Permanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR662588
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR662588/1
Informatieverordening Gemeenschappelijke regeling Reinigingsbedrijf Midden Nederland 2019
Geldend van 11-09-2019 t/m heden
Intitulé
Informatieverordening Gemeenschappelijke regeling Reinigingsbedrijf Midden Nederland 2019Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Reinigingsbedrijf Midden Nederland (afgekort RMN);
gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van [19 juni 2019 en V19-017a];
gelet op de artikelen 40, eerste lid van de Archiefwet 1995 en artikel 30 van de gemeenschappelijke regeling RMN;
besluit vast te stellen de Informatieverordening Reinigingsbedrijf Midden Nederland 2019.
Artikel 1 Zorgplicht van het dagelijks bestuur
- 1.
Het dagelijks bestuur dragen zorg voor het ontwikkelen en uitvoeren van het beleid ter zake van de wettelijke taken en verantwoordelijkheden op grond van de Archiefwet 1995 en de interne regels ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden van de RMN.
- 2.
Het dagelijks bestuur dragen hierbij zorg voor de onderlinge samenhang met andere onderdelen van het informatiebeleid en treffen daartoe de nodige maatregelen.
Artikel 2 Taken gemeentearchivaris
- 1.
De gemeentearchivaris brengt jaarlijks aan het dagelijks bestuur verslag uit over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden die hiernaartoe zijn overgebracht en over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
- 2.
De gemeentearchivaris kan daarnaast op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan het dagelijks bestuur over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden van de RMN die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Artikel 3 Verantwoording door het dagelijks bestuur
Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur jaarlijks over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden van de RMN. Het dagelijks bestuur voegt daarbij in ieder geval toe:
- a.
het verslag van de gemeentearchivaris, bedoeld in artikel 2, eerste lid;
- b.
voor zover van toepassing, de gedurende de betreffende periode door de gemeentearchivaris aan hen uitgebrachte adviezen, bedoeld in artikel 2, tweede lid, en
- c.
een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de archiefbescheiden te treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming.
Artikel 4 Beschikbaarstelling gegevens voor verantwoording, toezicht en publicatie
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het beschikbaar stellen en uploaden van de gegevens ten behoeve van de verantwoording aan het algemeen bestuur en het interbestuurlijke archieftoezicht
Artikel 5 Intrekking oude verordening
De Archiefverordening Reinigingsbedrijf Midden Nederland 2012 vastgesteld in het algemeen bestuur van 25 juni 2012 wordt ingetrokken.
Artikel 6 Inwerkingtreding en citeertitel
- 1.
Deze verordening treedt in werking op de dag na haar bekendmaking 11 september 2019.
- 2.
Deze verordening wordt aangehaald als: Informatieverordening gemeenschappelijke regeling Reinigingsbedrijf Midden Nederland 2019.
Ondertekening
aldus vastgesteld in de vergadering van 10 juli 2019 van het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Reinigingsbedrijf Midden Nederland
Namens deze,R.A. Schram
secretaris-directeur Reinigingsbedrijf Midden Nederland
Toelichting
Algemeen
Deze informatieverordening is gebaseerd op het model dat de Vereniging van Nederlandse Gemeenten in juli 2018 heeft gepubliceerd. De verordening is aangepast aan de situatie van de gemeenschappelijke regeling Reinigingsbedrijf Midden Nederland in 2019.
De Archiefwet 1995 (hierna: Archiefwet) legt de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeenschappelijke regeling RMN bij het dagelijks bestuur van de RMN, naar analogie van artikel 40, eerste lid, in samenhang met artikel 1, onder deel b.
Artikel 30 van de gemeenschappelijke bevat bovendien de opdracht aan het algemeen bestuur om een verordening vast te stellen, die aan gedeputeerde staten moet worden medegedeeld, overeenkomstig waarvan het dagelijks bestuur deze zorgplicht moeten uitvoeren. Uiteraard tevens met inachtneming van de specifieke kaders die de Archiefwet, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling daarvoor stellen én in lijn met de toepasselijke algemene regels van onder meer de Algemene wet bestuursrecht en de Gemeentewet.
Aspecten die al in deze ‘hogere regelgeving’ zijn geregeld en die (automatisch) doorwerken, worden uit het oogpunt van goede regelgeving niet ‘herhaald’ in deze verordening. Ook bevat deze verordening geen regels ten aanzien van taken en bevoegdheden die rechtstreeks bij het dagelijks bestuur zijn belegd (en ten aanzien waarvan het algemeen bestuur geen uitdrukkelijke regelgevende bevoegdheid is toebedeeld). Dit betreft o.a. de bevoegdheid om een gemeentelijke archiefbewaarplaats aan te wijzen, de taak ervoor zorg te dragen dat het beheer van de archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door het dagelijks bestuur toe te passen kwaliteitssysteem (volgt al uit artikel 16 van de Archiefregeling) en het benoemen, schorsen en ontslaan van personeel.
Begrippen
Deze verordening bevat geen begripsbepalingen, aangezien deze hier overbodig zijn. Dit geldt in de eerste plaats voor die begrippen die al in de Archiefwet gedefinieerd zijn (zoals ‘archiefbescheiden’). Deze gelden onverminderd ook voor deze verordening, afwijken is niet mogelijk. Ten aanzien van andere (in het verleden wel opgenomen) begrippen geldt dat het gebruik in de context van deze verordening niet tot misverstanden zal leiden (zoals ‘gemeentearchivaris’), dat ze dermate weinig worden gebruikt dat voluit schrijven de voorkeur heeft (zoals ‘wet’) of dat ze zelfs helemaal niet meer voorkomen in deze sterk gedereguleerde verordening (zoals ‘beheerder’).
Voor de goede orde, het begrip ‘archiefbescheiden’ kan ten onrechte de suggestie wekken dat het slechts om oudere, papieren documenten zou gaan. Dit is echter niet het geval, zoals ook blijkt uit een nauwkeurige lezing van het begrip. Onder archiefbescheiden wordt overeenkomstig artikel 1, onder c, van de Archiefwet verstaan:
1°. bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;
2°. bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan;
3°. bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;
4°. reprodukties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1°, 2° of 3° bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 zijn vervaardigd.
Het gaat dus niet alleen om papieren, maar ook digitale archiefbescheiden waaronder databases, websites, agenda’s en berichten via sociale media. Om misverstanden te voorkomen wordt in de praktijk ook vaak de meer neutrale term ‘informatie’ gehanteerd als er over ‘archiefbescheiden’ wordt gesproken of geschreven.
Zorg en beheer
Het begrip ‘zorg’ is niet gedefinieerd in de wet. In het algemeen – en in artikel 1 van deze verordening – wordt hieronder verstaan de (kaderstellende) bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het ontvangen, vervaardigen, bewaren en uiteindelijk vernietigen van de archiefbescheiden (die daarvoor in aanmerking komen) op een wijze waarmee de goede, geordende en toegankelijke staat gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn is gewaarborgd en waarbij de authenticiteit van deze archiefbescheiden op ieder moment kan worden vastgesteld. Dit ter onderscheiding van het ‘beheer’ van de archiefbescheiden: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de beheerwerkzaamheden, te weten het behouden, bewerken, benutten en ter raadpleging of gebruik ter beschikking stellen aan de ambtelijke organisatie en het publiek.
Door het informatiebeheer op orde te hebben wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de RMN haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen voor het handelen van de RMN en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische informatie worden gegarandeerd.
Raadplegen archiefbescheiden, opmaken afschriften, bewerkingen e.d.
De archiefbescheiden die in een archiefbewaarplaats berusten zijn openbaar, behoudens enkele uitzonderingsgevallen (zie de artikelen 15, 16 en 17 van de Archiefwet). Iedereen is, behoudens die uitzonderingsgevallen, bevoegd die archiefbescheiden kosteloos te raadplegen en daarvan of daaruit afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. De tarieven die hiervoor in rekening worden gebracht zijn opgenomen in de Verordening van de gemeenteraad van de Amersfoort houdende regels omtrent de heffing en invordering van leges Verordening.
Artikelsgewijs
Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader behandeld.
Artikel 1. Zorgplicht van het dagelijks bestuur
Dit artikel vormt een uitwerking van de zorgplicht van het dagelijks bestuur. Naast de algemene bepalingen van de Archiefwet zijn verder in hoofdstuk 3 van de Archiefregeling voorschriften gesteld ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden. De Archiefregeling bevat tevens de verplichting voor het dagelijks bestuur om ervoor zorg te dragen dat het beheer van archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem
Eerste lid
Dit onderdeel verplicht het dagelijks bestuur ervoor zorg te dragen dat beleid wordt geformuleerd en dat interne regels (zoals ‘besluit, beheersregels’ of een ‘werkinstructie’) worden opgesteld, beide ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden van de RMN.
Tweede lid
De zorg voor archiefbescheiden staat niet op zichzelf; deze zorg maakt onderdeel uit van het informatiebeleid van de RMN in den brede. Het dagelijks bestuur dient de zorg voor archiefbescheiden dan ook in samenhang te bezien en af te stemmen op domeinen als informatiemanagement, informatiearchitectuur, informatiebeveiliging, openbaarheid en persoonsgegevensbescherming en zo nodig daartoe maatregelen te treffen. Hierop ziet het tweede lid.
Artikel 2. Taken gemeentearchivaris
Conform artikel 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995 beheert de gemeentearchivaris van Soest (centrumgemeente) de archiefbewaarplaats van de gemeenschappelijke regeling RMN. De archiefbewaarplaats bevindt zicht bij de gemeente Amersfoort. Voorzover het archiefbescheiden betreft die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats is de gemeentearchivaris van Soest belast met het toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde.
Het eerste lid regelt de verplichting voor de gemeentearchivaris om periodiek verslag uit te brengen aan het dagelijks bestuur over enerzijds het beheer van de archiefbescheiden van de RMN die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en anderzijds het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van RMN die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Zo nodig kan het dagelijks bestuur (mede) op basis van dit verslag besluiten voorzieningen te treffen ter uitoefening van de aan hen opgedragen zorg.
Voor het opstellen van dit verslag heeft de Vereniging van Nederlandse Gemeenten een raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) van de Archiefwet ontwikkeld (een kapstok voor structurering van het verslag). Uiteindelijk hebben deze mede tot doel de versterking van het horizontale toezicht door de het algemeen bestuur op de zorg over en het beheer van archiefbescheiden conform de Archiefwet. Het verslag wordt door het dagelijks bestuur overeenkomstig artikel 3 ter beschikking gesteld aan het algemeen bestuur.
Het opstellen van het verslag over het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden vraagt om een samenspel tussen de gemeentearchivaris en de feitelijk beheerders van de niet-overgebrachte archiefbescheiden. Deze laatsten beschikken immers over informatie over de prestaties in het kader van de uitvoering van de Archiefwet.
Op grond van het tweede lid kan de gemeentearchivaris ook op verzoek of eigen initiatief advies uitbrengen aan het dagelijks bestuur over het beheer van de archiefbewaarplaats (en de daarheen overgebrachte archiefbescheiden) en het beheer van de archiefbescheiden van de RMN die (nog) niet daarheen zijn overgebracht. Een dergelijk advies zal in veel gevallen gepaard gaan met een voorstel om – in het belang van een goed beheer of toezicht – bepaalde voorzieningen te treffen.
Artikel 3. Verantwoording door het dagelijks bestuur
Het dagelijks bestuur informeert het dagelijks bestuur jaarlijks over de uitoefening van hun zorgplicht voor de archiefbescheiden van de RMN. Zij voegen daarbij in ieder geval:
- 1.
het verslag van de gemeentearchivaris (of de verslagen, als de verslaglegging neerslag krijgt in meerdere, afzonderlijke verslagen),
- 2.
de op verzoek of eigen initiatief van de gemeentearchivaris aan hen uitgebrachte adviezen (zo die er zijn geweest in de periode waarop ook de verslaglegging betrekking heeft) en
- 3.
een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de archiefbescheiden te treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming.
Als er op te lossen knelpunten zijn, zal het onder c bedoelde voorstel neerkomen op een verbeterplan, dat gepaard kan gaan met een plan van aanpak. Als er aan de te treffen maatregelen extra kosten zijn verboden, dan zullen deze meegenomen moeten worden in de begrotingscyclus. Hierdoor wordt het algemeen bestuur in de gelegenheid gesteld het dagelijks bestuur te controleren ten aanzien van hun wettelijke zorgplicht. Ook wordt op deze wijze een cyclisch proces van beleidsvorming, begroting en financiering, uitvoering, controle en (financiële) verantwoording en bijstelling geborgd.
De informatie kan tevens gebruikt worden om in het kader van interbestuurlijk toezicht gedeputeerde staten te informeren. Op 1 oktober 2012 is de Wet revitalisering generiek toezicht in werking getreden, waarmee het toezicht door de provincie is gewijzigd. Dit betreft onder meer de bevoegdheid om systematische toezichtinformatie op te vragen, op grond van het aan de Gemeentewet toegevoegde artikel 124h. Het Besluit verstrekking systematische toezichtinformatie – dat uitvoering geeft aan artikel 124h – stelt verder regels aan het opvragen van deze toezichtinformatie, opdat Gemeenschappelijke regelingen niet worden geconfronteerd met bovenmatige informatieverplichtingen. Daarbij past dat zoveel mogelijk wordt aangesloten bij de gegevens die het dagelijks bestuur in het kader van hun horizontale verantwoording aan het algemeen bestuur aanbiedt.
Artikel 4. Beschikbaarstelling gegevens voor verantwoording, toezicht en publicatie
In het provinciale Aanvullend beleidskader voor interbestuurlijk archieftoezicht is gesteld dat wanneer de archief-KPI’s op de juiste wijze worden ingevuld, het dagelijks bestuur voldoet aan de informatieverplichting aan gedeputeerde staten.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl