregeling

Gemeente Buren is er voorstander van dat geschillen in onderling overleg worden opgelost en niet onnodig aan de rechter worden voorgelegd. Gemeente Buren heeft een klachtenregeling opgesteld die te vinden is op de website van gemeente Buren (Verordening klachtenregeling gemeente Buren).

4. Ethische en ideële uitgangspunten

4.1 Integriteit

a. Gemeente Buren stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop

Gemeente Buren heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen. Afspraken over integriteit staan in de notitie Buren Bewust Integer (2015) of het opvolgende document.

b. Gemeente Buren contracteert enkel integere Ondernemers

Gemeente Buren wil enkel zakendoen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken.

Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkopen (en aanbestedingen) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’ of ‘Verklaring omtrent gedrag (VOG)’. Gemeente Buren kan bij twijfel over de integriteit ook het bureau Bibob om advies vragen. Een Bibob onderzoek kan dus deel uitmaken van de aanbestedingsprocedure.

4.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (‘MVI’) betekent dat gemeente Buren de effecten op people, planet en profit meeneemt bij Inkopen. Met een goed Inkoop- en aanbestedingsbeleid kunnen maatschappelijke doelen worden gerealiseerd (Inkopen met impact). Gemeente Buren stimuleert daarom sociale, ecologische en economische aspecten te integreren bij Inkopen en aanbestedingen van Werken, Diensten en Leveringen. Deze komen tot uitdrukking in de vastgestelde beleidsuitgangspunten Social Return, Duurzaamheid, Innovatie en Lokale ondernemers en worden uitgewerkt in uitvoeringsprogramma’s.

Gemeente Buren heeft ook als opdrachtgever een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Daarnaast heeft gemeente Buren als opdrachtgever invloed op Ondernemers om wenselijke maatschappelijke veranderingen teweeg te brengen. Gemeente Buren vergroot de impact van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen door haar opdrachtgeverschap en de inkooporganisatie intern goed op elkaar af te stemmen.

5. Economische uitgangspunten

5.1 Product- en marktanalyse

a. Inkopen vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd

Gemeente Buren acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product- en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.

5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

a. Gemeente Buren acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk

Gemeente Buren streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. Gemeente Buren moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkopen (waar- onder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en)), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

b. Gemeente Buren kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie

Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van gemeente Buren door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. Gemeente Buren kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.

5.3 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen

a. Gemeente Buren heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot wat voor vorm ook van discriminatie van Ondernemers leidt

In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en gemeente Buren moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van Inkoop.

b. Gemeente Buren heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP)

Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. Gemeente Buren houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan gemeente Buren doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onder aanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

c. Gemeente Buren heeft oog voor sociale ondernemingen

Bij Inkopen kan gemeente Buren opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen.

Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben.

5.4 Innovatie

Gemeente Buren kan haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid gebruiken om innovatieve oplossingen te stimuleren voor maatschappelijke opgaven. Gemeente Buren zal waar mogelijk ruimte laten om innovatieve oplossingen aan te bieden, bijvoorbeeld door een opdracht functioneel te beschrijven.

Ook worden ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie te gebruiken voor deze uitdagingen. Hierbij kan gedacht worden aan de `right to challenge’ en Inkopen bij sociale ondernemingen.

5.5 Samenwerkingsverbanden

Gemeente Buren hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. De keuze voor inkoopsamenwerking bepalen we per inkoopopdracht.

5.6 Bepalen van de inkoopprocedure

Gemeente Buren heeft de vrijheid om zelf zorg te dragen voor haar taken (zelfvoorziening) of deze taken uit te besteden aan de markt.

Als gemeente Buren kiest voor een bepaalde inkoopprocedure, hanteert zij (onder meer) het onderstaande uitgangspunt. Bij deze afweging is onder meer het type Werk, Dienst of Levering en de markt van belang.

Gemeente Buren zal − met inachtneming van de Gids Proportionaliteit − bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij gemeente Buren gemotiveerd aangeeft waarom zij hiervan wil afwijken.

Werken

Leveringen

Diensten

Enkelvoudig

Tot € 100.000

Tot € 50.000

Tot € 50.000

Meervoudig

€ 100.000

€ 1.500.000

€ 50.000

Europees drempelbedrag

€ 50.000

Europees drempelbedrag

Nationaal

€ 1.500.000

Europees drempelbedrag

N.V.T.

N.V.T.

Europees

Vanaf Europees drempelbedrag

(Bedragen zijn exclusief btw)

Vanaf Europees drempelbedrag

Vanaf Europees drempelbedrag

Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag

Gemeente Buren vraagt aan één Ondernemer een Offerte.

Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag

Gemeente Buren vraagt ten minste aan drie Ondernemers en ten hoogste aan vijf Ondernemers een Offerte. Waarbij minimaal één Ondernemer van buiten gemeente Burengrenzen wordt uitgenodigd.

Nationaal aanbesteden

Onder de (Europese) drempelbedragen zal gemeente Buren nationaal aanbesteden. Gemeente Buren zal voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen.

Europees aanbesteden

Boven de (Europese) drempelbedragen zal gemeente Buren in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.

5.7 Raming en financiële budget

Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. Gemeente Buren wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

5.8 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

Gemeente Buren bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert gemeente Buren een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). Gemeente Buren wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

Gemeente Buren geeft altijd gemotiveerd aan waarom de betrokken ondernemers zijn uitgenodigd tot het doen van een inschrijving.

6. Organisatorische uitgangspunten

6.1 Inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. Het onderstaande plaatje geeft het cyclische inkoopproces weer.

Stap

Fase inkoopproces

Toelichting

1.

Voortraject

• Bepalen van inkoopbehoefte

• Bepalen van het aanbod (bijv. product- en marktanalyse)

• Raming en bepalen van het financiële budget

• Keuze Offerteaanvraag

2.

Specificeren

• Opstellen van eisen en wensen

• Omschrijven van de opdracht

• Opstellen Offerteaanvraag

3.

Selecteren

• Eventuele voorselectie geïnteresseerde Ondernemers

• Bekendmaking opdracht via verzenden van de Offerteaanvraag, de website, CTM Solutions of TenderNed

• Offertes evalueren

• Nader onderhandelen (indien mogelijk op grond van de geldende wet- en regelgeving)

• Gunning aan winnende Ondernemer

4.

Contracteren

• Tekenen (raam) overeenkomst met (winnende) Contractant

• Registreren getekende overeenkomst

• Informeren afgewezen Ondernemers

5.

Bestellen

• Uitvoeren van de opdracht

• Eventueel met het doen van bestellingen

6.

Bewaken

• Bewaken termijnen

• Controleren nakoming afgesproken prestaties, waaronder de MVI-afspraken

• Tijdige betaling facturen

7.

Nazorg

• Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen of looptijd

• Evalueren overeenkomst met Contractant

6.2 Inkoop in de organisatie

Het College van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het inkoopbeleid. Het inkoopproces wordt concreet uitgevoerd door de ambtelijke organisatie door middel van het zogenaamde “gecoördineerde inkoopmodel”. Dat wil zeggen dat budgethoudende domeinen/teams van de gemeente, binnen afgesproken kaders verantwoordelijk zijn voor de eigen inkoop en aanbesteding.

Voordelen van dit inkoopmodel

- Er is coördinatie, afstemming en overzicht.

- Inkopen kunnen op tactisch niveau gebundeld worden, wat de doelmatigheid ten goede komt.

- Er blijft ruimte voor team specifieke inkopen op tactisch en operationeel niveau. Dit komt het draagvlak ten goede.

- Via inkoopadvies wordt specifieke inkoopkennis en kunde geleverd.

- Er wordt samengewerkt via (tijdelijke) inkoopteams. Dit zorgt ervoor dat het inkoopproces goed wordt doorlopen. Daarnaast zorgt het voor informatie-uitwisseling, borging van kennis, het verhogen van de kwaliteit en het draagt bij aan het behalen van een optimaal inkoopresultaat.

- Juridische, financiële, ICT, inkoopadviseurs en andere vakspecialisten kunnen, naast gebruikers en materiedeskundigen deelnemen in de (tijdelijke) inkoopteams. Dit komt het resultaat ten goede en er wordt kennis opgebouwd.

- Er vindt standaardisatie plaats in het uitvoeren van inkoop- en aanbestedingsprocedures.

- Het naleven van de nationale en Europese wet en regelgeving voor inkoop en aanbesteding wordt vergroot. De rechtmatigheid is hoog.

6.3 Verantwoordelijken

De portefeuillehouder Inkoop is verantwoordelijk voor inkoop en aanbesteding. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid. De ambtelijke organisatie voert het inkoopproces concreet uit. Voor een succesvolle toepassing van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid is betrokkenheid van bestuurder, budgethouder/opdrachtgever en inkoper essentieel.

6.4 Inkooprollen

Inkoper:

degene die inkoopt en de inkoop initieert, de vakspecialist, deskundige op de inhoud van het vakgebied

Procesondersteuner

Inkoop :

ondersteuner bij de uitvoering van het inkoopproces/de inkoopprocedure, geeft advies en heeft kennis van inkoop en het proces

Inkoopadviseur :

adviseur, deskundige op het gebied van inkoop en aanbesteden/ procedure

Inkoopcoördinator:

coördinator en aanspreekpunt op het gebied van inkoop en aanbesteden binnen de organisatie

Budgethouder

budget verantwoordelijke voor de inkoop van het product en het aangaan van de verplichting

Applicatiebeheerder:

de beheerder van de Tenderapplicatie en de contractmodule CTM

Contractbeheerder:

verantwoordelijke voor het registreren en het actueel houden van alle vastgelegde informatie over het contract

Contracteigenaar:

eindverantwoordelijke voor het contract

Teamondersteuners:

administratieve ondersteuning (ondersteuning bij Join, dossiervorming, correspondentie en zorgdragen voor contractondertekening)

Juridische adviseur/

inkoopjurist:

is juridisch expert op het gebied van inkoop en aanbesteding, biedt juridische ondersteuning in aanbestedingstrajecten/ aanbestedingsvraagstukken.

Inkoopbureau:

iHet Inkoopbureau Regio Rivierenland, waarin we samenwerken als dit voordeel oplevert in de aanbesteding van producten waarin we gezamenlijk met regiogemeenten optrekken. Biedt op verzoek ondersteuning bij Europese aanbestedingsprocedures.

Inkoopmedewerker:

verzamelnaam voor medewerkers op het vakgebied inkoop in de rol van inkoopadviseur, inkoopcoördinator, procesondersteuner inkoop, medewerker van het Inkoopbureau Regio Rivierenland.