Tijdelijke aanvulling op het Reglement van Orde voor digitale vergaderingen van de gemeenteraad van Aa en Hunze

Geldend van 19-10-2021 t/m heden

Intitulé

Tijdelijke aanvulling op het Reglement van Orde voor digitale vergaderingen van de gemeenteraad van Aa en Hunze

Hoofdstuk 1 – Algemeen

Artikel 1 - Digitaal vergaderen

  • 1. De gemeenteraad en het Presidium vergaderen in beginsel digitaal zolang dit noodzakelijk is. Mocht, om moverende redenen, bij wijze van uitzondering of technisch falen, het niet mogelijk zijn om digitaal te vergaderen, worden deelnemers in overleg in staat gesteld op andere wijze hun inbreng te hebben voor zover dit binnen de richtlijnen van het RIVM past.

  • 2. Voor zover niet strijdig met deze tijdelijke aanvulling en de Tijdelijke wet digitale besluitvorming decentraal bestuur, blijven de bepalingen van het Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van Aa en Hunze 2021 van toepassing.

  • 3. Deelnemers van openbare vergaderingen, niet zijnde raadsleden, commissieleden of collegeleden, stemmen er mee in dat zij deelnemen aan een openbare vergadering die via een livestream openbaar toegankelijk is.

Artikel 2 – Openbaarheid

  • 1. De openbare video-vergadering kan door eenieder op afstand middels een livestream worden gevolgd. De agenda en achterliggende stukken zijn voor eenieder digitaal te raadplegen.

  • 2. De raad kan in geval van besloten raadsvergaderingen besluiten de live-uitzending te beëindigen wanneer tenminste een vijfde van de op dat moment aan de vergadering deelnemende leden daarom verzoekt of de voorzitter dat nodig oordeelt. In dat geval wordt de besloten vergadering voortgezet zonder live-uitzending en zonder burgers, pers en ambtenaren op de digitale publieke tribune.

  • 3. In de gebruikelijke openbare kennisgeving wordt vermeld op welke wijze het publiek de livestream kan volgen. Indien inwoners hierover vragen hebben, kunnen zij informatie inwinnen bij de griffie.

Hoofstuk 2- Raadsvergadering en Informerende Bijeenkomsten

Artikel 3 – Voorbereiding

  • 1. Deelnemers worden door de griffie geïnformeerd over de wijze waarop de videovergadering plaatsvindt en hoe zij aan deze vergadering kunnen deelnemen.

  • 2. Voorafgaand aan een openbare videovergadering ontvangen de deelnemers een digitale uitnodiging voor de digitale vergadering.

  • 3. Iedere fractie geeft uiterlijk om 09.00 uur op de dag van de vergadering aan de griffie per mail door óf en welk lid het woord wil voeren over een agendapunt en de eerste termijn.

Artikel 4 - Aanvang digitale raadsvergadering

  • 1. Raadsleden zijn zichtbaar en hoorbaar, zodanig dat de voorzitter en de griffier hun identiteit zonder twijfel kunnen vaststellen.

  • 2. Raadsleden zijn met hun naam in beeld. Deze is juist en zichtbaar zodat ook door het publiek de identiteit vastgesteld kan worden.

  • 3. Van raadsleden wiens identiteit door beeld en/of geluid niet met zekerheid kan worden vastgesteld, wordt verondersteld dat zij niet deelnemen aan de video-vergadering.

  • 4. De griffier stelt tijdens de vergadering een presentielijst op van de deelnemers wiens identiteit is vastgesteld en ondertekent de presentielijst samen met de voorzitter. De presentielijst wordt op gebruikelijke wijze gearchiveerd.

  • 5. De raadsvergadering kan door de voorzitter worden geopend indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende raadsleden deelneemt aan de digitale vergadering.

  • 6. Bij aanvang van de vergadering zetten alle deelnemers, met uitzondering van de voorzitter, de microfoon uit. Op deze wijze kan de voorzitter voor alle deelnemers de orde van de vergadering toelichten.

Artikel 5 - Vergaderorde

  • 1. De voorzitter is belast met het handhaven van de orde.

  • 2. De agendapunten die voor alle leden een hamerstuk zijn worden geacht – zonder verzoek tot stemming – unaniem te zijn aangenomen. Een raadslid kan een stemverklaring afgeven.

Artikel 6 – Spreekregels

  • 1. Deelnemers die op dat moment het woord niet hebben, zetten de microfoon uit. De griffie kan, ten behoeve van de orde van de vergadering, de microfoon van deelnemers uitschakelen.

  • 2. Indien een deelnemer aan een raadsvergadering het woord wenst voor een interruptie of een verduidelijkende vraag, maakt hij/zij dat kenbaar door fysiek de hand op te steken. Indien dit niet wordt opgemerkt kan een deelnemer een verzoek tot interruptie of verduidelijkende vraag indienen via de groepswhatsapp. Hij/zij spreekt pas nadat de voorzitter hem/haar het woord geeft.

  • 3. Raadsleden die voorafgaand aan de vergadering conform artikel 3 lid 3 niet kenbaar hebben gemaakt het woord in 1e termijn te willen voeren, maar dat toch graag doen, maken dat tijdens de 1e termijn kenbaar aan de voorzitter door fysiek de hand op te steken. Indien dit niet wordt opgemerkt kan een deelnemer aangeven het woord te willen voeren via de groepswhatsapp.

Artikel 7 – Schorsing van de vergadering

  • 1. Op verzoek van een raadslid of lid van het college kan de voorzitter de vergadering tot nader order schorsen.

  • 2. Bij een schorsing tijdens een video-vergadering blijven de deelnemers actief in de videovergadering. Deelnemers schakelen hun microfoons en camera uit.

  • 3. De deelnemers die willen overleggen tijdens een schorsing gebruiken daarvoor een omgeving anders dan de videovergadering van de gemeenteraad.

  • 4. Bij aanvang van de schorsing geeft de voorzitter duidelijk aan op welk tijdstip de vergadering weer hervat wordt.

Artikel 8 - Informerende Bijeenkomsten

De artikelen 3 tot en met 7, m.u.v. artikel 4 lid 5, zijn op overeenkomstige wijze van toepassing op de Informerende Bijeenkomsten.

Artikel 9 – Besluitvorming bij raadsvergaderingen

  • 1. Na het afleggen van eventuele stemverklaringen, inventariseert de voorzitter of er behoefte is aan stemming. Indien een raadslid stemming wenst, maakt hij/zij dit kenbaar door zichtbaar in beeld zijn hand op te steken en meldt dit mondeling bij de voorzitter. Indien geen stemming wordt gevraagd, wordt geacht het voorstel unaniem te zijn aangenomen.

  • 2. Als door 1 of meer raadsleden om stemming wordt gevraagd, vindt stemming in een video-vergadering hoofdelijk plaats, tenzij de techniek digitale stemming op afstand mogelijk maakt.

  • 3. De voorzitter gaat pas over tot het uitspreken van een volgende naam indien er geen misverstand kan ontstaan over de wilsuitdrukking in het videovergadersysteem van het raadslid.

  • 4. Voor eenieder is live te volgen hoe ieder raadslid stemt.

Artikel 10 – Storing bij stemming

  • 1. Indien door technische redenen een raadslid onverhoopt niet in staat is geweest zijn/haar stem uit te brengen, gaat de voorzitter door naar het volgende raadslid en keert bij het raadslid terug nadat alle overige raadsleden hun stem hebben uitgebracht. Indien ook op dat moment de technische problemen nog niet zijn verholpen, wordt de stemming gesloten.

  • 2. Indien de voorzitter (of griffier) de wilsuitdrukking van een raadslid door technische redenen niet heeft kunnen vaststellen, heeft dit raadslid niet deelgenomen aan de stemming.

Artikel 11 – Schriftelijke stemming

  • 1. Een geheime stemming verloopt schriftelijk. Raadsleden ontvangen voorafgaande aan de vergadering een stembriefje, inclusief retourenvelop. Deze stembriefjes worden door ieder raadslid persoonlijk ingeleverd bij de griffie na afloop van een vergadering of worden in overleg opgehaald. De voorzitter bepaalt het tijdstip waarop de stembriefjes uiterlijk door de griffie moeten zijn ontvangen.

  • 2. Bij inlevering wordt door het raadslid een handtekening op een “lijst van ontvangst” gezet.

  • 3. De raadsvoorzitter, de griffier en een griffiemedewerker kunnen in afwijking tot het vigerende reglement van orde ook het stembureau vormen.

Artikel 12 – Moties en amendementen

  • 1. Moties en amendementen worden zo veel mogelijk uiterlijk om 09.00 uur op de dag van de vergadering bij de griffie aangeleverd zodat ze bij de vergaderstukken in iBabs kunnen worden gevoegd.

  • 2. Als moties en amendementen tijdens de vergadering worden ingediend, stuurt de indiener deze zo spoedig mogelijk naar de griffier. De griffie mailt de ontvangen moties en amendementen direct rond aan de overige vergaderdeelnemers.

Artikel 13 – Technische aspecten

  • 1. Raadsleden en commissieleden maken gebruik van ICT-middelen die voldoende technische mogelijkheden bieden om volwaardig deel te kunnen nemen aan een video-vergadering.

  • 2. Deelnemers kunnen een beroep doen op de griffie voor ondersteuning. Indien nodig wordt vanuit de ambtelijke organisatie bijstand verleend.

  • 3. Deelnemers aan de video-vergadering zijn zelf verantwoordelijk voor een stabiele internetverbinding.

  • 4. Deelnemers aan de video-vergaderen dragen zorg voor een representatieve en rustige omgeving om te vergaderen.

  • 5. Indien een deelnemer onverhoopt een technische storing heeft, kan hij/zij (weer) toegang tot de video-vergadering krijgen door de aan hem/haar toegestuurde digitale uitnodiging te gebruiken of opnieuw in te loggen via de vergaderapp.

  • 6. Indien een deelnemer onverhoopt een technische storing heeft en het lukt niet om weer toegang tot de video-vergadering te krijgen, kan een fractiegenoot hem/haar vervangen bij Informerende Bijeenkomsten en in het opiniërende deel van de raadsvergadering. Als het tijdens het besluitvormende deel van de raadsvergadering voorkomt, kan het betekenen dat hij/zij geen gebruik kan maken van zijn/haar stemrecht.

Artikel 14: Deelnemen door externen

  • 1. Voor het inspreken bij de Informerende Bijeenkomsten en raadsvergaderingen wordt aan de inspreker de mogelijkheid aangeboden om digitaal deel te nemen aan de vergadering via een eigen voorziening of door middel van een schriftelijk ingediende tekst die van tevoren wordt gedeeld met de deelnemers aan de vergadering.

  • 2. Na beantwoording van eventuele vragen wordt aan insprekers verzocht om plaats te nemen op de digitale tribune of de digitale vergadering te verlaten en de vergadering verder te volgen via de livestream.

  • 3. Als er een presentatie wordt gegeven, wordt deze presentatie getoond op een wijze dat deze voor eenieder goed te volgen is. Deze presentatie wordt ook geplaatst bij de vergadering in iBabs.

Hoofdstuk 3 – Slotbepalingen

Artikel 15 – Uitleg tijdelijke aanvulling

  • 1. Deze tijdelijke aanvulling dient als aanvulling op het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van Aa en Hunze 2021.

  • 2. In gevallen waarin ook het Reglement van Orde niet voorzien of bij twijfel, beslist de raad op voorstel van de voorzitter.

Artikel 16 – Inwerkingtreding

Deze tijdelijke aanvulling treedt in werking met ingang van de dag na die waarop hij bekend is gemaakt. Deze aanvulling vervalt van rechtswege tot het moment waarop de Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming niet meer van kracht is.

Ondertekening

Aldus vastgesteld door de gemeenteraad van Aa en Hunze in zijn openbare vergadering van 15 april 2021.

De griffier,

Mevr. mr. E.P. van Corbach

De voorzitter,

Dhr. A.W. Hiemstra