Verordening commissie planning en control gemeente Almelo 2021

Paragraaf 1: Taken commissie planning en control

Artikel 1

1. De commissie adviseert de raad en doet voorstellen aan de raad met betrekking tot:

a. de cyclus van planning en control.

b. de documenten die in de cyclus worden uitgebracht zijn onder andere: de meerjarenprogrammabegroting, de perspectiefnota, de jaarverantwoording, de voorjaars-, najaars- en slotrapportage.

c. verbeteringen om de raad in de gelegenheid te stellen zijn formele functies ten aanzien van het financiële beleid van de gemeente goed uit te oefenen.

2. De commissie zorgt voor de feitelijke aansturing van de accountant.

3. De commissie is het eerste aanspreekpunt voor de accountant.

4. De commissie zorgt voor de voorbereiding van de aanbesteding van de accountancydiensten.

5. De commissie nodigt de Rekenkamercommissie eens per jaar uit en geeft haar visie op de groslijst van de onderzoeksonderwerpen.

6. De commissie nodigt de concerncontroller eens per jaar uit over de planning van de 213a onderzoeken. Dit kan tegelijkertijd met punt 5.

Paragraaf 2: Samenstelling van de commissie

Artikel 2

1. De commissie bestaat uit een voorzitter en leden.

2. Het is van belang dat de raad in de breedte vertegenwoordigd is in de commissie planning en control, daarom kan iedere fractie één raadslid als commissielid en één raadslid als vervangend commissielid voor benoeming voordragen.

3. De raad benoemt de commissieleden en de plaatsvervangers.

4. De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een vicevoorzitter.

5. Vanwege de technische aard en doorlooptijden van de onderwerpen die in deze commissie aan de orde zijn, is continuïteit in de aanwezigheid gewenst.

6. Een commissielid kan bij verhindering vervangen worden door de plaatsvervanger.

Paragraaf 3: Secretaris

Artikel 3

1. De secretaris van de commissie is een door de raadsgriffier aan te wijzen medewerker van de raadsgriffie.

2. De raadsgriffier zorgt voor vervanging wanneer de aangewezen medewerker verhinderd is.

Paragraaf 4: Zittingsduur

Artikel 4

1. De voorzitter en de leden van de commissie worden benoemd voor het tijdvak, samenvallend met de zittingsduur van de gemeenteraad.

2. Het lidmaatschap eindigt door:

a ontslag op eigen verzoek;

b het beëindigen van het raadslidmaatschap door het lid.

3. In tussentijdse vacatures wordt zo spoedig mogelijk voorzien.

Paragraaf 5: Vergaderingen en quorum

Artikel 5

1. De commissie vergadert eens per maand, met uitzondering van de recessen. Deze vergaderingen zijn opgenomen in het vergaderschema van de raad.

2. Door tenminste drie leden kan schriftelijk en met opgave van redenen aan de voorzitter om een extra commissie vergadering worden gevraagd. Bedoelde vergadering wordt zo spoedig mogelijk na het verzoek, doch uiterlijk binnen drie weken door de voorzitter belegd.

3. De leden ontvangen een schriftelijke uitnodiging voor de vergadering.

4. De secretaris draagt er zorg voor dat de agenda en de bijbehorende stukken tenminste 7 dagen voor de vergadering voor de leden beschikbaar zijn.

Artikel 6

1. Voor het houden van een vergadering is vereist dat de meerderheid van het aantal leden, waaronder in ieder geval de voorzitter of de vicevoorzitter, aanwezig is.

Paragraaf 6: Openbaar

Artikel 7

1. De vergaderingen van de commissie zijn openbaar en derhalve toegankelijk voor alle raadsleden.

2. De commissieleden zijn de woordvoerders in de commissievergaderingen.

3. Gezien de technische aard van de commissie is er geen publicatieplicht.

4. De stukken zijn inzichtelijk voor alle raadsleden.

5. Indien de voorzitter van de commissie of één van de aanwezige leden het nodig acht, wordt er een besloten vergadering belegd. De commissie besluit of de vergadering in beslotenheid voortgezet wordt.

Paragraaf 7: Verslaglegging

Artikel 8

1. Van de vergadering wordt een verslag gemaakt. Hieraan gekoppeld is een doorlopende jaarplanning gevat in een actiepuntenlijst.

2. Het verslag wordt in de volgende vergadering ter vaststelling aangeboden.

3. Van een besloten vergadering (zie artikel 7.5) wordt afzonderlijk een verslag gemaakt en in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden.

Paragraaf 8: Advisering

Artikel 9

1. Over een uit te brengen advies, dat is voorzien van een motivatie, beslist de commissie bij meerderheid van stemmen.

2. Indien de stemmen staken, wordt het agendapunt eenmalig doorgeschoven naar de volgende vergadering. Als in de volgende vergadering de stemmen opnieuw staken, beslist de stem van de voorzitter of de vicevoorzitter.

3. Van een minderheidstandpunt wordt bij het advies melding gemaakt, indien de minderheid dit verlangt.

4. Adviezen van de commissie kunnen door middel van woordvoering in de raad, stukken in het seniorenoverleg en/of presidium of bericht in het raadkompas onder de aandacht worden gebracht.

Paragraaf 9: Aanwezigheid externen

Artikel 10

1. De commissie kan leden van het college van B&W, ambtenaren en andere deskundigen uitnodigen tot het deelnemen aan de vergadering van de commissie.

2. De accountant wordt regulier drie keer per jaar uitgenodigd in de commissie om een toelichting te geven op het auditplan, de boardletter en het accountantsverslag bij het jaarverslag.

Paragraaf 10: Slotbepalingen

Artikel 11

1. In gevallen waarin deze verordening niet voorziet beslist de vergadering op voorstel van de voorzitter.

2. Deze verordening kan worden aangehaald als: verordening commissie planning en control gemeente Almelo 2021.

3. Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na de datum van vaststelling.

4. Met ingang van de in het vorige lid genoemde datum wordt de verordening commissie planning en control, vastgesteld op 4 maart 2014, ingetrokken.