Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Pijnacker-Nootdorp 2021

Ondertekening

Bijlage 1 Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Pijnacker-Nootdorp 2021

Vooraf

Op een goede wijze inkopen en aanbesteden is van groot belang voor elke gemeente, voor elke organisatie.

Professionalisering van de aanbestedingspraktijk is niet alleen een kwestie van (Europese) wetten en regels, maar ook van aanvullend beleid. In 2010 heeft de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) hierover een convenant gesloten met de minister van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie (EL&I) en de staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Het doel van het aanvullend beleid is om richting te geven aan de aanbestedingspraktijk, een verdere professionalisering te ondersteunen en meer uniformiteit tussen gemeenten te bevorderen. Binnen dit kader heeft de VNG in 2012 het raamwerk VNG Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid ontwikkeld.

Het VNG Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid is in samenwerking met gemeenten en na consultatie van het bedrijfsleven tot stand gekomen. Het biedt een raamwerk van verschillende beleidsmaatregelen, waarbij gemeenten op basis van lokale beleidskeuzes eigen accenten kunnen leggen. Op deze manier stelt het VNG Model gemeenten in staat een professioneel inkoop- en aanbestedingsbeleid te realiseren.

Voor de gemeente Pijnacker-Nootdorp is het belangrijk om aandacht te besteden aan de (verdere) professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk in het licht van de doelmatigheid, rechtmatigheid en integriteit. Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid legt de doelen vast die de gemeente met inkoop wil nastreven en legt de kaders vast waarbinnen we inkopen en aanbesteden. Inkoop draagt niet alleen bij aan mogelijke besparingen, maar geeft tevens zichtbare verbeteringen van de kwaliteit van opdrachten. Denk daarbij ook aan efficiënte, innovatieve en duurzame oplossingen.

Dit beleidsdocument van de gemeente Pijnacker-Nootdorp is gebaseerd op het VNG Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid en is bedoeld voor burgemeester, wethouders, raadsleden en gemeenteambtenaren die op welke manier dan ook (beleidsmatig, beheermatig, controlematig) te maken hebben met inkoop en aanbesteding. Daarnaast zorgt het ervoor dat derden op de hoogte zijn van de doelstellingen, uitgangspunten en procedures die de gemeente bij haar inkopen hanteert. Het zorgt derhalve voor meer transparantie bij Inkopen.

Gelijktijdig met de vaststelling dit beleidsdocument zijn de herziene en geactualiseerde Algemene Inkoopvoorwaarden voor diensten en leveringen vastgesteld.

Inleiding

De medewerkers van de gemeente Pijnacker-Nootdorp spannen zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de gemeentelijke inkooporganisatie.

In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen inkopen in de Gemeente plaatsvindt. Daarnaast wordt aan de hand van separate documenten en jaarplannen gewerkt aan de verdere professionalisering en doorontwikkeling van de gemeentelijke inkooporganisatie. Deze documenten sluiten aan op het bovenliggende beleid.

Aangezien inkopen plaatsvindt in een dynamische omgeving, wordt geprobeerd om continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de gemeente.

Bij het Inkopen van Werken, Diensten of Leveringen wordt uitgegaan van de volgende inkoopuitgangspunten:

1Doelstellingen

1.1Ambities

De gemeente Pijnacker-Nootdorp wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:

1.2Bijdrage aan Collegedoelstellingen

Inkoop is ondersteunend aan de Collegedoelstellingen van de gemeente en draagt daar direct en voortdurend aan bij.

De in dit kader belangrijkste bijdragen zijn:

• ■

  het, binnen de mogelijkheden die er zijn, geven van een preferente positie aan lokale ondernemers;

• ■

  het ‘waar voor je geld principe’: efficiënt aanbesteden, doordacht, slim, schaalvoordeel enzovoorts;

• ■

  waarborgen van integere uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid;

• ■

  inzetten van social return on investment (SROI) bij aanbestedingen;

• ■

  invulling geven aan de gemeentelijke duurzaamheiddoelstellingen (Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI)).

2Juridische aspecten

2.1Algemeen juridisch kader

Gemeente Pijnacker-Nootdorp leeft de relevante wet- en regelgeving na.

Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

2.2Algemene beginselen bij inkopen

2.2.1Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

Gemeente Pijnacker-Nootdorp neemt bij haar Inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

2.2.2Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

Gemeente Pijnacker-Nootdorp neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

2.3Uniforme documenten

Er wordt gestreefd om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedure-regelingen worden geconfronteerd.

Mits passend, worden bij de betreffende Inkopen in ieder geval toegepast:

• ■

  Algemene Inkoopvoorwaarden voor diensten en leveringen (kenmerk: 1278891, vastgesteld op 12 oktober 2021;

• ■

  Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT-2020);

• ■

  Het Aanbestedingsreglement Werken (ARW 2016).

2.4Mandaat en volmacht

Inkopen vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de gemeente.

2.5Afwijkingsbevoegdheid

Afwijken van inkoopprocedures is alleen mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het daartoe door het College gemandateerde Directie Team.

Dit betreft de inkoopprocedures die onder de Europese drempelbedragen vallen. Afwijken van de inkoopprocedures boven de EU drempel is niet mogelijk.

Het toepassen van een overbruggingsovereenkomst geldt ook als afwijking van inkoopprocedures.

Een afwijkingsbesluit moet vooraf aan de te starten inkoopprocedure en in samenwerking met het team inkoopadvies gemotiveerd en gedocumenteerd aangeboden worden, waarbij rekening gehouden is met de geldende wet- en regelgeving.

Aanbestedingen die voortvloeien uit een bijzondere situatie of die tot stand komen op een wijze die niet tot de normale bedrijfsvoering kan worden gerekend, worden – met toepassing van de hierboven beschreven afwijkingsbevoegdheid – behandeld als afwijking van het gemeentelijk inkoop-en aanbestedingsbeleid.

Van een uitzonderingsgeval is slechts sprake als:

• ■

  een inkoopprocedure volgens het College, respectievelijk de daartoe gemandateerde nadelig is wegens zwaarwegende argumenten, of

• ■

  dat strikt noodzakelijk is als gevolg van dwingende spoed 1 , of

• ■

  er sprake is van een situatie, waarbij er maar één opdrachtnemer in aanmerking komt (bijvoorbeeld: omdat deze beschikt over een alleenrecht -Octrooi of Auteursrecht-of over specifieke technische of artistieke kwaliteiten), of

• ■

  het gaat om aanvullende diensten, leveringen of werken, die, als gevolg van onvoorziene omstandigheden, noodzakelijk zijn om de oorspronkelijke opdrachtsuccesvol uit te voeren, of

• ■

  er sprake is van wettelijk gedwongen winkelnering.

2.6Klachtenregeling

Gestimuleerd wordt dat de Gemeente en Ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen.

Voor klachten met betrekking tot een concrete aanbesteding kent de gemeente Pijnacker-Nootdorp een klachtenprocedure. Indien een ondernemer een klacht wil indienen, dan kan dit via de website via het digitale formulier ‘Klachtenmeldpunt Aanbesteden’.

3Ethische en ideële uitgangspunten

3.1Integriteit

3.1.1Bestuurlijke en ambtelijke integriteit staat voorop.

De bestuurders en ambtenaren hebben integer handelen hoog in het vaandel. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

3.1.2De Gemeente contracteert met integere Ondernemers.

Gemeente Pijnacker-Nootdorp wil alleen zakendoen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken.

Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkopen (en aanbestedingen) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. Bij twijfel over de integriteit wordt het Bureau Bibob om advies gevraagd.

3.2Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI)

3.2.1Inkopen draagt bij aan de Duurzame Ontwikkelingsdoelen van de VN.

Door Maatschappelijk Verantwoord Inkopen draagt de gemeente Pijnacker-Nootdorp bij aan het verwezenlijken van de zeventien Duurzame Ontwikkelingsdoelstellingen2 van de Verenigde Naties. Het is de wereldwijde agenda voor Duurzame Ontwikkeling tot 2030.

Doel 11 van de 17 Doelen gaat specifiek in op het realiseren van duurzame steden en gemeenschappen. Doel 12 (in het bijzonder doel 12.7) ziet op duurzame praktijken bij overheidsopdrachten. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen draagt onder meer bij aan het zorgen voor duurzame energie (doel 7), het terugdringen van klimaatverandering (doel 13) en het bevorderen van fatsoenlijk werk en gelijk loon voor gelijk werk (doel 8).

3.2.2Bij Inkopen worden sociale, ecologische en economische aspecten in acht genomen.

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) betekent dat de gemeente de effecten op people , planet en profit meeneemt bij Inkopen. Met een goed Inkoop- en aanbestedingsbeleid kunnen maatschappelijke doelen worden gerealiseerd (Inkopen met impact). Er wordt gestimuleerd om sociale, ecologische en economische aspecten te integreren bij Inkopen en aanbestedingen van Werken, diensten en leveringen.

Zoals elke overheidsorganisatie heeft ook de gemeente Pijnacker-Nootdorp als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Zij heeft invloed op Ondernemers om wenselijke maatschappelijke veranderingen teweeg te brengen. Door vooruitstrevende eisen te stellen wil zij een duurzaam beleid door Ondernemers stimuleren. De impact van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen kan vergroot worden door haar opdrachtgeverschap en de inkooporganisatie intern goed op elkaar af te stemmen.

De basis voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken en door middel van een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen.

In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten. Dit kan tot uitdrukking worden gebracht door het volgende:

• ■

  Geanalyseerd kan worden in welke productgroepen, welke maatschappelijke winst te behalen valt.

• ■

  Bij de product- en marktanalyse kan geïnventariseerd worden welke werken, diensten of leveringen op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden.

• ■

  In dialoog met de markt wordt gezocht naar bestaande of nieuwe MVI-oplossingen.

• ■

  In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de minimumeisen of de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst kunnen duurzaamheidscriteria worden opgenomen.

• ■

  Er wordt bij voorkeur gekeken naar de levensduurkosten (Total Cost of Ownership) en niet enkel de aanschafprijs.

• ■

  Digitaal Inkopen (onder meer E-procurement, E-factureren) wordt nagestreefd.

• ■

  Aangeboden MVI-oplossingen worden in de gaten gehouden en de nakoming van MVI-afspraken wordt gecontroleerd.

• ■

  Goede MVI-voorbeelden worden gedeeld met andere overheden via www.pianoo.nl3 en via de MVI- Zelfevaluatietool.

Maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI) omvat zeven relevante thema's en is een onderdeel van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). Deze vertaling vanuit de Duurzame ontwikkelingsdoelstellingen is door PIANOo gemaakt en opgenomen in het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen.

Het Manifest is bedoeld om de bijdrage van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen aan de realisatie van beleidsdoelen te vergroten.

De zeven thema’s uit het Manifest zijn:

• •

  Circulair inkopen;

• •

  Biobased inkopen;

• •

  Klimaatbewust inkopen;

• •

  Social return (SROI);

• •

  Internationale sociale voorwaarden;

• •

  Milieuvriendelijk inkopen;

• •

  MKB-vriendelijk / lokaal inkopen.

Conform artikel 3 van het Manifest is een Actieplan MVI opgesteld. Bij gemeente Pijnacker-Nootdorp zijn drie thema’s gekozen die extra aandacht krijgen. De thema’s zijn:

• ■

  Social return (SROI);

• ■

  Milieuvriendelijk inkopen;

• ■

  MKB-vriendelijk / lokaal inkopen.

3.2.3Social return on Investment (SROI)

Social return on Investment is het principe dat Ondernemers naast het uitvoeren van de reguliere opdracht iets terugdoen voor Pijnacker-Nootdorp, op maatschappelijk of sociaal vlak. De gemeente Pijnacker-Nootdorp wil dat haar Inkopen ook een sociale opbrengst (return) opleveren voor de maatschappij.

Bij Inkopen en aanbestedingen kan worden gekozen voor sociale uitgangspunten en wordt nagedacht over de kansen die er zijn voor SROI bij een specifieke Werk, Dienst en eventueel Levering.

SROI kan ingezet worden voor:

• ■

  Het bevorderen van de participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt;

• ■

  Het stimuleren van sociaal ondernemen;

• ■

  Het bereiken van andere doelen in het sociaal domein, zoals armoedebestrijding, onderwijs en zorg.

Beleid gemeente Pijnacker-Nootdorp

Het SROI Beleid, vastgesteld op dinsdag 19 maart 2019, verplicht bij alle inkopen van werken, diensten en leveringen met een opdrachtwaarde groter dan de grenswaarde voor meervoudig onderhands aanbesteden een SROI eis op te nemen van ten minste 5% van de geraamde opdrachtsom.

Voor de categorie werken is deze grenswaarde € 200.000, bij de categorieën diensten en leveringen zijn deze grenswaarden € 70.000 .

Voor arbeidsextensieve opdrachten, waarbij de loonsom minder dan 30% van de opdrachtsom bedraagt, wordt een SROI verplichting van 2% gevraagd.

Ter bevordering van eenduidigheid bij gezamenlijke inkoop en eenduidigheid bij werkgevers wordt binnen de arbeidsregio Haaglanden en Zuid Holland Centraal gebruik gemaakt van de bouwblokkenmethode.

Bouwblokkenmethode

Iedere doelgroep heeft in het bouwblokkenmodel een fictieve waarde. De bouwblokken bieden diverse mogelijkheden om social return in te vullen. De opdrachtnemer maakt op basis hiervan zelf een plan van aanpak in overleg met het Werkgeversservicepunt WSP. Het plaatsen van kandidaten heeft de voorkeur. Projecten gericht op kandidaat-ontwikkeling zijn ook mogelijk.

Bij het opstellen van de fictieve waarden is onderscheid gemaakt in waardering tussen gemeentelijke (hoge waarde) en niet gemeentelijke (lage waarde) doelgroepen. Ook is rekening gehouden met de mate van inspanning voor de begeleiding van de doelgroep (de afstand tot de arbeidsmarkt).

3.2.4Milieuvriendelijk inkopen

Bij milieuvriendelijk inkopen gaat het om het voorkomen of minimaliseren van een negatieve impact op het milieu, of het leveren van een positieve bijdrage aan het milieu, bijvoorbeeld door het creëren van natuurlijke waarden. Er worden verschillende onderwerpen onderscheiden zoals: energie en klimaat, materialen en grondstoffen, water en bodem, leefomgeving, natuur, biodiversiteit en ruimte, schone lucht, gezondheid en welzijn.

Ambitie

Maximaal verwezenlijken van milieuvriendelijke inkoop- en aanbestedingskansen. Inkoop van producten en diensten worden zoveel als mogelijk klimaatbestendig uitgevoerd.

Voor het verwezenlijken van deze ambitie zijn acties opgenomen in het Actieplan MVI.

3.2.5MKB-vriendelijk / lokaal inkopen

Dit thema komt aan de orde in hoofdstuk economische keuzes in paragrafen 4.3.1 en 4.3.2.

4Economische keuzes

4.1Product- en marktanalyse

Inkopen vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

Het is van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopers-markt). Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. Er kan contact opgenomen worden met MVO Nederland voor ondersteuning bij het zoeken naar duurzame oplossingen.

4.2Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

4.2.1Een te grote afhankelijkheid van Ondernemers is niet wenselijk.

Gemeente Pijnacker-Nootdorp streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkopen (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en)), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

4.2.2Er wordt gekozen voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.

Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De gemeente Pijnacker-Nootdorp kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.

4.3Lokale economie, midden- en kleinbedrijven (MKB) en sociale ondernemingen

4.3.1Aandacht voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt.

In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen. Regionale, nationale, Europese of mondiale kansen moeten omarmd worden.

‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van Inkoop.

4.3.2Midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP).

Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De gemeente Pijnacker-Nootdorp houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan zij doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

Ambitie

Als gemeente willen we de inkoop en aanbestedingskansen voor het lokale MKB maximaal verwezenlijken. Dit willen we bereiken door de toegang voor het lokale MKB te verbeteren, mits dit mag volgens de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht.

Lokale inkoop draagt namelijk bij aan een doelmatig en duurzaam inkoopproces, doordat transport wordt geminimaliseerd. Daarnaast draagt de gemeente met lokale inkoop bij aan het behoud van bedrijvigheid en werkgelegenheid. Deze ambities sluiten aan bij de economische visie 2020-2025 van de gemeente Pijnacker-Nootdorp waarin lokaal ondernemen wordt gestimuleerd.

4.3.3De gemeente heeft oog voor sociale ondernemingen.

Bij Inkopen kan de gemeente Pijnacker-Nootdorp opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen.

Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben. In paragraaf 4.6.3 is daarom een separate procedure opgenomen voor deze uitzonderingscategorie.

4.4Innovatie

Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid geeft de mogelijkheid om innovatieve oplossingen te stimuleren voor maatschappelijke opgaven. Er zal -waar mogelijk- ruimte laten om innovatieve oplossingen aan te bieden, bijvoorbeeld door een opdracht functioneel te beschrijven. Ook worden ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie aan te wenden voor deze uitdagingen. Hierbij kan gedacht worden aan de `right to challenge’ en Inkopen bij sociale ondernemingen.

4.5Samenwerkingsverbanden

De gemeente Pijnacker-Nootdorp hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten.

Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving. Bij elke samenwerking worden afspraken vastgelegd over de werkwijze en mandatering.

Gemeente Pijnacker-Nootdorp participeert in de volgende samenwerkingsverbanden:

• ■

  InkoopKracht Zuid-Holland West;

• ■

  Omgevingsdienst Haaglanden;

• ■

  Metropoolregio (MRDH);

• ■

  GGD en Veilig Thuis Haaglanden;

• ■

  Regionaal Reinigingsbedrijf Avalex;

• ■

  Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden (Inkoopbureau H10);

• ■

  Archiefbeheer;

• ■

  Netwerk Waterketen Delfland (NAD);

• ■

  Samenwerking gemalendienst;

• ■

  Werken in Haaglanden.

4.6Bepalen van de inkoopprocedure

De gemeente heeft de vrijheid om zelf zorg te dragen voor haar taken (zelfvoorziening) of deze taken uit te besteden aan de markt.

Voor het bepalen van de inkoopprocedure, worden (onder meer) de onderstaande uitgangspunten van de Gids Proportionaliteit gehanteerd. Bij deze afweging is onder meer de categorie Werk, Dienst of Levering en de markt van belang.

De gemeente neemt het voorschrift 3.4 A en de figuren in acht, zoals vermeld in de Gids Proportionaliteit, tenzij gemotiveerd wordt aangegeven waarom zij hiervan wenst af te wijken:

Voor Werken:

Voor Diensten en Leveringen:

4.6.1Procedures

Enkelvoudigonderhandse Offerteaanvraag

Er wordt minimaal aan één Ondernemer een Offerte aangevraagd.

Meervoudigonderhandse Offerteaanvraag

Aan ten minste drie Ondernemers en ten hoogste aan vijf Ondernemers wordt een Offerte gevraagd. 

Voor deze procedure wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van TenderNed, met name in het geval van complexe aanbestedingstrajecten waarbij team Inkoopadvies ondersteuning biedt.

Nationaalaanbesteden

Onder de (Europese) drempelbedragen zal gemeente Pijnacker-Nootdorp nationaal aanbesteden. Er wordt voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging gepubliceerd. De uitvraag blijft dus niet beperkt tot drie tot vijf partijen, zoals bij de meervoudig onderhandse procedure.

Bij deze procedure wordt wettelijk verplicht gebruik gemaakt van TenderNed.

Europeesaanbesteden

Boven de (Europese) drempelbedragen zal de Gemeente in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.

Bij deze procedure wordt wettelijk verplicht gebruik gemaakt van TenderNed.

4.6.2Werken, diensten en leveringen

Op basis van de bovenstaande figuren worden de volgende procedures gehanteerd op basis van de geraamde opdrachtsommen

4.6.3Sociale en specifieke diensten

Voor deze uitzonderingscategorie hanteert gemeente Pijnacker-Nootdorp op basis van de geraamde opdrachtsommen de volgende procedures:

4.6.4Inhuur externe capaciteit

Inhuur vindt te allen tijde plaats via team P&O van afdeling Bedrijfsvoering (BDV). Team P&O hanteert voor inhuur het dynamisch aankoopsysteem (DAS), tenzij specifiek wordt vastgesteld dat deze werkwijze niet passend4 is voor een inhuuropdracht.

Als een inhuurtermijn langer dan zes maanden duurt en/of buiten het p-budget gefinancierd wordt, dan moet het DT vooraf instemmen met de inhuuropdracht.

4.7Raming opdrachtwaarde5

Een aanbestedende dienst heeft in beginsel de ruimte om de reikwijdte van de opdracht te bepalen en een gewenste looptijd te kiezen. De hoogte van de geraamde waarde is een belangrijke indicator om een geschikte en proportionele inkoopprocedure te kiezen.

4.7.1Hoofdregel

De raming van de waarde van een opdracht is inclusief alle (meerwerk)opties en verlengingsmogelijkheden. Deze opties en verlengingsmogelijkheden dient u ook in het aanbestedingsdocument op te nemen en bij gunning vast te leggen in de overeenkomst. Een opdracht die (anders dan gebruikmakend van verlengopties in het lopende contract) wordt verlengd is in feite een nieuwe opdracht. Bij het plaatsen van deze nieuwe opdracht dient u de aanbestedingswet- en regelgeving in acht te nemen, waaronder de regelgeving met betrekking tot de waardebepaling van de opdracht.

Ook eventueel ontvangen opbrengsten van derden dienen meegenomen te worden in de raming. De raming is altijd exclusief BTW.

Wanneer een opdracht is opgedeeld in percelen, dan dient de waarde van alle percelen bij elkaar te worden opgeteld voor de opdrachtraming. Een opdracht mag niet opgeknipt worden in meerdere separate opdrachten met als enkel doel om onder de verplichting tot Europees aanbesteden uit te komen (salamitactiek).

Als een project een duidelijk begin en eind heeft, een eigen begroting heeft en er een afgezonderd budget aanwezig is, is dat een aanduiding dat sprake is van een separate opdracht.

4.7.2Homogeniteit

Homogene diensten en leveringen dienen in beginsel gelijktijdig en via één overheids-opdracht in de markt te worden gezet. De volgende beoordelingscriteria kunnen helpen om vast te stellen wat bij elkaar geteld moet worden. Er is sprake van homogene opdrachten wanneer:

• ■

  met een opdracht die uit verschillende delen bestaat, eenzelfde doel wordt beoogd, of

• ■

  het om één functioneel samenhangende opdracht gaat, dus wanneer deze opdracht in één Programma van Eisen als een geheel kan worden opgenomen, of

• ■

  de gehele opdracht bij één leverancier kan worden afgenomen.

Ook de onderstaande criteria kunnen tot het kenmerk homogeen leiden:

• -

  economische samenhang (functioneel);

• -

  technische samenhang (functioneel);

• -

  dezelfde contractvoorwaarden/specificaties;

• -

  dezelfde CPV-code (eerste 4 tot 8 posities);

• -

  dezelfde markt(partijen);

• -

  dezelfde eindproducten;

• -

  repeterend karakter;

• -

  zelfde kostensoort/inkooppakketnummer.

Hoe meer van bovenstaande criteria van toepassing zijn, hoe groter de kans dat er sprake is van homogene diensten of leveringen. Hoe minder criteria van toepassing zijn, hoe groter de kans dat er sprake is van (een) afzonderlijke opdracht(en).

4.8Financiële budget

Met elke ‘investering’ moet begrotingstechnisch rekening gehouden.

Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht.

De raming is enerzijds van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. We willen immers niet het risico lopen dat aangegane verplichtingen niet nagekomen kunnen worden.

Ook is de raming de basis voor de keuze van de te volgen aanbestedingsprocedure om de rechtmatigheid van de opdrachtverlening te waarborgen.

4.9Eerlijke mededinging en commerciële belangen

Eerlijke mededinging wordt bevorderd. Betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen wordt een eerlijke mededinging geborgd. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De gemeente Pijnacker-Nootdorp wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

4.10Archivering

Alle relevante documenten6 van inkoopactiviteiten moeten geregisteerd worden, zodat bij een controle achteraf (spendanalyse, VIC, rechtmatigheidscontrole) voor elke verstrekte opdracht aangetoond kan worden op welke wijze de overheidsuitgaven tot stand zijn gekomen.

5Inkoop en organisatie

5.1Product- en marktanalyse

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. Het onderstaande plaatje geeft het cyclische inkoopproces weer.

5.2Inkopen in de organisatie

Inkopen is in de gemeente Pijnacker-Nootdorp decentraal georganiseerd.

De (medewerkers van de) vakafdelingen zijn zelf verantwoordelijk voor haar inkoop-activiteiten.

Team Inkoopadvies van afdeling Bedrijfsvoering (BDV) heeft een ondersteunende rol. Deze ondersteuning omvat het verzorgen van een gedegen kader om alle inkopen en aanbestedingen volgens de in dit beleidsdocument beschreven werkwijze uit te voeren. Daarmee kan de rechtmatigheid van alle vergeven opdrachten gewaarborgd worden.

De beschikbare applicaties worden zo optimaal mogelijk ingericht om de voornoemde doelstelling te verzorgen.

5.3Verantwoordelijken

Inkopen wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. De portefeuillehouder Bedrijfsvoering is uitsluitend verantwoordelijk voor Inkoopadvies. De vakafdelingen zijn zelf verantwoordelijk voor (de uitvoering van) haar inkoopactiviteiten. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid, zoals het in dit document is beschreven.

Voor een succesvolle toepassing van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid is betrokkenheid van bestuurder, portefeuillehouder, budgethouder/opdrachtgever en inkoper essentieel.

Alle relevante documenten van inkoopactiviteiten moeten door de inkopende vakafdeling gedegen gedocumenteerd worden in de daarvoor beschikbare applicaties. Dat geldt voor offerteaanvragen, offertes en alle andere relevante documenten bij een inkoop- of aanbestedingstraject.

5.4Contractbeheer

De gemeente streeft naar een actief contractbeheer.

Door gecentraliseerd alle contracten te beheren en toegankelijk te maken voor inkopende medewerkers, ontstaat de mogelijkheid om overeenkomsten (binnen een inkooppakket of met een ondernemer) te bundelen en om op basis van een totaaloverzicht strategische keuzes te maken aangaande inkoop.

Bijlage I | Definities

In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:

Bijlage II | Keuzeboom inkoopprocedures