Beleidsregel Verantwoording- en accountantsprotocol subsidies gemeente Haarlem

Ondertekening

Bijlage 1 bij de Beleidsregel Verantwoording- en accountantsprotocol subsidies gemeente Haarlem

Verantwoording- en accountantsprotocol subsidies gemeente Haarlem

Hoofdstuk 1. Uitgangspunten

1.1 Inleiding

Gemeente Haarlem kan op grond van de Algemene subsidieverordening gemeente Haarlem subsidies verstrekken. De ontvanger van een subsidie is verplicht om over de realisatie van de activiteiten en besteding van de subsidie verantwoording af te leggen aan gemeente Haarlem. De Algemene subsidieverordening (‘ASV’) stelt bij subsidies groter dan € 100.000,- op jaarbasis een financiële verantwoording en controleverklaring van een accountant verplicht. Dit verantwoording- en accountantsprotocol heeft ten doel aan subsidieontvangers duidelijkheid te verstrekken over de verantwoordingsverplichtingen en in het bijzonder de verplichte controleverklaring bij subsidies groter dan € 100.000 op jaarbasis. Tevens wordt voor de controlerend accountant een normenkader gegeven voor het uitvoeren van de controle.

Het verantwoording- en accountantsprotocol gemeente Haarlem is bestemd voor het bestuur en de accountant van de organisatie die subsidie ontvangt van gemeente Haarlem. De subsidieontvanger is verantwoordelijk voor het ter kennis stellen van dit verantwoording- en accountantsprotocol aan de accountant.

Het verantwoordingsprotocol is van toepassing op subsidies die worden verleend op grond van de Algemene subsidieverordening gemeente Haarlem ingaande 9 februari 2021. Het accountantsprotocol is van toepassing op subsidies waarbij in de verleningsbeschikking expliciet is opgenomen dat een controleverklaring van een accountant verplicht onderdeel is van de verantwoording en het verantwoordings- en accountantsprotocol van toepassing is.

Indien in de verleningsbeschikking met betrekking tot de verantwoording aanwijzingen zijn opgenomen die afwijken van dit verantwoording- en accountantsprotocol dan gelden de aanwijzingen in de verleningsbeschikking.

1.2 Definities

Activiteitenverslag

Het activiteitenverslag of inhoudelijk verslag maakt inzichtelijk in hoeverre de activiteiten hebben plaatsgevonden overeenkomstig de aan de subsidie verbonden verplichtingen. Tevens bevat het een vergelijking tussen de nagestreefde en gerealiseerde doelstellingen en een toelichting op de verschillen. Het activiteitenverslag is vormvrij en valt buiten de reikwijdte van de accountantscontrole, de accountant stelt overeenkomstig Standaard 720 alleen vast of het verslag verenigbaar is met de financiële verantwoording en geen materiele afwijkingen bevat.

Accountant

Een accountant zoals bedoeld in artikel 393, eerste lid, Boek 2 BW.

ASV

Algemene subsidieverordening gemeente Haarlem ingaande 9 februari 2021

Egalisatiereserve

De egalisatiereserve zoals bedoeld in artikel 4:72 Algemene wet bestuursrecht.

Financiële verantwoording

Een financiële verantwoording kan een separaat financieel verslag zijn, een jaarrekening of een bijlage die onderdeel vormt van de jaarrekening. Deze dient een vergelijking te bevatten van de baten en lasten zoals opgenomen in de begroting bij de subsidieaanvraag en de realisatie daarvan. Indien aan de organisatie toestemming is gegeven om een egalisatiereserve te vormen, dient de financiële verantwoording tevens inzicht te geven in het begin- en eindsaldo van de egalisatiereserve in het afgelopen jaar.

Jaarrekening

Indien de financiële verantwoording plaatsvindt via een jaarrekening dient deze te zijn opgesteld overeenkomstig de in Nederland geldende voorschriften voor de jaarverslaggeving. Dit betreft in het algemeen Titel 9 Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek (BW) en/of de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving. In de jaarrekening dient een specificatie te worden opgenomen van de activa en de passiva, een vergelijking met voorgaand jaar en een vergelijking met de baten en lasten zoals opgenomen in de begroting bij de subsidieaanvraag.

Hoofdstuk 2. Verantwoordingsprotocol

Indien dit in de verleningsbeschikking is bepaald, dient de subsidieontvanger na afloop van de activiteiten of het tijdvak waarvoor de subsidie is verleend een aanvraag tot vaststelling van de subsidie in. Hiermee toont de subsidieontvanger aan dat de activiteiten hebben plaatsgevonden overeenkomstig de aan de subsidie verbonden verplichtingen en wordt rekening en verantwoording afgelegd over de aan de activiteiten verbonden inkomsten en uitgaven. De aanvraag tot vaststelling dient te voldoen aan de regelgeving in hoofdstuk 4 van ASV. Tevens wordt voor subsidies groter dan € 100.000 een tussentijdse rapportage verplicht gesteld. Hieronder worden per categorie subsidies de procedures en termijnen benoemd.

Bij subsidies die voor twee of meer boekjaren zijn verleend wordt jaarlijks een verantwoording ingediend en wordt de subsidie jaarlijks vastgesteld. Bij projectsubsidies wordt na afloop van het subsidietijdvak verantwoord en vastgesteld.

2.1 Verantwoording subsidies tot en met € 10.000 (artikel 14 ASV)

Voor subsidies tot en met € 10.000 die direct worden vastgesteld is een aanvraag tot vaststelling niet verplicht. Bij subsidies in deze categorie die worden verleend alvorens vast te stellen, bestaat de aanvraag tot vaststelling uit een activiteitenverslag en/of een financiële verantwoording voor zover dit is vastgelegd in de verleningsbeschikking. De financiële verantwoording behoeft niet gecontroleerd te worden door een accountant.

De termijn waarbinnen de verantwoording moet worden ingediend is vastgelegd in de verleningsbeschikking maar bedraagt over het algemeen 13 weken na afronding van de activiteiten of het tijdvak waarvoor de subsidie is verleend.

2.2 Verantwoording subsidies groter dan € 10.000 tot en met € 100.000 (artikel 15 ASV)

De aanvraag tot vaststelling bestaat uit een activiteitenverslag. Indien dit in de verleningsbeschikking is vastgelegd, is tevens een financiële verantwoording opgenomen. De financiële verantwoording behoeft niet gecontroleerd te worden door een accountant.

De termijn waarbinnen de verantwoording moet worden ingediend is vastgelegd in de verleningsbeschikking maar bedraagt over het algemeen 13 weken na afronding van de activiteiten of het tijdvak waarvoor de subsidie is verleend. Voor subsidies die voor een kalenderjaar worden verstrekt is de uiterste indieningsdatum 1 april na afloop van het betreffende jaar.

2.3 Verantwoording subsidies groter dan € 100.000 (artikel 16 ASV)

2.3.1 Tussentijdse rapportage

Bij subsidies groter dan € 100.000,- kan een (periodieke) tussentijdse rapportage verplicht gesteld worden. Deze rapportage is vormvrij en geen onderdeel van de accountantscontrole maar dient inzicht te geven in het volgende:

• •

  De voortgang van de activiteiten en doelen

• •

  Specificatie van de begrote en gerealiseerde kosten en baten

• •

  Verklaring afwijkingen tussen begroting en realisatie groter dan 10% per kostensoort

• •

  Prognose realisatie kosten en baten restant boekjaar of tijdvak

De indieningsdata voor de tussentijdse rapportage(s) worden benoemd in de verleningsbeschikking.

2.3.2 Aanvraag tot vaststelling

De aanvraag tot vaststelling na afloop van het tijdvak of kalenderjaar bestaat uit een activiteitenverslag, een financiële verantwoording en een controleverklaring. Indien één of meer van deze bescheiden voor de vaststelling niet van belang zijn voor de vaststelling en daarom niet hoeven te worden opgenomen in de aanvraag tot vaststelling wordt dit expliciet benoemd in de verleningsbeschikking. Bij subsidies van meer dan € 500.000 per jaar zijn de jaarstukken van het afgelopen boekjaar in elk geval verplicht onderdeel van de aanvraag tot vaststelling.

Voor de financiële verantwoording kan een separaat financieel verslag worden gehanteerd, een jaarrekening, of een bijlage die onderdeel vormt van de jaarrekening.

2.3.2.1 Financiële verantwoording door middel van de jaarrekening

Voor de jaarrekening gelden de volgende inrichtingseisen:

• 1.

  In de jaarrekening dienen bij de baten en lasten kolommen te zijn opgenomen voor de realisatie van het boekjaar, de begroting en de realisatie van het voorgaand boekjaar. De kolom begroting moet gelijk zijn aan de begroting bij de subsidieaanvraag.

• 2.

  In het geval van een toerekening van kosten aan subsidies dient in de verantwoording een kostenverdeelstaat met de grondslag voor de toerekening te zijn opgenomen.

• 3.

  De subsidie van gemeente Haarlem dient afzonderlijk te worden opgenomen in de jaarrekening.

• 4.

  Wanneer in de verleningsbeschikking onderscheid is gemaakt naar meerdere activiteiten, dient te blijken wat de totale gerealiseerde kosten en inkomsten per benoemde activiteit zijn als onderdeel van de jaarrekening.

• 5.

  De egalisatiereserve voor de subsidie van gemeente Haarlem en mutaties daarvan worden expliciet benoemd in de jaarrekening.

Het activiteitenverslag is gelijk aan het jaarverslag als het jaarverslag inzicht geeft in de realisatie van de gesubsidieerde activiteiten, het voldoen aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen en eventuele prestatieafspraken en -indicatoren. Indien het jaarverslag dit inzicht niet biedt, wordt hiervoor een apart activiteitenverslag opgesteld.

2.3.2.2 Financiële verantwoording door middel van een separaat financieel verslag of een bijlage bij de jaarrekening

Voor een separaat financieel verslag of bijlage bij de jaarrekening gelden de volgende inrichtingseisen:

• 1.

  In het financieel verslag of de bijlage dient een vergelijking te zijn opgenomen met de baten en lasten uit de begroting bij de subsidieaanvraag. Per verleende subsidie dienen de gerealiseerde baten en lasten te zijn opgenomen.

• 2.

  In het geval van een toerekening van kosten aan subsidies dient in het financieel verslag of de bijlage een kostenverdeelstaat met de grondslag voor de toerekening te zijn opgenomen op het niveau van de daarin opgenomen posten.

• 3.

  Wanneer in de verleningsbeschikking onderscheid is gemaakt naar meerdere activiteiten, dient te blijken wat de totale gerealiseerde kosten en inkomsten per benoemde activiteit zijn.

• 4.

  De egalisatiereserve voor de subsidie van gemeente Haarlem en mutaties daarvan worden in het financieel verslag of de bijlage vermeld.

Indien de financiële verantwoording een bijlage bij de jaarrekening is, dan dient uit de bijlage op het niveau van de daarin opgenomen posten de aansluiting met de jaarrekening te blijken en dient de controleverklaring bij de jaarrekening tevens de bijlage te omvatten.

Het activiteitenverslag dient te voldoen aan de eisen opgenomen in de definitie van het activiteitenverslag in hoofdstuk 1.

2.3.3 Termijnen

De termijn waarbinnen de aanvraag tot vaststelling moet worden ingediend is vastgelegd in de verleningsbeschikking maar bedraagt over het algemeen 4 maanden na afronding van de activiteiten of het tijdvak waarvoor de subsidie is verleend. Voor subsidies die voor een kalenderjaar worden verstrekt is de uiterste indieningsdatum 1 mei na afloop van het betreffende jaar.

Hoofdstuk 3. Accountantsprotocol

Het accountantsprotocol beschrijft de werkzaamheden van de accountant die leiden tot een controleverklaring bij de financiële verantwoording (separaat financieel verslag, jaarrekening of een bijlage die onderdeel vormt van de jaarrekening).

3.1 Normenkader

Het normenkader voor de controle van de financiële verantwoording door de accountant bestaat uit artikelen 16 en 19 van de ASV, hetgeen is vastgelegd in de verleningsbeschikking en het verantwoordingsprotocol.

Van de accountant wordt verwacht dat hij vaststelt of de subsidie is besteed in overeenstemming met de aan de verleende subsidie verbonden verplichtingen met een financieel effect, zoals vastgelegd in het hierboven genoemde normenkader. Dit protocol schrijft geen werkprogramma voor de accountant voor. Uit de controleverklaring dient te blijken dat het verantwoordings- en accountantsprotocol van de gemeente Haarlem is toegepast.

3.2 Aandachtspunten bij de controle van de financiële verantwoording

3.2.1 Financiële verantwoording door middel van de jaarrekening

De accountant dient het volgende vast te stellen:

• •

  de jaarrekening is opgesteld conform het kader in paragraaf 2.3.2.1 van dit protocol

• •

  de jaarrekening bevat een vergelijking met de gerealiseerde baten en lasten van het voorafgaande boekjaar en zoals opgenomen in de begroting bij de subsidieaanvraag

• •

  afwijkingen groter dan 10% tussen de begroting en de realisatie zijn toegelicht in de jaarrekening, met vermelding van de omvang van de afwijking

• •

  de jaarrekening bevat een specificatie van de activa en passiva (balans) en de baten en lasten (exploitatierekening)

• •

  de baten en lasten in de jaarrekening zijn volledig en juist verantwoord

• •

  de baten en lasten per verleende subsidie zijn volledig en juist verantwoord

• •

  de subsidieontvanger heeft niet in strijd gehandeld met de aan de subsidie verbonden verplichtingen volgens het normenkader dat is genoemd in paragraaf 3.1 van dit protocol

• •

  de toevoeging dan wel onttrekking aan de egalisatiereserve is, indien van toepassing, conform artikel 19 ASV

• •

  het activiteitenverslag is conform Standaard 720 verenigbaar met de jaarrekening en bevat geen tegenstrijdigheden

3.2.2 Financiële verantwoording door middel van een separaat financieel verslag of een bijlage bij de jaarrekening

De accountant dient het volgende vast te stellen:

• •

  het financieel verslag of de bijlage is opgesteld conform het kader in paragraaf 2.3.2.2 van dit protocol

• •

  het financieel verslag of de bijlage bevat een vergelijking met de baten en lasten opgenomen in de begroting bij de subsidieaanvraag

• •

  afwijkingen groter dan 10% tussen de begroting en de realisatie zijn toegelicht in het financiële verslag of de bijlage, met vermelding van de omvang van de afwijking

• •

  de baten en lasten per verleende subsidie zijn volledig en juist verantwoord in het financieel verslag of de bijlage

• •

  de subsidieontvanger heeft niet in strijd gehandeld met de aan de subsidie verbonden verplichtingen volgens het normenkader dat is genoemd in paragraaf 3.1 van dit protocol

• •

  de toevoeging dan wel onttrekking aan de egalisatiereserve is, indien van toepassing, conform artikel 19 ASV

• •

  het activiteitenverslag is conform Standaard 720 verenigbaar met het separaat financieel verslag of de bijlage bij de jaarrekening en bevat geen tegenstrijdigheden

3.3 Betrouwbaarheid en materialiteit

3.3.1 Financiële verantwoording door middel van de jaarrekening

Bij een verantwoording in de jaarrekening gelden de voor de jaarrekeningcontrole gebruikelijke materialiteitspercentages. Deze bepaalt de accountant zelf op basis van diens professionele oordeel. Hiervoor gelden geen nadere eisen.

3.3.2 Financiële verantwoording door middel van een separaat financieel verslag of bijlage bij de jaarrekening

De controle van een separaat financieel verslag moet zodanig worden ingepland en uitgevoerd dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat deze geen afwijkingen (fouten) en onzekerheden van materieel belang bevat. Indien dit begrip door het gebruik van statistische technieken gekwantificeerd moet worden, betekent dit dat een betrouwbaarheidsniveau van 95 procent gehanteerd moet worden.

Een verklaring met een goedkeurende strekking impliceert, dat, gegeven de bovengenoemde betrouwbaarheid, in het verslag geen afwijkingen (fouten) en onzekerheden voorkomen die groter zijn dan de percentages in de hieronder opgenomen materialiteitstabel. Als omvangbasis geldt hierbij het totaalbedrag van de subsidiabele kosten.

Voor de oordeelsvorming van de accountant en de controleverklaring zijn de volgende goedkeuringstoleranties van toepassing bij een separaat financieel verslag of bijlage bij de jaarrekening. Indien de accountant bij de controle van het financiële verslag zowel fouten als onzekerheden aantreft, dan weegt hij deze bij zijn oordeelsvorming altijd in onderlinge samenhang.

3.4 Controleverklaring

Er worden door de gemeente Haarlem geen specifieke voorwaarden gesteld ten aanzien van de tekst van de controleverklaring, anders dan dat daarin moet worden aangegeven dat het Verantwoordings- en accountantsprotocol Gemeente Haarlem is toegepast en dat de voorbeeldtekst 10.2 (jaarrekening) of 10.3 (separate financiële verantwoording) van HRA III van de NBA is toegepast.