Privacy-protocol gegevensverwerking jeugdhulp gemeente Beekdaelen

1. De toeleiding tot de jeugdhulp, artikel 2.3 lid 1 Jeugdwet: inzake de toeleiding tot jeugdhulp moeten (persoons)gegevens verwerkt worden die het mogelijk maken om te bepalen of het nodig is dat voor een jeugdige een voorziening wordt getroffen en zo ja, welke. Op grond van artikel 7.4.0 lid 1 onder a Jeugdwet juncto artikel 6 lid 1 onder c AVG worden de persoonsgegevens verwerkt.

2. Individuele beslissing jeugdhulpplicht: het college is (ingevolgde artikel 2.3 lid 1 Jeugdwet) de aangewezen partij om de voorziening op het gebied van jeugdhulp te treffen indien de jeugdige of zijn ouders dit volgens de professional nodig hebben in verband met opgroei- en opvoedingsproblemen, psychische problemen en stoornissen. Artikel 7.4.0 lid 1 onder a Jeugdwet juncto artikel 6 lid 1 onder c AVG biedt de grondslag voor de gemeente om persoonsgegevens te verwerken.

3. De uitvoering van de jeugdhulp: de gemeente zal bij het uitvoeren van de jeugdhulp een dossier inrichten met betrekking tot de te verlenen jeugdhulp. Dit is mogelijk op grond van artikel 7.3.8 Jeugdwet.

4. Het doen van een verzoek tot onderzoek aan de Raad voor de Kinderbescherming: zodra de professional tot het oordeel komt dat een maatregel met betrekking tot het gezag over een minderjarige die zijn woonplaats heeft binnen de gemeente overwogen moet worden, doet het college een verzoek tot onderzoek aan de Raad voor de Kinderbescherming, art. 2.4 lid 1 Jeugdwet. Daartoe mag de gemeente op grond van artikel 7.4.0 lid 1 onder b Jeugdwet persoonsgegevens verwerken.

5. De uitvoering van kinderbeschermingsmaatregelen en jeugdreclassering: Artikel 7.4.0 lid 1 onder b Jeugdwet biedt de mogelijkheid aan de gemeente voor dat doel persoonsgegevens te verwerken.

6. De financiering: inzake de financiering zal de gemeentegegevens verwerken in verband met de inkoop, bekostiging en betaling van jeugdhulp en de uitvoering van kinderbeschermingsmaatregelen en jeugdreclassering. Voor zover het daarbij om persoonsgegevens gaat, betreft het met name gegevens in het kader van de facturering. Het verwerken van die gegevens is mogelijk op grond van artikel 7.4.0 lid 1 onder d Jeugdwet.

1. In het dossier worden alleen die persoonsgegevens opgenomen die noodzakelijk zijn voor de ondersteuning van de cliënt. Hieronder worden in ieder geval de volgende persoonsgegevens verstaan:

• -

  de NAW-gegevens, geboortedatum en het Burgerservicenummer van de cliënt;

• -

  voor zover als relevant voor de ondersteuning: de samenstelling van het gezin van de cliënt en indien noodzakelijk de NAW-gegevens, geboortedatum en het Burgerservicenummer van één of meer gezinsleden;

• -

  voor zover relevant voor de ondersteuning de NAW-gegevens van de leden van het sociaal netwerk;

• -

  de geconstateerde opgroei- en opvoedingsproblemen, psychische problemen en stoornissen en de te diens aanzien uitgevoerde verrichtingen;

• -

  de doelen die de cliënt met de ondersteuning wil bereiken, de oplossingen binnen het eigen netwerk, de omvang van de geboden hulp, de namen en contactgegevens van de beroepskrachten en van anderen die rechtstreeks betrokken zijn bij de uitvoering van het ondersteuningsplan;

• -

  de afsluiting van de ondersteuning, het oordeel van de cliënt hierover, en de resultaten die met de ondersteuning zijn behaald.

1. Alleen de jeugdconsulenten voor zover deze rechtstreeks betrokken zijn bij de ondersteuning van de cliënt, hebben inzage in de persoonsgegevens van de cliënt die in het dossier zijn opgenomen;

2. Indien noodzakelijk voor hun taakuitoefening hebben daarnaast inzage in de persoonsgegevens in het dossier:

• -

  De applicatiebeheerder alsmede de administratieve medewerkers voor zover zij specifiek zijn belast met de administratieve ondersteuning van de jeugdconsulenten voor hun werkzaamheden binnen team jeugd van de gemeente Beekdaelen.

• -

  Degene die belast is met de afhandeling van klachten over de geboden ondersteuning, of de behandeling van de bezwaar- en of beroepschriften, inclusief de leden van de commissie voor de bezwaarschriften en de klachtencommissie, uitsluitend voor zover inzage noodzakelijk is voor de beoordeling van de klacht, het bezwaar- en/of beroepschrift en het dossier betrekking heeft op de betreffende klacht, bezwaar- en/of beroepschrift;

• -

  Indien er huiselijk geweld aan de orde is, de medewerkers van Veilig Thuis;

• -

  de door de gemeente ingeschakelde verwerkers voor zover zij onder verantwoordelijkheid van het college specifieke taken uitvoeren in het kader van de uitvoering van de Jeugdwet, bijvoorbeeld de leverancier van het systeem waarin de persoonsgegevens van de cliënt worden verwerkt.

3. Aan anderen dan in het eerste en tweede lid genoemde personen wordt geen inzage gegeven in de persoonsgegevens in het dossier, tenzij een wettelijke verplichting daartoe noodzaakt.

4. In een interne regeling is per functie bepaald welke inzagerechten en schrijfrechten de jeugd-consulenten hebben met betrekking tot het dossier van de cliënt. Zie hiervoor de bijlage. (inhoud controleren). Deze autorisatielijst wordt periodiek gecontroleerd en actueel gehouden. Daarnaast wordt de naleving van die rechten door de professionals periodiek gecontroleerd door middel van steekproefsgewijze controle van de logbestanden.

5. De gemeente sluit met de door haar ingeschakelde verwerkers een schriftelijke verwerkersovereenkomst af. Daarin maakt zij bindende afspraken over een zorgvuldige verwerking van de persoonsgegevens door de verwerker, met inachtneming van de relevante bepalingen daaromtrent in de AVG. Zo worden afspraken gemaakt over doelbinding, geheimhouding en het treffen van passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.

1. De persoonsgegevens in het dossier worden 20 jaar bewaard, te rekenen vanaf het jaar waarin de ondersteuning is afgesloten, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is uit een oogpunt van zorgvuldige ondersteuning.

2. De administratief medewerkers die bij de dossiers betrokken zijn, dragen de afgesloten dossiers aan het einde van het jaar over aan DIV (Documentaire Informatie Voorziening). DIV zorgt voor de archivering en bewaakt de bewaartermijnen .

3. De medewerker van DIV draagt er zorg voor dat de gegevens genoemd in het eerste lid na de bewaartermijn zo spoedig mogelijk worden vernietigd of dat de gegevens van hun kenmerken worden ontdaan, zodat deze niet meer herleidbaar zijn tot het desbetreffende individu.

1. Eenieder die op grond van deze regeling kennis neemt van persoonsgegevens van een cliënt, is verplicht tot geheimhouding daarvan, tenzij de wet of deze regeling anders bepaalt. Hiervoor heeft iedere medewerker van de gemeente Beekdaelen een geheimhoudingsverklaring ondertekend. De gemeente verplicht de door haar ingeschakelde verwerkers in een verwerkersovereenkomst eveneens om geheimhouding te betrachten tijdens en na het verwerken van persoonsgegevens. Ook verplicht de gemeente haar verwerkers om hun medewerkers een geheimhoudingsverklaring te laten ondertekenen.

2. In het kader van de uitvoering van de jeugdhulp, mag het beroepsgeheim slechts worden doorbroken wanneer er sprake is van:

• a.

  De ondubbelzinnige toestemming van de cliënt gericht op het doorbreken van de geheimhoudingsplicht;

• b.

  Een conflict van plichten. Een conflict van plichten kan zich voordoen wanneer er sprake is van een zwaarwegend belang van de cliënt of een ander dan de cliënt die de doorbreking van de geheimhoudingsplicht rechtvaardigt. Dit besluit moet zorgvuldig worden genomen op basis van twee vragen:

  • 1.

    Is het, gelet op de veiligheid van alle betrokkenen, echt niet mogelijk en verantwoord in gesprek te gaan en toestemming te vragen en zo ja; heb ik me voldoende ingespannen om deze toestemming te krijgen?

  • 2.

    Welk zwaarwegend (vitaal) belang van de cliënt of van een ander wil ik behartigen door de gegevens te verstrekken?

  • 3.

    Is dit echt noodzakelijk

  • 4.

    Kan dit belang ook worden behartigd

• c.

  Bij wettelijk voorschrift.

1. Voor zover er op grond van de Jeugdwet toestemming van de cliënt is vereist, gelden de volgende voorwaarden: De toestemming moet expliciet en ondubbelzinnig zijn gegeven door de cliënt. Hiervoor moet het voor de cliënt duidelijk zijn waarom overleg, opvragen of verstrekken van informatie nodig is, wie de informatie krijgt of met wie zal worden overlegd en om welke informatie het gaat.

2. Toestemming kan alleen als grondslag worden gebruikt als het voldoet aan de volgende eisen:

• -

  het geven van toestemming dient vrijelijk gegeven te worden. De cliënt moet zich vrij voelen of ja of nee te zeggen en er mag geen sprake zijn van een afhankelijkheidsrelatie;

• -

  de toestemming is specifiek en wordt niet in andere verklaring meegenomen;

• -

  de cliënt is zorgvuldig geïnformeerd over de aard en het doel van de verwerking;

• -

  toestemming moet vastgelegd worden;

• -

  toestemming vereist een actieve handeling of wilsuiting;

• -

  de cliënt moet geïnformeerd worden over mogelijkheden tot intrekking van toestemming.

3. Toestemming kan slechts als grondslag dienen wanneer het gaat om:

• -

  het doorbreken van het medisch beroepsgeheim van een jeugdhulpverlener vanuit de BIG en Jeugdwet.

• -

  toestemming voor feitelijke dienst- of hulpverlening door de jeugdhulpverlener.

• -

  toestemming als instemming voor een hulpverleningsplan.

• -

  toestemming voor het opvragen van (medische) persoonsgegevens bij hulpverleners.

4. Schriftelijke toestemming. In principe vraagt de jeugdconsulent om schriftelijke toestemming en legt deze toestemming vast volgens het gemeentelijk toestemmingsformulier. Zie voor het toestemmingsformulier bijlage 2. Uit dit formulier moeten de voorwaarden uit lid 1 duidelijk naar voren komen.

5. Mondelinge toestemming. De voorkeur gaat uit naar schriftelijke toestemming, maar mocht dit wegens omstandigheden niet mogelijk zijn, dan is het mogelijk om de toestemming mondeling te krijgen. De jeugdconsulent legt deze toestemming zorgvuldig vast in het dossier. Daarbij moet duidelijk worden wie voor welke informatieverstrekking wanneer en met welk doel toestemming heeft gegeven.

6. De cliënt heeft het recht zijn toestemming te allen tijde in te trekken. Het intrekken van de toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan, onverlet.

1. Collegiale consultatie: Bij een zorgvuldige besluitvorming hoort ook dat de jeugdconsulent zijn afweging aan een deskundige collega en/of gedragsdeskundige voorlegt, voordat er tot een besluit gekomen wordt, met als doel om het besluit te toetsen. Bij dit overleg mag geen sprake zijn van tot de persoon herleidbare gegevens.

2. Casuïstiekoverleg: een overleg waarin casussen geanonimiseerd besproken kunnen worden. Er is dan geen sprake van tot de persoon herleidbare gegevens, en dus ook geen verwerking van persoonsgegevens.

3. Integrale gegevensverwerking binnen het sociaal domein: de specifieke wetten binnen het sociale domein bieden geen ruimte voor uitwisseling van persoonsgegevens onderling. Enkel wanneer er in de zin van de AVG sprake is van een andere wettelijke grondslag, bijvoorbeeld wanneer de gegevensverwerking noodzakelijk is in verband met de bescherming van de vitale belangen van de cliënt, of wanneer er expliciet en ondubbelzinnig toestemming is verleend door de cliënt, waarbij er geen sprake is van een afhankelijkheidsrelatie tussen de gemeente en de cliënt is dit mogelijk.

1. De Jeugdconsulent zal op grond van artikel 7.1.4.1 Jeugdwet zonder toestemming van de jeugdige of zijn wettelijke vertegenwoordiger en zo nodig met doorbreking van de op grond van zijn ambt of beroep geldende plicht tot geheimhouding, een jeugdige tot 23 jaar melden aan de Verwijsindex Risicojongeren indien hij/ zij een redelijk vermoeden heeft dat de jeugdige door één of meer van de in dit artikel genoemde risico’s in de noodzakelijke condities voor een gezond en veilige ontwikkeling naar volwassenheid daadwerkelijk wordt bedreigd.

2. Naast het Burgerservicenummer van de jeugdige worden in de verwijsindex bij een melding uitsluitend de volgende gegevens opgeslagen:

• a.

  de identificatiegegevens en contactgegevens van de meldingsbevoegde die de melding doet;

• b.

  de datum en het tijdstip van de melding;

• c.

  de datum waarop de melding op grond van artikel 7.1.4.5 Jeugdwet, uit de verwijsindex wordt verwijderd (ten hoogste twee jaar nadat de melding is gedaan).

3. Over het opnemen van een jeugdige in de verwijsindex informeert de jeugdconsulent vooraf de desbetreffende jeugdige en/ of zijn/ haar ouders. Dit geschiedt conform beschreven in artikel 12

1. De jeugdconsulent verstrekt te allen tijde inlichtingen, die noodzakelijk worden geacht om een situatie van huiselijk geweld of kindermishandeling te beëindigen of een redelijk vermoeden daarvan te onderzoeken, aan Veilig Thuis desgevraagd of uit eigen beweging zonder toestemming van de betrokkene die het betreft en indien nodig met doorbreking van het beroepsgeheim op grond van een wettelijk voorschrift.

2. Bij een melding als bedoeld in lid 1 worden de wettelijke stappen doorlopen uit de meldcode kindermishandeling en huiselijk geweld.

3. Van de verstrekking als bedoeld in lid 1 wordt een aantekening gemaakt in het dossier.

1. De jeugdconsulent draagt er zorg voor dat betrokkenen zo spoedig mogelijk worden geïnformeerd over de verwerking van persoonsgegevens. De betrokkenen worden geïnformeerd over welke gegevens er worden vastgelegd, met welk doel dit gebeurt, hoe lang deze worden bewaard, met wie deze gegevens worden gedeeld, welke rechten de betrokkenen kunnen uitoefenen ten aanzien van de verwerking van de gegevens en tot wie zij zich voor de uitoefening van deze rechten kunnen wenden, tenzij de betrokkene hier reeds van op de hoogte is. In de praktijk wordt dit door de jeugdconsulent besproken tijdens het kennismakingsgesprek met verzorgers en/of jeugdige.

2. Het informeren van de betrokkene kan uitsluitend worden uitgesteld indien en voor zover er concrete aanwijzingen zijn om aan te nemen dat de veiligheid van de betrokkene of die van anderen door dit informeren worden bedreigd.

3. Tevens worden betrokkenen geïnformeerd over de mogelijkheid gebruik te maken van een cliëntondersteuner en/ of een vertrouwenspersoon.

1. Alle medewerkers die betrokken zijn bij het dossier vernietigt het dossier, of delen daarvan, binnen drie maanden na een daartoe strekkend verzoek van de cliënt.

2. Het eerste lid geldt niet voor zover het verzoek gegevens betreft waarvan redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aannemelijk belang is voor een ander dan de cliënt, alsmede voor zover het bepaalde bij of krachtens de wet zich tegen vernietiging verzet.

1. Op grond van de artikelen 15 tot en met 22 AVG heeft de betrokkene in het kader van dit protocol de volgende rechten:

• -

  recht op informatie over en inzage in de verwerking van zijn persoonsgegevens;

• -

  recht op correctie van zijn persoonsgegevens;

• -

  recht op verwijdering van zijn persoonsgegevens;

• -

  recht op bezwaar en verzet tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens;

• -

  recht op beperking van de verwerking van zijn persoonsgegevens;

• -

  recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde individuele besluitvorming.

De gemeente heeft interne procedures vastgesteld ter afhandeling van deze rechten van de betrokkene.

2. De betrokkene kan een schriftelijk verzoek indienen bij de verwerkingsverantwoordelijke waarin hij een beroep doet op een of meerdere in het eerste lid genoemde rechten.

3. De verwerkingsverantwoordelijke bericht de betrokkene binnen één maand na ontvangst van het verzoek schriftelijk of dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet. Deze termijn kan onder omstandigheden worden verlengd met twee maanden. Een weigering van het verzoek is alleen mogelijk wanneer daarvoor redenen zijn die in de AVG zijn genoemd en wordt voorzien van een motivering.

4. Leidt het verzoek tot aanpassing, beperking van of verwijdering van gegevens, dan draagt de verwerkersverantwoordelijke er zorg voor dat dit zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd en dat derden die op grond van deze regeling kennis hebben genomen van deze persoonsgegevens tevens bekend zijn met deze aanpassing.

1. De rechten die een betrokkene op basis van deze regeling heeft, worden uitgeoefend door de wettelijk(e) vertegenwoordiger(s) indien de betrokkene nog geen twaalf jaar oud is.

2. De rechten zoals bedoeld in het eerste lid worden uitgeoefend door de wettelijk(e) vertegenwoordiger(s) en de betrokkene beiden, indien de betrokkene al twaalf jaar, maar nog geen zestien jaar oud is.

3. Vanaf zestien jaar oefent de betrokkene zijn rechten zelfstandig uit.

4. In geval een betrokkene van zestien jaar of ouder voor het uitoefenen van zijn rechten wilsonbekwaam wordt geacht, worden zijn rechten uitgeoefend door zijn wettelijk(e) vertegenwoordiger(s).Heeft een meerderjarige wilsonbekwame betrokkene geen wettelijk(e) vertegenwoordiger(s), dan oefent de echtgenoot of de levensgezel, of wenst deze de rechten van de betrokkene niet uit te oefenen, dan kan een ouder, een meerderjarige broer of zus, of een meerderjarig kind van de betrokkene zijn rechten uitoefenen.

1. in uitzonderlijke gevallen kan worden besloten om zonder voorafgaande toestemming van de cliënt of diens wettelijke vertegenwoordiger persoonsgegevens te verwerken (waaronder ook het verstrekken van persoonsgegevens wordt verstaan).

Als er vitale belangen van de cliënt (of anderen) in gevaar zijn en gegevensverwerking is noodzakelijk in verband met de bescherming van die vitale belangen,

2. Bij een dergelijke beslissing wordt gewerkt volgens de escalatieladder waarin de regie, de opschaling en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen staan vastgelegd.

3. Voorafgaande aan de beslissing wordt (geanonimiseerd) advies ingewonnen bij de functionaris gegevensbescherming (FG) van de gemeente Beekdaelen. Indien dit niet mogelijk is omdat er uitermate snel gehandeld moet worden, wordt de FG achteraf geïnformeerd.

4. Voorafgaande aan de beslissing wordt ook advies ingewonnen bij de afdelingsmanager en de beleidsuitvoerder. Op deze manier kan er tot een gedegen onderbouwing gekomen worden.

5. De beslissing om zonder voorafgaande toestemming persoonsgegevens te verwerken wordt met motivering van de belangenafweging vastgelegd in het dossier.